Соглашение об использовании ЭП: образец, как заполнить и скачать

Зачем бизнесу соглашение об использовании электронной подписи

Электронный документооборот давно перестал быть привилегией крупных корпораций. Малый бизнес и индивидуальные предприниматели всё активнее переводят кадровые процессы в цифровой формат: подписывают трудовые договоры, приказы, должностные инструкции и другие документы удалённо, без распечаток и курьеров. Однако переход на электронную подпись (ЭП) в кадровом документообороте невозможен без юридического основания — соглашения об использовании электронной подписи между работодателем и работником.

Без такого соглашения документы, подписанные ЭП, рискуют оказаться юридически ничтожными. При трудовом споре или проверке инспекции работодатель не сможет доказать, что сотрудник действительно ознакомился с приказом, согласился с условиями договора или получил расчётный листок. Штрафы за нарушения в сфере кадрового документооборота по ст. 5.27 КоАП РФ достигают 50 000 ₽ для юридических лиц и 5 000 ₽ для ИП — и это за каждое выявленное нарушение.

В этом материале — подробный разбор того, что представляет собой соглашение об использовании ЭП, как правильно его составить, какие пункты обязательно включить, и где скачать актуальный образец для своего бизнеса. Разберём юридические основания, типичные ошибки и практические рекомендации для предпринимателей, которые хотят перевести кадровый документооборот в электронный формат без правовых рисков.

Что такое соглашение об использовании электронной подписи и его правовая основа

Соглашение об использовании электронной подписи — это двусторонний документ между работодателем и работником (или между хозяйствующими субъектами), который устанавливает порядок, условия и правила применения ЭП при обмене документами. По сути, это правовой фундамент, без которого электронный кадровый документооборот не имеет юридической силы.

Законодательная база

Правовое регулирование применения электронных подписей в России основывается на нескольких ключевых нормативных актах:

• Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» — определяет виды ЭП, условия их признания равнозначными собственноручной подписи и требования к участникам электронного взаимодействия.
• Трудовой кодекс РФ, в частности глава 49.1 (дистанционная работа) и статьи 22.1–22.3 (электронный документооборот в сфере трудовых отношений), введённые Федеральным законом № 377-ФЗ от 22.11.2021.
• Гражданский кодекс РФ, ст. 160 — допускает использование электронной подписи при совершении сделок в случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон.

📎 Ст. 22.2 ТК РФ: Работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота. Переход осуществляется на основании локального нормативного акта, принятого с учётом мнения представительного органа работников (при наличии). Работник выражает своё согласие на взаимодействие посредством электронного документооборота в письменной форме.

Виды электронных подписей

Закон № 63-ФЗ выделяет три вида ЭП, и выбор конкретного вида напрямую влияет на содержание соглашения:

1. Простая электронная подпись (ПЭП) — подтверждает факт формирования подписи определённым лицом (например, логин и пароль, SMS-код). Применяется для большинства кадровых документов, за исключением перечня, установленного ст. 22.3 ТК РФ.
2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — создаётся с использованием средств криптографической защиты, позволяет обнаружить изменения в подписанном документе. Признаётся равнозначной собственноручной подписи только при наличии соглашения между участниками электронного взаимодействия.
3. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — выдаётся аккредитованным удостоверяющим центром, признаётся равнозначной собственноручной подписи без дополнительных условий. Обязательна для ряда документов: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ об увольнении.

⚠️ Важно: Именно для простой и усиленной неквалифицированной электронных подписей закон требует заключения соглашения между сторонами. Без него документы, подписанные ПЭП или УНЭП, не имеют юридической силы. Для УКЭП отдельное соглашение не обязательно, но на практике его рекомендуется оформить для закрепления порядка взаимодействия.

Когда соглашение обязательно

Соглашение необходимо в следующих случаях:

• Переход на электронный кадровый документооборот (ЭКДО) в рамках ст. 22.1–22.3 ТК РФ
• Использование ПЭП или УНЭП для подписания любых документов, имеющих юридическое значение
• Взаимодействие с дистанционными работниками в рамках ст. 312.1–312.9 ТК РФ
• Обмен электронными документами между контрагентами (договоры, акты, счета)

Какие пункты должно содержать соглашение: структура и обязательные элементы

Законодательство не устанавливает единую типовую форму соглашения об использовании электронной подписи. Это означает, что работодатель составляет его самостоятельно, однако содержание документа должно соответствовать требованиям Закона № 63-ФЗ и положениям Трудового кодекса РФ. Рассмотрим структуру и обязательные элементы.

Шапка документа

В верхней части соглашения указываются:

• Наименование документа — «Соглашение об использовании электронной подписи» (или «Соглашение о порядке использования электронной подписи при электронном документообороте»)
• Дата и место заключения
• Реквизиты сторон — полное наименование работодателя (организации или ИП) с указанием ИНН, ОГРН/ОГРНИП и данные работника (ФИО, паспортные данные, должность)
• Основание заключения — ссылка на Федеральный закон № 63-ФЗ, соответствующие статьи ТК РФ и локальный нормативный акт о введении ЭКДО

Предмет соглашения

Этот раздел определяет суть договорённости:

• Стороны договариваются об использовании электронной подписи определённого вида (ПЭП, УНЭП или обоих) при обмене документами
• Указывается, что электронные документы, подписанные ЭП в соответствии с условиями соглашения, признаются равнозначными документам на бумажном носителе с собственноручной подписью
• Определяется перечень документов, подписание которых допускается с использованием ЭП

📋 Пример: «Стороны признают, что электронные документы, подписанные простой электронной подписью Работника в информационной системе Работодателя, имеют юридическую силу, равную документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью Работника, за исключением документов, для которых Трудовым кодексом РФ предусмотрено обязательное использование усиленной квалифицированной электронной подписи.»

Порядок формирования и использования ЭП

Один из ключевых разделов, в котором необходимо зафиксировать:

• Механизм формирования ПЭП — каким способом создаётся подпись (пара логин-пароль, одноразовый SMS-код, push-уведомление, биометрическая аутентификация)
• Ключ электронной подписи — что является ключом ПЭП (например, уникальный код, направляемый на номер телефона работника)
• Информационная система, в которой осуществляется подписание документов — наименование, адрес доступа
• Порядок выдачи и активации средств электронной подписи
• Правила использования — запрет на передачу ключа ЭП третьим лицам, обязанность обеспечивать конфиденциальность

Обязанности сторон

Обязанности работодателя:

• Обеспечить техническую возможность использования ЭП
• Предоставить работнику доступ к информационной системе
• Обеспечить защиту персональных данных в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ
• Уведомлять работника об изменениях в порядке использования ЭП
• Хранить электронные документы в течение сроков, установленных законодательством

Обязанности работника:

• Использовать ЭП лично, не передавать ключ подписи третьим лицам
• Незамедлительно уведомлять работодателя о компрометации ключа ЭП (утрата, несанкционированный доступ)
• Обеспечивать актуальность контактных данных (номер телефона, адрес электронной почты), привязанных к ЭП
• Не использовать ЭП в целях, не предусмотренных соглашением

Порядок признания документов подписанными

В этом разделе фиксируется:

• Момент подписания — когда документ считается подписанным (например, после ввода одноразового кода и подтверждения в системе)
• Момент получения — когда документ считается доставленным и полученным стороной
• Подтверждение подписания — каким образом фиксируется факт подписания (лог системы, уведомление, отметка времени)

📎 Ст. 22.3 ТК РФ: Работник и работодатель вправе определить в соглашении порядок подтверждения действий при взаимодействии с помощью электронного документооборота, а также порядок и сроки направления и получения электронных документов.

Ответственность сторон

Необходимо зафиксировать:

• Ответственность за нарушение конфиденциальности ключа ЭП
• Последствия подписания документа скомпрометированной подписью
• Порядок разрешения споров о подлинности электронных документов

Срок действия и порядок изменения

• Срок действия соглашения — бессрочное, на срок трудового договора или на определённый период
• Порядок внесения изменений — дополнительным соглашением, подписанным обеими сторонами
• Порядок расторжения — основания и процедура прекращения действия соглашения

Реквизиты и подписи сторон

Завершающий блок содержит:

• Полные реквизиты работодателя (наименование, ИНН, ОГРН, адрес, банковские реквизиты)
• Данные работника (ФИО, паспортные данные, адрес регистрации)
• Собственноручные подписи обеих сторон — первоначальное соглашение рекомендуется подписывать на бумаге, поскольку до его заключения использование ЭП юридически не обосновано

⚠️ Важно: Первое подписание соглашения об использовании ЭП, как правило, происходит на бумажном носителе. Это логический парадокс: чтобы подписывать документы электронно, необходимо бумажное согласие. Некоторые системы ЭКДО решают эту проблему, используя для первичного подписания УКЭП, которая не требует предварительного соглашения.

Как заполнить соглашение об использовании ЭП: пошаговая инструкция

Правильное заполнение соглашения — это не просто подстановка данных в пустые поля шаблона. Каждый пункт должен отражать реальные условия электронного взаимодействия в конкретной организации. Разберём процесс заполнения по шагам.

Шаг 1. Определите вид используемой электронной подписи

Прежде чем заполнять соглашение, решите, какой вид ЭП будет использоваться:

• ПЭП — оптимальна для ознакомления с локальными нормативными актами, расчётными листками, графиками отпусков, табелями учёта рабочего времени
• УНЭП — подходит для приказов о командировке, переводе, предоставлении отпуска и большинства кадровых документов
• УКЭП — обязательна для трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, приказов об увольнении, согласий на перевод

В одном соглашении можно предусмотреть использование нескольких видов ЭП для разных категорий документов.

Шаг 2. Составьте перечень документов для электронного подписания

Определите, какие именно кадровые документы будут переведены в электронный формат. Трудовой кодекс ограничивает перечень документов, которые нельзя вести исключительно в электронном виде:

• Приказ об увольнении — требует УКЭП работодателя
• Акт о несчастном случае на производстве — только на бумаге
• Журнал инструктажей по охране труда — только на бумаге

Все остальные кадровые документы могут оформляться электронно при наличии соглашения.

Шаг 3. Заполните реквизиты сторон

Укажите полные и корректные данные:

Для работодателя-организации:

• Полное и сокращённое наименование
• ИНН, КПП, ОГРН
• Юридический и фактический адрес
• ФИО и должность лица, подписывающего соглашение от имени работодателя
• Основание полномочий (устав, доверенность)

Для работодателя-ИП:

• ФИО полностью
• ИНН, ОГРНИП
• Адрес регистрации

Для работника:

• ФИО полностью
• Паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан)
• Адрес регистрации
• Должность согласно штатному расписанию
• Контактный номер телефона (если ПЭП привязана к номеру)

Шаг 4. Опишите техническую составляющую

Конкретизируйте механизм работы электронной подписи:

📋 Пример формулировки: «Простая электронная подпись Работника формируется посредством направления одноразового цифрового кода на номер мобильного телефона Работника: +7 (9XX) XXX-XX-XX. Ввод указанного кода в информационной системе «[Наименование системы]» по адресу [URL] является аналогом собственноручной подписи Работника на соответствующем электронном документе.»

Шаг 5. Пропишите порядок уведомления о компрометации

Это критически важный пункт. Зафиксируйте:

• Что считается компрометацией ключа ЭП (утеря телефона, подозрение на несанкционированный доступ, смена номера)
• В какой срок работник обязан уведомить работодателя (рекомендуется — незамедлительно, но не позднее 1 рабочего дня)
• Каким способом направляется уведомление (письменно, по электронной почте, через систему)
• Последствия несвоевременного уведомления

Шаг 6. Укажите срок действия и порядок расторжения

Рекомендуемые варианты:

• «Соглашение вступает в силу с момента подписания и действует в течение всего срока действия трудового договора» — наиболее практичная формулировка
• Предусмотрите право работника отказаться от использования ЭП с предварительным уведомлением (например, за 15 календарных дней)

Шаг 7. Подпишите и зарегистрируйте

• Распечатайте соглашение в двух экземплярах
• Подпишите собственноручно обеими сторонами
• Один экземпляр передайте работнику, второй — в личное дело
• Зафиксируйте факт получения экземпляра работником (подпись на экземпляре работодателя)

Типичные ошибки при составлении соглашения об ЭП

Даже понимая структуру документа, предприниматели допускают ошибки, которые впоследствии лишают электронный документооборот юридической силы. Разберём наиболее распространённые из них.

Ошибка 1. Отсутствие конкретики в описании ключа ЭП

Неправильно: «Стороны договариваются использовать электронную подпись для подписания документов.»

Правильно: «Ключом простой электронной подписи Работника является одноразовый цифровой код, направляемый посредством SMS-сообщения на номер мобильного телефона Работника, указанный в настоящем Соглашении.»

Закон № 63-ФЗ в п. 2 ст. 6 прямо указывает: информация в электронной форме, подписанная ПЭП, признаётся электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, только при наличии соглашения, в котором установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи.

Ошибка 2. Неуказание перечня документов

Размытая формулировка «для любых документов» создаёт правовую неопределённость. Трудовой кодекс разграничивает документы по допустимому виду подписи. Если в соглашении указано, что ПЭП используется «для всех кадровых документов», а работник этой подписью «подпишет» трудовой договор — такой договор может быть признан незаключённым.

Ошибка 3. Использование скачанного шаблона без адаптации

Шаблон из интернета — это риск, оформленный в формате Word. Типовые образцы часто содержат:

• Устаревшие ссылки на нормативные акты (до принятия закона № 377-ФЗ)
• Формулировки, не учитывающие специфику конкретного бизнеса
• Отсутствие привязки к информационной системе работодателя
• Ошибки в определении видов ЭП

Документы, составленные через Bejure, разработаны под конкретный вид деятельности, соответствуют актуальному законодательству и обновляются автоматически при изменении нормативной базы. Это исключает риск использования устаревших формулировок и неактуальных ссылок на закон.

Ошибка 4. Подписание соглашения в электронном виде без УКЭП

Парадокс: чтобы использовать ПЭП или УНЭП, нужно заключить соглашение. Но заключить это соглашение с помощью ПЭП или УНЭП нельзя — ведь соглашения ещё нет. Единственные законные варианты первичного подписания:

• На бумажном носителе с собственноручными подписями
• В электронном виде с использованием УКЭП обеих сторон

Ошибка 5. Отсутствие согласия работника

📎 Ст. 22.2 ТК РФ: Переход на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота осуществляется с письменного согласия работника, за исключением работников, принятых на работу после 31 декабря 2021 года и не имеющих трудового стажа по состоянию на указанную дату.

Отсутствие добровольного согласия работника делает всё соглашение ничтожным. Принуждение к переходу на ЭКДО — основание для жалобы в трудовую инспекцию и привлечения работодателя к ответственности.

Ошибка 6. Игнорирование порядка уведомления о компрометации

Если в соглашении не прописан механизм действий при утрате контроля над ключом ЭП, работодатель не сможет разграничить, кто именно подписал документ. Это особенно критично при увольнении по инициативе работника — впоследствии сотрудник может заявить, что заявление об увольнении подписывал не он.

Где скачать образец соглашения и на что обратить внимание

Найти образец соглашения об использовании электронной подписи в открытом доступе несложно — юридические порталы, справочные системы и тематические ресурсы предлагают десятки вариантов. Сложнее — выбрать качественный шаблон и правильно его адаптировать.

Критерии качественного образца

При выборе шаблона проверяйте:

1. Актуальность нормативных ссылок — документ должен ссылаться на действующую редакцию Закона № 63-ФЗ и статьи 22.1–22.3 ТК РФ (введены с 22 ноября 2021 года). Если в шаблоне нет упоминания этих статей — он устарел.
2. Чёткое определение вида ЭП — в образце должен быть указан конкретный вид подписи (ПЭП, УНЭП, УКЭП) и правила её формирования.
3. Перечень документов — хороший образец содержит таблицу или список документов с указанием допустимого вида ЭП для каждого.
4. Раздел о конфиденциальности — обязанности сторон по защите ключа ЭП и персональных данных.
5. Порядок компрометации — процедура действий при утрате контроля над ключом.

Что адаптировать в скачанном образце

Даже качественный шаблон требует адаптации:

• Замените наименование информационной системы на ту, которую используете вы
• Укажите конкретный механизм формирования подписи (SMS, push, email-код)
• Скорректируйте перечень документов под свои кадровые процессы
• Проверьте соответствие формулировок вашим локальным нормативным актам (Положению об ЭКДО, Правилам внутреннего трудового распорядка)
• Убедитесь, что указанный номер телефона или email работника актуальны

Ресурсы для скачивания

Бесплатные образцы доступны на следующих ресурсах:

• Справочно-правовые системы (КонсультантПлюс, Гарант) — наиболее юридически выверенные варианты
• Сайт Роструда (онлайнинспекция.рф) — образцы кадровых документов, рекомендованные трудовой инспекцией
• Специализированные юридические порталы

⚠️ Важно: Независимо от источника, каждый скачанный шаблон необходимо проверить на соответствие актуальному законодательству. Нормативная база в сфере электронного документооборота обновляется регулярно. Документ, составленный в 2021 году, может не учитывать изменения, вступившие в силу позднее.

Для предпринимателей, которые не готовы тратить время на проверку и адаптацию шаблонов, существуют автоматизированные решения. Например, Bejure формирует кадровые документы, включая соглашения об электронном документообороте, с учётом специфики бизнеса. Все документы хранятся в одном месте, подписываются электронной подписью внутри защищённой экосистемы — данные не уходят третьим лицам, а архив доступен в любой момент: при проверке или споре нужный документ находится за 30 секунд.

Ответственность за нарушения при использовании ЭП в кадровом документообороте

Недооценка юридической значимости соглашения об использовании электронной подписи может дорого обойтись работодателю. Рассмотрим конкретные риски и суммы санкций.

Административная ответственность

Статья 5.27 КоАП РФ — нарушение трудового законодательства:

Нарушение	Штраф для ИП	Штраф для юрлица
Ненадлежащее оформление трудового договора (в т.ч. подписание без надлежащей ЭП)	5 000–10 000 ₽	50 000–100 000 ₽
Уклонение от оформления трудового договора	10 000–20 000 ₽	50 000–100 000 ₽
Повторное нарушение	30 000–40 000 ₽	100 000–200 000 ₽

Статья 13.11 КоАП РФ — нарушение порядка обработки персональных данных (актуально при компрометации ключа ЭП, привязанного к персональным данным работника):

• Для ИП — от 20 000 до 40 000 ₽
• Для юридических лиц — от 30 000 до 150 000 ₽

Трудовые споры

Без правильно оформленного соглашения работник может оспорить в суде:

• Факт ознакомления с локальными нормативными актами — если подпись не признана юридически значимой, работник «не знал» о правилах внутреннего распорядка
• Согласие на условия работы — изменение условий трудового договора, перевод, направление в командировку
• Заявление об увольнении — работник может утверждать, что не подавал заявление, и потребовать восстановления на работе с выплатой среднего заработка за время вынужденного прогула

📋 Пример: Работодатель перевёл кадровый документооборот в электронный формат, но не заключил с сотрудниками соглашения об использовании ЭП. Приказ о привлечении к дисциплинарной ответственности был подписан работником с помощью SMS-кода в корпоративной системе. Работник обжаловал приказ в суде, ссылаясь на отсутствие соглашения. Суд признал электронную подпись ненадлежащей, приказ — незаконным, а работодатель выплатил компенсацию морального вреда.

Налоговые риски

Документы, подписанные ЭП без надлежащего соглашения, могут не быть приняты налоговыми органами в качестве подтверждения расходов на оплату труда. Это грозит доначислением налога на прибыль или НДФЛ, а также штрафами по ст. 122 НК РФ (20% от неуплаченной суммы налога).

Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли заключать соглашение об использовании ЭП с каждым работником отдельно?

Да, соглашение заключается индивидуально с каждым работником. Это следует из требований ст. 22.2 ТК РФ о получении письменного согласия работника на переход к электронному документообороту. Невозможно подписать одно «коллективное» соглашение на весь штат. Вместе с тем, текст соглашения может быть типовым — индивидуализируются только реквизиты работника, его контактные данные и привязка к ключу ЭП. Параллельно работодатель издаёт локальный нормативный акт (Положение об ЭКДО), который устанавливает общие правила для всех.

Может ли работник отказаться от подписания соглашения об использовании электронной подписи?

Да, работник вправе отказаться от перехода на электронный документооборот. В этом случае работодатель обязан продолжить взаимодействие с таким работником в бумажном формате. Отказ не может быть основанием для дисциплинарного взыскания, отказа в приёме на работу или увольнения. Исключение — работники, впервые трудоустраивающиеся после 31 декабря 2021 года и не имеющие трудового стажа: для них согласие на ЭКДО может быть условием приёма, если в организации принят соответствующий локальный акт.

Нужно ли обновлять соглашение при смене работником номера телефона?

Если ключ простой электронной подписи привязан к номеру мобильного телефона, смена номера требует внесения изменений в соглашение. Рекомендуется оформить дополнительное соглашение с указанием нового номера. До момента подписания дополнительного соглашения электронные документы, подписанные с использованием старого номера, могут быть оспорены, а подписание с нового номера — не подтверждено. Обязанность работника сообщать об изменении контактных данных целесообразно закрепить в тексте основного соглашения.

Можно ли использовать одно соглашение для ПЭП и УНЭП одновременно?

Да, в одном соглашении допустимо предусмотреть использование нескольких видов электронной подписи. Оптимальная структура: таблица, в которой перечислены категории документов и соответствующий каждой категории вид ЭП. Например, ознакомление с расчётным листком — ПЭП, подписание приказа о предоставлении отпуска — УНЭП, подписание трудового договора — УКЭП (со стороны работодателя). Такой подход упрощает документооборот и снижает количество дополнительных соглашений.

Какой срок хранения соглашения об использовании электронной подписи?

Соглашение хранится в течение всего срока действия трудовых отношений и далее — в соответствии с общими сроками хранения кадровых документов. Согласно Приказу Росархива № 236 от 20.12.2019, документы, связанные с трудовыми отношениями, хранятся 50 лет (для документов, созданных после 2003 года) или 75 лет (для документов, созданных до 2003 года). Рекомендуется хранить и бумажный оригинал, и электронную копию соглашения.

Заключение

Соглашение об использовании электронной подписи — это не формальность и не бюрократическая прихоть. Это единственный документ, который наделяет электронные кадровые документы юридической силой при использовании простой и усиленной неквалифицированной подписи. Без него весь электронный документооборот — это набор файлов, не имеющих правового значения.

Правильно составленное соглашение защищает обе стороны трудовых отношений: работодателю гарантирует, что подписанные документы не будут оспорены; работнику — что его электронная подпись не будет использована без его ведома. Уделите время качественной проработке этого документа — и вы получите надёжную основу для цифрового кадрового делопроизводства.

Штатный юрист стоит от 80 000 ₽ в месяц, уходит в отпуск и не даёт гарантий результата. Сторонний юрист получает ваши персональные данные сотрудников и не отвечает за их сохранность. Современный подход — фиксированная подписка на юридический сервис, где документы формируются автоматически, обновляются при изменении законодательства и защищены финансовой гарантией. Используйте проверенные инструменты, автоматизируйте рутину — и занимайтесь тем, ради чего открывали бизнес.