Записи в трудовой книжке: образцы формулировок 2026

Трудовая книжка остаётся одним из ключевых кадровых документов — несмотря на переход части работников на электронные сведения о трудовой деятельности. Для тех, кто сохранил бумажный формат, а таких по-прежнему большинство среди сотрудников, оформленных до 2021 года, любая ошибка в формулировке записи грозит реальными последствиями: от отказа в назначении пенсии до штрафов по итогам проверки ГИТ. Предприниматель, который ведёт кадровый учёт самостоятельно, нередко сталкивается с ситуацией, когда типовой шаблон из интернета не совпадает с актуальными требованиями — и документ оказывается оформлен неверно.

В 2026 году правила ведения трудовых книжек регулируются Порядком, утверждённым Приказом Минтруда России № 320н от 19.05.2021. Именно он пришёл на смену советским Инструкциям и установил единый стандарт для всех работодателей. Знать его положения необходимо каждому, кто принимает, переводит или увольняет сотрудников — независимо от масштаба бизнеса.

Эта статья — практическое руководство с актуальными образцами формулировок для наиболее распространённых кадровых ситуаций. Мы разберём, как правильно вносить записи в трудовую книжку при приёме, переводе и увольнении, какие ошибки влекут штрафы и как избежать претензий со стороны инспекции труда.

---

Общие правила ведения трудовых книжек в 2026 году

Прежде чем переходить к конкретным образцам, важно зафиксировать базовые требования — они действуют для любой записи.

Ведение трудовых книжек предполагает соблюдение следующих правил:

• Все записи вносятся только на русском языке. Если организация расположена в республике РФ со своим государственным языком, допускается параллельный текст на этом языке.
• Используются шариковая, гелевая или перьевая ручка с чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета. Карандаш, фломастер и корректор запрещены.
• Сокращения в записях не допускаются: «пр.» вместо «приказ», «ст.» вместо «статья» — всё это нарушение.
• Каждая запись имеет порядковый номер в пределах соответствующего раздела.
• Дата указывается арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Запись должна точно воспроизводить формулировку из приказа и содержать ссылку на него.

📎 Порядок № 320н Минтруда РФ: Записи в трудовую книжку вносятся не позднее 5 рабочих дней с даты издания приказа — кроме записей об увольнении, которые вносятся в день увольнения.

⚠️ Важно: Отсутствие записи или внесение её с нарушением срока квалифицируется как ненадлежащее ведение кадровой документации. По ст. 5.27 КоАП РФ штраф для должностного лица составляет от 1 000 до 5 000 ₽, для юридического лица — от 30 000 до 50 000 ₽. При повторном нарушении — дисквалификация руководителя на срок от 1 до 3 лет.

---

Запись в трудовой книжке о приёме на работу: образцы 2026

Запись о приёме вносится в раздел «Сведения о работе». Основание — приказ о приёме на работу (унифицированная форма Т-1 или произвольная форма работодателя).

Структура записи при приёме:

1. Порядковый номер записи
2. Дата приёма (соответствует дате начала работы из приказа)
3. Сведения о приёме: наименование работодателя, должность, структурное подразделение
4. Наименование документа-основания, его номер и дата

📋 Пример 1 — приём на должность менеджера по продажам:

№	Дата	Сведения о приёме	Основание
5	10.02.2026	Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»). Принят на должность менеджера по продажам отдела сбыта.	Приказ от 10.02.2026 № 12-к

📋 Пример 2 — приём по совместительству:

Запись о работе по совместительству вносится по желанию работника — по основному месту работы на основании документа, подтверждающего совместительство.

«Принят на должность бухгалтера на условиях внешнего совместительства. Приказ от 15.03.2026 № 7-к»

Типичные ошибки при оформлении приёма:

• Указание «ООО» без расшифровки при первой записи на данном работодателе
• Пропуск наименования структурного подразделения, если оно прямо указано в трудовом договоре
• Неточное указание должности (не совпадает с штатным расписанием)

⚠️ Важно: Наименование должности в трудовой книжке обязано совпадать со штатным расписанием. Если должность предполагает льготы или досрочную пенсию, она должна точно соответствовать профессиональным стандартам и спискам вредных профессий.

---

Запись о переводе: как правильно оформить изменение должности

Перевод на другую должность или в другое подразделение — одна из наиболее часто встречающихся кадровых ситуаций. При этом записи в трудовой книжке вносятся далеко не при каждом изменении условий труда.

Когда запись о переводе вносится:

• Перевод на другую постоянную должность у того же работодателя
• Перевод в другое структурное подразделение, если оно указано в трудовом договоре

Когда запись НЕ вносится:

• Временный перевод (по соглашению сторон на срок до 1 года или для замещения отсутствующего работника)
• Перемещение в другое подразделение, не указанное в трудовом договоре

📎 Ст. 72.1 ТК РФ: Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных частями второй и третьей настоящей статьи.

📋 Пример — перевод на должность старшего менеджера:

№	Дата	Сведения о переводе	Основание
6	01.04.2026	Переведён на должность старшего менеджера по продажам отдела сбыта.	Приказ от 01.04.2026 № 18-к

Обратите внимание: слово «постоянно» в формулировке перевода Порядком № 320н не требуется, хотя ряд работодателей по-прежнему его использует — это не нарушение, но избыточно.

---

Запись об увольнении: формулировки по основным статьям ТК РФ

Запись в трудовой книжке об увольнении — самая юридически значимая. Именно от её формулировки зависит, сможет ли работник получить пособие по безработице, будет ли засчитан трудовой стаж и не возникнут ли у него проблемы при трудоустройстве на следующем месте.

Ключевые требования к записи об увольнении:

• Вносится строго в день увольнения
• Содержит точную ссылку на пункт и часть статьи ТК РФ
• Заверяется подписью уполномоченного лица и печатью (при её наличии у работодателя)
• Подтверждается подписью самого работника (об ознакомлении)

📎 Ст. 84.1 ТК РФ: В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности.

Образцы записей об увольнении по наиболее частым основаниям

1. Увольнение по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ):

«Трудовой договор прекращён по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»

2. Увольнение по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ):

«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»

3. Увольнение в связи с истечением срока трудового договора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ):

«Трудовой договор прекращён в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»

4. Увольнение по сокращению штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ):

«Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»

5. Увольнение за прогул (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ):

«Трудовой договор расторгнут в связи с однократным грубым нарушением работником трудовых обязанностей — прогулом, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»

6. Увольнение в связи со смертью работника (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ):

«Трудовой договор прекращён в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации»

⚠️ Важно: Использование сокращений «п.», «ч.», «ст.» в записи об увольнении — прямое нарушение Порядка № 320н. Инспекция труда при проверке вправе расценить такую запись как недействительную и обязать работодателя внести исправление.

---

Исправление ошибочных записей: порядок и образцы

Ошибки в трудовых книжках — не редкость, особенно в небольших компаниях, где кадровое делопроизводство ведётся без специалиста. Важно знать: зачёркивания и использование корректора категорически запрещены.

Порядок исправления:

1. После последней записи вносится новая с порядковым номером
2. Указывается: «Запись за номером [N] недействительна»
3. Следующей строкой вносится верная формулировка
4. Указывается основание — приказ, на основании которого вносится исправление

📋 Пример исправления ошибки в записи о приёме:

№	Дата	Сведения	Основание
7	10.02.2026	Запись за номером 5 недействительна.	—
8	10.02.2026	Принята на должность ведущего менеджера по работе с клиентами отдела сбыта.	Приказ от 10.02.2026 № 12-к

Если ошибку допустил предыдущий работодатель, исправление может внести как он, так и новый работодатель — но только на основании официального документа от организации, допустившей ошибку.

⚠️ Важно: Исправление записи об увольнении без документального основания (например, по просьбе работника «изменить статью») является подделкой документов и влечёт уголовную ответственность по ст. 327 УК РФ.

---

Особые случаи: совместительство, декрет, дистанционная работа

В практике кадрового учёта встречаются ситуации, которые не вписываются в стандартный шаблон. Рассмотрим наиболее распространённые.

Работа по совместительству

Запись о совместительстве вносится по основному месту работы на основании документа (справки или заверенной копии приказа), предоставленного работником. Работодатель по месту совместительства трудовую книжку не хранит и записей не вносит.

Отпуск по уходу за ребёнком

Запись о предоставлении отпуска по уходу за ребёнком в трудовую книжку не вносится — это внутренний кадровый документ (приказ), но не запись в книжку. Период отпуска подтверждается другими документами.

Дистанционные работники

Для дистанционных работников, заключивших трудовой договор с 2021 года, возможно ведение исключительно электронных сведений о трудовой деятельности — по соглашению сторон. Если работник настаивает на бумажной книжке, работодатель обязан её вести.

📎 Ст. 312.2 ТК РФ: По соглашению сторон сведения о дистанционной работе могут вноситься в трудовую книжку, а при заключении трудового договора впервые — трудовая книжка может не оформляться.

Работники у ИП

Индивидуальный предприниматель обязан вести трудовые книжки наравне с организациями — это прямо установлено ст. 66 ТК РФ. Ошибочное представление о том, что ИП может этого не делать, до сих пор встречается и регулярно становится основанием для штрафов.

---

Электронные трудовые книжки и сведения по форме СТД-Р

С 2020 года в России введены электронные сведения о трудовой деятельности — форма СТД-Р (предоставляется работодателем) и СТД-СФР (предоставляется Социальным фондом России). Работники, подавшие заявление о переходе на электронный формат, бумажную книжку больше не получают.

Что важно знать работодателю в 2026 году:

• Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 года (или был трудоустроен впервые после 2021 года), работодатель ведёт только электронный учёт
• Если работник сохранил бумажную книжку, работодатель обязан вести оба формата параллельно
• Сведения в СФР по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1) подаются не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме, переводе или увольнении

⚠️ Важно: Непредставление сведений в СФР в установленный срок — штраф от 300 до 500 ₽ за каждого работника (ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ). При большом штате сумма быстро накапливается.

Именно здесь автоматизация кадровых процессов даёт ощутимый практический результат. Платформа Bejure позволяет формировать кадровые документы на основе актуальных требований законодательства, отслеживать сроки и хранить весь документооборот в одном месте — так что при проверке нужный документ можно предъявить за считанные секунды, а не искать по папкам.

---

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вносить запись в трудовую книжку карандашом или корректором?

Нет. Порядок № 320н категорически запрещает использование карандаша, корректирующей жидкости и любых средств, позволяющих уничтожить или скрыть запись. Допустимы только шариковая, гелевая или перьевая ручка с чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета. Запись, внесённая с нарушением этого требования, признаётся недействительной.

Что будет, если работодатель не выдаст трудовую книжку в день увольнения?

Работодатель несёт материальную ответственность: за каждый день задержки выдачи он обязан выплатить работнику средний заработок (ст. 234 ТК РФ). Кроме того, ГИТ вправе привлечь его к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Если работник не явился за книжкой, работодатель должен направить ему уведомление с предложением явиться или дать согласие на отправку почтой — с этого момента ответственность за задержку снимается.

Обязан ли ИП вести трудовые книжки на своих работников?

Да, обязан. Статья 66 ТК РФ распространяется на всех работодателей без исключения, включая индивидуальных предпринимателей. Отсутствие трудовой книжки или ненадлежащее её ведение — основание для штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ: для ИП от 1 000 до 5 000 ₽, при повторном нарушении — до 20 000 ₽.

Нужно ли вносить в трудовую книжку запись о временном переводе?

Нет. Временный перевод (на срок до 1 года или для замещения отсутствующего сотрудника) в трудовую книжку не вносится. Запись вносится только при постоянном переводе на другую должность. Если временный перевод по соглашению сторон превратился в постоянный (работник не вернулся к прежней работе по истечении срока), запись вносится с даты фактического начала временного перевода.

Как правильно оформить запись, если работник увольняется в порядке перевода к другому работодателю?

Используется следующая формулировка: «Трудовой договор прекращён в связи с переводом работника по его просьбе на работу к другому работодателю, пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Обязательно укажите наименование организации, в которую переводится работник, — это требование Порядка № 320н.

---

Заключение

Правильное оформление записей в трудовой книжке — это не формальность, а юридическая защита и работодателя, и работника. Ошибочная формулировка при увольнении может обернуться трудовым спором, а пропущенный срок внесения записи — штрафом по итогам проверки ГИТ. В 2026 году требования к ведению трудовых книжек не стали мягче: инспекция труда активно использует цифровые инструменты для выявления нарушений, а суммы санкций продолжают расти.

Для малого бизнеса и ИП, которые ведут кадровый учёт без выделенного специалиста, критически важно иметь под рукой актуальные шаблоны и чёткое понимание процедур. Шаблоны из непроверенных источников устаревают и не учитывают специфику конкретной ситуации — это риск, оформленный в Word. Такие платформы, как Bejure, предлагают готовые кадровые документы, разработанные под актуальное законодательство, с возможностью хранить весь документооборот в защищённой системе и оперативно находить нужные документы при любой проверке.

Используйте образцы из этой статьи как отправную точку, проверяйте каждую формулировку на соответствие основанию в приказе — и кадровая документация перестанет быть источником тревоги.