Согласие на обработку ПД при приёме на работу: образец

Зачем работодателю согласие на обработку персональных данных

Каждый предприниматель, нанимающий сотрудника, сталкивается с необходимостью собирать и хранить информацию о нём: паспортные данные, ИНН, СНИЛС, сведения об образовании, семейном положении. Всё это — персональные данные, защищённые федеральным законодательством. Без письменного разрешения работника обрабатывать такую информацию нельзя, а за нарушение этого правила предусмотрены серьёзные штрафы.

Проблема в том, что многие владельцы малого бизнеса и индивидуальные предприниматели либо вовсе не оформляют согласие на обработку персональных данных при приёме, либо используют устаревшие шаблоны из интернета, которые не соответствуют актуальным требованиям. Результат — риск получить предписание от Роскомнадзора или трудовой инспекции и заплатить штраф, который для бизнеса с небольшим оборотом может оказаться весьма ощутимым.

В этом материале подробно разберём, что именно представляет собой этот документ, как его правильно заполнить, на что обратить внимание при составлении и где скачать актуальный образец. Вы получите пошаговую инструкцию и сможете привести свой кадровый документооборот в порядок уже сегодня.

Правовая основа: какие законы обязывают получать согласие

Требование получать разрешение работника на обработку его личной информации закреплено сразу в нескольких нормативных актах. Разберём ключевые из них.

Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных»

Основной нормативный акт в этой сфере — Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Он устанавливает:

• понятие персональных данных (любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому физическому лицу);
• принципы и условия их обработки;
• права субъекта персональных данных;
• обязанности оператора — то есть лица, которое собирает, хранит и использует такие сведения.

Согласно ст. 6 Закона № 152-ФЗ, обработка допускается при наличии согласия субъекта, за исключением случаев, прямо предусмотренных законом. Работодатель выступает оператором персональных данных и обязан соблюдать все требования этого закона.

Трудовой кодекс Российской Федерации

📎 Ст. 86–90 ТК РФ определяют порядок обработки, хранения и использования персональных данных работника. Работодатель вправе получать и обрабатывать только те сведения, которые непосредственно связаны с трудовыми отношениями.

Статья 86 ТК РФ устанавливает общие требования к обработке данных работников:

1. Сбор сведений допускается исключительно в целях обеспечения соблюдения законодательства, содействия в трудоустройстве, контроля количества и качества выполняемой работы, обеспечения сохранности имущества.
2. Работодатель обязан получить всю необходимую информацию непосредственно у самого работника.
3. Работники должны быть ознакомлены под подпись с документами, определяющими порядок обработки их данных, а также со своими правами в этой сфере.

Статья 88 ТК РФ запрещает передавать персональные данные сотрудника третьим лицам без его письменного согласия, за исключением случаев, установленных федеральными законами.

Когда согласие не требуется

Важно понимать, что в определённых ситуациях работодатель вправе обрабатывать данные и без отдельного письменного разрешения. Это касается случаев, когда обработка необходима:

• для исполнения трудового договора, стороной которого является работник;
• для выполнения обязанностей, возложенных на работодателя законодательством (подача отчётности в ФНС, СФР, ведение воинского учёта);
• для защиты жизни и здоровья работника, если получение согласия невозможно.

⚠️ Важно: даже если часть обработки подпадает под исключения, на практике рекомендуется оформлять согласие в любом случае. Это связано с тем, что работодатель нередко обрабатывает данные шире, чем того требует исполнение трудового договора — например, передаёт сведения в банк для зарплатного проекта, страховой компании для ДМС или кадровому агентству. Для каждой такой цели необходимо отдельное правовое основание, и универсальное письменное согласие позволяет его обеспечить.

Какие персональные данные обрабатывает работодатель

Прежде чем составлять форму согласия, необходимо определить полный перечень сведений, которые вы собираете и используете. Это напрямую влияет на содержание документа, ведь в нём должен быть указан конкретный список категорий данных.

Основные категории

При оформлении трудовых отношений работодатель, как правило, обрабатывает следующие виды информации:

• Идентификационные данные: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, гражданство.
• Документы, удостоверяющие личность: серия и номер паспорта, дата выдачи, кем выдан, код подразделения, адрес регистрации.
• Контактная информация: номер телефона, адрес электронной почты, фактический адрес проживания.
• Сведения об образовании и квалификации: дипломы, сертификаты, свидетельства о прохождении курсов.
• Сведения о трудовой деятельности: данные трудовой книжки (при наличии бумажной формы), информация о предыдущих местах работы.
• Номера государственных документов: ИНН, СНИЛС.
• Сведения о воинском учёте: для военнообязанных и подлежащих призыву.
• Банковские реквизиты: для перечисления заработной платы.
• Фотография: для оформления личного дела, пропуска.
• Семейное положение, сведения о составе семьи: для расчёта налоговых вычетов, предоставления гарантий и компенсаций.

Специальные и биометрические данные

Отдельного внимания заслуживают специальные категории персональных данных — сведения о состоянии здоровья, расовой и национальной принадлежности, политических и религиозных убеждениях. Для их обработки установлены повышенные требования.

Биометрические данные (отпечатки пальцев, изображение лица для систем распознавания) требуют получения отдельного письменного согласия, оформленного в соответствии со ст. 11 Закона № 152-ФЗ.

📋 Пример: если на предприятии установлена система контроля доступа по отпечатку пальца, работодатель обязан получить у каждого сотрудника отдельное согласие именно на обработку биометрических данных. Включить эту цель в «общее» согласие недостаточно.

Как правильно составить и заполнить согласие: пошаговая инструкция

Законодательство предъявляет к содержанию документа чёткие требования. Часть 4 статьи 9 Закона № 152-ФЗ содержит исчерпывающий перечень сведений, которые должны быть указаны в письменном согласии. Рассмотрим каждый элемент.

Обязательные реквизиты документа

Правильно составленная форма включает следующие блоки:

1. Сведения о субъекте персональных данных:

• Фамилия, имя, отчество работника.
• Адрес регистрации (проживания).
• Реквизиты документа, удостоверяющего личность (серия, номер паспорта, кем и когда выдан).

2. Сведения об операторе:

• Полное наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя.
• ИНН, ОГРН (ОГРНИП).
• Юридический адрес.

3. Сведения о представителе субъекта (если согласие даёт представитель):

• ФИО представителя.
• Реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия.

4. Цель обработки персональных данных. Это ключевой элемент. Цель должна быть конкретной и законной. Нельзя указывать размытые формулировки вроде «для любых целей». Типичные цели при трудоустройстве:

• обеспечение соблюдения трудового законодательства РФ;
• оформление и исполнение трудового договора;
• ведение кадрового учёта и документооборота;
• начисление и выплата заработной платы;
• исчисление и уплата налогов и страховых взносов;
• предоставление сведений в государственные органы в случаях, предусмотренных законом;
• обеспечение пропускного режима на территории работодателя.

5. Перечень персональных данных, на обработку которых даётся согласие (см. раздел выше).

6. Перечень действий с персональными данными. Закон определяет обработку как любое действие или совокупность действий: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передачу, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.

7. Способы обработки: с использованием средств автоматизации, без использования таковых или смешанным способом.

8. Срок действия согласия и порядок его отзыва. Обычно указывают: «на весь период трудовых отношений и в течение 75 лет после увольнения для целей архивного хранения» или «до достижения цели обработки».

9. Подпись субъекта (работника) и дата подписания.

Порядок заполнения: пошагово

Приведём пошаговый алгоритм для работодателя:

1. Подготовьте бланк. Используйте актуальную форму, соответствующую требованиям ст. 9 Закона № 152-ФЗ. Шаблон из интернета — это всегда риск: он может быть устаревшим, неполным или составленным для другой отрасли. Сервисы автоматизации кадрового документооборота, такие как Bejure, формируют документы под конкретный вид деятельности и автоматически обновляют их при изменении законодательства — это исключает ситуацию, когда вы используете форму, утратившую актуальность.

2. Внесите данные оператора. Заполните наименование организации (или ФИО ИП), ИНН, адрес. Эти сведения должны совпадать с данными в ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

3. Укажите цели обработки. Перечислите все реальные цели, для которых вам нужны данные работника. Не копируйте формулировки бездумно — каждая цель должна быть обоснована.

4. Определите перечень данных. Включите только те категории, которые действительно необходимы. Принцип минимизации (ст. 5 Закона № 152-ФЗ) требует не собирать избыточную информацию.

5. Пропишите способы обработки и действия. Укажите, будете ли вы использовать автоматизированные системы, передавать данные третьим лицам (банку, страховой компании, госорганам), осуществлять трансграничную передачу.

6. Установите срок. Рекомендуемый подход — привязать срок к длительности трудовых отношений плюс период архивного хранения.

7. Передайте документ работнику для ознакомления и подписания. Работник должен прочитать текст, задать вопросы и собственноручно поставить подпись. Дата проставляется в день подписания.

8. Сохраните подписанный экземпляр. Один экземпляр — в личное дело сотрудника, второй — работнику.

⚠️ Важно: согласие должно быть добровольным, конкретным, информированным и сознательным. Работодатель не вправе обуславливать заключение трудового договора подписанием «расширенного» согласия на обработку данных, не связанных с трудовыми отношениями. Это может быть квалифицировано как нарушение прав работника.

Образец согласия на обработку персональных данных при приёме

Ниже приведена рекомендуемая структура документа. Вы можете использовать её как основу для создания собственной формы.

---

СОГЛАСИЕ НА ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Я, ________________________________ (ФИО полностью),

зарегистрированный(ая) по адресу: ________________________________,

документ, удостоверяющий личность: паспорт серия ____ номер ________, выдан ______________________________ (кем выдан), дата выдачи __________,

в соответствии со статьёй 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» свободно, своей волей и в своём интересе даю согласие

________________________________ (наименование организации / ФИО ИП),

ИНН ________________, ОГРН (ОГРНИП) ________________,

адрес: ________________________________ (далее — Оператор),

на обработку моих персональных данных на следующих условиях:

1. Цель обработки:

• оформление трудовых отношений и исполнение трудового договора;
• ведение кадрового учёта;
• начисление и выплата заработной платы;
• исчисление и уплата налогов и страховых взносов;
• предоставление сведений в государственные органы;
• обеспечение пропускного режима.

2. Перечень персональных данных: фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; гражданство; реквизиты паспорта; адрес регистрации и фактического проживания; номер телефона; адрес электронной почты; ИНН; СНИЛС; сведения об образовании и квалификации; сведения о трудовой деятельности; сведения о воинском учёте; семейное положение и состав семьи; банковские реквизиты; фотография.

3. Перечень действий с персональными данными: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.

4. Способ обработки: с использованием средств автоматизации и без использования таковых.

5. Лица, которым могут быть переданы данные: ФНС России, Социальный фонд России, кредитные организации (для перечисления заработной платы), страховые организации (при наличии программы ДМС), иные органы и организации в случаях, предусмотренных законодательством РФ.

6. Срок действия: на период трудовых отношений и в течение сроков, установленных законодательством для хранения кадровых документов, после их прекращения.

7. Порядок отзыва: настоящее согласие может быть отозвано мной в любое время на основании письменного заявления, направленного Оператору.

Дата: «____» ____________ 20___ г.

Подпись: ____________ / _____________________ (расшифровка)

---

📋 Пример: ИП Петров оформляет на работу менеджера. При заполнении формы он указывает конкретные цели (исполнение трудового договора, расчёт зарплаты, подача отчётности в СФР и ФНС) и перечисляет только те данные, которые реально необходимы. Он не включает сведения о религиозных убеждениях или политических взглядах — они для трудовых отношений не нужны. Документ подписывается работником до начала обработки данных, то есть в день заключения трудового договора или до него.

Ответственность за нарушение порядка обработки персональных данных

Отсутствие надлежащим образом оформленного разрешения на обработку ПД работника влечёт административную, а в ряде случаев — уголовную ответственность.

Административная ответственность (КоАП РФ)

Статья 13.11 КоАП РФ предусматривает штрафы за нарушение законодательства о персональных данных:

Вид нарушения	Штраф для ИП	Штраф для юрлица
Обработка без письменного согласия, когда оно обязательно	20 000 – 40 000 ₽	30 000 – 150 000 ₽
Повторное нарушение	100 000 – 300 000 ₽	300 000 – 500 000 ₽
Невыполнение обязанности по предоставлению субъекту информации об обработке	10 000 – 15 000 ₽	20 000 – 40 000 ₽
Необеспечение условий хранения персональных данных	10 000 – 20 000 ₽	25 000 – 50 000 ₽

⚠️ Важно: с 2024 года штрафы за нарушения в сфере персональных данных были существенно увеличены. Проверки Роскомнадзора участились, особенно в отношении субъектов малого и среднего предпринимательства. Наличие правильно оформленных документов — ваша первая линия защиты.

Ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ

Если при проверке трудовой инспекцией выявится отсутствие обязательных кадровых документов (включая согласие на обработку ПД), это может быть квалифицировано и как нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ — штраф для ИП составляет от 1 000 до 5 000 ₽, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 ₽. При повторном нарушении штрафы возрастают, а для должностных лиц может быть применена дисквалификация на срок от одного до трёх лет.

Уголовная ответственность

В случаях незаконного сбора, хранения или распространения сведений о частной жизни лица без его согласия может быть применена ст. 137 УК РФ, предусматривающая штраф до 200 000 ₽ или лишение свободы на срок до двух лет.

📎 Ст. 87 ТК РФ обязывает работодателя установить порядок хранения и использования персональных данных работников. Отсутствие локального нормативного акта (Положения о персональных данных) — самостоятельное нарушение.

Хранение, отзыв и особенности электронного документооборота

Сроки и порядок хранения

Подписанная форма хранится в личном деле работника на протяжении всего периода трудовых отношений. После увольнения документы личного дела передаются в архив. Согласно Приказу Росархива от 20.12.2019 № 236, документы по личному составу хранятся:

• 50 лет — для документов, созданных начиная с 2003 года;
• 75 лет — для документов, созданных до 2003 года.

Работодатель обязан обеспечить сохранность документов и защиту от несанкционированного доступа. Хранение бумажных документов в незапираемых шкафах или на общедоступных полках — нарушение. Все документы должны находиться в одном месте с контролируемым доступом. При использовании электронного кадрового документооборота подписанные электронной подписью файлы сохраняются в защищённой системе — доступ к ним можно получить в любой момент без необходимости искать нужную бумагу по папкам или архивным коробкам.

Право на отзыв

Работник вправе отозвать своё разрешение на обработку ПД в любое время, направив работодателю письменное заявление. Однако отзыв не означает немедленное уничтожение всех данных. Работодатель обязан:

1. Прекратить обработку данных в целях, указанных в отозванном документе.
2. Уничтожить данные в течение 30 дней с момента получения отзыва, если иное не предусмотрено законом.

При этом работодатель вправе продолжить обработку данных, если это необходимо для исполнения трудового договора, соблюдения требований законодательства или защиты прав и законных интересов оператора. Например, бухгалтерия не сможет прекратить хранение данных, необходимых для налоговой отчётности, до истечения установленных сроков.

Электронное согласие

С развитием электронного документооборота (КЭДО) появилась возможность оформлять согласие в электронном виде. Согласно ст. 22.1–22.3 ТК РФ, введённым Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ, работодатель вправе вести кадровый документооборот в электронной форме. Документ, подписанный электронной подписью, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный.

Платформа Bejure позволяет не только формировать кадровые документы, включая формы согласия, но и подписывать их электронной подписью прямо внутри системы. Электронная подпись выпускается и работает только внутри экосистемы — данные не уходят третьим лицам, а все подписанные документы сохраняются в архиве. Даже при внеплановой проверке вы предъявите нужный документ за 30 секунд, вместо того чтобы перебирать папки с бумагами.

Типичные ошибки при оформлении и как их избежать

Анализ практики проверок Роскомнадзора и трудовых инспекций показывает, что работодатели допускают одни и те же ошибки. Разберём наиболее распространённые.

1. Отсутствие конкретных целей обработки. Формулировки «для любых законных целей» или «для внутреннего использования» не отвечают требованиям закона. Каждая цель должна быть названа прямо и недвусмысленно.

2. Неполный перечень данных. Если в документе указаны только «ФИО и паспортные данные», а работодатель фактически обрабатывает сведения об образовании, воинском учёте и банковские реквизиты, это нарушение. Перечень должен охватывать все категории обрабатываемых сведений.

3. Отсутствие указания на получателей данных. Если вы передаёте информацию о сотруднике в банк для зарплатного проекта или страховой компании — это должно быть отражено в тексте документа.

4. Бессрочное согласие без механизма отзыва. Закон требует указывать срок действия и порядок отзыва. Отсутствие этих положений делает документ уязвимым при проверке.

5. Согласие получено после начала обработки. Подписание должно происходить до того, как работодатель начнёт использовать данные. На практике это означает — в день подписания трудового договора или ранее, на этапе рассмотрения кандидатуры.

6. Использование устаревшей формы. Законодательство о персональных данных регулярно обновляется. Форма, составленная три года назад, может не учитывать текущие требования. Штатный юрист стоит от 80 000 ₽ в месяц и не всегда успевает отслеживать все изменения, а бесплатный шаблон из интернета — это по сути риск, оформленный в Word.

7. Отсутствие второго экземпляра для работника. Документ составляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. Работник должен получить свой экземпляр на руки.

📋 Пример: при проверке Роскомнадзором у работодателя запросили согласия сотрудников на обработку ПД. Выяснилось, что формы были подписаны, но в них отсутствовал перечень третьих лиц, которым передавались данные (банк, страховая компания). Работодатель получил предписание об устранении нарушений и штраф в размере 60 000 ₽.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли получать согласие на обработку ПД от каждого сотрудника или достаточно одного общего?

Согласие оформляется индивидуально для каждого работника. Общая форма, подписанная «от имени коллектива», юридической силы не имеет. Каждый сотрудник должен лично ознакомиться с текстом, убедиться в корректности своих данных и поставить собственноручную подпись (или подписать документ электронной подписью при использовании КЭДО).

Может ли работник отказаться подписывать согласие и что делать в этом случае?

Работник вправе отказаться. Однако это не препятствует заключению трудового договора, поскольку часть обработки данных осуществляется на основании закона (исполнение трудового договора, подача обязательной отчётности). При отказе работодатель сможет обрабатывать только те данные и только в тех целях, которые предусмотрены трудовым законодательством. Передача данных третьим лицам вне законных оснований (например, в банк для зарплатного проекта по инициативе работодателя) станет невозможной — потребуется искать альтернативные способы выплаты зарплаты.

Надо ли обновлять согласие, если у сотрудника изменились паспортные данные?

Если сотрудник сменил фамилию, получил новый паспорт или изменил адрес регистрации, рекомендуется оформить новое согласие с актуальными реквизитами документа, удостоверяющего личность. Формально закон не требует переподписания при изменении данных субъекта, однако наличие актуальной формы упрощает прохождение проверок и исключает вопросы контролирующих органов о достоверности сведений.

Можно ли хранить согласие в электронном виде?

Да, при условии соблюдения требований законодательства об электронном документообороте. Документ должен быть подписан электронной подписью соответствующего вида (усиленной квалифицированной, усиленной неквалифицированной или простой — в зависимости от категории документа, определённой ст. 22.3 ТК РФ). Электронные кадровые документы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные, и принимаются при проверках трудовой инспекции и Роскомнадзора.

Нужно ли отдельное согласие для передачи данных в банк для зарплатного проекта?

Если передача данных в банк не указана в основном согласии как одна из целей обработки и соответствующий получатель не обозначен в перечне третьих лиц, потребуется либо дополнительное согласие, либо обновлённая форма, включающая эту цель. Рекомендуемый подход — сразу предусмотреть все реальные цели и получателей в основном документе при трудоустройстве.

Заключение

Согласие на обработку персональных данных при приёме на работу — не формальность, а обязательный юридический документ, защищающий и работодателя, и работника. Его отсутствие или неправильное оформление создаёт реальные финансовые и правовые риски: штрафы по ст. 13.11 КоАП РФ достигают 500 000 ₽ при повторных нарушениях, а внеплановые проверки Роскомнадзора становятся всё более частыми.

Используйте приведённый в статье образец как основу, адаптируйте его под специфику вашего бизнеса и убедитесь, что каждый элемент соответствует требованиям закона. Не откладывайте — приведите кадровый документооборот в порядок сегодня, чтобы завтра сосредоточиться на развитии бизнеса, а не на разбирательствах с контролирующими органами.