Штатное расписание: образец, как заполнить и скачать

Штатное расписание — один из тех документов, которые предприниматели откладывают «на потом» до первой проверки Государственной инспекции труда. А потом выясняется, что без него невозможно обосновать фонд оплаты труда, провести сокращение по закону или даже ответить на простой вопрос инспектора: «Сколько у вас ставок и какие оклады?». Отсутствие этого документа — прямой путь к штрафу и дополнительным вопросам контролирующих органов.

Для малого бизнеса и ИП с наёмными работниками ситуация осложняется тем, что кадровый учёт часто ведётся самостоятельно — без выделенного HR-специалиста. В этих условиях важно понимать, как правильно составить штатное расписание, какую форму использовать, какие данные указывать и как поддерживать документ в актуальном состоянии. В этой статье разберём все аспекты: от правовой природы документа до пошагового заполнения каждой графы.

Грамотно оформленное штатное расписание не просто страхует от претензий ГИТ — оно систематизирует кадровую структуру, помогает планировать расходы на персонал и становится фундаментом для любых кадровых решений: от приёма нового сотрудника до организационной реструктуризации.

Что такое штатное расписание и зачем оно нужно

Штатное расписание — это локальный нормативный акт организации (или ИП-работодателя), который фиксирует структуру компании, перечень должностей, количество штатных единиц и размеры окладов (тарифных ставок). По сути, это «скелет» вашего бизнеса в кадровом разрезе: документ показывает, кто работает, на какой позиции и за какие деньги.

📎 Ст. 57 ТК РФ: трудовая функция работника определяется в соответствии с должностью, указанной в штатном расписании. Если должность в трудовом договоре не совпадает с тем, что указано в этом документе, — возникает правовая коллизия.

Основные функции штатного расписания

• Фиксация организационной структуры. Документ отражает все подразделения, отделы и должности — от директора до уборщика.
• Определение фонда оплаты труда. Руководитель видит, сколько стоит содержание персонала в разрезе каждой единицы.
• Обоснование кадровых решений. Без штатного расписания невозможно законно провести сокращение численности или штата (ст. 81 ТК РФ).
• Подтверждение обоснованности расходов. Налоговые органы могут запросить документ для проверки обоснованности затрат на оплату труда.
• Основа для кадрового документооборота. Приказы о приёме, переводе и увольнении сотрудников ссылаются на должности, закреплённые в этом акте.

Обязательно ли иметь штатное расписание

Трудовой кодекс РФ прямо не устанавливает обязанность работодателя утверждать штатное расписание единой нормой. Однако упоминания этого документа содержатся в целом ряде статей: ст. 15, ст. 57, ст. 66.1 ТК РФ. Роструд в своих разъяснениях неоднократно указывал, что наличие этого документа обязательно для всех работодателей — как организаций, так и индивидуальных предпринимателей, имеющих наёмных работников.

⚠️ Важно: отсутствие штатного расписания квалифицируется как нарушение трудового законодательства по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 ₽, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 ₽. При повторном нарушении суммы увеличиваются: для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 ₽, для организаций — от 50 000 до 70 000 ₽.

Форма Т-3 или свободный формат: какой образец использовать

До 2013 года все работодатели были обязаны использовать унифицированную форму Т-3, утверждённую Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» применение унифицированных форм первичных документов стало необязательным (за исключением отдельных случаев, установленных уполномоченными органами).

Это означает, что работодатель вправе:

1. Использовать унифицированную форму Т-3 без изменений.
2. Взять Т-3 за основу и дополнить необходимыми графами (например, добавить столбец с ФИО действующего сотрудника для внутреннего удобства).
3. Разработать собственную форму, которая будет содержать все обязательные реквизиты первичного учётного документа (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Почему форма Т-3 остаётся стандартом

Несмотря на свободу выбора, подавляющее большинство работодателей продолжают использовать форму Т-3. На это есть несколько причин:

• Она хорошо знакома проверяющим органам и не вызывает вопросов при инспекции.
• Структура формы логична и охватывает все необходимые данные.
• Бухгалтерские и кадровые программы генерируют документ именно в этом формате.
• Судебная практика основывается на привычной структуре — в спорных ситуациях это преимущество.

📋 Пример: ИП Сидоров решил разработать собственную форму, убрав из неё графу «Надбавки». При проверке ГИТ инспектор указал, что отсутствие информации о надбавках не позволяет оценить полный размер оплаты труда и соответствие условий трудовых договоров фактическим начислениям. Итог — предписание и административный штраф. Использование проверенного образца штатного расписания на основе Т-3 помогло бы избежать этой ситуации.

Структура формы Т-3: 10 граф

№ графы	Содержание
1	Наименование структурного подразделения
2	Код структурного подразделения
3	Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
4	Количество штатных единиц
5	Тарифная ставка (оклад)
6	Надбавка 1
7	Надбавка 2
8	Надбавка 3
9	Всего в месяц (сумма граф 5–8)
10	Примечание

Кроме табличной части, документ содержит «шапку» с наименованием организации, кодами по ОКПО, номером и датой документа, а также периодом действия и реквизитами приказа об утверждении.

Как заполнить штатное расписание: пошаговая инструкция

Разберём каждый элемент документа — от «шапки» до подписей. Пошаговый алгоритм поможет заполнить штатное расписание даже без опыта кадрового делопроизводства.

Шаг 1. Заполните «шапку» документа

В верхней части указывается:

• Наименование организации — полное, в соответствии с уставом или ЕГРИП. Для ИП: «Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович».
• Код по ОКПО — присваивается Росстатом, можно узнать на сайте statreg.gks.ru.
• Номер документа — порядковый номер. Если это первое штатное расписание, ставьте «1». При ежегодном обновлении нумерацию можно начинать заново.
• Дата составления — фактическая дата подготовки документа.
• На период — дата, с которой документ вступает в силу. Штатное расписание может утверждаться на неопределённый срок или на конкретный период (например, на календарный год).
• Реквизиты приказа — номер и дата приказа руководителя об утверждении. Этот приказ издаётся отдельно.

Шаг 2. Заполните графу 1 — структурные подразделения

Укажите все подразделения компании. Для микробизнеса это может быть единственная строка — «Администрация» или наименование самой организации. Для более крупных структур:

• Администрация (руководство)
• Бухгалтерия
• Отдел продаж
• Производственный отдел
• Склад
• Логистика

⚠️ Важно: если в организации работают сотрудники, которым по закону положены льготы или досрочная пенсия, наименования подразделений и должностей должны соответствовать Общероссийскому классификатору профессий (ОКП) и профессиональным стандартам. Это требование ст. 57 ТК РФ.

Шаг 3. Укажите коды подразделений (графа 2)

Коды присваиваются работодателем самостоятельно. Они отражают иерархию и подчинённость. Типичная система:

• 01 — Администрация
• 02 — Бухгалтерия
• 03 — Отдел продаж
• 03.01 — Группа розничных продаж
• 03.02 — Группа оптовых продаж

Для микропредприятий с 2–5 сотрудниками детальная кодировка необязательна — достаточно простой последовательности.

Шаг 4. Впишите должности (графа 3)

Каждая строка — отдельная должность, специальность или профессия. Правила заполнения:

• Должности указываются в именительном падеже единственного числа.
• Для рабочих профессий используйте ЕТКС (Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих).
• Для служащих — Квалификационный справочник должностей или профессиональные стандарты.
• Если к должности привязаны льготы, ограничения или компенсации — наименование должно строго соответствовать нормативным актам.

📋 Пример: если вы нанимаете «менеджера по работе с клиентами», но в трудовом договоре указана должность «специалист по продажам» — возникает несоответствие. Штатное расписание и трудовой договор должны содержать идентичные наименования должностей.

Шаг 5. Определите количество штатных единиц (графа 4)

Здесь указывается число ставок по каждой должности. Допускаются дробные значения:

• 1 — полная ставка
• 0,5 — полставки (например, для совместителя)
• 0,25 — четверть ставки

Можно указать и вакантные единицы. Например, если вы планируете нанять второго продавца через два месяца, запишите «2» штатные единицы по должности «Продавец-консультант», даже если сейчас работает один.

Шаг 6. Установите оклады и тарифные ставки (графа 5)

Указывается размер оклада или тарифной ставки в рублях. Ключевые правила:

• Оклад не может быть ниже МРОТ (с 01.01.2024 — 19 242 ₽, с 01.01.2025 — 22 440 ₽) при полной ставке. Учитывайте региональные МРОТ, которые могут быть выше федерального.
• Для одинаковых должностей рекомендуется устанавливать одинаковые оклады. Различия в оплате обеспечиваются через надбавки в графах 6–8 — это позволяет избежать обвинений в дискриминации (ст. 132 ТК РФ).
• Нельзя указывать «вилку» (например, «от 30 000 до 50 000 ₽») — только фиксированную сумму.

📎 Ст. 22 ТК РФ: работодатель обязан обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности. Установление разных окладов для одноимённых должностей без объективного обоснования — нарушение этого принципа.

Шаг 7. Заполните надбавки (графы 6–8)

В этих графах указываются доплаты и надбавки:

• За выслугу лет (стаж работы)
• За знание иностранных языков
• За работу с конфиденциальной информацией
• Районные коэффициенты и северные надбавки
• За интенсивность и высокие результаты

Надбавки указываются в рублях или в процентах (с пометкой «%»). Если надбавки отсутствуют — ставится прочерк.

Шаг 8. Рассчитайте итог (графа 9)

Графа 9 = графа 5 + графы 6, 7, 8 (умноженные на количество штатных единиц из графы 4). Это итоговый ежемесячный фонд оплаты труда по данной должности.

В нижней части таблицы указывается общий итог — суммарный ФОТ по всем должностям. Эта цифра критически важна для финансового планирования.

Шаг 9. Заполните примечания (графа 10)

Графа используется для любой дополнительной информации:

• Основание для надбавки (ссылка на положение об оплате труда)
• Особые условия труда
• Отметки о вакантности должности
• Ссылки на профессиональные стандарты

Шаг 10. Подпишите и утвердите документ

Штатное расписание подписывают:

• Руководитель кадровой службы (или лицо, ответственное за кадровый учёт)
• Главный бухгалтер

Утверждение производится приказом руководителя организации (или ИП лично). Документ не требует согласования с профсоюзом, если это не предусмотрено коллективным договором.

Приказ об утверждении: обязательный спутник документа

Штатное расписание вводится в действие не само по себе, а на основании приказа руководителя. Это отдельный распорядительный документ, который содержит:

1. Дату введения нового штатного расписания в действие.
2. Указание на отмену предыдущей версии (если она существовала).
3. Поручение ответственным лицам (бухгалтеру, кадровику) привести документацию в соответствие.

Типовая формулировка приказа:

«Утвердить штатное расписание № 3 от 09.01.2025 с общим количеством 12 (двенадцать) штатных единиц и месячным фондом заработной платы 487 000 (четыреста восемьдесят семь тысяч) рублей 00 копеек. Ввести в действие с 15 января 2025 года. Штатное расписание № 2 от 10.01.2024 считать утратившим силу с 15 января 2025 года.»

⚠️ Важно: печать на штатном расписании не является обязательной, если иное не установлено локальным нормативным актом организации. Однако на практике проверяющие органы воспринимают наличие печати положительно.

Внесение изменений: когда и как корректировать штатное расписание

Бизнес — живой организм, и кадровая структура меняется: появляются новые должности, ликвидируются старые, корректируются оклады. Есть два способа внести изменения:

Способ 1. Приказ о внесении изменений

Подходит, когда изменения незначительны: добавили одну ставку, повысили оклад на двух позициях, переименовали отдел. Приказ фиксирует конкретные корректировки без замены всего документа.

Способ 2. Утверждение нового штатного расписания

Применяется при масштабных изменениях: реорганизация, существенное сокращение, пересмотр всей системы оплаты. В этом случае издаётся приказ об утверждении нового расписания с указанием даты вступления в силу и отмены предыдущего.

В каких случаях требуется изменение

• Повышение МРОТ — если оклады «привязаны» к минимальному размеру.
• Введение новой должности — при расширении штата.
• Сокращение численности или штата — обязательно отражается в штатном расписании до начала процедуры увольнения.
• Изменение окладов и надбавок — любой пересмотр условий оплаты.
• Переименование должностей — в том числе при приведении в соответствие с профстандартами.
• Реорганизация структуры — объединение или разделение подразделений.

📎 Ст. 74 ТК РФ: при изменении организационных или технологических условий труда допускается изменение определённых сторонами условий трудового договора. Работодатель обязан уведомить работника не менее чем за 2 месяца до введения изменений.

📎 Ст. 180 ТК РФ: при сокращении численности или штата работодатель обязан уведомить работника персонально и под роспись не менее чем за 2 месяца до увольнения. Изменённое штатное расписание является документальным подтверждением обоснованности сокращения.

Сколько версий хранить

Штатное расписание относится к документам постоянного хранения (Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Все предыдущие версии, а также приказы об их утверждении и изменении сохраняйте в кадровом архиве.

Хранить документы в бумажных папках — привычно, но рискованно: бумага теряется, ветшает, путается с другими документами. Платформы автоматизации кадрового учёта, такие как Bejure, позволяют хранить все версии в электронном виде с возможностью мгновенного доступа — даже при внеплановой проверке нужный документ находится за 30 секунд.

Частые ошибки при заполнении штатного расписания

Разберём типичные ошибки, которые выявляет ГИТ при проверках и которые становятся основанием для предписаний и штрафов.

Ошибка 1. «Вилка» окладов

Указание диапазона «от… до…» в графе 5 — прямое нарушение принципа равной оплаты за равный труд. Если два менеджера занимают одинаковую должность, но получают разные суммы, разница должна обеспечиваться надбавками, а не разницей в базовом окладе.

Ошибка 2. Несоответствие должностей в трудовых договорах

Должность в трудовом договоре, приказе о приёме и штатном расписании должна совпадать буквально — вплоть до падежа и написания. «Менеджер по продажам» и «Менеджер отдела продаж» — с точки зрения проверяющего это две разные должности.

Ошибка 3. Оклад ниже МРОТ

При полной ставке оклад в графе 5 не может быть ниже МРОТ. Если применяются районные коэффициенты — они начисляются сверх минимального размера (позиция Конституционного Суда РФ, Постановление от 07.12.2017 № 38-П).

Ошибка 4. Отсутствие приказа об утверждении

Само по себе расписание без приказа — просто таблица с цифрами. Юридическую силу документ приобретает только после утверждения приказом руководителя.

Ошибка 5. Неактуальные данные

Расписание от 2020 года, которое не обновлялось, хотя за это время появились новые должности, изменились оклады и уволились целые отделы. Документ должен отражать фактическую структуру на текущий момент.

Ошибка 6. Использование устаревших шаблонов из интернета

Скачанный бланк из поисковой выдачи — это риск, оформленный в Word. Шаблон мог быть создан несколько лет назад, когда действовали другие нормы МРОТ и другие требования к наименованиям должностей. Документы, сформированные в Bejure, разработаны под конкретный вид деятельности, обновляются при изменении законодательства и защищены финансовой гарантией до 200 000 ₽.

📋 Пример: ООО «ТехноСервис» при проверке ГИТ предъявило штатное расписание, в котором должность «Программист» была указана без категории. При этом в трудовом договоре значилось «Инженер-программист II категории». Инспектор квалифицировал несоответствие как нарушение ст. 57 ТК РФ и вынес предписание с штрафом 35 000 ₽.

Штатное расписание для ИП: особенности заполнения

Индивидуальные предприниматели, нанимающие работников, обязаны вести кадровый учёт наравне с юридическими лицами. Однако есть ряд особенностей:

Наименование работодателя

В «шапке» документа указывается «Индивидуальный предприниматель» и полные ФИО. ОГРНИП и ИНН указываются в соответствующих полях (при использовании собственной формы рекомендуется добавить эти реквизиты).

Упрощённая структура

У большинства ИП нет деления на отделы. В графе 1 можно указать просто наименование ИП или «Основное подразделение». Код подразделения (графа 2) — «01».

Кто подписывает

ИП совмещает функции руководителя, кадровика и главного бухгалтера. Допускается подпись одного лица во всех полях — с расшифровкой каждой роли.

Микропредприятия: дополнительное упрощение

ИП и организации со статусом микропредприятия (до 15 сотрудников, доход до 120 млн ₽/год) вправе отказаться от ряда локальных нормативных актов, включив их условия в типовой трудовой договор (ст. 309.2 ТК РФ). Однако штатное расписание не входит в перечень актов, от которых можно отказаться, — Роструд подтверждает его обязательность для всех категорий работодателей.

⚠️ Важно: даже если у ИП работает всего один сотрудник, штатное расписание должно быть составлено и утверждено приказом. Один работник — одна строка в таблице, но документ обязателен.

Пример минимального штатного расписания для ИП с двумя сотрудниками:

Подразделение	Код	Должность	Кол-во ед.	Оклад, ₽	Надбавка	Итого, ₽
ИП Иванов И.И.	01	Продавец-консультант	1	25 000	—	25 000
ИП Иванов И.И.	01	Кладовщик	1	22 440	—	22 440
Итого			2			47 440

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли знакомить сотрудников с штатным расписанием?

Нет, Трудовой кодекс не обязывает работодателя знакомить работников с этим документом под подпись. Штатное расписание не относится к локальным нормативным актам, непосредственно связанным с трудовой деятельностью работника (ст. 68 ТК РФ). Однако если работник запрашивает выписку из документа в части, касающейся его должности и оклада, — отказать нельзя. Кроме того, суды могут запросить документ в рамках трудовых споров, и тогда работник получит к нему доступ.

Как часто нужно обновлять штатное расписание?

Законодательство не устанавливает периодичности. Документ обновляется по мере необходимости: при изменении окладов, введении или ликвидации должностей, реорганизации. На практике многие работодатели утверждают новое расписание ежегодно — в начале календарного или финансового года. Это удобно для синхронизации с бюджетом компании. Если в течение года ничего не менялось, утверждать новую версию формально не обязательно, но рекомендуется — для подтверждения актуальности.

Можно ли включить в штатное расписание должность, на которую пока нет сотрудника?

Да, и это абсолютно нормальная практика. Вакантная штатная единица означает, что работодатель предусмотрел позицию в своей структуре и готов её заполнить. Более того, при сокращении штата работодатель обязан предложить увольняемому работнику все вакантные должности (ст. 81, ст. 180 ТК РФ). Если вакансий в расписании нет — работодатель не сможет выполнить это требование, что создаёт риск признания увольнения незаконным.

Штатное расписание и штатная расстановка — это одно и то же?

Нет. Штатное расписание — это обезличенный документ: должности, ставки, оклады. Штатная расстановка (штатное замещение) — внутренний рабочий документ, в котором напротив каждой должности указан конкретный сотрудник (ФИО, табельный номер, дата приёма). Расстановка не является обязательным документом и ведётся исключительно для удобства кадрового учёта.

Нужно ли штатное расписание, если все сотрудники работают по гражданско-правовым договорам?

Нет. Штатное расписание оформляется только при наличии трудовых отношений, оформленных трудовым договором. Если все исполнители привлечены по ГПД (договоры подряда, оказания услуг, авторские) — штатное расписание не требуется. Однако будьте внимательны: если отношения с «подрядчиком» имеют все признаки трудовых (ст. 15 ТК РФ — подчинение внутреннему распорядку, регулярная оплата, выполнение трудовой функции), — суд может переквалифицировать ГПД в трудовой договор. И тогда отсутствие расписания станет дополнительным нарушением.

Заключение

Штатное расписание — не бюрократическая формальность, а рабочий инструмент управления кадровой структурой бизнеса. Оно фиксирует должности и оклады, защищает при трудовых спорах и проверках, обосновывает расходы перед налоговой и становится правовым фундаментом для любых кадровых решений — от приёма нового сотрудника до сокращения штата.

Для малого бизнеса и ИП ключевой вызов — не столько заполнить документ, сколько поддерживать его в актуальном состоянии, синхронизировать с трудовыми договорами и приказами, хранить все версии и вовремя вносить изменения. Ошибки в кадровом документообороте — это всегда деньги: штрафы ГИТ, судебные издержки, компенсации незаконно уволенным работникам.

Не откладывайте оформление кадровых документов. Проверьте текущее штатное расписание на соответствие актуальным данным, убедитесь, что должности совпадают с трудовыми договорами, а оклады — с действующим МРОТ. Автоматизируйте рутину и сосредоточьтесь на развитии бизнеса — порядок в документах обеспечит вам уверенность при любой проверке.