Воинский учёт в организации: обязанности работодателя в 2025

Почему воинский учёт касается каждого работодателя

Большинство предпринимателей вспоминают о воинском учёте в двух случаях: когда приходит повестка из военкомата на сотрудника или когда на пороге появляется проверяющий. К этому моменту накоплено столько нарушений, что штрафы исчисляются сотнями тысяч рублей. С 1 октября 2023 года размеры санкций выросли кратно, а в 2025 году контроль ужесточился ещё больше.

Между тем обязанность вести воинский учёт лежит на всех организациях без исключения — независимо от организационно-правовой формы, численности штата и сферы деятельности. Даже если в компании работает один человек, подлежащий учёту, работодатель обязан выполнять полный цикл мероприятий: от сбора данных при приёме на работу до ежегодной сверки с военкоматом.

В этом тексте разберём, что именно нужно делать работодателю в 2025 году, какие документы оформлять, как взаимодействовать с военкоматом и какие последствия наступают за бездействие. Если вы — владелец малого бизнеса или ИП с наёмным персоналом — эта информация критически важна для вашей безопасности.

Кто обязан вести воинский учёт и на кого он распространяется

Обязанности организации

Воинский учёт в организации ведётся в соответствии с Федеральным законом от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» и Положением о воинском учёте, утверждённым Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 (в актуальной редакции). Обязанность распространяется на:

• юридические лица всех форм собственности (ООО, АО, НКО и др.);
• филиалы и представительства;
• индивидуальных предпринимателей, заключивших хотя бы один трудовой договор с военнообязанным или призывником.

⚠️ Важно: Распространённое заблуждение — «у нас маленькая фирма, нас это не касается». Закон не устанавливает минимальный порог численности. Если у вас есть хотя бы один сотрудник, подлежащий учёту, — вы обязаны организовать систему воинского учёта.

Кто подлежит учёту

Воинскому учёту подлежат следующие категории работников:

1. Призывники — граждане мужского пола в возрасте от 18 до 30 лет (с 2024 года верхняя граница призывного возраста — 30 лет), не пребывающие в запасе.
2. Военнообязанные — граждане, пребывающие в запасе:
   • мужчины, прошедшие военную службу или освобождённые от неё;
   • мужчины, прошедшие альтернативную гражданскую службу;
   • женщины, имеющие военно-учётные специальности (медики, связисты, картографы и др.).

Не подлежат воинскому учёту:

• граждане, постоянно проживающие за пределами РФ;
• лица, проходящие военную службу;
• лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы;
• женщины без военно-учётной специальности;
• граждане, освобождённые от исполнения воинской обязанности в соответствии с законом.

📎 Ст. 65 ТК РФ: При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю документы воинского учёта — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

Отсюда вытекает первое практическое правило: уже на этапе приёма сотрудника вы обязаны запросить и проверить документы воинского учёта. Если кандидат их не предоставляет, это не основание для отказа в трудоустройстве, но вы обязаны уведомить военкомат.

Какие документы нужно оформить для организации воинского учёта

Система воинского учёта в организации строится на комплекте документов, который должен быть готов до начала ведения учёта. Рассмотрим каждый из них.

1. Приказ об организации воинского учёта

Первый шаг — издание приказа по организации, которым назначается ответственное лицо (или несколько лиц) за ведение воинского учёта. Приказ издаётся по форме, приведённой в Приложении № 4 к Методическим рекомендациям Генерального штаба ВС РФ (2017 год, с последующими обновлениями).

В приказе указываются:

• ФИО и должность ответственного работника;
• ФИО и должность лица, замещающего ответственного на период отсутствия;
• порядок передачи документов воинского учёта при смене ответственного.

📋 Пример: В ООО «Альфа» (штат — 12 человек) директор издаёт приказ, которым возлагает обязанности по ведению воинского учёта на менеджера по персоналу Иванову М. А. На период её отпуска обязанности исполняет бухгалтер Петрова С. В. Проект приказа согласовывается с военным комиссариатом по месту регистрации организации.

2. План работы по ведению воинского учёта

Ежегодно до 31 декабря текущего года составляется план работы по ведению воинского учёта на следующий календарный год. План согласовывается с военкоматом и включает конкретные мероприятия с указанием сроков:

• сверка данных с военкоматом;
• направление уведомлений о приёме и увольнении;
• обновление учётных карточек;
• проведение разъяснительной работы с сотрудниками.

3. Карточки воинского учёта (форма № 10)

С 2022 года вместо прежних разделов личной карточки Т-2 ведётся отдельная карточка гражданина, подлежащего воинскому учёту, по форме № 10 (Приложение № 22 к Инструкции, утверждённой Приказом Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700).

Карточка заполняется на каждого военнообязанного сотрудника и каждого призывника на основании:

• военного билета (или временного удостоверения);
• удостоверения гражданина, подлежащего призыву;
• паспорта гражданина РФ;
• иных документов (диплом, свидетельство о браке и др.).

4. Журнал проверок состояния воинского учёта

Этот документ фиксирует результаты проверок, которые проводит военкомат или органы местного самоуправления. Журнал ведётся по установленной форме и хранится у ответственного лица.

5. Дополнительные документы

В зависимости от специфики организации могут потребоваться:

• расписки о приёме документов воинского учёта;
• папка с входящей/исходящей корреспонденцией с военкоматом;
• справочная информация (законодательство, формы, методические рекомендации);
• списки работников для бронирования (при наличии мобилизационного задания).

⚠️ Важно: Все перечисленные документы проверяются военкоматом. Отсутствие любого из них — основание для привлечения к административной ответственности. Многие предприниматели скачивают шаблоны из интернета, но такие формы нередко устарели или содержат ошибки. Сервисы вроде Bejure помогают формировать кадровые документы, соответствующие актуальному законодательству, и хранить их в единой защищённой системе — доступ к любому документу занимает секунды, а не часы поисков по папкам.

Пошаговый порядок ведения воинского учёта работодателем в 2025 году

Разберём конкретный алгоритм действий, который должен выполнять работодатель.

Шаг 1. Постановка организации на учёт в военкомате

При регистрации юридического лица (или при первом найме военнообязанного сотрудника для ИП) необходимо обратиться в военный комиссариат по месту регистрации организации. Для постановки потребуются:

• копии учредительных документов (устав, свидетельство ОГРН/ОГРНИП);
• приказ об организации воинского учёта;
• карточка организации по форме № 18;
• план работы на текущий год.

Шаг 2. Проверка документов при приёме на работу

При заключении трудового договора работодатель обязан:

1. Запросить у кандидата документы воинского учёта (военный билет, приписное свидетельство, справку взамен военного билета).
2. Проверить наличие отметок о постановке на учёт в военкомате по месту жительства или месту пребывания.
3. Проверить подлинность документов, соответствие данных паспорту.
4. Заполнить карточку по форме № 10.

📎 Ст. 65 ТК РФ обязывает работника предъявить документы воинского учёта. Однако ст. 64 ТК РФ запрещает необоснованный отказ в приёме на работу. Если кандидат не предоставил документы, вы вправе принять его, но обязаны уведомить военкомат в установленный срок.

Шаг 3. Уведомление военкомата о приёме и увольнении

С 2023 года действует единый срок уведомления: 5 рабочих дней с даты приёма или увольнения сотрудника. Уведомление направляется по форме, установленной Постановлением Правительства РФ № 719 (Приложение № 2).

Форма содержит:

• наименование и реквизиты организации;
• ФИО, дату рождения, место жительства работника;
• реквизиты приказа о приёме или увольнении;
• наименование должности (согласно штатному расписанию);
• дату приёма/увольнения.

Шаг 4. Направление сведений об изменениях

Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней сообщать в военкомат об изменениях в личных данных сотрудников, влияющих на воинский учёт:

• изменение семейного положения;
• изменение образования;
• изменение должности;
• изменение места жительства или места пребывания;
• изменение состояния здоровья (получение инвалидности).

Шаг 5. Ежегодная сверка с военкоматом

Не реже одного раза в год организация проводит сверку сведений о воинском учёте в учётных карточках с данными военного комиссариата. Дата сверки согласовывается заранее и указывается в плане работы.

В ходе сверки проверяются:

• полнота и достоверность данных в карточках формы № 10;
• наличие всех граждан, подлежащих учёту;
• правильность оформления документов.

Шаг 6. Оповещение работников о повестках и вызовах

Работодатель обязан содействовать военкоматам в обеспечении явки работников по повесткам. Это включает:

• своевременное вручение повесток работникам (под подпись);
• обеспечение возможности явки в военкомат (освобождение от работы на необходимое время);
• информирование работников об ответственности за неявку.

📎 Ст. 170 ТК РФ: Работодатель обязан освобождать работника от работы с сохранением за ним места работы (должности) на время исполнения им государственных обязанностей, включая явку по повестке в военкомат.

Шаг 7. Ведение и хранение документации

Все документы воинского учёта хранятся в организации в соответствии с правилами делопроизводства. Карточки размещаются в специальной картотеке, делятся на разделы:

1. Карточки офицеров запаса.
2. Карточки солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков, мичманов запаса.
3. Карточки военнообязанных женского пола.
4. Карточки призывников.

Штрафы за нарушения воинского учёта в 2025 году

С 1 октября 2023 года вступили в силу значительно увеличенные размеры административных штрафов за нарушения в области воинского учёта. В 2025 году они остаются актуальными и применяются активно.

Таблица основных штрафов (КоАП РФ)

Непредставление в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на учёт (ст. 21.1 КоАП РФ):

• штраф на должностных лиц: от 40 000 до 50 000 ₽

Неоповещение работника о повестке, необеспечение явки (ст. 21.2 КоАП РФ):

• штраф на должностных лиц: от 40 000 до 50 000 ₽

Несообщение сведений о принятых/уволенных гражданах, состоящих или обязанных состоять на воинском учёте (ст. 21.4 КоАП РФ):

• штраф на должностных лиц: от 40 000 до 50 000 ₽

⚠️ Важно: Штрафы назначаются за каждое нарушение. Если вы не сообщили о приёме пяти военнообязанных сотрудников — это пять эпизодов. Потенциальные потери для малого бизнеса могут достигать 250 000 ₽ и более за одну проверку. В 2025 году военкоматы активизировали проверки, особенно в отношении организаций, которые ранее игнорировали свои обязанности.

Кто несёт ответственность

Административная ответственность возлагается на должностное лицо, ответственное за ведение воинского учёта. Если такое лицо не назначено приказом — ответственность несёт руководитель организации (генеральный директор, индивидуальный предприниматель).

Помимо административных штрафов возможны:

• предписания об устранении нарушений с контрольными сроками;
• повторные проверки с увеличенными санкциями;
• взаимодействие военкомата с ГИТ (Государственная инспекция труда) и прокуратурой при выявлении системных нарушений.

Проверки военкомата: как проходят и к чему готовиться

Военкоматы и органы местного самоуправления вправе проверять организации на предмет правильности ведения воинского учёта. Порядок проверок регламентирован Положением о воинском учёте и Инструкцией по ведению воинского учёта.

Периодичность проверок

• Организации со штатом свыше 500 работников — ежегодно.
• Организации со штатом менее 500 работников — не реже одного раза в 3 года.

На практике в 2025 году проверки участились независимо от численности. Военкоматы используют данные ФНС и СФР для выявления организаций, не состоящих на учёте.

Что проверяют

1. Полноту охвата — все ли военнообязанные и призывники учтены.
2. Качество ведения — правильность заполнения карточек формы № 10, актуальность данных.
3. Достоверность — соответствие данных в карточках документам воинского учёта.
4. Организацию процесса — наличие приказа, плана работы, журнала проверок, корреспонденции.
5. Своевременность уведомлений — соблюдение 5-дневного срока при приёме и увольнении сотрудников.

Как подготовиться

Подготовка к проверке — это, по сути, наведение порядка в кадровом учёте в части воинского учёта:

• Убедитесь, что приказ об организации воинского учёта актуален (содержит действующих сотрудников).
• Проверьте наличие согласованного плана работы на текущий год.
• Сверьте карточки формы № 10 со штатной расстановкой — все ли военнообязанные учтены.
• Проверьте полноту и правильность заполнения карточек.
• Подготовьте папку с уведомлениями в военкомат (с отметками о вручении или отправке).
• Убедитесь, что журнал проверок заведён и оформлен.

📋 Пример: ИП Сидоров содержит автосервис (8 сотрудников). При проверке военкомат установил, что 3 работника не имеют карточек формы № 10, уведомления о приёме двух механиков не были направлены. Результат: 5 протоколов об административных правонарушениях, общая сумма штрафов — 200 000 ₽. Предприниматель потерял сумму, сопоставимую с месячной выручкой, — и всё из-за отсутствия элементарного документооборота.

Особенности воинского учёта для малого бизнеса и ИП

Малый бизнес сталкивается с воинским учётом в специфических условиях: нет кадровой службы, нет штатного юриста, нет выделенного сотрудника для работы с военкоматом. Это не освобождает от обязанностей, но определяет подход к организации процесса.

Сколько сотрудников назначить ответственными

Количество ответственных за воинский учёт зависит от числа работников, состоящих на учёте:

• до 500 военнообязанных — 1 работник, выполняющий обязанности по совместительству;
• от 500 до 2 000 — 1 выделенный работник;
• от 2 000 до 4 000 — 2 выделенных работника;
• свыше 4 000 — на каждые последующие 3 000 добавляется 1 работник.

Для малого бизнеса типична первая ситуация: обязанности возлагаются на кадровика, бухгалтера или самого руководителя.

Типичные ошибки малого бизнеса

1. Не запрашивают документы воинского учёта при приёме. Нарушена ст. 65 ТК РФ и порядок ведения учёта. Работодатель просто не знает, кто из сотрудников является военнообязанным.

2. Не встают на учёт в военкомате. Организация существует годами, нанимает десятки работников, но военкомат о ней не знает. При обнаружении — комплексная проверка с массовыми штрафами.

3. Не уведомляют о приёме и увольнении. Самое частое нарушение. Каждый факт неуведомления — отдельный штраф.

4. Не обновляют данные. Сотрудник женился, переехал, получил новое образование — работодатель обязан внести изменения в карточку и сообщить в военкомат.

5. Хранят документы хаотично. При проверке невозможно оперативно предъявить карточки, копии уведомлений, журнал. Это расценивается как отсутствие учёта.

⚠️ Важно: Штатный юрист стоит от 80 000 ₽/мес и не всегда компетентен в вопросах воинского учёта. Сторонний консультант получает доступ к персональным данным сотрудников без гарантий конфиденциальности. Платформа Bejure позволяет вести кадровый документооборот в защищённой системе с фиксированной подпиской от 1 440 ₽/мес: документы обновляются при изменении законодательства, хранятся в одном месте и подписываются электронной подписью. Архив всегда доступен — при проверке нужный документ находится за 30 секунд.

ИП и воинский учёт

Индивидуальные предприниматели обязаны вести воинский учёт наравне с юридическими лицами, если заключают трудовые договоры с военнообязанными работниками. Отличие — в масштабе: ИП чаще всего нанимают 1–10 человек, и весь учёт ведётся лично предпринимателем.

Порядок действий для ИП идентичен: постановка на учёт в военкомате, назначение ответственного (самого себя), ведение карточек, уведомления, ежегодная сверка.

Взаимодействие с Реестром воинского учёта (электронный реестр) в 2025 году

С 2024 года в России активно внедряется Реестр воинского учёта — единая цифровая система, через которую военкоматы направляют электронные повестки и ведут учёт граждан. Для работодателей это означает изменения в привычном порядке работы.

Что изменилось для работодателей

1. Электронные повестки. Повестка, размещённая в реестре, считается врученной по истечении 7 дней с момента размещения — вне зависимости от того, ознакомился ли с ней гражданин. Работодатель по-прежнему обязан содействовать вручению бумажных повесток, если они поступили.

2. Ограничительные меры для уклонистов. Гражданин, которому направлена повестка через реестр и который не явился, может быть ограничен в правах: запрет на регистрацию ИП и самозанятости, запрет на регистрацию транспортных средств, ограничения на выезд за границу и получение кредитов. Для работодателя это означает, что сотрудник может быть ограничен в трудоспособности, и вы обязаны отпустить его для урегулирования ситуации.

3. Электронный документооборот с военкоматом. Ряд уведомлений уже можно направлять через портал «Госуслуги» (раздел для юридических лиц). В 2025 году этот функционал расширяется, хотя бумажный документооборот сохраняется как дублирующий.

📎 Ст. 5.1 Федерального закона № 53-ФЗ (в редакции, действующей с 2023 года) регулирует порядок функционирования Реестра воинского учёта и направления электронных повесток.

Практические рекомендации

• Отслеживайте статус военнообязанных сотрудников — особенно призывного возраста.
• Ведите реестр дат отправки уведомлений в военкомат — в случае спора это ваше доказательство добросовестности.
• Используйте электронный документооборот там, где это возможно, — это ускоряет процесс и создаёт фиксированный след.
• Информируйте сотрудников об их обязанностях по воинскому учёту — это часть вашей ответственности как работодателя.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вести воинский учёт, если в организации работают только женщины?

Если ни одна из сотрудниц не имеет военно-учётной специальности (ВУС), то обязанности по ведению карточек и направлению уведомлений не возникают. Однако организация всё равно должна быть готова к ведению учёта: приказ и план целесообразно иметь на случай найма военнообязанного сотрудника. Женщины с ВУС (медицинские работники, специалисты связи и другие) подлежат учёту на общих основаниях.

Обязан ли ИП без сотрудников вставать на учёт в военкомате?

Нет. Обязанность вести воинский учёт возникает только при наличии работников, принятых по трудовому договору. Если ИП работает один или привлекает исполнителей по гражданско-правовым договорам, обязанности по воинскому учёту не возникают. Но как только заключается первый трудовой договор с военнообязанным — необходимо организовать учёт и встать на учёт в военкомате.

Какой штраф грозит за непредставление сведений о приёме военнообязанного сотрудника?

Согласно ст. 21.4 КоАП РФ, штраф на должностное лицо составляет от 40 000 до 50 000 ₽ за каждый факт непредставления сведений. Если за год вы приняли и не сообщили о пяти работниках — совокупный штраф может достигать 250 000 ₽. Санкции применяются к лицу, ответственному за ведение воинского учёта, а если оно не назначено — к руководителю.

Можно ли принять на работу человека без военного билета?

Да, можно. Ст. 64 ТК РФ запрещает необоснованный отказ в заключении трудового договора. Отсутствие документов воинского учёта не является законным основанием для отказа в приёме. Однако работодатель обязан в течение двух недель уведомить военкомат о том, что работник не предоставил документы. Параллельно следует разъяснить сотруднику необходимость встать на воинский учёт.

Как часто нужно обновлять карточки формы № 10?

Карточки обновляются по мере поступления новой информации: изменение семейного положения, адреса, образования, должности. Ежегодно проводится сверка данных с военкоматом, в ходе которой выявляются расхождения и вносятся корректировки. Рекомендуется также пересматривать карточки при каждом кадровом событии: переводе, изменении режима рабочего времени, повышении квалификации.

Заключение: порядок в воинском учёте — порядок в бизнесе

Воинский учёт в организации — это не факультативная опция, а законодательное требование с ощутимыми финансовыми последствиями за его игнорирование. В 2025 году размеры штрафов, активность проверок и уровень цифровизации процесса делают бездействие непозволительно дорогим.

Что нужно сделать работодателю прямо сейчас:

1. Проверить, издан ли актуальный приказ о ведении воинского учёта.
2. Убедиться, что организация стоит на учёте в военкомате.
3. Провести аудит кадрового состава: выявить всех военнообязанных и призывников.
4. Заполнить карточки формы № 10 на каждого подлежащего учёту сотрудника.
5. Проверить, направлены ли уведомления о приёме и увольнении за последний год.
6. Составить и согласовать план работы на текущий год.

Грамотный кадровый документооборот — это основа, на которой строится и воинский учёт, и защита бизнеса от любых проверок. Наведите порядок сегодня — завтра это сэкономит вам сотни тысяч рублей и десятки часов.