Как долго хранить кадровые документы: сроки

Кадровые документы — это не просто бумаги, которые занимают место на полке или в электронной папке. Это юридическое доказательство того, что ваш бизнес работает в рамках закона. При проверке трудовой инспекции или спорах с бывшими сотрудниками именно эти документы определят, получите ли вы штраф или подтвердите свою правоту. Проблема в том, что многие предприниматели не знают, какие бумаги можно уничтожить через год, а какие обязаны храниться десятилетиями.

Ошибка в сроках хранения кадровой документации — одна из самых распространённых причин штрафов при плановых и внеплановых проверках. По данным Роструда, нарушения в области ведения и хранения документов по персоналу фиксируются более чем в 60% проверок малого бизнеса. При этом санкции за уничтожение документов раньше установленного срока могут достигать сотен тысяч рублей. В этой статье разберём все ключевые сроки, нормативную базу и практические рекомендации, которые помогут вам навести порядок в кадровом архиве.

Законодательство в области архивного дела и кадрового учёта регулярно обновляется. Последние существенные изменения произошли с принятием Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, который установил новые сроки хранения типовых управленческих документов. Именно на этот нормативный акт и на требования Трудового кодекса РФ мы будем опираться далее.

Какие нормативные акты регулируют сроки хранения кадровых документов

Прежде чем разбираться в конкретных сроках, необходимо понять, какие законы и подзаконные акты формируют нормативную базу. Знание источников позволяет не только правильно организовать архив, но и аргументированно отстаивать свою позицию при проверке.

Основные нормативные акты, определяющие порядок и сроки хранения документации по персоналу:

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — устанавливает общие принципы архивного хранения и обязанности организаций по обеспечению сохранности документов.
2. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 — содержит Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения. Это основной справочник для определения конкретных сроков.
3. Трудовой кодекс Российской Федерации — в частности, статьи, регулирующие обязанности работодателя по ведению документации.
4. Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте» — определяет сроки хранения данных, связанных с пенсионным обеспечением.
5. Налоговый кодекс РФ (ст. 23, ст. 24) — устанавливает требования к хранению документов налогового учёта, которые пересекаются с кадровой сферой.

📎 Ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ: Документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года, хранятся не менее 50 лет. Документы, созданные до 2003 года, — не менее 75 лет.

Эта норма является ключевой и касается широкого перечня кадровых документов: трудовых договоров, приказов о приёме и увольнении, личных карточек работников и других документов, отражающих трудовые отношения.

Важно учитывать, что сроки хранения начинают исчисляться не с даты создания документа, а с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был завершён в делопроизводстве. Например, если трудовой договор расторгнут в марте 2024 года, срок хранения начинает течь с 1 января 2025 года.

⚠️ Важно: За нарушение правил хранения архивных документов предусмотрена административная ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ — штраф для должностных лиц составляет от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей. Однако при систематических нарушениях или утрате документов штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства могут достигать 50 000–70 000 рублей для организаций.

Сроки хранения основных кадровых документов: полная таблица

Разберём конкретные сроки хранения по каждой категории документов. Именно эта информация чаще всего запрашивается при проверках трудовой инспекции и налоговых органов.

Документы по личному составу (50/75 лет)

К этой категории относятся документы, фиксирующие трудовые отношения между работодателем и работником. Их срок хранения — самый продолжительный:

• Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним — 50 лет (для документов, созданных после 01.01.2003) или 75 лет (для документов, созданных до этой даты)
• Приказы о приёме на работу, переводе и увольнении — 50/75 лет
• Личные карточки работников (форма Т-2) — 50/75 лет
• Личные дела сотрудников — 50/75 лет
• Лицевые счета по заработной плате — 50/75 лет
• Трудовые книжки и вкладыши к ним (невостребованные) — 50/75 лет
• Документы о несчастных случаях на производстве — 45 лет

📋 Пример: ИП Сидоров уволил сотрудника в 2020 году. Трудовой договор этого работника должен храниться минимум до 2071 года (50 лет, отсчёт с 1 января 2021 года). Если ИП прекратит деятельность раньше этого срока, документы необходимо передать в муниципальный архив.

Документы с 5-летним сроком хранения

Значительная часть текущей кадровой документации подлежит хранению в течение 5 лет:

• Табели учёта рабочего времени — 5 лет (при нормальных условиях труда)
• Графики отпусков — 3 года
• Приказы о предоставлении ежегодных оплачебных отпусков — 5 лет
• Служебные записки, заявления работников (не вошедшие в личное дело) — 5 лет
• Документы по воинскому учёту — 5 лет
• Приказы о командировках — 5 лет
• Приказы о дисциплинарных взысканиях — 3 года

⚠️ Важно: Табели учёта рабочего времени при вредных и опасных условиях труда хранятся не 5, а 50/75 лет, поскольку могут потребоваться для подтверждения права на досрочную пенсию. Это прямо закреплено в Перечне Росархива (п. 402).

Документы с сокращёнными сроками хранения

Ряд организационно-распорядительных документов хранится в течение 1–3 лет:

• Графики сменности — 1 год (после замены новым)
• Документы о переводе работников на удалённую работу (уведомления, согласия) — 5 лет
• Заявления о выдаче справок, копий документов — 1 год
• Журналы регистрации больничных листов — 5 лет

Документы постоянного хранения

Некоторые кадровые и организационные документы должны храниться постоянно (в течение всего периода существования организации):

• Штатное расписание — постоянно
• Коллективные договоры — постоянно
• Правила внутреннего трудового распорядка — 1 год после замены новыми (но рекомендуется хранить постоянно)
• Положения об оплате труда и премировании — постоянно
• Должностные инструкции (типовые) — 3 года после замены, по месту разработки — постоянно

📎 Ст. 22 ТК РФ: Работодатель обязан знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Листы ознакомления с такими актами хранятся столько же, сколько и сами документы.

Как правильно организовать хранение кадровых документов

Знать сроки хранения недостаточно — нужно обеспечить физическую или электронную сохранность документации. Правильная организация архива защищает бизнес от штрафов и ускоряет поиск нужных бумаг при проверках.

Бумажный архив

Для бумажных документов необходимо соблюдать следующие условия:

• Отдельное помещение или шкаф с ограниченным доступом — кадровые документы содержат персональные данные, защита которых регулируется Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных»
• Защита от влаги, огня и прямого солнечного света — повреждённые документы могут быть признаны недействительными
• Систематизация по годам и категориям — каждое дело должно быть оформлено с указанием срока хранения
• Номенклатура дел — ежегодно утверждаемый документ, в котором перечислены все категории дел с указанием сроков хранения

Электронный архив

Современное законодательство допускает ведение кадрового документооборота в электронной форме. Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ закрепил возможность электронного кадрового документооборота (ЭКДО).

Преимущества электронного хранения:

• Быстрый доступ к любому документу — при проверке не нужно перебирать папки и коробки
• Защита от физического уничтожения — облачное хранение с резервным копированием
• Автоматический контроль сроков — система уведомляет о приближении срока уничтожения
• Экономия площади — особенно критично для малого бизнеса, работающего из небольших офисов

Платформы автоматизации кадрового документооборота, такие как Bejure, позволяют не только создавать юридически грамотные кадровые документы, но и хранить их в защищённой электронной системе. Все документы подписываются электронной подписью, имеют юридическую силу наравне с бумажными и доступны в любой момент — даже при внезапной проверке вы предъявите нужный документ за 30 секунд.

📋 Пример: Владелец сети из трёх точек общественного питания хранил кадровые документы в папках в подсобке одного из заведений. После залива из-за прорыва трубы были уничтожены трудовые договоры и приказы за 2019–2022 годы. При последующей проверке ГИТ работодатель не смог подтвердить правомерность условий труда нескольких сотрудников. Результат — штраф по ст. 5.27 КоАП РФ в размере 50 000 рублей и предписание восстановить документацию.

Ответственность за нарушение сроков хранения документов по персоналу

Уничтожение кадровых документов до истечения установленного срока хранения или ненадлежащее их хранение влечёт за собой несколько видов ответственности. Рассмотрим каждый из них.

Административная ответственность

Основные нормы КоАП РФ, применяемые за нарушения в области хранения документации:

Статья КоАП РФ	Нарушение	Штраф для ИП	Штраф для юрлиц
Ст. 5.27	Нарушение трудового законодательства (в т.ч. отсутствие обязательных документов)	1 000–5 000 ₽	30 000–50 000 ₽
Ст. 5.27 (повторно)	Повторное аналогичное нарушение	10 000–20 000 ₽	50 000–70 000 ₽
Ст. 13.20	Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов	3 000–5 000 ₽	5 000–10 000 ₽
Ст. 13.11	Нарушение законодательства о персональных данных	10 000–20 000 ₽	60 000–100 000 ₽
Ст. 15.11	Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту (включая хранение)	5 000–10 000 ₽	—

⚠️ Важно: При повторном нарушении по ст. 5.27 КоАП РФ должностному лицу может быть назначена дисквалификация на срок от 1 до 3 лет. Для ИП это означает запрет на предпринимательскую деятельность.

Налоговая ответственность

Если уничтоженные досрочно документы имеют отношение к начислению и выплате заработной платы, страховых взносов или НДФЛ, налоговый орган вправе применить санкции по ст. 120 НК РФ — штраф от 10 000 до 30 000 рублей за грубое нарушение правил учёта.

Гражданско-правовая ответственность

Бывший сотрудник может обратиться в суд с требованием о восстановлении нарушенных прав, если работодатель не сможет предоставить документы, подтверждающие условия труда, размер заработной платы или факт работы. Это особенно актуально в спорах о досрочном назначении пенсии и компенсации за вредные условия труда.

📎 Ст. 62 ТК РФ: По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления выдать работнику трудовую книжку, копии документов, связанных с работой. Если документы уничтожены — обязанность не снимается, а за невыполнение может наступить ответственность.

Как правильно уничтожать кадровые документы по истечении сроков

Уничтожение документов — это тоже процедура, которая должна быть оформлена надлежащим образом. Нельзя просто выбросить старые папки или удалить электронные файлы.

Алгоритм уничтожения

1. Проведите экспертизу ценности — создайте экспертную комиссию (даже в составе одного человека для ИП), которая определит, какие документы подлежат уничтожению.

2. Составьте акт о выделении документов к уничтожению — в нём должны быть указаны:

   • наименование документов
   • крайние даты (период, который охватывают документы)
   • основание для уничтожения (ссылка на пункт Перечня Росархива)
   • количество единиц хранения

3. Утвердите акт — руководитель организации или ИП подписывает акт.

4. Произведите физическое уничтожение:

   • бумажные документы — шредирование, сожжение или сдача на переработку
   • электронные документы — удаление с носителей с невозможностью восстановления

5. Сохраните акт об уничтожении — этот документ подтверждает, что уничтожение проведено законно и в установленные сроки. Акты об уничтожении хранятся постоянно.

📋 Пример: ООО «Рассвет» в январе 2025 года провело экспертизу ценности документов. Графики отпусков за 2020 год (срок хранения — 3 года, отсчёт с 01.01.2021) правомерно выделены к уничтожению, поскольку 3-летний срок истёк 31.12.2023. А вот табели учёта рабочего времени за 2020 год (5-летний срок, отсчёт с 01.01.2021) уничтожать ещё нельзя — срок истечёт только 31.12.2025.

Что нельзя уничтожать

Даже если формальный срок хранения истёк, нельзя уничтожать документы, если:

• Ведётся судебное разбирательство, в котором эти документы могут быть доказательствами
• Проводится проверка контролирующими органами, затрагивающая соответствующий период
• Не завершена налоговая проверка за период, к которому относятся документы
• Поступил запрос от правоохранительных органов, суда или прокуратуры

В этих случаях срок хранения продлевается до завершения соответствующих процедур.

Особенности хранения документации для ИП и микропредприятий

Индивидуальные предприниматели и микропредприятия часто полагают, что требования к хранению документов для них мягче, чем для крупных компаний. Это заблуждение, которое приводит к серьёзным последствиям.

ИП как работодатель

С момента заключения первого трудового договора индивидуальный предприниматель приобретает все обязанности работодателя, предусмотренные ТК РФ, включая обязанность вести и хранить кадровую документацию.

📎 Ст. 309.2 ТК РФ: Работодатели — субъекты малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям, вправе отказаться от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права. Однако в этом случае все существенные условия должны быть включены в трудовой договор, заключаемый на основе типовой формы (утверждена Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858).

Даже при использовании упрощённого кадрового учёта микропредприятие обязано хранить:

• Трудовые договоры — 50 лет
• Приказы о приёме и увольнении — 50 лет
• Расчётные ведомости — 6 лет
• Табели учёта рабочего времени — 5 лет

Прекращение деятельности ИП

При ликвидации ИП или закрытии юридического лица документы по личному составу подлежат обязательной передаче в государственный или муниципальный архив. Это требование закреплено в ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ.

Процедура включает:

1. Упорядочение документов в соответствии с требованиями архивного дела
2. Составление описей
3. Передачу документов в архив по акту приёма-передачи

Стоимость подготовки документов к передаче в архив зависит от объёма и составляет от нескольких тысяч до десятков тысяч рублей. Это расходы, которые многие предприниматели не учитывают при планировании закрытия бизнеса.

Использование шаблонов из интернета для оформления кадровых документов создаёт дополнительные проблемы при хранении. Такие шаблоны часто не содержат всех обязательных реквизитов, что при проверке может быть приравнено к отсутствию документа. Bejure формирует документы с полным комплектом реквизитов, адаптированные под конкретный вид деятельности и актуальное законодательство, — это сводит к минимуму риск признания документа недействительным спустя годы хранения. К тому же платформа обеспечивает хранение в защищённой электронной среде: данные сотрудников не уходят третьим лицам, а электронная подпись работает только внутри экосистемы.

Практический чек-лист: аудит кадрового архива

Проведите самостоятельный аудит хранения кадровых документов по следующему алгоритму. Это займёт от нескольких часов до одного-двух рабочих дней в зависимости от количества сотрудников.

Шаг 1. Инвентаризация

Составьте полный перечень имеющихся кадровых документов. Для каждого документа определите:

• Вид документа (трудовой договор, приказ, табель и т.д.)
• Дату создания или период, который он охватывает
• Установленный срок хранения (по Перечню Росархива)
• Фактическое место хранения
• Состояние документа (читаемость, целостность)

Шаг 2. Выявление пробелов

Проверьте, все ли обязательные документы имеются в наличии:

• Трудовые договоры на всех действующих и уволенных сотрудников (за период хранения)
• Приказы о приёме, переводе, увольнении
• Личные карточки Т-2
• Штатное расписание (все редакции)
• Табели учёта рабочего времени
• Графики отпусков
• Расчётные листки и ведомости
• Должностные инструкции
• Журнал учёта трудовых книжек (если ведутся бумажные)

Шаг 3. Определение рисков

Для каждого выявленного пробела оцените:

• Высокий риск — отсутствие трудовых договоров, приказов, документов по охране труда (штраф до 70 000 ₽ при повторном нарушении)
• Средний риск — неполные личные карточки, отсутствие некоторых заявлений (штраф до 50 000 ₽)
• Низкий риск — отсутствие документов, срок хранения которых уже истёк или истекает в ближайшее время

Шаг 4. Устранение нарушений

• Восстановите недостающие документы (где это возможно)
• Организуйте надлежащее хранение — выделите место, обеспечьте ограничение доступа
• Составьте номенклатуру дел с указанием сроков хранения
• Назначьте ответственного за ведение кадрового архива

Шаг 5. Настройка системы контроля

• Создайте реестр документов с автоматическим отслеживанием сроков
• Установите напоминания о приближающихся сроках уничтожения
• Запланируйте ежегодную экспертизу ценности документов

⚠️ Важно: Штатный юрист обходится бизнесу от 80 000 ₽ в месяц и не покрывает риски ошибок финансовой гарантией. Аутсорсинг кадрового учёта предполагает передачу персональных данных сотрудников третьим лицам без контроля конфиденциальности. Автоматизированные платформы позволяют вести кадровый документооборот и контролировать сроки хранения самостоятельно — без переплат и без рисков утечки данных.

Часто задаваемые вопросы

Сколько лет нужно хранить трудовой договор после увольнения сотрудника?

Трудовой договор, заключённый после 1 января 2003 года, хранится 50 лет с момента увольнения работника (точнее — с 1 января года, следующего за годом прекращения договора). Если договор был заключён до 2003 года, срок хранения составляет 75 лет. Эти сроки установлены ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ и распространяются на всех работодателей, включая ИП.

Можно ли хранить кадровые документы только в электронном виде?

Да, с 2021 года Федеральный закон № 377-ФЗ разрешает ведение электронного кадрового документооборота. Документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя, имеют юридическую силу наравне с бумажными. Однако есть исключения: трудовые книжки (бумажные, если работник не перешёл на электронный формат), приказы об увольнении и акты о несчастных случаях рекомендуется дублировать на бумаге. При проверке достаточно предъявить электронный документ с действующей электронной подписью.

Что делать, если кадровые документы были утеряны или уничтожены?

Необходимо предпринять меры по восстановлению. Составьте акт об утрате документов с указанием причины (пожар, затопление, кража и т.д.). По возможности запросите дубликаты у сотрудников, контрагентов, государственных органов (ПФР, ФНС). При невозможности восстановления — зафиксируйте этот факт документально. В случае проверки наличие акта и подтверждение попыток восстановления является смягчающим обстоятельством. При форс-мажорных обстоятельствах рекомендуется также обратиться в архивные учреждения и территориальные отделения СФР для получения сведений о стаже и заработке.

Обязан ли ИП без сотрудников хранить какие-либо кадровые документы?

Если ИП не заключал трудовые договоры и не имел наёмных работников, обязанности по хранению именно кадровых документов у него нет. Однако если ранее сотрудники были и затем уволены — вся кадровая документация за период их работы должна храниться в соответствии с установленными сроками (50 или 75 лет для документов по личному составу). Прекращение статуса работодателя не освобождает от обязанности хранения.

Нужно ли хранить документы уволенных сотрудников, если компания перешла на электронный кадровый учёт?

Да. Переход на электронный документооборот не отменяет обязанности хранить ранее созданные бумажные документы. Все документы, оформленные до перехода на ЭКДО, продолжают храниться в бумажном виде в течение установленных сроков. Параллельно можно создавать электронные копии для удобства поиска, но оригиналы уничтожать до истечения срока хранения нельзя.

Заключение

Соблюдение сроков хранения кадровых документов — это не бюрократическая формальность, а реальная защита бизнеса от штрафов, судебных споров и претензий контролирующих органов. Ключевое, что нужно запомнить: документы по личному составу хранятся 50 лет (созданные с 2003 года) или 75 лет (более ранние), операционная кадровая документация — от 1 до 5 лет, а ряд локальных нормативных актов — постоянно.

Начните с аудита имеющегося кадрового архива: определите, какие документы у вас есть, каких не хватает, какие можно уничтожить. Организуйте систему хранения — бумажную или электронную — с чётким контролем сроков. Это инвестиция нескольких часов, которая может сэкономить десятки и сотни тысяч рублей при проверке.

Порядок в кадровых документах — это порядок в бизнесе. Не откладывайте аудит на потом: следующая проверка может начаться уже завтра.