Может ли ИП нанимать работников: лимиты и правила оформления

Многие предприниматели, впервые столкнувшись с необходимостью расширить штат, задаются одним и тем же вопросом: а имеет ли ИП вообще право нанимать людей? Короткий ответ — да, имеет. Но за этим «да» скрывается целый пласт требований: лимиты по численности персонала, зависящие от налогового режима, обязательные кадровые документы и ответственность за нарушения, которая в случае с ГИТ может быть весьма чувствительной. Разобраться в этих нюансах важно до того, как вы подпишете первый трудовой договор.

Ситуация осложняется тем, что ограничения по количеству сотрудников у ИП напрямую завязаны на систему налогообложения. Патент, УСН и АУСН — у каждого режима свои правила. Превысить лимит — значит автоматически потерять право применять льготный режим, получить доначисления налогов и штрафы. При этом большинство предпринимателей узнают об этом уже постфактум, когда исправить ситуацию значительно сложнее.

В этой статье команда Bejure подробно разбирает, сколько работников может нанимать ИП на каждом налоговом режиме, как правильно оформить трудовые отношения и какие кадровые документы потребуются с первого дня работы нового сотрудника.

---

Право ИП нанимать работников: что говорит закон

Индивидуальный предприниматель — физическое лицо, зарегистрированное в установленном порядке и ведущее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица. Несмотря на то что ИП — это «физик», а не организация, закон наделяет его полным правом выступать работодателем.

📎 Ст. 20 ТК РФ: Работодателями могут выступать физические лица, зарегистрированные в установленном порядке в качестве индивидуальных предпринимателей.

Это означает, что на ИП как на работодателя распространяются все нормы Трудового кодекса РФ: требования к оформлению трудовых договоров, соблюдению режима рабочего времени, предоставлению отпусков, выплате заработной платы и так далее. Никаких «упрощённых» правил для малого бизнеса в части трудовых отношений не существует — ТК РФ един для всех работодателей.

Единственное принципиальное отличие касается микропредприятий (ИП с годовым доходом до 120 млн руб. и численностью до 15 человек): они вправе отказаться от принятия локальных нормативных актов, включив их положения непосредственно в трудовой договор.

📎 Ст. 309.2 ТК РФ: Работодатель — субъект малого предпринимательства, который относится к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов... при условии включения соответствующих положений в трудовой договор.

Таким образом, ответ на вопрос «может ли ИП нанимать работников» однозначен: может и должен делать это по тем же правилам, что и любой другой работодатель.

---

Сколько работников может нанимать ИП: лимиты по налоговым режимам

Численность наёмных сотрудников у ИП ограничена не трудовым, а налоговым законодательством. Лимиты зависят исключительно от применяемого налогового режима. Превышение порога влечёт утрату права на льготный режим с начала того периода, в котором произошло нарушение.

Патентная система налогообложения (ПСН)

Это самый жёсткий лимит. ИП на патенте вправе привлекать в среднем не более 15 наёмных работников за налоговый период (п. 5 ст. 346.43 НК РФ). В расчёт включаются:

• сотрудники, работающие по трудовым договорам;
• исполнители по договорам гражданско-правового характера (ГПХ), если их деятельность осуществляется в рамках патентного вида деятельности.

Если ИП совмещает ПСН с УСН, лимит в 15 человек распространяется на всю деятельность в целом — по всем применяемым режимам.

⚠️ Важно: При превышении лимита в 15 человек ИП утрачивает право на патент с начала налогового периода, на который был выдан патент. Уплаченную стоимость патента при этом пересчитают в счёт налогов по общей системе или УСН.

Упрощённая система налогообложения (УСН)

Для ИП на УСН лимит по численности персонала существенно мягче — до 130 человек (п. 3 ст. 346.12 НК РФ в редакции, действующей с 2025 года). При этом действует ступенчатая система:

• до 100 сотрудников — стандартные ставки: 6% (доходы) или 15% (доходы минус расходы);
• от 101 до 130 сотрудников — повышенные ставки: 8% (доходы) или 20% (доходы минус расходы);
• свыше 130 человек — право на УСН утрачивается полностью с начала квартала, в котором допущено превышение.

Среднесписочная численность рассчитывается по правилам Росстата и включает всех работников: штатных, совместителей и сотрудников на ГПХ.

Автоматизированная упрощённая система налогообложения (АУСН)

АУСН — экспериментальный режим, действующий в ряде регионов РФ. Для него установлен самый строгий лимит по персоналу: не более 5 наёмных работников (ст. 3 Федерального закона № 17-ФЗ от 25.02.2022). При этом режим запрещает:

• выплату зарплаты наличными;
• привлечение работников-нерезидентов;
• применение пониженных тарифов страховых взносов.

Сравнительная таблица лимитов

Налоговый режим	Максимум сотрудников	Последствия превышения
ПСН	15 человек	Утрата патента с начала периода
УСН (стандарт)	до 100 человек	Повышенная ставка
УСН (переходный)	101–130 человек	Повышенная ставка
УСН (потеря права)	свыше 130 человек	Переход на ОСНО
АУСН	5 человек	Утрата права на режим

---

Как ИП нанять работника: пошаговая процедура оформления

Оформление первого сотрудника — это не просто подписание договора. Это последовательность обязательных юридических действий, каждое из которых имеет значение при проверке трудовой инспекции.

Шаг 1. Подготовка кадровых документов

До подписания трудового договора необходимо разработать базовый пакет локальных нормативных актов (если ИП не является микропредприятием или добровольно не отказался от их ведения):

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — ст. 189 ТК РФ;
• Положение об оплате труда и премировании;
• Штатное расписание (форма Т-3 или разработанная самостоятельно);
• Положение о защите персональных данных — ст. 88 ТК РФ.

Шаг 2. Получение документов от работника

📎 Ст. 65 ТК РФ: При заключении трудового договора работник предъявляет: паспорт, трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, СНИЛС, документы воинского учёта (при наличии), диплом (если должность требует квалификации).

Шаг 3. Ознакомление с локальными актами

До подписания трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись со всеми локальными нормативными актами, которые касаются его трудовой деятельности (ст. 68 ТК РФ).

Шаг 4. Заключение трудового договора

Трудовой договор составляется в двух экземплярах, подписывается обеими сторонами. Один остаётся у ИП, второй передаётся работнику. На экземпляре работодателя работник ставит подпись о получении своего экземпляра.

Шаг 5. Издание приказа о приёме на работу

Приказ (унифицированная форма Т-1 или собственная разработка) издаётся на основании трудового договора. Работник знакомится с приказом под роспись в течение трёх дней с момента начала работы.

Шаг 6. Внесение записи в трудовую книжку / подача СЗВ-ТД

Если работник ведёт бумажную трудовую книжку, запись вносится в течение 5 рабочих дней. Если работник перешёл на электронную, — уведомление в СФР по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1) подаётся не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме.

Шаг 7. Уведомления в контролирующие органы

С 2023 года ИП не обязан вставать на учёт в СФР как работодатель отдельно — это происходит автоматически при подаче первого отчёта. Однако некоторые виды деятельности требуют уведомления Роспотребнадзора.

---

Обязательные документы при найме: что требует ГИТ

Трудовая инспекция при проверке запрашивает определённый перечень документов. Их отсутствие — повод для штрафа даже при фактически корректных трудовых отношениях.

Минимальный пакет кадровых документов для ИП-работодателя:

• Трудовые договоры с каждым работником (ст. 67 ТК РФ);
• Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ — должность указывается по штатному расписанию);
• Личные карточки работников (форма Т-2) — ведение рекомендовано, но не обязательно с 2013 года;
• Трудовые книжки или сведения об ЭТК;
• Приказы по личному составу (приём, перевод, отпуск, увольнение);
• Графики отпусков (утверждаются не позднее чем за 2 недели до начала года — ст. 123 ТК РФ);
• Табели учёта рабочего времени (обязательны — ст. 91 ТК РФ);
• ПВТР и другие локальные нормативные акты (если ИП не является микропредприятием);
• Журналы инструктажей по охране труда.

⚠️ Важно: Отсутствие трудового договора при фактическом допуске работника к работе квалифицируется как административное правонарушение по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф для ИП — от 5 000 до 10 000 рублей за каждого неоформленного сотрудника. При повторном нарушении — дисквалификация на срок от 1 до 3 лет.

Грамотно выстроенный кадровый документооборот — это не бюрократия ради бюрократии, а реальная защита бизнеса. Платформа Bejure позволяет автоматически формировать весь необходимый пакет документов: трудовые договоры, приказы, локальные акты — с учётом актуального законодательства. Документы подписываются электронной подписью внутри защищённой системы, а архив доступен в любой момент — при проверке ГИТ нужный документ найдётся за 30 секунд.

---

Трудовой договор с работником ИП: обязательные условия

Трудовой договор — главный документ, фиксирующий права и обязанности сторон. Для ИП он не менее обязателен, чем для крупной компании. Закон устанавливает перечень обязательных условий, без которых договор будет считаться ненадлежащим.

📎 Ст. 57 ТК РФ: В трудовом договоре обязательно указываются: место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты труда, режим рабочего времени и времени отдыха, условия труда на рабочем месте, гарантии и компенсации за работу с вредными условиями (при наличии).

Для ИП как работодателя действуют специфические требования:

• В договоре указываются ФИО предпринимателя и его ИНН;
• Сведения о государственной регистрации (номер и дата свидетельства о регистрации как ИП);
• Место заключения договора (населённый пункт).

Особые условия, которые часто упускают:

1. Испытательный срок — устанавливается только в договоре, не приказом (ст. 70 ТК РФ). Для большинства работников — не более 3 месяцев.
2. Режим рабочего времени — если он отличается от общего режима, установленного ПВТР, он указывается непосредственно в договоре.
3. Дистанционная работа — требует специального раздела о дистанционном режиме (гл. 49.1 ТК РФ).
4. Совместительство — должно быть прямо указано в договоре (ст. 282 ТК РФ).

📋 Пример: ИП Смирнова А.В. принимает на работу продавца. В трудовом договоре она не указала режим работы (2/2 по 12 часов). При проверке ГИТ инспектор потребовал устранить нарушение — в ПВТР был указан стандартный пятидневный режим. Пришлось заключать дополнительное соглашение к договору и корректировать табель.

---

Страховые взносы и налоги при найме работников

Оформив сотрудника, ИП автоматически становится налоговым агентом и страхователем. Это означает новые финансовые обязательства, которые необходимо учитывать при планировании затрат на персонал.

НДФЛ (налог на доходы физических лиц):

ИП обязан удерживать НДФЛ из зарплаты каждого сотрудника и перечислять его в бюджет. С 2025 года действует прогрессивная шкала:

• до 2,4 млн руб. в год — 13%;
• от 2,4 до 5 млн руб. — 15%;
• свыше 5 млн руб. — 18% и более.

Страховые взносы:

С выплат работникам ИП начисляет страховые взносы на обязательное пенсионное, медицинское страхование и страхование на случай временной нетрудоспособности. С 2023 года взносы уплачиваются единым платежом в Социальный фонд России (СФР).

Стандартный совокупный тариф — 30% от выплат в пределах единой предельной базы (в 2025 году — 2 759 000 руб.) и 15,1% сверх неё.

Субъекты малого и среднего предпринимательства (МСП) применяют пониженный тариф 15% с части выплат, превышающей федеральный МРОТ.

Взносы на травматизм (НСиПЗ) — от 0,2% до 8,5% в зависимости от класса профессионального риска.

⚠️ Важно: ИП обязан подавать отчётность по сотрудникам: форму ЕФС-1 (в СФР) и 6-НДФЛ (в ФНС). Нарушение сроков подачи влечёт штрафы: за ЕФС-1 — 500 руб. за каждого работника; за 6-НДФЛ — 1 000 руб. за каждый полный и неполный месяц просрочки.

---

Риски при найме без оформления: за что штрафует ГИТ

Практика показывает, что часть ИП предпочитает «не связываться» с официальным оформлением сотрудников — платить «в конверте» и работать без договора. Это путь к серьёзным последствиям.

Административная ответственность (КоАП РФ):

Нарушение	Норма	Штраф для ИП
Уклонение от оформления трудового договора	ч. 4 ст. 5.27 КоАП	5 000 – 10 000 руб.
Повторное нарушение	ч. 5 ст. 5.27 КоАП	10 000 – 20 000 руб. или дисквалификация
Нарушение требований охраны труда	ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП	2 000 – 5 000 руб.
Выплата зарплаты ниже МРОТ	ч. 6 ст. 5.27 КоАП	1 000 – 5 000 руб.
Несвоевременная выплата зарплаты	ст. 5.27 КоАП	1 000 – 5 000 руб.

Налоговая ответственность:

Работа с неоформленными сотрудниками — это неуплата НДФЛ и страховых взносов. ФНС при обнаружении взыщет недоимку + пени + штраф 20% (или 40% при умысле) от неуплаченных сумм (ст. 122 НК РФ).

Уголовная ответственность:

При крупном размере уклонения от уплаты страховых взносов (свыше 2,7 млн руб.) наступает ответственность по ст. 199.4 УК РФ — до 4 лет лишения свободы.

📋 Пример: ИП в сфере торговли работал с пятью сотрудниками без оформления в течение двух лет. По итогам внеплановой проверки ГИТ (инициированной жалобой одного из работников) было возбуждено административное производство. Штраф составил 50 000 рублей. Дополнительно ФНС доначислила НДФЛ и взносы за два года плюс пени — общая сумма превысила 400 000 рублей.

Шаблон трудового договора из интернета — это риск, оформленный в Word. Документы в Bejure разработаны под конкретный вид деятельности ИП, обновляются при изменении законодательства и защищены финансовой гарантией до 200 000 ₽ — это принципиально иной уровень защиты, чем любой скачанный шаблон.

---

Часто задаваемые вопросы

Может ли ИП нанять работника без трудового договора, заключив договор ГПХ?

Формально да — договор гражданско-правового характера (подряда, оказания услуг) законен, если речь идёт о разовой задаче или проекте. Но если фактически человек работает по графику, получает фиксированную зарплату и подчиняется внутренним правилам — это трудовые отношения по всем признакам. ГИТ и суд вправе переквалифицировать такой договор в трудовой (ст. 19.1 ТК РФ), что повлечёт доначисление всех налогов и взносов, а также штрафы.

Сколько работников может нанимать ИП на патенте при совмещении с УСН?

При совмещении ПСН и УСН лимит в 15 человек применяется суммарно по всем видам деятельности. То есть не 15 на патент плюс 130 на УСН, а 15 человек в совокупности. Это распространённое заблуждение, которое приводит к потере права на патент.

Нужно ли ИП разрабатывать локальные нормативные акты, если он является микропредприятием?

Нет, это не обязательно. Микропредприятия (выручка до 120 млн руб., до 15 сотрудников) вправе отказаться от локальных нормативных актов, заменив их расширенным трудовым договором (ст. 309.2 ТК РФ). Для этого применяется типовая форма трудового договора, утверждённая Постановлением Правительства РФ № 858 от 27.08.2016. Однако даже в этом случае ряд документов обязателен: табель учёта рабочего времени, приказы по личному составу, трудовые книжки.

Как ИП нанять работника, если тот ранее нигде не работал и у него нет трудовой книжки?

С 2021 года все впервые трудоустраивающиеся получают исключительно электронную трудовую книжку — бумажная для них не оформляется (ст. 66.1 ТК РФ). ИП обязан подать в СФР форму ЕФС-1 (подраздел 1.1) с информацией о приёме на работу не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Что грозит ИП за превышение лимита численности сотрудников на патенте?

ИП утрачивает право на патент с начала налогового периода, на который он был выдан. Это означает пересчёт налогов по УСН или ОСНО за весь этот период, возможные доначисления и пени. Уплаченная стоимость патента засчитывается в счёт возникших налоговых обязательств. Административного штрафа специально за это нарушение нет, но налоговые последствия могут быть весьма значительными.

---

Заключение

ИП может и должен нанимать работников в рамках действующего законодательства — главное соблюдать два ключевых условия: не превышать лимиты численности, установленные для вашего налогового режима, и оформлять трудовые отношения по всем правилам ТК РФ. Патент ограничивает штат 15 сотрудниками, УСН — 130, АУСН — 5. Нарушение этих лимитов влечёт потерю льготного режима, а работа без трудовых договоров — административные и налоговые санкции, которые способны существенно ударить по бизнесу.

Кадровый документооборот — не та сфера, где стоит экономить на качестве. Один правильно составленный трудовой договор защищает и работника, и предпринимателя лучше, чем любые устные договорённости. Выстройте систему кадрового учёта с самого первого сотрудника — и проверка ГИТ не станет для вас неприятным сюрпризом.