Отпуск без сохранения зарплаты: кому обязаны дать и как оформить

Каждый работодатель рано или поздно сталкивается с просьбой сотрудника уйти в неоплачиваемый отпуск. Кто-то хоронит родственника, кто-то регистрирует брак, кто-то просто хочет взять паузу. Вопрос звучит просто, но за ним скрывается целый пласт трудового законодательства: в одних случаях работодатель обязан предоставить такой отпуск, в других — вправе отказать. Спутать эти случаи — значит получить жалобу в ГИТ и штраф до 50 000 ₽.

Малый бизнес особенно уязвим: кадровик либо отсутствует вовсе, либо совмещает несколько ролей. В результате приказ оформляется «на глаз», основания не проверяются, а документы теряются в папках на столе. Между тем Государственная инспекция труда при проверке запросит и заявление сотрудника, и приказ, и табель учёта рабочего времени — и всё это должно быть оформлено корректно.

В этой статье разберём, кому и сколько дней неоплачиваемого отпуска работодатель обязан предоставить по закону, как правильно составить приказ, что происходит с больничным в период такого отпуска и какие ошибки обходятся предпринимателям дороже всего.

---

Что такое отпуск без сохранения заработной платы и когда его предоставляют

Отпуск без сохранения заработной платы (в обиходе — «отпуск за свой счёт») — это освобождение работника от исполнения трудовых обязанностей на определённый срок без выплаты среднего заработка. Правовая основа — статья 128 ТК РФ.

📎 Ст. 128 ТК РФ: «По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем».

Закон разделяет два принципиально разных случая:

1. Право работодателя — когда причина признана уважительной, но конкретная категория работника не указана в законе. Здесь работодатель сам решает, давать отпуск или нет.
2. Обязанность работодателя — когда закон прямо называет категорию работника или жизненное обстоятельство. Отказ в этом случае незаконен.

Именно второй случай вызывает больше всего споров и ошибок. Работодатель, который отказал пенсионеру, ветерану боевых действий или родителю ребёнка-инвалида в гарантированном отпуске, нарушает закон — независимо от производственной необходимости и загруженности коллектива.

⚠️ Важно: отпуск за свой счёт предоставляется только по письменному заявлению работника. Устная договорённость не имеет юридической силы. Если сотрудник ушёл без заявления, а работодатель не оформил приказ, отсутствие на рабочем месте может быть квалифицировано как прогул.

---

Таблица: кому работодатель обязан предоставить отпуск и на сколько дней

Ниже собраны все категории, которым неоплачиваемый отпуск предоставляется в обязательном порядке — по ст. 128 ТК РФ и иным нормам Трудового кодекса и федеральных законов.

Категория работника / жизненное обстоятельство	Количество дней	Норма
Работающие пенсионеры (по старости)	до 14 календарных дней в год	ст. 128 ТК РФ
Работники — инвалиды	до 60 календарных дней в год	ст. 128 ТК РФ
Работники при рождении ребёнка	до 5 календарных дней	ст. 128 ТК РФ
Работники при регистрации брака	до 5 календарных дней	ст. 128 ТК РФ
Работники при смерти близкого родственника	до 5 календарных дней	ст. 128 ТК РФ
Ветераны боевых действий	до 35 календарных дней в год	ст. 128 ТК РФ, ФЗ «О ветеранах»
Герои СССР, РФ, полные кавалеры ордена Славы	до 3 недель в год	ФЗ «О статусе Героев»
Родители и супруги военнослужащих, погибших при исполнении	до 14 календарных дней в год	ст. 128 ТК РФ
Работники, допущенные к вступительным экзаменам в вуз	15 календарных дней	ст. 173 ТК РФ
Работники — слушатели подготовительных отделений вузов	15 календарных дней (на итоговую аттестацию)	ст. 173 ТК РФ
Работники-совместители (если отпуск по основному месту длиннее)	на разницу в днях	ст. 286 ТК РФ
Доноры (в день сдачи крови + 1 день отдыха уже оплачивается, но при необходимости)	по заявлению	ст. 186 ТК РФ

⚠️ Важно: указанные цифры — это минимальные гарантии. Коллективный договор или локальный нормативный акт могут предусматривать более длительные сроки. Превышать — можно, занижать — нельзя.

Отдельно стоит выделить отпуск без сохранения заработной платы пенсионерам: именно эта категория наиболее распространена на практике. Работающий пенсионер вправе взять до 14 дней в год — и работодатель не может отказать, сослаться на аврал или попросить «перенести».

---

Отпуск без сохранения заработной платы для работающих пенсионеров: нюансы

Тема отпуска без сохранения заработной платы пенсионерам заслуживает отдельного разбора — вопросов здесь накапливается немало.

Кто считается работающим пенсионером? Работник, которому назначена пенсия по старости или по инвалидности и который при этом продолжает трудиться по трудовому договору. Важно: основание для пенсии — по старости (включая досрочную). Пенсионеры по потере кормильца в эту категорию не входят.

Как подтвердить статус? Сотрудник предъявляет пенсионное удостоверение или справку из Социального фонда России (СФР). Работодатель вправе попросить документ при первом обращении — и зафиксировать его реквизиты в личном деле.

14 дней — суммарно или за один раз? Суммарно в течение рабочего года. Сотрудник может взять все 14 дней сразу или дробить их — например, взять 5 дней в марте и 9 дней в октябре. Остаток не переносится на следующий год.

Что будет, если работодатель откажет? Отказ — прямое нарушение ст. 128 ТК РФ. Работник вправе обратиться в ГИТ. Штраф для ИП составит от 1 000 до 5 000 ₽, для юридического лица — от 30 000 до 50 000 ₽ по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. При повторном нарушении суммы возрастают.

📋 Пример: Сотрудница — пенсионер по старости — попросила 5 дней в связи с болезнью внука. Работодатель отказал, сославшись на то, что внук — не близкий родственник. Формально по ст. 128 ТК РФ основание «семейные обстоятельства» не обязывает работодателя давать отпуск всем подряд. Но! Отдельное право пенсионера на 14 дней не связано с конкретной причиной — достаточно самого статуса. Значит, отказ незаконен.

---

Как правильно оформить приказ на отпуск без сохранения

Правильный документооборот — половина успеха при любой проверке. Рассмотрим пошаговую процедуру.

Шаг 1: Заявление работника

Сотрудник пишет заявление в свободной форме. В нём должны быть указаны:

• причина отпуска;
• желаемые даты начала и окончания;
• подпись и дата.

Если работник относится к льготной категории (пенсионер, инвалид, ветеран), это лучше указать прямо в заявлении и приложить подтверждающий документ.

Шаг 2: Виза руководителя

Руководитель ставит визу согласования. Для обязательных категорий согласование — формальность: отказать нельзя. Для остальных — усмотрение работодателя.

Шаг 3: Приказ на отпуск без сохранения

Приказ оформляется по унифицированной форме Т-6 или в произвольной форме — с 2013 года применение унифицированных форм необязательно, но рекомендуется для удобства.

Обязательные реквизиты приказа:

• наименование организации/ИП;
• дата составления и номер приказа;
• ФИО, должность, структурное подразделение работника;
• вид отпуска: «без сохранения заработной платы»;
• основание: «по семейным обстоятельствам» или конкретная норма (например, «ст. 128 ТК РФ, работающий пенсионер»);
• дата начала и дата окончания отпуска, общее количество календарных дней;
• подпись руководителя;
• подпись работника об ознакомлении.

📋 Пример приказа (структура):

ПРИКАЗ № ___ от «» _______ 20 г.

О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы

Предоставить [ФИО], [должность], отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 14 (четырнадцать) календарных дней с «» по «» 20__ г. включительно.

Основание: личное заявление работника от «» 20 г., ст. 128 ТК РФ (работающий пенсионер).

Руководитель: ___________ / [ФИО] /

С приказом ознакомлен(а): ___________ / [ФИО работника] / «» _______ 20 г.

Шаг 4: Отметка в табеле учёта рабочего времени

Дни отпуска без сохранения заработной платы отмечаются кодом:

• «ОЗ» (или «17») — если отпуск предоставлен по обязательным основаниям (ст. 128 ТК РФ);
• «ДО» (или «16») — если по соглашению сторон.

Шаг 5: Запись в личную карточку

В форме Т-2 (или аналоге) в раздел VIII «Отпуск» вносится запись с указанием вида, периода и основания отпуска.

⚠️ Важно: если в организации применяется кадровый электронный документооборот — все перечисленные документы должны иметь юридическую силу. Платформы вроде Bejure позволяют формировать такие приказы автоматически по шаблону, актуализированному под текущее законодательство, и подписывать их электронной подписью — без распечаток и риска потерять бумагу в папках. Архив документов сохраняется и доступен в любой момент: при проверке ГИТ нужный приказ можно предъявить буквально за 30 секунд.

---

Больничный в отпуске без сохранения заработной платы: что нужно знать

Один из самых частых вопросов: что будет, если сотрудник заболел во время неоплачиваемого отпуска?

Ответ однозначен и закреплён в законе.

📎 П. 1 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 255-ФЗ: пособие по временной нетрудоспособности не назначается за период освобождения работника от работы без сохранения заработной платы.

Это означает следующее:

• Больничный лист открывается — врач не обязан знать, в каком отпуске находится пациент.
• Пособие не выплачивается за дни, совпавшие с отпуском за свой счёт.
• Отпуск не продлевается на период болезни — в отличие от ежегодного оплачиваемого отпуска.
• Если болезнь продолжается после окончания неоплачиваемого отпуска, пособие выплачивается с первого дня, когда работник должен был выйти на работу.

📋 Пример: Сотрудник взял отпуск за свой счёт с 1 по 10 июня. 5 июня заболел, открыл больничный лист. Болезнь продолжалась до 15 июня. Пособие будет выплачено только за период с 11 по 15 июня (5 дней). За дни с 5 по 10 июня, совпавшие с отпуском, выплаты нет.

Отдельный вопрос: продлевается ли отпуск без сохранения, если работник заболел? Нет, если иное не предусмотрено локальным нормативным актом или коллективным договором. По умолчанию работник обязан выйти в дату, указанную в приказе, или досрочно завершить отпуск по соглашению с работодателем.

---

Отпуск за свой счёт и влияние на стаж, отпускные и другие выплаты

Неоплачиваемый отпуск влияет на несколько важных расчётов — и об этом нужно знать заранее.

Влияние на стаж для ежегодного отпуска

По ст. 121 ТК РФ в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включается не более 14 календарных дней неоплачиваемого отпуска за рабочий год. Дни сверх этого лимита из стажа исключаются, и дата, с которой начинается следующий рабочий год, сдвигается на соответствующее количество дней.

📋 Пример: Работник взял 30 дней отпуска за свой счёт. 14 дней войдут в стаж, а 16 дней его «удлинят» рабочий год — то есть право на следующий ежегодный отпуск возникнет на 16 дней позже.

Влияние на расчёт среднего заработка

Период отпуска без сохранения заработной платы исключается из расчётного периода при исчислении среднего заработка для отпускных, командировочных и иных выплат. Это следует из п. 5 Постановления Правительства РФ № 922 от 24.12.2007.

Страховые взносы и НДФЛ

Поскольку выплат нет — нет и объекта для начисления взносов и налогов. Отдельно уплачивать ничего не нужно.

Влияние на пенсионный стаж

Период отпуска без сохранения входит в страховой стаж для пенсии, поскольку трудовой договор в это время не прерывается. Однако пенсионные взносы в этот период не начисляются.

---

Типичные ошибки работодателей и как их избежать

Практика проверок ГИТ показывает: ошибки при оформлении отпуска за свой счёт встречаются системно. Вот наиболее частые из них.

1. Отказ в обязательном отпуске Работодатель не знает перечень льготных категорий и отказывает — например, пенсионеру или ветерану боевых действий. Результат: жалоба в ГИТ, штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ до 50 000 ₽ для юрлица.

2. Устная договорённость вместо документов Сотрудник «договорился» устно и ушёл. Приказа нет, заявления нет. При проверке это читается как прогул — вплоть до оспаривания увольнения в суде, если работодатель решит уволить «прогульщика».

3. Превышение лимита без контроля Работодатель соглашается на любой срок, не отслеживает накопленные дни. В итоге стаж работника оказывается скорректирован, расчёт отпускных — неверным, и компания доплачивает при проверке.

4. Неправильный код в табеле Перепутаны коды «ОЗ» и «ДО». На первый взгляд мелочь — но при расчёте пособий и среднего заработка это приводит к ошибкам.

5. Отсутствие подписи работника на приказе Ознакомление с приказом под роспись — обязательное требование. Без него сложно доказать, что работник знал об условиях.

Чтобы избежать всех этих ошибок, удобно использовать систематизированный подход к кадровому документообороту. Именно для этого создана платформа Bejure: документы формируются по актуальным шаблонам, обновляются при изменении законодательства и подписываются электронно — без риска потерять бумагу или сослаться на устаревшую форму. Фиксированная подписка обходится значительно дешевле даже одного штрафа ГИТ, не говоря о содержании штатного кадровика.

---

Часто задаваемые вопросы

Может ли работодатель отправить сотрудника в отпуск за свой счёт принудительно?

Нет. Отпуск без сохранения заработной платы предоставляется только по инициативе и письменному заявлению работника. Принудительный перевод сотрудника на неоплачиваемый отпуск — нарушение ст. 128 ТК РФ и квалифицируется как задержка выплаты заработной платы. За это грозит штраф по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ и обязанность выплатить компенсацию по ст. 236 ТК РФ.

Сколько дней отпуска без сохранения заработной платы положено работающим пенсионерам по закону?

По ст. 128 ТК РФ работодатель обязан предоставить до 14 календарных дней в год работнику, продолжающему работать после назначения пенсии по старости. Это гарантированный минимум — коллективный договор или локальный акт могут устанавливать большее количество дней. Причина обращения значения не имеет: сам пенсионный статус является достаточным основанием.

Что делать, если работник заболел во время отпуска за свой счёт?

Больничный лист в этом случае открывается на общих основаниях, однако пособие по временной нетрудоспособности за дни, совпавшие с неоплачиваемым отпуском, не выплачивается — это прямо установлено п. 1 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 255-ФЗ. Если болезнь продолжается после окончания отпуска, пособие начисляется со дня, когда работник должен был выйти на работу. Отпуск на период болезни не продлевается.

Нужно ли вносить отпуск за свой счёт в график отпусков?

Нет. График отпусков (форма Т-7) составляется для ежегодных оплачиваемых отпусков. Неоплачиваемые отпуска в него не включаются — они оформляются по мере поступления заявлений. Однако информацию о них следует фиксировать в табеле учёта рабочего времени и личной карточке работника.

Можно ли отозвать работника из отпуска без сохранения заработной платы досрочно?

Трудовой кодекс не предусматривает обязанности работника прервать такой отпуск по инициативе работодателя — в отличие от ежегодного оплачиваемого отпуска, где отзыв возможен с согласия сотрудника (ст. 125 ТК РФ). Досрочное прекращение отпуска за свой счёт возможно только по соглашению сторон — работник пишет заявление об окончании отпуска, работодатель издаёт соответствующий приказ.

---

Заключение

Отпуск без сохранения заработной платы — не просто «пойти и не работать». За этим решением стоят конкретные нормы закона, чёткие категории льготников и строгий порядок документального оформления. Работающие пенсионеры, ветераны, инвалиды — для каждой из этих групп Трудовой кодекс устанавливает гарантированные сроки, которые работодатель нарушить не вправе.

Главное правило: любой неоплачиваемый отпуск — только по письменному заявлению и с изданием приказа. Никаких устных договорённостей, никаких пропущенных подписей. Табель — заполнен, личная карточка — обновлена, приказ — подписан и хранится в архиве.

Если кадровый документооборот в вашей компании ведётся вручную или «на глаз» — это риск, который рано или поздно реализуется в виде штрафа или судебного спора. Систематизировать работу с кадровыми документами, включая приказы об отпусках, помогают современные платформы автоматизации — в частности, Bejure, где все шаблоны актуальны, документы подписываются электронно и хранятся в защищённом архиве без риска потери.