Приказ о приёме на работу: образец, правила оформления и сроки 2026

Приказ о приёме на работу — документ, который фиксирует начало трудовых отношений между работодателем и сотрудником. До 2013 года все компании использовали единый бланк Т-1, утверждённый Госкомстатом. С тех пор правила изменились, но вопросов стало только больше. В статье разберём, обязательно ли вообще издавать приказ, какие реквизиты включить, в какие сроки ознакомить работника и как оформить документ в электронном виде в 2026 году.

Обязателен ли приказ после отмены унифицированных форм

Краткая хронология изменений

С 1 января 2013 года Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» снял обязанность применять унифицированные формы первичных документов. Это означает, что форма Т-1 приказа о приёме на работу перестала быть единственно допустимым вариантом: работодатель вправе разработать собственный бланк.

Однако сам приказ никуда не исчез. Статья 68 Трудового кодекса РФ по-прежнему требует, чтобы приём на работу оформлялся приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключённого трудового договора.

Приказ или трудовой договор — что важнее

На практике встречается путаница: раз трудовой договор и так подписан, зачем дублировать информацию приказом? Ответ — в функциях документа:

• Трудовой договор фиксирует взаимные обязательства сторон.
• Приказ о приёме — это внутренний распорядительный акт, на основании которого бухгалтерия начисляет зарплату, кадровая служба вносит запись в трудовую книжку (при её ведении), а IT-отдел создаёт учётную запись.

Без приказа нарушается цепочка кадрового документооборота, что грозит штрафом по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — до 50 000 ₽ для юридических лиц.

А что с ИП?

Индивидуальные предприниматели — такие же работодатели, как и организации. Приказ о приёме ИП обязан издавать на тех же основаниях. Форма — свободная или на базе Т-1. Единственное послабление: микропредприятия (в том числе ИП со штатом до 15 человек) могут вести упрощённый кадровый учёт и не утверждать локальные нормативные акты, но приказ о приёме всё равно нужен.

Что должно быть в приказе (обязательные реквизиты)

Если вы используете собственную форму, убедитесь, что в документе присутствуют все обязательные элементы. Ниже — полный перечень.

Реквизиты, без которых приказ недействителен

Частые ошибки

• Несовпадение дат. Дата начала работы в приказе расходится с трудовым договором — инспектор ГИТ квалифицирует это как нарушение.
• Отсутствие указания на испытательный срок. Если в договоре испытание есть, а в приказе — нет, возникает правовая неопределённость.
• «Согласно штатному расписанию» вместо конкретного оклада. Допустимо, но при проверке могут запросить само штатное расписание; лучше указать сумму прямо.
• Подпись неуполномоченного лица. Приказ подписывает руководитель или лицо с правом найма, подтверждённым доверенностью либо учредительными документами.

Сроки оформления и ознакомления

Вопрос «оформление приёма на работу — сроки» — один из самых частых на кадровых форумах. И неспроста: в Трудовом кодексе формулировки сжатые, а последствия пропуска — ощутимые.

Когда издать приказ

Закон не устанавливает точный срок издания приказа, но привязывает его к трудовому договору: приказ издаётся на основании договора и должен соответствовать его содержанию (ст. 68 ТК РФ). На практике кадровые службы оформляют приказ в тот же день, когда подписан договор, или в первый рабочий день сотрудника.

Когда ознакомить работника

Здесь требование конкретное: работодатель обязан ознакомить работника с приказом под подпись в течение трёх рабочих дней со дня фактического начала работы (ч. 2 ст. 68 ТК РФ). Обратите внимание — отсчёт идёт не от даты приказа, а от дня, когда человек реально приступил к обязанностям.

Что будет, если пропустить срок

• Само по себе нарушение трёхдневного срока ознакомления не влечёт недействительность приказа, но является основанием для предписания ГИТ и штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ.
• Если приказ вообще не издан, при проверке это фиксируется как нарушение порядка оформления трудовых отношений.

Памятка по срокам

Электронный приказ и ЭДО

Можно ли не печатать приказ

С 2022 года в Трудовой кодекс введены статьи 22.1–22.3 об электронном документообороте в сфере трудовых отношений (КЭДО). Если работодатель перешёл на КЭДО и работник дал на это согласие, приказ о приёме на работу может существовать исключительно в электронной форме — без бумажного дубликата.

Требования к электронной подписи

Вид подписи зависит от роли подписанта:

• Работодатель — усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) или усиленная неквалифицированная (УНЭП), выданная через аккредитованный удостоверяющий центр.
• Работник — УКЭП, УНЭП или простая электронная подпись (ПЭП), если это предусмотрено локальным актом работодателя о КЭДО.

Для приказа о приёме допускается любой из перечисленных вариантов, так как этот документ не входит в перечень исключений ст. 22.3 ТК РФ (в отличие от трудового договора, для которого минимальная планка — УНЭП работника).

Преимущества электронного приказа

• Моментальное ознакомление — работник подписывает документ в системе КЭДО, фиксируется дата и время.
• Автоматическое присвоение номера — исключает дублирование и пропуски в нумерации.
• Хранение — документы в информационной системе хранятся не менее срока, установленного архивным законодательством (75 лет для приказов по личному составу, или 50 лет для документов, созданных после 2003 года).
• Быстрая интеграция с бухгалтерией и отчётностью (ЕФС-1).

Что учесть при переходе

Переход на КЭДО — право, а не обязанность. Но если вы его внедряете, необходимо:

1. Издать локальный нормативный акт о введении электронного документооборота.
2. Указать информационную систему (собственная, платформа «Работа в России» или коммерческое решение).
3. Получить письменное согласие каждого работника (работники, впервые трудоустраивающиеся после 31 декабря 2021 года и не имеющие трудового стажа, могут быть переведены на КЭДО без согласия).

Шаблон BEJURE

Ниже — готовый приказ о приёме на работу, образец которого разработан с учётом всех требований 2026 года. Вы можете использовать его как есть или адаптировать под фирменный стиль компании.

Общество с ограниченной ответственностью «Название» (ООО «Название»)

ПРИКАЗ

о приёме на работу

от «___» __________ 2026 г.      № ______

Принять на работу:

Фамилия Имя Отчество

Основание: трудовой договор от «___» __________ 2026 г. № ______.

Генеральный директор      ________________      / И. О. Фамилия /

С приказом ознакомлен(а):      ________________      / И. О. Фамилия /

«___» __________ 2026 г.

Как пользоваться шаблоном

1. Скачайте шаблон в формате .docx (кнопка ниже) или скопируйте текст.
2. Заполните данные конкретного работника — ФИО, должность, оклад и т. д.
3. Сверьте с трудовым договором: даты, условия об испытании, размер оплаты должны совпадать.
4. Подпишите у руководителя (или уполномоченного лица).
5. Ознакомьте работника в трёхдневный срок.
6. Подайте ЕФС-1 (подраздел 1.1) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Правильно оформленный приказ о приёме на работу — это не формальность, а фундамент корректного кадрового учёта. Он защищает и работодателя, и работника: первый избегает штрафов и споров, второй получает документальное подтверждение условий найма. Используйте наш шаблон, соблюдайте сроки и не забывайте про электронный документооборот — в 2026 году это уже не будущее, а рабочая реальность.

Особенности оформления приказа в нестандартных ситуациях

Типовой приём на работу — штатный сотрудник, бессрочный договор, полный рабочий день — обычно не вызывает затруднений. Сложности начинаются, когда обстоятельства отклоняются от стандарта. Совместительство, дистанционная работа, иностранный работник, перевод из другой организации, приём несовершеннолетнего — каждый случай требует корректировки формулировок приказа и дополнительных документов-оснований. Разберём наиболее частые ситуации, с которыми сталкиваются кадровые службы в 2026 году.

Совместительство: внутреннее и внешнее

Если сотрудник принимается по совместительству, в приказе обязательно указывается характер работы — «по совместительству». Это не просто формальность: от этой пометки зависят начисление заработной платы, расчёт отпускных и порядок ведения трудовой книжки.

Внутреннее совместительство — человек уже работает в вашей организации и берёт дополнительную ставку. На него оформляется отдельный трудовой договор и отдельный приказ о приёме. Типичная ошибка — пытаться оформить внутреннее совместительство приказом о совмещении должностей (ст. 60.2 ТК РФ). Совмещение и совместительство — принципиально разные институты: при совмещении работник выполняет дополнительную функцию в рамках основного рабочего времени, а при совместительстве — в свободное от основной работы время.

Внешнее совместительство — сотрудник приходит из другой организации. Здесь кадровику необходимо помнить:

• Запрашивать справку о характере основной работы не обязательно, за исключением случаев, когда должность связана с вредными или опасными условиями (ч. 5 ст. 282 ТК РФ).
• Рабочее время совместителя не должно превышать четырёх часов в день (ст. 284 ТК РФ), и это условие отражается в трудовом договоре, а затем — в приказе в графе «Режим рабочего времени».
• Оклад в приказе указывается пропорционально отработанному времени или по иным условиям, закреплённым в договоре.

В обоих случаях нумерация приказа — сквозная по журналу регистрации приказов по личному составу. Отдельного журнала «для совместителей» не требуется, хотя крупные организации иногда ведут раздельный учёт для удобства.

Срочный трудовой договор

Когда работник принимается на определённый срок, в приказе появляется дополнительный обязательный реквизит — дата окончания работы или указание на событие, с которым связано прекращение договора (например, «на период отпуска по уходу за ребёнком Ивановой А. С.»).

Частые ошибки при оформлении приказа на срочный договор:

• Не указана причина срочности. Сам по себе приказ не обязан содержать обоснование срочного характера — это задача трудового договора. Однако формулировка «срочный трудовой договор» в приказе должна присутствовать, чтобы бухгалтерия и кадровая служба корректно вели учёт.
• Открытая дата окончания без привязки к событию. Если срок определяется не конкретной датой, а наступлением события (возвращение основного работника, завершение проекта), в приказе следует дословно воспроизвести формулировку из договора. Запись вроде «до особого распоряжения» недопустима.
• Пропущен переход на бессрочный договор. Если по истечении срока ни одна из сторон не потребовала расторжения и сотрудник продолжает работать, договор автоматически становится бессрочным (ч. 4 ст. 58 ТК РФ). Новый приказ о приёме не требуется, но целесообразно издать приказ (или дополнительное соглашение) о признании договора заключённым на неопределённый срок — для порядка в документообороте.

Дистанционная работа

С 2021 года глава 49.1 ТК РФ регулирует дистанционную (удалённую) работу значительно подробнее, чем раньше. В приказе о приёме дистанционного работника необходимо зафиксировать ряд дополнительных условий:

• Характер работы — «дистанционная работа» (постоянно), «временная дистанционная работа» или «комбинированная дистанционная работа» (чередование дистанционного и офисного режимов).
• Место работы. Парадокс: для дистанционного работника в трудовом договоре указывается место его нахождения, а не адрес офиса. В приказе эта информация дублируется. Если работник находится в другом регионе, это влияет на районные коэффициенты и НДФЛ.
• Режим рабочего времени. Если он определяется работником самостоятельно — так и пишется. Если работодатель устанавливает график — фиксируются конкретные часы.
• Порядок взаимодействия. В самом приказе достаточно ссылки на трудовой договор, но во внутренних процедурах компании должно быть закреплено, через какие каналы (корпоративная почта, мессенджер, система КЭДО) происходит обмен документами.

Ознакомление дистанционного работника с приказом может осуществляться в электронной форме — даже если организация формально не перешла на КЭДО. Статья 312.3 ТК РФ позволяет дистанционным работникам и работодателям обмениваться электронными документами с использованием УКЭП или УНЭП. Трёхдневный срок ознакомления действует и здесь.

Приём несовершеннолетнего работника

Трудовой кодекс разрешает заключать трудовые договоры с лицами, достигшими 16 лет, а в ряде случаев — с 14 и даже младше (ст. 63 ТК РФ). Приказ о приёме несовершеннолетнего имеет ряд особенностей:

• Запрет на испытательный срок. В графе «Испытательный срок» указывается «без испытания» — для лиц до 18 лет испытание не устанавливается (ст. 70 ТК РФ).
• Сокращённое рабочее время. Для работников до 16 лет — не более 24 часов в неделю, от 16 до 18 лет — не более 35 часов (ст. 92 ТК РФ). Эти ограничения отражаются в приказе.
• Медицинский осмотр. Приказ издаётся только после получения результатов обязательного предварительного медосмотра (ст. 266 ТК РФ). Реквизиты медицинского заключения можно включить в основание приказа наряду с трудовым договором.
• Согласие родителя и органа опеки. Если работнику 14 лет, необходимо письменное согласие одного из родителей (попечителя) и разрешение органа опеки и попечительства. Эти документы перечисляются в строке «Основание» приказа.

Невнесение указанных сведений не делает приказ автоматически недействительным, но создаёт серьёзные риски при проверке: инспектор ГИТ расценит это как нарушение гарантий для несовершеннолетних.

Приём иностранного гражданина

Оформление приказа о приёме иностранца подчиняется общим правилам с добавлением миграционных нюансов:

• Разрешение на работу или патент. Реквизиты документа (серия, номер, срок действия) целесообразно указать в приказе или приложить копию к личному делу. Если иностранный работник имеет вид на жительство или разрешение на временное проживание, разрешение на работу не требуется, но статус всё равно фиксируется.
• Уведомление МВД. В течение трёх рабочих дней с даты заключения трудового договора работодатель обязан направить уведомление в территориальный орган МВД (ранее — ФМС). Приказ служит внутренним подтверждением даты приёма и помогает отследить срок уведомления.
• Срок договора и приказа. Если разрешительный документ ограничен по сроку, трудовой договор обычно заключается на соответствующий период, и приказ отражает дату окончания. Однако Верховный Суд неоднократно указывал, что сам по себе срок патента не является безусловным основанием для срочности договора — внимательно оценивайте основание по ст. 59 ТК РФ.
• Ставка и условия труда. Иностранный работник пользуется теми же трудовыми правами, что и граждане РФ. Оклад в приказе не может быть ниже МРОТ (с 1 января 2026 года — актуальное значение), а условия работы должны соответствовать требованиям охраны труда.

Штрафы за нарушение порядка привлечения иностранной рабочей силы значительно выше стандартных санкций по ст. 5.27 КоАП РФ: по ст. 18.15 КоАП РФ юридическому лицу грозит штраф от 250 000 до 800 000 ₽ за каждого работника, а в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях — до 1 000 000 ₽.

Перевод из другой организации

Трудовое законодательство предусматривает приём работника в порядке перевода от другого работодателя (ч. 2 ст. 72.1 ТК РФ). В этом случае:

• В приказе в графе «Условия приёма» пишется: «в порядке перевода из [наименование прежнего работодателя]».
• Испытательный срок не устанавливается (ч. 4 ст. 70 ТК РФ) — в приказе указывается «без испытания».
• Приём должен состояться в течение одного месяца со дня увольнения с предыдущего места, иначе гарантия обязательного трудоустройства утрачивается (ст. 64 ТК РФ).
• Основанием приказа, помимо трудового договора, служит письмо-приглашение (или трёхстороннее соглашение о переводе) — его реквизиты также указываются.

Данный механизм защищает работника: ему нельзя отказать в приёме, если перевод согласован. Приказ становится финальным элементом, подтверждающим, что новый работодатель выполнил обязательство.

Приём на условиях неполного рабочего времени

Неполное рабочее время (неполный рабочий день или неполная рабочая неделя) — право, которое работодатель обязан предоставить по просьбе определённых категорий работников: беременных женщин, родителей детей до 14 лет, лиц, осуществляющих уход за больным членом семьи (ст. 93 ТК РФ). Однако неполное рабочее время может быть установлено и любому другому работнику по соглашению сторон.

В приказе отражаются:

• Конкретный режим: например, «неполный рабочий день — 4 часа ежедневно» или «неполная рабочая неделя — понедельник, среда, пятница».
• Оклад — пропорционально отработанному времени. Важно: в приказе лучше указать и полный оклад по штатному расписанию, и фактическую сумму начисления. Это исключает разночтения при расчёте среднего заработка для отпускных и больничных.

Чек-лист для нестандартных ситуаций

Чтобы ничего не упустить, используйте короткий контрольный список перед подписанием приказа в нетиповой ситуации:

Нумерация и регистрация приказов по нестандартным основаниям

Отдельный вопрос — стоит ли выделять нестандартные приказы в отдельный регистрационный массив. Законодательство этого не требует, но в крупных организациях практикуются буквенные индексы: «к» — основные приказы по личному составу, «с» — совместители, «ио» — иностранные работники. Это облегчает поиск и подготовку отчётности, особенно при проверках ГИТ и миграционного ведомства.

Главное правило: какую бы систему нумерации вы ни выбрали, она должна быть закреплена в инструкции по делопроизводству или в положении о кадровом документообороте. При проверке инспектор вправе запросить этот локальный акт, и если нумерация приказов хаотична, это формирует негативное впечатление и провоцирует углублённую проверку других документов.

Нестандартные ситуации при приёме — не исключение, а повседневная реальность кадровой работы. Совместители, дистанционные сотрудники, иностранцы и подростки формируют значительную долю новых трудовых отношений в 2026 году. Каждый из этих случаев требует внимательной работы с формулировками приказа и перепроверки оснований. Используйте чек-лист из этого раздела, чтобы минимизировать риски и проходить любые проверки без замечаний.