Чек-лист самопроверки перед проверкой ГИТ: 30 пунктов

Почему проверка трудовой инспекции — не повод для паники, а повод для порядка

Уведомление о предстоящей проверке Государственной инспекции труда вызывает у большинства предпринимателей одну реакцию — тревогу. И это объяснимо: средний штраф за нарушения трудового законодательства для юридического лица начинается от 30 000 ₽ и может достигать 200 000 ₽ за повторные нарушения. Для ИП суммы скромнее, но ощутимы — от 1 000 до 40 000 ₽ по отдельным составам КоАП РФ.

Проблема в том, что большинство владельцев малого бизнеса не знают, что именно проверяют инспекторы ГИТ в первую очередь. Кадровые документы копятся в папках, шаблоны берутся из интернета, а трудовые договоры составляются «по образцу соседа». Когда приходит инспектор, выясняется, что половина документов отсутствует, а вторая половина оформлена с нарушениями.

Этот чек-лист самопроверки — не просто перечень. Это пошаговая инструкция, которая позволит вам пройти по всем 30 пунктам до визита инспектора и устранить критические пробелы. Каждый пункт основан на реальной практике проверок и нормах Трудового кодекса РФ, актуальных на 2025 год.

Как проходит проверка ГИТ и что запрашивают инспекторы

Прежде чем приступить к самопроверке, важно понимать механику инспекционного визита. Государственная инспекция труда проводит два типа проверок: плановые и внеплановые. С 2022 года плановые проверки назначаются на основе риск-ориентированного подхода — категория риска присваивается каждому работодателю, и от неё зависит частота контрольных мероприятий.

📎 Ст. 360 ТК РФ: Порядок проведения проверок государственными инспекторами труда определяется ратифицированными Российской Федерацией конвенциями МОТ, Трудовым кодексом, иными федеральными законами, а также решениями Правительства РФ.

Внеплановая проверка инициируется по жалобе работника, при несчастном случае на производстве или по иным основаниям, предусмотренным законом. В обоих случаях инспектор запрашивает стандартный перечень документов:

• Трудовые договоры со всеми работниками
• Штатное расписание и приказы о приёме на работу
• Правила внутреннего трудового распорядка
• Табели учёта рабочего времени
• Расчётные листки и документы по оплате труда
• Личные карточки работников (форма Т-2, если ведётся)
• Графики отпусков и приказы о предоставлении отпусков
• Локальные нормативные акты с подписями об ознакомлении

Инспектор имеет право запрашивать документы за текущий и предшествующие периоды. Отсутствие любого из перечисленных документов — основание для предписания и штрафа.

⚠️ Важно: Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, нарушение трудового законодательства влечёт штраф для должностных лиц от 1 000 до 5 000 ₽, для ИП — от 1 000 до 5 000 ₽, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 ₽. При повторном нарушении суммы увеличиваются кратно.

30 пунктов, которые проверяют в первую очередь: полный чек-лист

Ниже — структурированный перечень из 30 контрольных пунктов, сгруппированных по тематическим блокам. По каждому пункту указано, какой документ должен быть, на какую норму ссылается инспектор и какой штраф грозит за нарушение.

Блок 1: Трудовые договоры и оформление приёма на работу (пункты 1–8)

1. Наличие письменного трудового договора с каждым работником.

📎 Ст. 67 ТК РФ: Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

Отсутствие подписанного трудового договора — одно из самых частых нарушений. Штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ: для ИП — от 5 000 до 10 000 ₽, для организаций — от 50 000 до 100 000 ₽.

2. Наличие всех обязательных условий в трудовом договоре.

Перечень обязательных условий закреплён в ст. 57 ТК РФ. Инспектор проверит наличие:

• Места работы
• Трудовой функции (должности, специальности, квалификации)
• Даты начала работы
• Условий оплаты труда (оклад, надбавки, стимулирующие выплаты)
• Режима рабочего времени и времени отдыха
• Условий труда на рабочем месте
• Условия об обязательном социальном страховании

3. Наличие экземпляра трудового договора у работника.

На экземпляре работодателя должна быть подпись работника, подтверждающая получение второго экземпляра. Отсутствие такой подписи инспектор расценивает как нарушение порядка оформления.

4. Оформление приказа о приёме на работу.

📎 Ст. 68 ТК РФ: Приём на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключённого трудового договора. Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора.

С 2021 года издание приказа о приёме стало правом, а не обязанностью работодателя (Федеральный закон № 377-ФЗ). Однако если приказ издан — его содержание обязано соответствовать договору.

5. Ознакомление работника с локальными нормативными актами до подписания трудового договора.

Работник должен быть ознакомлен под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и иными ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

6. Заполнение сведений о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка) или ведение бумажной трудовой книжки.

С 2020 года работодатель обязан формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ) и подавать форму ЕФС-1 в Социальный фонд. Для работников, сохранивших бумажную трудовую книжку, — вести её в соответствии с Порядком, утверждённым приказом Минтруда № 320н.

7. Наличие согласия на обработку персональных данных.

📎 Ст. 86 ТК РФ и Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных»: Обработка персональных данных работника допускается с его письменного согласия, за исключением случаев, прямо предусмотренных законом.

8. Оформление дополнительных соглашений при изменении условий трудового договора.

Любое изменение определённых сторонами условий (оклад, должность, режим работы) фиксируется дополнительным соглашением в письменной форме (ст. 72 ТК РФ). Инспектор сверяет фактические условия с документально закреплёнными.

📋 Пример: Предприниматель повысил оклад трёх сотрудников, но допсоглашения не оформил. При проверке инспектор выявил расхождение между суммой в трудовом договоре и фактически выплачиваемой зарплатой. Результат — предписание и штраф 35 000 ₽ за ненадлежащее оформление трудовых отношений.

Блок 2: Оплата труда и расчётные документы (пункты 9–14)

9. Соблюдение сроков выплаты заработной платы.

📎 Ст. 136 ТК РФ: Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.

10. Выдача расчётных листков при выплате заработной платы.

Форма расчётного листка утверждается работодателем с учётом мнения представительного органа работников. Отсутствие утверждённой формы или невыдача листков — отдельное нарушение.

11. Соблюдение минимального размера оплаты труда.

С 1 января 2025 года федеральный МРОТ составляет 22 440 ₽ в месяц. В ряде регионов действуют повышенные региональные минимумы. Зарплата работника, полностью отработавшего норму рабочего времени, не может быть ниже МРОТ.

12. Оплата сверхурочной работы.

Первые два часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ). Инспектор сверяет данные табелей учёта рабочего времени с расчётными ведомостями.

13. Оплата работы в выходные и праздничные дни.

Не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ). Если работник привлекался к работе в выходной, но компенсация не начислена — штраф неизбежен.

14. Начисление и выплата компенсации за задержку заработной платы.

📎 Ст. 236 ТК РФ: При нарушении установленного срока выплаты заработной платы работодатель обязан выплатить компенсацию в размере не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день задержки.

Блок 3: Рабочее время и время отдыха (пункты 15–20)

15. Ведение табеля учёта рабочего времени.

Работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником (ст. 91 ТК РФ). Табель — первичный документ, подтверждающий этот учёт.

16. Соблюдение нормы рабочего времени.

Нормальная продолжительность — не более 40 часов в неделю. Для отдельных категорий (несовершеннолетние, инвалиды, работники с вредными условиями) установлена сокращённая рабочая неделя (ст. 92 ТК РФ).

17. Оформление привлечения к сверхурочной работе.

Привлечение к сверхурочной работе допускается с письменного согласия работника, за исключением экстренных случаев (ст. 99 ТК РФ). Инспектор запросит приказы и письменные согласия.

18. Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска.

📎 Ст. 122 ТК РФ: Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы.

19. Утверждение графика отпусков.

График отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Отсутствие графика — одно из самых распространённых нарушений в малом бизнесе.

20. Оформление перерывов для отдыха и питания.

В течение рабочего дня работнику предоставляется перерыв не менее 30 минут и не более двух часов (ст. 108 ТК РФ). Время перерыва должно быть зафиксировано в правилах внутреннего трудового распорядка или трудовом договоре.

⚠️ Важно: Инспекторы ГИТ обращают особое внимание на фактическое соблюдение режима рабочего времени. Если в документах указан стандартный 8-часовой день, а из показаний работников или видеозаписей следует, что смены длятся 12 часов, — это основание для предписания и штрафа до 50 000 ₽ для организации.

Блок 4: Локальные нормативные акты и внутренние документы (пункты 21–25)

21. Наличие правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР).

Обязательный документ для каждого работодателя (ст. 189 ТК РФ). ПВТР регламентируют порядок приёма и увольнения, основные права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, применяемые меры поощрения и взыскания.

22. Наличие положения об оплате труда.

Хотя ТК РФ не содержит прямого требования о наличии отдельного положения, условия оплаты труда должны быть детально прописаны в локальных актах или трудовых договорах. На практике наличие отдельного положения об оплате труда упрощает проверку и снижает риск претензий.

23. Штатное расписание.

Инспектор сверяет должности в трудовых договорах с позициями штатного расписания. Расхождения — основание для предписания.

24. Наличие должностных инструкций.

Формально ТК РФ не обязывает работодателя составлять должностные инструкции (за исключением отдельных категорий). Однако при проверке инспектор может запросить документ, определяющий конкретные обязанности работника. Должностная инструкция — наиболее удобная форма такого документа.

📋 Пример: Многие владельцы малого бизнеса используют шаблоны должностных инструкций из интернета — и сталкиваются с тем, что при проверке документ не соответствует фактическим обязанностям сотрудника или содержит устаревшие ссылки на нормативные акты. Шаблон из интернета — это риск, оформленный в Word. Документы, созданные через Bejure, разработаны под конкретный вид деятельности, обновляются при изменении законодательства и защищены финансовой гарантией.

25. Книга учёта движения трудовых книжек (для работников с бумажными трудовыми).

Работодатель ведёт учёт трудовых книжек и вкладышей к ним. С 1 сентября 2021 года форма книги учёта не регламентирована жёстко, но сам учёт обязателен.

Блок 5: Охрана труда и специальная оценка условий труда (пункты 26–28)

26. Проведение специальной оценки условий труда (СОУТ).

📎 Ст. 212 ТК РФ и Федеральный закон № 426-ФЗ: Работодатель обязан обеспечить проведение СОУТ в соответствии с законодательством.

СОУТ проводится в отношении всех рабочих мест, за исключением надомников и дистанционных работников. Результаты действительны 5 лет. Отсутствие СОУТ — штраф по ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ: для ИП — от 5 000 до 10 000 ₽, для организаций — от 60 000 до 80 000 ₽.

27. Проведение вводного и первичного инструктажа по охране труда.

Вводный инструктаж проводится со всеми вновь принятыми работниками. Первичный инструктаж — на рабочем месте до начала самостоятельной работы. Факт проведения фиксируется в журнале регистрации инструктажей с подписью инструктируемого.

28. Обеспечение работников средствами индивидуальной защиты (при необходимости).

Если по результатам СОУТ установлены вредные или опасные факторы, работодатель обязан обеспечить работников СИЗ за свой счёт (ст. 221 ТК РФ). Инспектор проверяет наличие СИЗ, документы об их выдаче и соответствие нормам.

Блок 6: Увольнение и дисциплинарные взыскания (пункты 29–30)

29. Соблюдение порядка увольнения.

Инспектор проверяет:

• Наличие оснований для увольнения (ст. 77, ст. 80, ст. 81 ТК РФ)
• Соблюдение сроков уведомления (при сокращении — не менее чем за 2 месяца, ст. 180 ТК РФ)
• Учёт гарантий для защищённых категорий (ст. 261 ТК РФ — беременные, одинокие матери, многодетные)
• Полный расчёт в день увольнения (ст. 140 ТК РФ)
• Выдачу документов: СТД-Р, справка о заработке, выписки из персонифицированного учёта

30. Соблюдение порядка применения дисциплинарных взысканий.

📎 Ст. 193 ТК РФ: До применения взыскания работодатель обязан затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней объяснение не предоставлено — составляется акт. Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка.

Нарушение процедуры наложения дисциплинарного взыскания влечёт его отмену судом и, как следствие, восстановление работника (если речь шла об увольнении).

Типичные ошибки, которые выявляют при проверке ГИТ

Статистика трудовых инспекций показывает устойчивую картину нарушений, характерных именно для малого бизнеса и ИП:

1. Трудовой договор содержит не все обязательные условия. Чаще всего отсутствуют условия труда на рабочем месте, сведения об обязательном социальном страховании и конкретный режим рабочего времени.

2. Зарплата выплачивается один раз в месяц. Нарушение ст. 136 ТК РФ. Даже если работник написал заявление с просьбой выплачивать зарплату раз в месяц, — это не освобождает работодателя от ответственности.

3. Отсутствует график отпусков. Одно из самых массовых нарушений: около 60% малых предприятий не составляют график вовсе.

4. Не проведена СОУТ. Предприниматели ошибочно полагают, что если офисная работа не связана с вредными факторами, то оценка не нужна. Это не так: СОУТ обязательна для всех рабочих мест.

5. Работники не ознакомлены с ЛНА под подпись. Сами документы существуют, но подписей работников нет. Для инспектора отсутствие подписи равнозначно отсутствию ознакомления.

6. Нет расчётных листков. Работодатель перечисляет зарплату на карту, но не информирует работника о составных частях выплаты.

⚠️ Важно: Каждое нарушение квалифицируется отдельно. Если у предпринимателя 5 работников и с каждым из них не оформлен трудовой договор надлежащим образом, инспектор вправе назначить штраф за каждый договор отдельно. Итоговая сумма может составить сотни тысяч рублей.

Как организовать самопроверку: пошаговый алгоритм

Самопроверка перед визитом инспекции труда — не разовое действие, а системный процесс. Вот алгоритм, который позволит пройти по всем пунктам методично:

Шаг 1. Соберите все кадровые документы в одном месте.

Трудовые договоры, приказы, дополнительные соглашения, табели, расчётные листки, графики отпусков, ЛНА — всё должно быть систематизировано и доступно. Если документы разбросаны по папкам, мессенджерам и электронной почте — на сбор уйдут дни. Бизнесу, который ведёт кадровый документооборот через Bejure, достаточно открыть личный кабинет: все документы хранятся в одном месте, подписаны электронной подписью и доступны в любой момент — не нужно искать по папкам или ждать ответа юриста.

Шаг 2. Пройдите по чек-листу пункт за пунктом.

Распечатайте или откройте перечень из 30 пунктов. По каждому отмечайте статус: «в порядке», «требует доработки», «отсутствует». Не пропускайте пункты, которые кажутся очевидными, — именно на них чаще всего «горят» предприниматели.

Шаг 3. Устраните критические нарушения.

Приоритет — документы, за отсутствие которых грозят максимальные штрафы:

• Трудовые договоры (оформление, полнота условий)
• СОУТ
• График отпусков
• Расчётные листки
• Подписи работников об ознакомлении с ЛНА

Шаг 4. Проверьте соответствие фактических условий документальным.

Фактический оклад должен совпадать с указанным в договоре. Фактический режим работы — с зафиксированным в ПВТР. Фактические обязанности — с должностной инструкцией.

Шаг 5. Организуйте текущий контроль.

Самопроверка эффективна не только перед проверкой, но и как регулярная процедура. Оптимальная периодичность — раз в квартал.

Что делать, если нарушения уже обнаружены инспектором

Если инспектор ГИТ выявил нарушения, он выносит предписание об устранении с указанием конкретных сроков. Параллельно может быть составлен протокол об административном правонарушении.

Алгоритм действий работодателя:

1. Внимательно изучите предписание. Проверьте, корректно ли квалифицированы нарушения, правильно ли указаны нормы законодательства, соблюдены ли процессуальные сроки.

2. Устраните нарушения в установленный срок. По каждому пункту предписания подготовьте подтверждающие документы (приказы, допсоглашения, акты ознакомления).

3. Направьте отчёт об исполнении предписания в адрес инспекции в установленный срок.

4. При несогласии — обжалуйте. Предписание ГИТ можно обжаловать вышестоящему руководителю инспектора или в суд в течение 10 дней с момента получения (для постановления по делу об АП — также 10 дней, ст. 30.3 КоАП РФ).

📋 Пример: Владелец сети кофеен получил предписание с 7 нарушениями: отсутствие СОУТ, неполнота трудовых договоров, отсутствие графика отпусков, невыдача расчётных листков. Общая сумма штрафов — 185 000 ₽. После систематизации кадрового документооборота и устранения нарушений в установленный срок повторная проверка через год не выявила нарушений.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отказать инспектору ГИТ в предоставлении документов?

Нет. Государственный инспектор труда имеет право запрашивать и получать от работодателя документы, необходимые для осуществления контрольных функций (ст. 357 ТК РФ). Отказ в предоставлении документов расценивается как воспрепятствование законной деятельности должностного лица и влечёт ответственность по ст. 19.4 КоАП РФ — штраф от 2 000 до 4 000 ₽ для должностных лиц.

Обязан ли ИП без сотрудников проходить самопроверку?

Если у индивидуального предпринимателя нет наёмных работников — проверка ГИТ ему не грозит, поскольку трудовые отношения отсутствуют. Однако при наличии хотя бы одного работника (включая совместителей) все требования трудового законодательства применяются в полном объёме. ИП-работодатель несёт ту же ответственность, что и организация.

За какой период инспектор ГИТ может проверять документы?

Законодательство не устанавливает предельного срока давности для запроса документов в ходе проверки. Инспектор вправе запросить кадровые документы за любой период. Однако привлечение к административной ответственности возможно только в пределах срока давности — по ст. 5.27 КоАП РФ он составляет один год со дня совершения правонарушения (ст. 4.5 КоАП РФ). Для длящихся нарушений (например, отсутствие обязательного условия в действующем трудовом договоре) срок исчисляется со дня обнаружения.

Можно ли использовать электронные кадровые документы при проверке ГИТ?

Да. С 2022 года работодатели вправе вести электронный кадровый документооборот (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). Документы, подписанные усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью, имеют юридическую силу, равную бумажным, и принимаются инспекторами. Электронная подпись, выпущенная и применяемая внутри защищённой экосистемы (как, например, в Bejure), обеспечивает конфиденциальность — данные не уходят третьим лицам.

Что грозит за повторное нарушение трудового законодательства?

Повторное совершение аналогичного нарушения влечёт ответственность по ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ: штраф для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 ₽ (или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет), для ИП — от 10 000 до 20 000 ₽, для организаций — от 50 000 до 70 000 ₽. По охране труда суммы ещё выше — до 200 000 ₽ или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Заключение

Проверка ГИТ — это не стихийное бедствие, а контрольное мероприятие с чётким регламентом и предсказуемым перечнем вопросов. Все 30 пунктов, которые проверяют инспекторы, известны заранее — и к каждому из них можно подготовиться.

Ключевой принцип: порядок в кадровых документах должен быть не перед проверкой, а всегда. Систематический подход к документообороту — трудовые договоры с полным набором обязательных условий, актуальное штатное расписание, утверждённый график отпусков, проведённая СОУТ, подписи работников об ознакомлении с локальными актами — делает бизнес устойчивым к любым проверкам.

Используйте этот чек-лист самопроверки как рабочий инструмент. Пройдите по каждому из 30 пунктов, отметьте статус, устраните пробелы. Если вы сделаете это до визита инспектора — штрафы останутся в области теории, а не в расходной части бюджета вашего бизнеса.