Журнал инструктажа по ЧС: образец, как заполнить и скачать

Чрезвычайная ситуация на предприятии — это не абстрактная угроза из новостей. Пожар на складе, утечка газа в офисном здании, подтопление помещения — любой из этих сценариев может произойти с вашим бизнесом. И если сотрудники не знают, как действовать, ответственность за последствия ляжет на работодателя. Причём не только моральная, но и вполне конкретная — административная и уголовная.

Журнал инструктажа по чрезвычайным ситуациям — документ, который подтверждает: работодатель выполнил свою обязанность и обучил персонал правилам поведения при ЧС. Без этого журнала даже проведённый инструктаж считается юридически ничтожным. Проверяющие органы — МЧС, трудовая инспекция, прокуратура — оценивают не факт «мы рассказали», а факт «вы зафиксировали». В этом материале разберём, как правильно вести журнал учёта инструктажей по ЧС, какие данные в него вносить, где взять корректный образец и как избежать штрафов при проверке.

Особенно остро вопрос стоит для малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей. У крупных компаний есть штатные специалисты по охране труда и гражданской обороне. У ИП и владельцев небольших фирм — только они сами. И незнание требований законодательства не освобождает от ответственности.

Зачем нужен журнал инструктажа по ЧС и кто обязан его вести

Обязанность проводить инструктаж работников по действиям в чрезвычайных ситуациях установлена на федеральном уровне. Ключевые нормативные акты, которые регулируют этот вопрос:

• Федеральный закон № 68-ФЗ «О защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера» — устанавливает общие принципы подготовки населения к ЧС;
• Постановление Правительства РФ № 1485 от 18.09.2020 — определяет порядок подготовки населения в области защиты от ЧС;
• Положение о подготовке граждан в области гражданской обороны (Постановление Правительства РФ № 841) — регулирует обучение по ГО и ЧС на предприятиях;
• Рекомендации МЧС России по организации инструктирования работников организаций.

⚠️ Важно: Согласно Постановлению Правительства РФ № 1485, все организации независимо от формы собственности обязаны проводить инструктаж работников по действиям при чрезвычайных ситуациях. Это касается и ИП, если у них есть хотя бы один наёмный сотрудник.

Сам журнал регистрации инструктажа выполняет несколько функций:

1. Доказательная функция — подтверждает, что инструктаж реально проведён, а не существует только на бумаге в виде программы.
2. Контрольная функция — позволяет отслеживать, все ли сотрудники прошли обучение, и выявлять тех, кто его пропустил.
3. Защитная функция — в случае реальной ЧС с пострадавшими журнал может стать доказательством того, что работодатель принял разумные меры предосторожности.
4. Учётная функция — фиксирует даты проведения, что важно для соблюдения периодичности повторных инструктажей.

Кто ведёт журнал? Ответственное лицо назначается приказом руководителя организации. Обычно это:

• специалист по охране труда;
• инженер по гражданской обороне и ЧС;
• сам руководитель (в малых предприятиях и у ИП);
• иной работник, прошедший обучение в учебно-методическом центре по ГО и ЧС или на курсах гражданской обороны.

📎 Ст. 212 ТК РФ: Работодатель обязан обеспечить обучение безопасным методам и приёмам выполнения работ, инструктаж по охране труда, а также проверку знания требований охраны труда. Хотя статья напрямую касается охраны труда, суды и проверяющие органы трактуют её расширительно, включая вопросы безопасности при ЧС.

Для индивидуального предпринимателя с небольшим штатом это означает: нельзя просто игнорировать требование. Даже если у вас работают три человека — журнал должен существовать, быть заполненным и храниться в доступном месте.

Виды инструктажей по ЧС: какие бывают и когда проводятся

Прежде чем разбирать порядок заполнения документа, необходимо понять, какие виды инструктажей фиксируются в журнале учёта инструктажей по действиям в чрезвычайных ситуациях. Каждый из них имеет свои основания и сроки проведения.

Вводный инструктаж

Проводится при приёме сотрудника на работу — до того, как он приступит к выполнению трудовых обязанностей. Охватывает:

• характеристику потенциальных ЧС в регионе и на конкретном объекте;
• сигналы оповещения и порядок действий при их получении;
• расположение средств индивидуальной защиты, аварийных выходов, мест сбора;
• правила эвакуации из здания;
• порядок оказания первой помощи пострадавшим.

Повторный (плановый) инструктаж

Проводится не реже одного раза в год для всех работников. Цель — освежить знания, довести до сведения персонала изменения в планах эвакуации, новые потенциальные угрозы, обновлённые алгоритмы действий.

Внеплановый инструктаж

Основания для проведения:

• изменение нормативных актов в области защиты от ЧС;
• произошедшая ЧС на аналогичном предприятии или в регионе;
• изменение технологического процесса, переезд в новое помещение;
• выявление нарушений в ходе проверки или учений;
• перерыв в работе сотрудника более 6 месяцев.

Целевой инструктаж

Проводится перед выполнением разовых работ, связанных с повышенным риском, или перед массовыми мероприятиями на территории организации.

📋 Пример: Индивидуальный предприниматель открывает точку общественного питания. При приёме первого повара он проводит вводный инструктаж по ЧС — рассказывает о действиях при пожаре, утечке бытового газа, отключении электроэнергии, затоплении помещения. Запись об этом вносится в журнал с подписями обеих сторон. Через год проводится повторный инструктаж. Если в соседнем здании произошёл пожар — основание для внепланового инструктажа.

Каждый из перечисленных видов обязательно фиксируется в журнале. Одна запись — один инструктаж конкретного работника. Пропуск любого вида может быть расценен как нарушение.

Образец журнала инструктажа по ЧС: структура и обязательные графы

Единой утверждённой формы журнала инструктажа по чрезвычайным ситуациям на федеральном уровне не существует. МЧС России выпускает рекомендации, но жёсткого ГОСТа нет. Это значит, что организация вправе разработать собственный формат — при условии, что он содержит все необходимые сведения.

Практика проверок и рекомендации территориальных органов МЧС сформировали стандартную структуру. Образец журнала включает следующие обязательные графы:

№ п/п	Графа	Описание
1	Дата проведения	Число, месяц, год в формате ДД.ММ.ГГГГ
2	Вид инструктажа	Вводный, повторный, внеплановый, целевой
3	ФИО инструктируемого	Полные фамилия, имя, отчество работника
4	Должность инструктируемого	Согласно штатному расписанию или трудовому договору
5	Наименование подразделения	Отдел, цех, участок (для малых предприятий может быть одно)
6	ФИО инструктирующего	Лицо, проводящее инструктаж
7	Должность инструктирующего	С указанием основания (приказ о назначении ответственного)
8	Тема/содержание инструктажа	Краткое описание или ссылка на программу
9	Подпись инструктируемого	Собственноручная подпись работника
10	Подпись инструктирующего	Собственноручная подпись лица, проводившего инструктаж

Титульный лист журнала

Обложка (титульный лист) должна содержать:

• полное наименование организации (или ФИО индивидуального предпринимателя);
• название документа — «Журнал регистрации инструктажа по действиям в чрезвычайных ситуациях»;
• дату начала ведения журнала;
• дату окончания (заполняется, когда журнал полностью использован);
• срок хранения.

Оформление последней страницы

На последней странице рекомендуется указать:

• общее количество пронумерованных и прошнурованных страниц;
• подпись ответственного лица;
• печать организации (при наличии).

⚠️ Важно: Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплён печатью (при её наличии у организации). Это не формальность — непрошитый журнал при проверке может быть признан ненадлежащим доказательством проведения инструктажей, поскольку теоретически из него можно изъять или добавить страницы.

Рекомендуемый формат — тетрадь формата А4 или готовый типографский бланк. Допускается ведение в электронном виде с последующей распечаткой и подписанием, однако полностью электронный формат без собственноручных подписей сотрудников не принимается большинством проверяющих органов.

Как заполнить журнал инструктажа по ЧС: пошаговая инструкция

Разберём процесс заполнения на конкретном примере — малое предприятие розничной торговли с пятью сотрудниками.

Шаг 1. Издание приказа о назначении ответственного лица

Прежде чем вести какой-либо журнал, руководитель издаёт приказ о назначении лица, ответственного за проведение инструктажей по ЧС. В приказе указываются:

• ФИО и должность ответственного;
• основание назначения (прохождение обучения в учебно-методическом центре ГО и ЧС);
• перечень обязанностей — проведение инструктажей, ведение журнала, актуализация программ.

📋 Пример: Приказ № 12 от 15.01.2025. «Назначить директора магазина Иванова И.И. ответственным за проведение инструктажей работников по действиям в чрезвычайных ситуациях. Основание: удостоверение о прохождении обучения по курсу ГО и ЧС № 456 от 10.01.2025».

Шаг 2. Разработка программы инструктажа

Программа — это содержательная основа инструктажа. Без неё запись в журнале теряет смысл, потому что непонятно, чему именно обучали работника. Программа утверждается руководителем и включает:

• характеристику возможных ЧС для данного объекта;
• сигналы оповещения и действия при их получении;
• маршруты и порядок эвакуации;
• правила использования средств индивидуальной защиты;
• действия по оказанию первой помощи;
• порядок вызова экстренных служб;
• обязанности работников при различных видах ЧС.

Шаг 3. Проведение инструктажа

Инструктаж проводится в устной форме с демонстрацией наглядных материалов (планов эвакуации, расположения огнетушителей, аварийных выходов). Рекомендуется:

• проводить инструктаж в помещении, позволяющем продемонстрировать маршрут эвакуации;
• использовать практические элементы — показать, где находятся средства защиты;
• отвести на вводный инструктаж не менее 30 минут;
• ответить на вопросы работников.

Шаг 4. Внесение записи в журнал

Запись вносится непосредственно после проведения инструктажа — не задним числом. Заполняются все графы таблицы.

📋 Пример заполненной строки:

№	Дата	Вид	ФИО работника	Должность	Подразделение	ФИО инструктирующего	Должность	Тема	Подпись работника	Подпись инструктирующего
1	20.01.2025	Вводный	Петрова А.С.	Продавец-кассир	Торговый зал	Иванов И.И.	Директор	Действия при ЧС (программа № 1 от 15.01.2025)	[подпись]	[подпись]

Шаг 5. Контроль полноты записей

После внесения записи ответственное лицо проверяет:

• все ли графы заполнены (пустые ячейки — нарушение);
• стоят ли обе подписи — и работника, и инструктирующего;
• корректно ли указан вид инструктажа;
• совпадает ли должность работника со штатным расписанием.

Типичные ошибки при заполнении

Опыт проверок показывает, что чаще всего работодатели допускают следующие ошибки:

• Отсутствие подписи работника — самое грубое нарушение. Без подписи инструктаж считается непроведённым.
• Заполнение задним числом — легко выявляется экспертизой (одинаковые чернила, одинаковый почерк на десятках записей за разные даты).
• Неуказание вида инструктажа — создаёт путаницу и не позволяет установить, соблюдена ли периодичность.
• Одна запись на группу сотрудников — каждый работник должен быть записан отдельной строкой с индивидуальной подписью.
• Использование карандаша — записи ведутся только чернилами (пастой).
• Незаполненная графа «Тема» — без указания содержания невозможно подтвердить, что инструктаж был полноценным.

⚠️ Важно: Многие владельцы малого бизнеса скачивают шаблон журнала из интернета и считают, что задача решена. Но шаблон из открытых источников — это риск, оформленный в Word. Он может не соответствовать актуальным рекомендациям МЧС, содержать устаревшие графы или не включать обязательные поля. Документы, разработанные специализированными платформами вроде Bejure, адаптированы под конкретный вид деятельности и обновляются при изменении нормативной базы.

Где скачать журнал инструктажа по ЧС и какой формат выбрать

Вопрос «где скачать образец» — один из самых популярных у предпринимателей. Разберём доступные варианты и их надёжность.

Источники шаблонов

1. Сайт МЧС России и территориальных управлений — наиболее надёжный источник. Региональные управления МЧС нередко публикуют рекомендуемые формы журналов в методических материалах. Минус — не всегда легко найти нужный документ на ведомственном сайте.

2. Справочно-правовые системы (КонсультантПлюс, Гарант) — содержат актуальные тексты нормативных актов и приложения к ним. Если форма журнала утверждена региональным НПА — она будет там.

3. Типографские бланки — готовые прошитые журналы продаются в канцелярских магазинах и специализированных интернет-магазинах. Стоимость — от 100 до 500 рублей. Удобный вариант для тех, кто предпочитает не возиться с оформлением.

4. Платформы автоматизации кадрового документооборота — специализированные сервисы, которые предоставляют комплекты документов, включая журналы учёта, адаптированные под конкретную сферу деятельности.

5. Бесплатные шаблоны из интернета — множество сайтов предлагают скачать бланк бесплатно. Это самый рискованный вариант: нет гарантии актуальности, полноты и соответствия требованиям.

Формат документа

• Бумажный — основной формат, принимаемый всеми проверяющими органами. Журнал должен быть прошит, пронумерован, заверен подписью ответственного лица.
• Электронный с распечаткой — допустимый компромисс. Таблица ведётся в Excel или специализированной программе, периодически распечатывается, подписывается сотрудниками и подшивается.
• Полностью электронный — возможен при наличии электронной подписи у всех участников. На практике для журналов по ЧС этот формат пока применяется редко, но тенденция к цифровизации документооборота очевидна.

📎 Ст. 22.1 ТК РФ: Трудовой кодекс допускает электронный документооборот в сфере трудовых отношений при соблюдении определённых условий, включая использование электронных подписей. Однако применительно к журналам по ГО и ЧС рекомендуется уточнять позицию территориального управления МЧС.

При использовании электронного документооборота Bejure позволяет хранить все кадровые и организационные документы в защищённой среде, обеспечивая доступ к ним в любой момент — например, при внеплановой проверке. Архив документов сохраняется, и нужный журнал можно предъявить инспектору за 30 секунд, не перебирая папки.

Какие данные нужно подготовить перед заполнением

Прежде чем приступить к ведению журнала, соберите:

• актуальное штатное расписание с полными ФИО и должностями работников;
• копию приказа о назначении ответственного за инструктаж;
• утверждённую программу инструктажа по ЧС;
• план эвакуации (актуальный, соответствующий реальной планировке помещения);
• сведения о прохождении ответственным лицом обучения по ГО и ЧС.

Штрафы за отсутствие журнала и нарушения при проведении инструктажей

Последствия отсутствия журнала регистрации инструктажей по ЧС могут быть весьма ощутимыми для бизнеса. Рассмотрим конкретные санкции.

Административная ответственность

Основная статья — ст. 20.7 КоАП РФ «Невыполнение требований и мероприятий в области гражданской обороны»:

• для должностных лиц — штраф от 10 000 до 20 000 рублей;
• для юридических лиц — штраф от 100 000 до 200 000 рублей.

Также может применяться ст. 19.5 КоАП РФ за невыполнение предписания органа, осуществляющего государственный надзор, — если после первичной проверки нарушения не были устранены.

В сфере охраны труда действует ст. 5.27.1 КоАП РФ — допуск работника к исполнению трудовых обязанностей без прохождения обучения:

• для ИП — штраф от 15 000 до 25 000 рублей;
• для юридических лиц — от 110 000 до 130 000 рублей.

⚠️ Важно: Штрафы по ст. 5.27.1 КоАП РФ начисляются за каждого необученного работника. Если у вас 5 сотрудников без проведённого инструктажа, сумма штрафа для организации может достигнуть 650 000 рублей.

Ответственность при наступлении ЧС

Если чрезвычайная ситуация реально произошла и пострадали люди, отсутствие документации об инструктаже становится отягчающим обстоятельством. Возможна:

• ст. 143 УК РФ — нарушение требований охраны труда, повлёкшее причинение тяжкого вреда здоровью (до 1 года лишения свободы) или смерть (до 4 лет лишения свободы);
• ст. 293 УК РФ — халатность (для должностных лиц), повлёкшая причинение крупного ущерба или вреда здоровью.

Последствия при проверках

Проверки в области ГО и ЧС проводятся:

• плановые — по утверждённому графику (для большинства малых предприятий — не чаще одного раза в 3 года);
• внеплановые — по жалобам, после произошедших инцидентов, по поручению прокуратуры.

На что обращают внимание проверяющие:

1. Наличие журнала как такового.
2. Полнота заполнения — все графы, все подписи.
3. Соблюдение периодичности — повторный инструктаж не реже одного раза в год.
4. Охват — все ли работники прошли инструктаж.
5. Компетенция инструктирующего — наличие подтверждения прохождения обучения.
6. Актуальность программы инструктажа.

📋 Пример: При проверке ИП Сидорова (розничная торговля, 8 сотрудников) инспектор МЧС установил, что журнал инструктажа по ЧС отсутствует. Выдано предписание об устранении нарушений в 30-дневный срок и назначен штраф 15 000 рублей по ст. 20.7 КоАП РФ. При повторной проверке через 2 месяца нарушение не устранено — штраф удвоен, материалы переданы в прокуратуру.

Сроки хранения и порядок замены журнала

Журнал инструктажа по действиям в ЧС — документ длительного хранения. Сроки определяются Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Сроки хранения

• Журналы регистрации инструктажей по охране труда и безопасности — 45 лет.
• Программы инструктажей — 5 лет после замены новыми.
• Приказы о назначении ответственных лиц — 75 лет (по личному составу) или 5 лет (по основной деятельности, в зависимости от формулировки).

Когда заменяется журнал

Журнал заменяется новым в следующих случаях:

• все страницы заполнены;
• журнал пришёл в негодность (повреждение, намокание);
• реорганизация предприятия с изменением наименования.

При замене старый журнал не уничтожается — он передаётся в архив организации с записью на последней странице: «Журнал закрыт ДД.ММ.ГГГГ. Всего записей — NN. Подпись ответственного лица».

Хранение

Требования к хранению:

• журнал хранится у ответственного лица или в отделе кадров;
• обеспечивается защита от повреждений, несанкционированного доступа;
• при ликвидации организации журналы передаются в государственный архив;
• ИП при прекращении деятельности обязан обеспечить сохранность документов в течение установленных сроков.

📎 Ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»: хотя эта норма касается бухгалтерских документов, принцип обязательного хранения организационных документов распространяется на все виды учётных журналов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Для предпринимателей, ведущих кадровый документооборот самостоятельно, критически важно организовать систему хранения: как бумажных, так и электронных копий документов. Штатный юрист стоит от 80 000 рублей в месяц и не гарантирует порядок в архиве. Систематизация документов через специализированную платформу — более рациональное решение для малого бизнеса.

Часто задаваемые вопросы

Обязан ли ИП без сотрудников вести журнал инструктажа по ЧС?

Нет. Если индивидуальный предприниматель работает самостоятельно, без наёмных работников, обязанность проводить инструктаж по ЧС и вести журнал на него не распространяется. Обязанность возникает с момента заключения первого трудового договора. Однако если ИП привлекает работников по гражданско-правовым договорам и они регулярно находятся на его территории, рекомендуется провести ознакомление с правилами безопасности — хотя формально это не является обязательным инструктажем по ЧС.

Можно ли вести один журнал для инструктажей по ЧС и по охране труда?

Нет, это разные журналы. Журнал инструктажа по ЧС ведётся в соответствии с законодательством о защите от чрезвычайных ситуаций и гражданской обороне. Журнал инструктажа по охране труда — в соответствии с разделом X Трудового кодекса РФ и Порядком обучения, утверждённым Постановлением Правительства РФ № 2464 от 24.12.2021. Смешение этих документов при проверке будет расценено как нарушение порядка ведения учётной документации.

Что делать, если сотрудник отказывается подписывать журнал?

Отказ работника от прохождения инструктажа или от подписи — ситуация редкая, но возможная. В этом случае необходимо составить акт об отказе в присутствии двух свидетелей с указанием даты, ФИО работника и обстоятельств. Работник, не прошедший инструктаж, не может быть допущен к работе (по аналогии со ст. 76 ТК РФ об отстранении). Акт об отказе хранится вместе с журналом.

Как часто проводится повторный инструктаж по ЧС?

Повторный (плановый) инструктаж проводится не реже одного раза в год. Конкретные сроки устанавливаются приказом руководителя и программой инструктажа. Для объектов с массовым пребыванием людей или повышенной опасностью региональные нормативные акты могут устанавливать более частую периодичность — раз в полугодие.

Нужно ли проводить инструктаж по ЧС совместителям и работникам на испытательном сроке?

Да. Все работники, заключившие трудовой договор, проходят вводный инструктаж по ЧС — независимо от того, работают они на полную ставку, по совместительству или находятся на испытательном сроке. Совместитель, уже прошедший инструктаж по основному месту работы, всё равно инструктируется повторно — потому что условия, планы эвакуации и характер угроз на разных объектах различаются.

Заключение

Журнал инструктажа по ЧС — не бюрократическая формальность, а документ, который защищает бизнес и его сотрудников. Защищает юридически — от штрафов при проверках МЧС и трудовой инспекции. Защищает практически — потому что систематическое обучение персонала действиям в чрезвычайных ситуациях реально снижает последствия инцидентов.

Для владельца малого бизнеса или индивидуального предпринимателя ключевые действия просты:

1. Назначить ответственного за инструктаж (или взять эту функцию на себя, пройдя обучение).
2. Разработать и утвердить программу инструктажа.
3. Завести журнал — прошить, пронумеровать, заверить.
4. Проводить инструктажи в установленные сроки и фиксировать каждый из них.
5. Хранить журнал в течение 45 лет.

Не откладывайте оформление этого документа до момента, когда в дверь постучит инспектор. Систематизируйте кадровый документооборот сейчас — и ваш бизнес будет работать на вас, а не против вас.