Больничный сотрудника: что делать работодателю

Сотрудник написал в мессенджер: «Заболел, открываю больничный». Что дальше? Для многих предпринимателей, особенно тех, кто ведёт кадровый учёт самостоятельно, этот момент вызывает растерянность. Нужно ли что-то оформлять? Когда платить? Надо ли куда-то сообщать? А если не сообщить — будет ли штраф?

Ошибки в обработке листков нетрудоспособности обходятся дорого. Неправильно начисленное пособие, пропущенный срок подачи сведений в СФР, неверно оформленный приказ — каждое из этих нарушений может привлечь внимание ГИТ или Социального фонда России. При этом процедура с переходом на электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) и СЭДО изменилась настолько, что старые инструкции уже не работают.

В этой статье команда Bejure разобрала весь алгоритм: от момента, когда работник сообщил о болезни, до закрытия больничного и выплаты пособия. Практично, с конкретными сроками и ссылками на нормы закона.

---

Как работает электронный больничный: что видит работодатель

С 1 января 2022 года бумажные листки нетрудоспособности полностью заменены электронными листками нетрудоспособности (ЭЛН). Медицинская организация формирует больничный в информационной системе ФСС/СФР и присваивает ему уникальный номер. Бумажный документ работнику на руки больше не выдаётся.

Вопрос «видит ли работодатель больничный» — один из самых частых. Да, видит, но только при подключении к СЭДО — Системе электронного документооборота Социального фонда России. Именно через СЭДО работодатель получает уведомление об открытии, продлении и закрытии ЭЛН своего сотрудника в автоматическом режиме.

Технически подключение к СЭДО происходит через оператора ЭДО или через кабинет страхователя на портале СФР. После подключения работодатель видит:

• статус листка (открыт / продлён / закрыт);
• дату открытия и предполагаемую дату закрытия;
• диагноз — в закодированном виде (причина нетрудоспособности);
• данные медицинской организации.

⚠️ Важно: Если работодатель не подключён к СЭДО, он не получит автоматического уведомления. Сотрудник в таком случае должен сообщить номер ЭЛН самостоятельно — устно или письменно. Без номера ЭЛН работодатель не сможет подать сведения в СФР и назначить пособие.

Проактивный (беззаявительный) режим — ключевая особенность современной системы. С 2022 года СФР самостоятельно рассчитывает и выплачивает пособие по временной нетрудоспособности напрямую работнику, не дожидаясь его заявления. Но это происходит только при условии, что работодатель своевременно передал в фонд необходимые сведения о застрахованном лице.

---

Сотрудник ушёл на больничный: пошаговый алгоритм для работодателя

Когда работник сообщил о болезни, у работодателя есть чёткая последовательность действий. Рассмотрим каждый шаг.

Шаг 1. Зафиксировать факт отсутствия. В табеле учёта рабочего времени (форма Т-12 или Т-13) с первого дня болезни проставляется код «Б» (временная нетрудоспособность). Пока больничный не закрыт — не «прогул», не «неявка», а именно «Б».

Шаг 2. Получить номер ЭЛН. Если СЭДО подключено — номер придёт автоматически. Если нет — попросите сотрудника сообщить его после посещения врача. Без номера продолжить процедуру невозможно.

Шаг 3. Передать сведения о застрахованном лице в СФР. Срок — 3 рабочих дня с момента получения информации о закрытом ЭЛН. Передаются данные для расчёта пособия: страховой стаж, сведения о заработке, районный коэффициент, если применяется.

Шаг 4. Рассчитать и выплатить пособие за первые 3 дня. Это единственная часть пособия, которую оплачивает работодатель из собственных средств. Начиная с 4-го дня болезни расходы несёт СФР.

Шаг 5. Издать приказ и внести запись в кадровые документы. Специального приказа о «временной нетрудоспособности» ТК РФ не требует, однако на практике многие работодатели фиксируют этот факт внутренним документом — особенно если сотрудник занимает материально ответственную должность или управленческую позицию.

📋 Пример: Менеджер по продажам Иванов сообщил 10 июня, что открыл больничный. Номер ЭЛН он передал в тот же день. Работодатель проставил в табеле код «Б» с 10 июня, а после получения закрытого листка 15 июня в течение 3 рабочих дней направил в СФР реестр сведений. Пособие за первые 3 дня (10–12 июня) работодатель выплатил вместе с ближайшей зарплатой. Пособие за оставшиеся дни СФР перечислил напрямую на карту Иванова.

---

Кто оплачивает больничный и в каком размере

Распределение расходов между работодателем и СФР — один из ключевых вопросов. Закрепим схему:

Период болезни	Кто оплачивает
1–3-й день	Работодатель (из собственных средств)
С 4-го дня и далее	Социальный фонд России

Это правило установлено ст. 3 Федерального закона № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

Исключение: при болезни в связи с производственной травмой, уходом за больным членом семьи, карантином, протезированием — все дни оплачивает СФР, работодатель ничего не платит.

Размер пособия зависит от страхового стажа работника:

• менее 5 лет — 60% среднего заработка;
• от 5 до 8 лет — 80% среднего заработка;
• 8 лет и более — 100% среднего заработка.

📎 Ст. 7 Федерального закона № 255-ФЗ: Размер пособия по временной нетрудоспособности определяется в зависимости от продолжительности страхового стажа застрахованного лица.

Средний заработок рассчитывается за 2 календарных года, предшествующих году наступления нетрудоспособности. При этом учитываются все выплаты, на которые начислялись страховые взносы.

⚠️ Важно: В 2025 году максимальная база для расчёта пособия составляет: за 2023 год — 1 917 000 ₽, за 2024 год — 2 225 000 ₽. Минимальный размер пособия рассчитывается исходя из МРОТ (в 2025 году — 22 440 ₽/мес). Если фактический заработок ниже МРОТ — расчёт ведётся от МРОТ.

---

Что такое проактивный режим выплат и как он работает

Проактивный режим (его также называют «беззаявительным») — это формат, при котором СФР самостоятельно инициирует выплату пособия, не требуя от работника отдельного заявления. Именно этот механизм лежит в основе современной системы социального страхования.

Как это происходит на практике:

1. Медицинская организация закрывает ЭЛН и передаёт данные в информационную систему СФР.
2. СФР получает информацию о закрытом листке и направляет работодателю запрос через СЭДО — предзаполненные сведения для подтверждения.
3. Работодатель проверяет данные и подтверждает (или корректирует) их в течение 3 рабочих дней.
4. СФР рассчитывает пособие и перечисляет деньги напрямую работнику на счёт в банке, указанный в системе.

Для того чтобы механизм работал бесперебойно, работодатель обязан заранее передать в СФР сведения о застрахованных лицах — при трудоустройстве каждого нового сотрудника. В этих сведениях указываются: ФИО, СНИЛС, ИНН, реквизиты банковского счёта, сведения о зарплате и стаже.

⚠️ Важно: Если сведения о застрахованном не переданы или переданы с ошибками, СФР не сможет выплатить пособие автоматически. Сотруднику придётся самостоятельно обращаться в фонд — и претензии он, скорее всего, предъявит работодателю.

---

Можно ли уволить сотрудника на больничном

Этот вопрос регулярно возникает у работодателей — особенно когда болезнь затягивается или совпадает с периодом, когда нужно расстаться с работником.

📎 Ст. 81 ТК РФ: Не допускается увольнение работника по инициативе работодателя в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске.

Это означает: уволить сотрудника по своей инициативе, пока он на больничном, нельзя. Исключение — только полная ликвидация организации или прекращение деятельности ИП.

Что разрешено:

• Увольнение по собственному желанию. Работник вправе подать заявление, находясь на больничном. Срок предупреждения (2 недели) исчисляется в обычном порядке. Если последний рабочий день приходится на период нетрудоспособности — работника увольняют в этот день, а пособие выплачивают в полном объёме.
• Увольнение по соглашению сторон. Стороны могут договориться о расторжении договора в любое время, в том числе в период болезни.
• Истечение срока срочного трудового договора. Если срок договора истекает во время больничного, работодатель вправе расторгнуть его в установленную дату.

⚠️ Важно: Даже если сотрудник уволен по собственному желанию, больничный, открытый в течение 30 календарных дней после увольнения, подлежит оплате работодателем (за первые 3 дня) и СФР — в размере 60% среднего заработка, независимо от стажа. Основание — ст. 5 Федерального закона № 255-ФЗ.

---

Ответственность работодателя: сроки, штрафы, риски

Нарушения при обработке больничных листов — одна из наиболее частых причин претензий со стороны ГИТ и СФР. Разберём конкретные риски.

Нарушение сроков передачи сведений в СФР. Если работодатель не передал данные в течение 3 рабочих дней после закрытия ЭЛН, СФР не сможет своевременно выплатить пособие. Ответственность — по ст. 15.2 Федерального закона № 255-ФЗ: штраф 200 ₽ за каждый непредставленный документ (за предоставление недостоверных сведений — 20% от излишне выплаченной суммы пособия, но не менее 1 000 ₽ и не более 5 000 ₽).

Несвоевременная выплата пособия за первые 3 дня. Работодатель обязан начислить пособие за первые три дня болезни в ближайший день выплаты заработной платы. Задержка — нарушение ст. 236 ТК РФ: работнику причитаются проценты (компенсация) за каждый день просрочки в размере не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ.

Нарушения, выявленные ГИТ при проверке:

• неверное ведение табеля учёта рабочего времени — штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: на должностное лицо — от 1 000 до 5 000 ₽, на юридическое лицо — от 30 000 до 50 000 ₽;
• повторное нарушение — штраф по ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ возрастает: на должностное лицо — от 10 000 до 20 000 ₽ или дисквалификация.

📋 Пример: ИП с тремя сотрудниками не был подключён к СЭДО. Когда один из работников открыл больничный, предприниматель не получил уведомления и не передал сведения в СФР. Сотрудник не получил пособие вовремя и обратился с жалобой. По результатам проверки ГИТ ИП был привлечён к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, а СФР выставил требование о возмещении расходов.

Чтобы избежать подобных ситуаций, важно выстроить систему кадрового документооборота, а не реагировать на каждый случай вручную. Платформа Bejure позволяет автоматизировать ведение кадровых документов и держать все данные о сотрудниках в одном месте — архив доступен в любой момент, в том числе при проверке или споре: нужный документ можно найти за секунды.

---

Особые случаи: долгий больничный, совместители, дистанционные сотрудники

Стандартная процедура работает для большинства ситуаций, но есть случаи, требующие отдельного внимания.

Длительная нетрудоспособность. Закон не ограничивает максимальный срок больничного листа для рядового заболевания, однако на практике один листок выдаётся не более чем на 15 календарных дней (врачом) или 10 дней (фельдшером). При необходимости продления больничный закрывается и открывается новый, либо продлевается решением врачебной комиссии — на срок до 10–12 месяцев при тяжёлых заболеваниях.

Работодатель не вправе принудить сотрудника выйти на работу до закрытия листка. Явка на работу автоматически прекращает действие больничного — но только если работник сам принял такое решение.

Совместители. Если сотрудник работает у нескольких работодателей, он вправе получить пособие у каждого из них. СФР в таком случае рассчитывает пособие по каждому месту работы отдельно. Каждый работодатель оплачивает первые 3 дня самостоятельно.

Дистанционные работники. Режим удалённой работы не влияет на порядок оформления и оплаты больничного. Дистанционный сотрудник вправе открыть листок нетрудоспособности на общих основаниях. Единственная особенность — уведомление работодателя может происходить исключительно в электронном виде, что должно быть предусмотрено трудовым договором или локальным нормативным актом.

📎 Ст. 312.1 ТК РФ: Особенности регулирования труда дистанционных работников, в том числе порядок взаимодействия работника и работодателя, устанавливаются трудовым договором или коллективным договором.

Беременные сотрудницы. Уволить беременную женщину по инициативе работодателя нельзя даже при истечении срочного трудового договора — если она представила справку о беременности (ст. 261 ТК РФ). Если больничный по беременности и родам открыт, он оплачивается полностью за счёт СФР.

---

Часто задаваемые вопросы

Обязан ли сотрудник предупреждать работодателя об открытии больничного?

Прямой нормы в ТК РФ, обязывающей работника немедленно сообщать о болезни, нет. Однако многие работодатели включают такое требование во внутренние локальные акты — правила внутреннего трудового распорядка. Рекомендуется предусмотреть это условие: например, «работник обязан уведомить непосредственного руководителя в день открытия листка нетрудоспособности любым доступным способом». Это поможет своевременно передать сведения в СФР и избежать путаницы в табеле.

Что делать, если сотрудник не сообщил номер ЭЛН?

Попросите работника сообщить номер листка нетрудоспособности — он указан в личном кабинете на Госуслугах или в мобильном приложении СФР. Если работодатель подключён к СЭДО, номер придёт автоматически после открытия листка. До получения номера ЭЛН начислить и передать сведения в СФР невозможно — срок 3 рабочих дней отсчитывается с момента, когда работодатель получил информацию о закрытом листке.

Может ли работодатель проверить, действительно ли сотрудник болен?

Работодатель не имеет права запрашивать медицинские документы, подтверждающие диагноз, — это составляет медицинскую тайну. Однако он вправе проверить подлинность ЭЛН по его номеру через кабинет страхователя на портале СФР. Если есть основания полагать, что листок получен незаконно (например, выдан «задним числом»), можно обратиться в территориальный орган СФР с запросом.

Нужно ли издавать приказ, когда сотрудник выходит с больничного?

Специального приказа о выходе с больничного ТК РФ не требует. Достаточно внести соответствующую отметку в табель учёта рабочего времени: с первого рабочего дня после закрытия листка снова проставляется код явки. На практике для ряда должностей (материально ответственные лица, руководители подразделений) работодатели оформляют внутреннее уведомление — для фиксации момента возобновления полномочий.

Что если сотрудник заболел в период испытательного срока?

Испытательный срок не даёт работодателю права уволить заболевшего сотрудника или прервать течение больничного. Время нетрудоспособности не засчитывается в испытательный срок — он продлевается на соответствующее количество дней (ст. 70 ТК РФ). Пособие выплачивается на общих основаниях: работодатель — за первые 3 дня, СФР — с 4-го дня.

---

Заключение

Сотрудник на больничном — стандартная рабочая ситуация, которая при грамотном подходе не создаёт никаких проблем. Главное — действовать по чёткому алгоритму: зафиксировать отсутствие в табеле, получить номер ЭЛН, передать сведения в СФР в течение 3 рабочих дней, выплатить пособие за первые три дня из собственных средств и не нарушать запрет на увольнение в период нетрудоспособности.

Проблемы возникают там, где нет системы: когда сведения о сотрудниках разбросаны по папкам и таблицам, когда работодатель не подключён к СЭДО и узнаёт о больничном с опозданием, когда локальные акты не регулируют порядок уведомления. Использование шаблонов из интернета или разовых консультаций аутсорс-юристов решает проблему точечно, но не создаёт устойчивого порядка.

Платформа Bejure помогает выстроить именно такую систему: кадровые документы актуальны, подписываются электронно, хранятся в едином архиве и доступны в любой момент — без поиска по папкам и без ожидания ответа от юриста. Это особенно важно для малого бизнеса, где каждый больничный не должен превращаться в отдельный кризис.

Соблюдайте сроки, ведите табель аккуратно и держите документооборот в порядке — и проверка ГИТ перестанет быть поводом для беспокойства.