Заявление на перенос отпуска: образец, как заполнить и скачать

Ежегодный оплачиваемый отпуск — право каждого работника, закреплённое в Конституции и Трудовом кодексе. Но жизнь вносит коррективы: заболел ребёнок, сорвался проект, поменялись планы. И тогда сотрудник приходит к вам с просьбой сдвинуть даты отдыха. Или наоборот — вы как работодатель понимаете, что отпустить человека в запланированный период невозможно без ущерба для бизнеса.

В обоих случаях ключевой документ — заявление на перенос отпуска. Без него любая корректировка графика отпусков остаётся устной договорённостью, которая ничего не стоит при проверке трудовой инспекции. Неправильное оформление или отсутствие заявления грозит штрафами от 30 000 до 50 000 рублей для организаций и от 1 000 до 5 000 рублей для ИП.

В этом материале разберём, в каких ситуациях перенос ежегодного отпуска допустим по закону, как правильно составить заявление, какие ошибки совершают предприниматели и где взять готовый образец документа, который выдержит любую проверку.

Когда Трудовой кодекс разрешает перенести отпуск

Перенос отпуска — не произвольное решение. Трудовой кодекс чётко определяет основания, по которым даты отдыха можно сдвинуть. Понимание этих оснований — первый шаг к правильному оформлению документов.

📎 Ст. 124 ТК РФ: Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлён или перенесён на другой срок, определяемый работодателем с учётом пожеланий работника, в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и локальными нормативными актами.

Обязательные основания для переноса (работодатель не может отказать):

• Временная нетрудоспособность — работник заболел во время отпуска или до его начала, и больничный лист подтверждает это документально
• Исполнение государственных обязанностей — вызов в суд в качестве присяжного, участие в военных сборах, работа в избирательной комиссии
• Нарушение работодателем сроков выплаты отпускных — если деньги не перечислены за три дня до начала отдыха
• Несвоевременное уведомление — если работника предупредили о начале отпуска менее чем за две недели

📎 Ст. 136 ТК РФ: Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Нарушение этого срока даёт работнику право требовать переноса.

Основания по соглашению сторон:

• Производственная необходимость — работодатель инициирует перенос, но только с письменного согласия сотрудника
• Личные обстоятельства работника — семейные причины, совмещение отпуска с отдыхом супруга, планирование поездки на другие даты
• Совпадение отпуска с учебной сессией — для сотрудников, совмещающих работу с обучением

⚠️ Важно: Запрещено не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд. Это правило действует даже при наличии заявления от самого работника. Для работников в возрасте до 18 лет и сотрудников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда, перенос отпуска на следующий год вообще не допускается (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Также стоит учитывать категории работников, которым отпуск предоставляется в удобное для них время: беременные женщины (ст. 260 ТК РФ), несовершеннолетние (ст. 267 ТК РФ), совместители (ст. 286 ТК РФ), супруги военнослужащих. Для таких сотрудников перенос оформляется по их заявлению, а работодатель обязан согласовать новые даты.

Как правильно заполнить заявление на перенос отпуска

Унифицированной формы заявления на перенос отпуска законодательство не устанавливает. Документ составляется в свободной форме, но должен содержать определённый набор реквизитов, без которых он теряет юридическую силу.

Обязательные элементы заявления:

1. Шапка документа — наименование организации (или данные ИП), должность и ФИО руководителя, должность и ФИО работника
2. Наименование документа — «Заявление» или «Заявление о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска»
3. Основной текст — просьба перенести отпуск с указанием:
   • первоначальных дат отпуска по графику
   • желаемых новых дат
   • причины переноса
4. Приложения — если перенос обусловлен больничным, вызовом в суд или иным обстоятельством, подтверждающий документ прилагается
5. Дата составления и подпись работника

Пошаговая инструкция по заполнению

Шаг 1. Укажите адресата. В правом верхнем углу пишется должность руководителя, наименование организации и ФИО. Например: «Генеральному директору ООО "Альфа" Иванову И.И.»

Шаг 2. Укажите данные заявителя. Под адресатом — должность и ФИО работника: «от менеджера по продажам Петровой А.С.»

Шаг 3. Сформулируйте просьбу. Текст должен быть конкретным. Избегайте размытых формулировок.

📋 Пример: «Прошу перенести ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней, запланированный согласно графику отпусков на период с 01.07.2025 по 14.07.2025, на период с 01.09.2025 по 14.09.2025 в связи с необходимостью завершения проектных работ.»

Шаг 4. Укажите причину. Причина переноса — обязательный элемент. Она определяет, имеет ли работодатель право отказать. Если основание относится к обязательным (болезнь, невыплата отпускных), укажите это прямо и приложите подтверждающий документ.

Шаг 5. Приложите подтверждающие документы (при наличии). Перечислите приложения: копия листка нетрудоспособности, повестка, справка и т.д.

Шаг 6. Поставьте дату и подпись. Дата составления и собственноручная подпись работника завершают документ.

⚠️ Важно: Заявление необходимо подать до начала отпуска, который планируется перенести. Если сотрудник уже ушёл в отпуск и заболел, оформляется продление, а не перенос — это разные процедуры с разным документальным сопровождением.

Образец заявления на перенос отпуска: готовый шаблон

Ниже приведён типовой образец, который можно адаптировать под конкретную ситуацию. Обратите внимание, что шаблон содержит все обязательные реквизиты.

---

Генеральному директору ООО «Ромашка» Сидорову А.В. от бухгалтера Козловой М.И.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу перенести ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 (двадцать восемь) календарных дней, запланированный в соответствии с графиком отпусков на 2025 год на период с «14» июля 2025 г. по «10» августа 2025 г., на период с «01» сентября 2025 г. по «28» сентября 2025 г.

Причина переноса: семейные обстоятельства (необходимость ухода за заболевшим членом семьи).

Приложение: справка из медицинского учреждения от 25.06.2025 № 1247.

«27» июня 2025 г. _________________ / Козлова М.И. /

---

Варианты формулировок для разных ситуаций

При болезни работника до отпуска: «…в связи с временной нетрудоспособностью (листок нетрудоспособности № 123456789 от 10.07.2025)»

По производственной необходимости (инициатива работодателя): В этом случае заявление пишет не работник, а оформляется уведомление от работодателя, на котором сотрудник ставит отметку о согласии. Однако нередко процедуру упрощают: работник сам пишет заявление со следующей формулировкой: «…в связи с производственной необходимостью (по согласованию с руководством)».

При невыплате отпускных в срок: «…в связи с нарушением установленного ст. 136 ТК РФ срока выплаты отпускных»

При совпадении с исполнением государственных обязанностей: «…в связи с необходимостью исполнения государственных обязанностей (повестка о явке в суд в качестве присяжного заседателя от 05.07.2025)»

⚠️ Важно: Шаблон из интернета — это заготовка, которая может не учитывать специфику вашей организации и актуальные требования законодательства. Документы, скачанные с непроверенных ресурсов, нередко содержат устаревшие формулировки или пропущенные реквизиты. Сервисы автоматизации кадрового документооборота, такие как Bejure, формируют заявления и приказы под конкретный вид деятельности и обновляют их при изменении законодательства — это снижает риск ошибок и штрафов при проверках.

Порядок оформления переноса: что делать после подачи заявления

Само заявление — только первый этап. Перенос отпуска требует последовательного оформления нескольких кадровых документов. Пропуск любого из них создаёт пробел в документообороте, который трудовая инспекция обнаружит при первой же проверке.

Алгоритм действий для работодателя:

1. Получение и регистрация заявления

Заявление регистрируется в журнале входящей корреспонденции или в системе электронного документооборота. Дата регистрации фиксируется — она подтверждает, что документ поступил до начала первоначально запланированного отпуска.

2. Рассмотрение и принятие решения

Руководитель рассматривает заявление и ставит резолюцию: «Согласовано» или «Отказано с обоснованием». Напомним: при обязательных основаниях (ст. 124 ТК РФ) отказ неправомерен.

3. Издание приказа о переносе отпуска

На основании согласованного заявления кадровая служба (или сам предприниматель) издаёт приказ. Унифицированной формы нет, но приказ должен содержать:

• ссылку на заявление работника
• первоначальные и новые даты отпуска
• основание переноса
• указание ответственного за внесение изменений в график отпусков

4. Внесение изменений в график отпусков

📎 Ст. 123 ТК РФ: График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Изменения вносятся в графу 8 «Основание (документ)» и графу 9 «Дата предполагаемого отпуска» формы Т-7.

В графе 8 указываются реквизиты приказа о переносе, в графе 9 — новый период отдыха. Сам график при этом не переутверждается — достаточно внести корректировки в действующий документ.

5. Корректировка личной карточки работника

Если в организации ведутся личные карточки по форме Т-2, изменения вносятся в раздел VIII «Отпуск». Прежняя запись зачёркивается одной линией, рядом вписываются новые даты с указанием реквизитов приказа.

6. Перерасчёт отпускных (при необходимости)

Если отпускные уже были начислены и выплачены, бухгалтерия проводит перерасчёт. Средний заработок для расчёта отпускных рассчитывается заново, исходя из нового расчётного периода (ст. 139 ТК РФ). Разница может быть как в пользу работника, так и в пользу работодателя.

📋 Пример: Сотрудник Петров планировал отпуск с 1 по 28 июля. Отпускные рассчитаны из среднего заработка за период июль 2024 — июнь 2025. Отпуск перенесён на сентябрь. Теперь расчётный период — сентябрь 2024 — август 2025. Если в июле-августе 2025 Петров получил премию, средний заработок и сумма отпускных увеличатся.

Сроки оформления

Законодательство не устанавливает конкретных сроков для издания приказа о переносе. Однако на практике рекомендуется оформить все документы не позднее чем за 2 недели до новой даты начала отпуска — чтобы успеть уведомить работника и выплатить отпускные в срок.

Типичные ошибки при переносе отпуска и штрафы за нарушения

Малый бизнес и ИП допускают характерные ошибки при оформлении переноса. Каждая из них — потенциальный штраф и повод для предписания трудовой инспекции.

Ошибка 1. Устная договорённость без оформления документов

Самая распространённая ситуация: сотрудник попросил сдвинуть отпуск, руководитель согласился, но ни заявления, ни приказа не составили. В результате в графике отпусков значатся одни даты, фактически работник отдыхает в другие, а при проверке инспектор видит расхождение.

⚠️ Важно: Нарушение порядка предоставления отпусков квалифицируется по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: штраф для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей, для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей. При повторном нарушении штрафы увеличиваются: до 20 000 рублей для должностных лиц и до 70 000 рублей для организаций (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Ошибка 2. Отсутствие причины в заявлении

Заявление без указания причины переноса создаёт правовую неопределённость. Работодатель не может оценить, обязан ли он удовлетворить просьбу или вправе отказать. Инспектор при проверке также не поймёт, было ли решение обоснованным.

Ошибка 3. Перенос без согласия работника

Если перенос инициирован работодателем по производственной необходимости, обязательно письменное согласие сотрудника. Односторонний перенос допускается только в исключительных случаях и с соблюдением условия: отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Ошибка 4. Невнесение изменений в график отпусков

Приказ издан, работник ушёл в отпуск по новым датам, но график отпусков не скорректирован. Формально это нарушение ведения обязательного кадрового документа.

Ошибка 5. Нарушение сроков выплаты отпускных при новых датах

Перенесли отпуск, но отпускные выплатили менее чем за три дня до его начала. Это самостоятельное нарушение, за которое предусмотрена материальная ответственность работодателя по ст. 236 ТК РФ — компенсация за каждый день задержки в размере не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ.

Ошибка 6. Накопление неиспользованных отпусков

Некоторые работодатели систематически переносят отпуска сотрудников, в результате чего накапливаются неиспользованные дни за несколько лет. Это прямое нарушение ч. 4 ст. 124 ТК РФ — запрета на непредоставление отпуска в течение двух лет подряд.

📋 Пример: ИП Смирнова ведёт интернет-магазин с тремя сотрудниками. В 2024 году все трое написали заявления о переносе отпусков «на потом». В 2025 году при плановой проверке ГИТ обнаружила, что один из работников не был в отпуске два года. Результат — предписание и штраф 35 000 рублей.

Избежать подобных ситуаций помогает системный подход к кадровому документообороту. Когда все заявления, приказы и графики хранятся в одном месте и формируются автоматически, вероятность пропустить важный документ стремится к нулю. Платформа Bejure позволяет вести кадровые документы в электронном виде, подписывать их электронной подписью с полной юридической силой и держать архив в порядке — чтобы при проверке нужный документ нашёлся за 30 секунд, а не за три дня поиска по папкам.

Особенности переноса отпуска для отдельных категорий работников

Трудовое законодательство устанавливает дополнительные гарантии для ряда категорий сотрудников. При оформлении переноса их нужно учитывать особенно внимательно.

Беременные женщины и работники с детьми

📎 Ст. 260 ТК РФ: Перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребёнком женщине по её желанию предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск независимо от стажа работы.

Это означает, что беременная сотрудница может потребовать перенос отпуска на период до или после декрета, и работодатель обязан согласовать новые даты. Отказ — грубое нарушение.

Аналогичное право имеют работники, усыновившие ребёнка в возрасте до трёх месяцев, а также многодетные родители с тремя и более детьми до 18 лет (при условии, что младшему не исполнилось 14 лет) — они вправе выбирать удобное время отпуска.

Несовершеннолетние работники

Сотрудникам до 18 лет отпуск предоставляется продолжительностью 31 календарный день в удобное для них время (ст. 267 ТК РФ). Перенос их отпуска на следующий рабочий год запрещён категорически — даже по их собственному желанию.

Совместители

📎 Ст. 286 ТК РФ: Лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе.

Если сотрудник-совместитель переносит отпуск на основном месте работы, он вправе потребовать аналогичного переноса и у вас. И наоборот — если вы инициируете перенос, нужно учесть, совпадут ли новые даты с отпуском по основному месту.

Работники с вредными и опасными условиями труда

Таким сотрудникам предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 117 ТК РФ). Перенос дополнительного отпуска на следующий год также запрещён — это прямая гарантия, направленная на сохранение здоровья работника.

Внешние совместители и дистанционные работники

Для дистанционных работников действуют общие правила переноса отпуска. Единственная особенность — документооборот, как правило, ведётся в электронной форме. Заявление может быть направлено по электронной почте или через систему электронного документооборота с использованием электронной подписи.

Перенос отпуска по инициативе работодателя: пошаговый порядок

Отдельного внимания заслуживает ситуация, когда перенос инициирует не работник, а работодатель. Это допускается только в исключительных случаях, когда предоставление отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации или ИП.

Пошаговый порядок:

1. Определение оснований. Работодатель фиксирует причину, по которой отпуск работника в запланированные даты невозможен. Это может быть аврал, сезонный пик, болезнь сменщика и т.д.

2. Направление уведомления работнику. Уведомление составляется в письменной форме с указанием причины переноса и предлагаемых новых дат. Вручается под подпись.

3. Получение письменного согласия. Работник ставит отметку «Согласен» или «Не согласен» на уведомлении либо пишет отдельное заявление.

4. Издание приказа. Только при наличии согласия оформляется приказ о переносе.

5. Корректировка графика. Изменения вносятся в форму Т-7 в установленном порядке.

⚠️ Важно: Если работник не согласен с переносом по инициативе работодателя, заставить его невозможно. Принудительный перенос — это нарушение права на отдых. Исключение — отзыв из отпуска (ст. 125 ТК РФ), но это отдельная процедура, которая также требует согласия работника и не допускается в отношении беременных, несовершеннолетних и занятых на вредных работах.

Перенесённый по инициативе работодателя отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Нарушение этого срока — самостоятельное основание для привлечения к ответственности.

Документальное оформление согласия

На практике применяются два варианта:

• Отметка на уведомлении — работник пишет: «С переносом отпуска на период с ___ по ___ согласен. Дата. Подпись.» Это самый простой и распространённый способ.
• Отдельное заявление — работник составляет заявление о переносе отпуска по аналогии с рассмотренным выше образцом, указывая, что перенос осуществляется по согласованию с работодателем.

Любой из вариантов юридически корректен. Главное — наличие письменного волеизъявления работника с его собственноручной подписью или квалифицированной электронной подписью.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли перенести отпуск, если он уже начался?

Если работник уже находится в отпуске, перенести оставшуюся часть нельзя — можно только отозвать из отпуска с его согласия (ст. 125 ТК РФ). Неиспользованная часть предоставляется в удобное для работника время в течение текущего рабочего года или присоединяется к отпуску за следующий год. Если же работник заболел во время отпуска, отпуск продлевается на количество дней болезни автоматически (ст. 124 ТК РФ) либо переносится на другой срок по заявлению работника.

За сколько дней до отпуска нужно подать заявление о переносе?

Закон не устанавливает конкретный срок подачи заявления. Однако на практике рекомендуется подавать его не менее чем за две недели до первоначально запланированной даты начала отпуска. Это позволяет работодателю издать приказ, скорректировать график, провести перерасчёт отпускных и уведомить работника о новых датах в установленные сроки.

Может ли работодатель отказать в переносе отпуска по личным причинам работника?

Да. Если причина переноса не относится к обязательным основаниям, предусмотренным ст. 124 ТК РФ (болезнь, гособязанности, невыплата отпускных, несвоевременное уведомление), работодатель вправе отказать. Перенос по семейным обстоятельствам, желанию совместить отпуск с отдыхом родственника и другим личным мотивам — это вопрос договорённости, а не обязанность работодателя.

Нужно ли переутверждать график отпусков при переносе?

Нет, переутверждать весь график не нужно. Достаточно внести изменения в соответствующие графы формы Т-7 (или аналогичной формы, утверждённой в организации). В графе 8 указывается основание переноса (реквизиты приказа), в графе 9 — новые даты. Изменения заверяются подписью ответственного лица.

Сколько раз можно переносить отпуск в течение года?

Трудовой кодекс не ограничивает количество переносов. Однако работодателю следует следить за тем, чтобы отпуск был фактически предоставлен в течение рабочего года, за который он полагается, и в любом случае — не позднее 12 месяцев после окончания этого рабочего года. Многократные переносы создают риск нарушения запрета на непредоставление отпуска два года подряд.

Заключение

Перенос ежегодного оплачиваемого отпуска — стандартная кадровая процедура, с которой сталкивается каждый работодатель. Ключевое правило: любой перенос должен быть оформлен документально — заявление работника, приказ руководителя, корректировка графика отпусков. Устные договорённости не защищают ни вас, ни сотрудника.

Используйте алгоритм из этой статьи, чтобы оформить процедуру правильно: убедитесь в наличии основания, получите заявление с указанием причины и новых дат, издайте приказ, внесите изменения в график и своевременно выплатите отпускные. Это минимальный набор действий, который убережёт от штрафов и претензий трудовой инспекции.

Если вы управляете бизнесом и у вас нет штатного кадровика, системный подход к документообороту — не роскошь, а необходимость. Вместо того чтобы разбираться в тонкостях каждого приказа и формы, сосредоточьтесь на развитии дела — а оформление кадровых документов доверьте проверенным инструментам, которые работают точно и без выходных.