Журнал учёта противопожарных инструктажей: образец и заполнение

Почему без этого журнала бизнес рискует каждый день

Пожарная безопасность — одна из тех сфер, где формальное отношение к документам приводит к реальным штрафам и реальным трагедиям. Для владельца малого бизнеса или индивидуального предпринимателя журнал учёта противопожарных инструктажей — не просто бумажная формальность, а обязательный документ, который проверяют инспекторы МЧС при каждом визите. Его отсутствие или неправильное заполнение — прямой путь к административной ответственности.

Проблема в том, что большинство предпринимателей узнают о необходимости вести этот журнал только в момент проверки. К тому моменту восстанавливать записи задним числом уже поздно, а штрафы начинаются от 6 000 рублей для должностных лиц и доходят до 400 000 рублей для юридических лиц. При этом сам документ не требует юридического образования — достаточно понимать его структуру и правила ведения.

В этой статье разберём, как выглядит образец журнала учёта инструктажей по пожарной безопасности, какие графы он содержит, как его правильно заполнить, где скачать актуальную форму и какие ошибки допускают чаще всего. Вся информация актуальна на 2024–2025 год с учётом действующих нормативных актов.

Что такое журнал учёта инструктажей по пожарной безопасности и зачем он нужен

Журнал регистрации противопожарных инструктажей — это документ, в котором фиксируется факт проведения обучения сотрудников мерам пожарной безопасности. Каждая запись подтверждает, что конкретный работник в конкретную дату прослушал инструктаж определённого вида и расписался об этом.

Обязанность проводить противопожарные инструктажи и вести их учёт установлена несколькими нормативными актами:

• Федеральный закон № 69-ФЗ «О пожарной безопасности» — закрепляет обязанность руководителей организаций обучать работников мерам пожарной безопасности
• Постановление Правительства РФ № 1479 (Правила противопожарного режима в РФ) — устанавливает общие требования к организации обучения
• Приказ МЧС России № 806 от 18.11.2021 — определяет порядок, виды и содержание обучения мерам пожарной безопасности, включая требования к фиксации инструктажей

📎 Приказ МЧС № 806, п. 25: Проведение противопожарных инструктажей фиксируется в журнале учёта противопожарных инструктажей. Допускается фиксация в электронном виде с использованием электронной подписи.

Журнал выполняет сразу несколько функций:

1. Доказательная база. Подтверждает, что работодатель выполнил свою обязанность по обучению персонала
2. Защита при проверках. Инспектор МЧС в первую очередь запрашивает именно этот документ
3. Юридическая защита при ЧП. Если произойдёт пожар, наличие записей в журнале подтвердит, что работник был проинструктирован и знал правила эвакуации
4. Систематизация кадровой работы. Позволяет отслеживать, кто из сотрудников прошёл обучение, а кому требуется повторный инструктаж

⚠️ Важно: Журнал обязаны вести все организации и ИП, имеющие хотя бы одного наёмного работника. Сфера деятельности значения не имеет — требование распространяется на офисы, магазины, склады, производства, пункты выдачи заказов и любые другие рабочие места.

Виды противопожарных инструктажей: какие записи должны быть в журнале

Прежде чем разбирать порядок заполнения журнала, необходимо понимать, какие виды инструктажей существуют. Каждый из них фиксируется отдельной записью с указанием типа.

Вводный инструктаж

Проводится со всеми вновь принимаемыми на работу сотрудниками, независимо от должности и опыта. Также обязателен для командированных, практикантов и временных работников. Вводный инструктаж проводят до начала выполнения трудовых обязанностей.

Кто проводит: руководитель организации, лицо, ответственное за пожарную безопасность, или иной работник, назначенный приказом руководителя и прошедший соответствующее обучение.

Первичный инструктаж на рабочем месте

Проводится непосредственно на рабочем месте до начала самостоятельной работы. Охватывает конкретные опасные факторы, расположение средств пожаротушения, пути эвакуации именно в том помещении, где предстоит работать сотруднику.

Повторный инструктаж

Проводится не реже одного раза в год для всех работников. Для сотрудников организаций, имеющих пожароопасное производство, — не реже одного раза в полугодие. Именно эти записи чаще всего отсутствуют в журналах при проверках: предприниматели проводят вводный инструктаж, а потом забывают о повторных.

Внеплановый инструктаж

Проводится в следующих случаях:

• Изменение нормативных актов в области пожарной безопасности
• Изменение технологического процесса, замена оборудования
• Нарушение работниками требований пожарной безопасности, которое могло привести или привело к пожару
• Перерыв в работе более 60 календарных дней
• Поступление информации об авариях и пожарах на аналогичных объектах
• Решение руководителя организации

Целевой инструктаж

Проводится при выполнении разовых работ, связанных с повышенной пожарной опасностью: сварочные работы, использование открытого огня, проведение массовых мероприятий.

📋 Пример: ИП Сидоров открывает небольшой склад с двумя сотрудниками. При приёме на работу каждого из них он обязан провести вводный и первичный инструктажи, зафиксировав их в журнале. Через 12 месяцев — провести повторный инструктаж с обоими работниками и также внести записи. Если на складе планируются сварочные работы подрядчиком — оформить целевой инструктаж.

Образец журнала: структура, графы и оформление

Приказ МЧС России № 806 не содержит жёстко утверждённой унифицированной формы журнала. Однако в приложении № 4 к этому приказу приведена рекомендуемая форма, которой придерживается большинство организаций и которую проверяющие органы считают стандартной.

Обложка (титульный лист)

На обложке указываются:

• Наименование организации (или ФИО индивидуального предпринимателя)
• Название документа: «Журнал учёта противопожарных инструктажей»
• Дата начала ведения журнала
• Дата окончания (заполняется, когда журнал полностью заполнен)

Табличная часть

Основная часть журнала представляет собой таблицу со следующими графами:

№ п/п	Дата инструктажа	ФИО инструктируемого	Год рождения	Должность (профессия) инструктируемого	Вид инструктажа	ФИО, должность инструктирующего	Подпись инструктируемого	Подпись инструктирующего
1	15.01.2025	Иванов И. И.	1990	Кладовщик	Вводный	Петров П. П., инженер по ОТ	подпись	подпись
2	15.01.2025	Иванов И. И.	1990	Кладовщик	Первичный	Петров П. П., инженер по ОТ	подпись	подпись

⚠️ Важно: Обратите внимание, что вводный и первичный инструктажи — это два разных вида. Даже если они проводятся в один день, каждый записывается отдельной строкой. Частая ошибка — объединять их в одну запись.

Требования к оформлению

• Журнал должен быть прошит и пронумерован (каждая страница нумеруется вручную или при печати)
• На последней странице делается запись: «В журнале пронумеровано и прошнуровано ___ листов», ставится подпись ответственного лица и печать организации (при наличии)
• Записи ведутся ручкой (синей или чёрной), без использования корректоров
• Исправления допускаются путём зачёркивания и внесения правильной записи с пометкой «Исправлено» и подписью ответственного лица
• Пустые строки между записями не допускаются

С 1 марта 2022 года приказ МЧС № 806 разрешает вести журнал в электронном виде при условии использования электронной подписи. Это существенно упрощает документооборот: не нужно хранить бумажные папки, искать нужную запись можно за секунды, а при проверке — распечатать нужные страницы или предоставить доступ инспектору в электронном виде.

Как правильно заполнить журнал: пошаговая инструкция

Пошаговый алгоритм заполнения журнала учёта противопожарных инструктажей выглядит следующим образом.

Шаг 1. Назначение ответственного лица

Прежде чем начать заполнять журнал, необходимо издать приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность. Это может быть сам руководитель (для микропредприятий это наиболее частый вариант), специалист по охране труда или любой другой работник, прошедший обучение по программам противопожарного инструктажа.

📎 Ст. 225 ТК РФ: Все работники, в том числе руководители организаций, обязаны проходить обучение по охране труда и проверку знания требований охраны труда. Аналогичное требование распространяется на обучение мерам пожарной безопасности.

Шаг 2. Подготовка программ инструктажей

Для каждого вида инструктажа разрабатывается программа, утверждённая руководителем. В журнале не фиксируется содержание программы, но при проверке инспектор может запросить её отдельно. Отсутствие утверждённой программы — основание для предписания.

Шаг 3. Заполнение записи

При проведении каждого инструктажа заполняются все графы таблицы:

1. Порядковый номер — сквозная нумерация, начиная с первой записи в журнале
2. Дата — фактическая дата проведения инструктажа в формате ДД.ММ.ГГГГ
3. ФИО инструктируемого — полностью, без сокращений (допустимо сокращение имени и отчества до инициалов, но рекомендуется полная запись)
4. Год рождения — для идентификации работника
5. Должность — в соответствии с трудовым договором и штатным расписанием
6. Вид инструктажа — вводный, первичный, повторный, внеплановый или целевой. Для внепланового и целевого рекомендуется кратко указать причину (например, «Внеплановый — изменение планировки эвакуационных путей»)
7. ФИО и должность инструктирующего — лицо, фактически проводившее инструктаж
8. Подписи — обе подписи ставятся непосредственно после проведения инструктажа

Шаг 4. Контроль регулярности

Установите систему напоминаний о необходимости проведения повторного инструктажа. Для большинства организаций интервал составляет 12 месяцев, для пожароопасных объектов — 6 месяцев. Пропуск срока повторного инструктажа — одно из наиболее частых нарушений, выявляемых при проверках.

📋 Пример: ООО «Старт» принимает на работу менеджера Козлову А. В. 10 марта 2025 года. В этот же день проводятся вводный и первичный инструктажи — две записи в журнале с подписями. Повторный инструктаж должен быть проведён не позднее 10 марта 2026 года. Если менеджер Козлова уйдёт в отпуск по беременности и родам и вернётся через 1,5 года, при выходе на работу ей потребуется внеплановый инструктаж (перерыв более 60 дней).

Типичные ошибки при ведении журнала и как их избежать

Анализ предписаний органов пожарного надзора показывает, что большинство нарушений связаны не со сложностью документа, а с невнимательностью и непониманием требований. Рассмотрим основные ошибки.

Ошибка 1. Отсутствие подписей

Самая распространённая ситуация: графы заполнены, но подпись инструктируемого или инструктирующего отсутствует. С точки зрения проверяющего органа, запись без подписи равнозначна отсутствию инструктажа. Это касается и случаев, когда сотрудник «забыл расписаться и уже уволился» — такая запись не имеет доказательной силы.

Ошибка 2. Проведение инструктажа «задним числом»

Некоторые работодатели заполняют журнал перед проверкой, внося записи за несколько месяцев. Опытный инспектор легко это определяет: одинаковый цвет чернил, идентичный почерк во всех записях, отсутствие естественного износа страниц. Последствия — предписание и штраф за фальсификацию документов.

Ошибка 3. Неправильное указание вида инструктажа

Указание «инструктаж по ПБ» вместо конкретного вида (вводный, первичный, повторный) — нарушение. Каждый вид имеет свою программу и свои основания для проведения. Обобщённая запись не позволяет установить, какой именно инструктаж был проведён.

Ошибка 4. Ведение нескольких журналов для разных видов инструктажей

Приказ МЧС № 806 предусматривает единый журнал учёта противопожарных инструктажей. Разделение на отдельные журналы для вводного, первичного и повторного инструктажей не запрещено прямо, но создаёт путаницу и повышает риск потери одного из документов. Рекомендуется использовать один журнал с указанием вида в соответствующей графе.

Ошибка 5. Журнал не прошит и не пронумерован

Формальное нарушение, которое тем не менее фиксируется в предписаниях. Непрошитый журнал теоретически позволяет удалить или заменить страницы, что ставит под сомнение достоверность всех записей.

Ошибка 6. Пропуск сроков повторного инструктажа

Часто встречается ситуация, когда вводный и первичный инструктажи проведены при приёме на работу, а записей о повторных инструктажах нет. Для инспектора это означает, что работодатель не обеспечивает систематическое обучение персонала мерам пожарной безопасности.

⚠️ Важно: Если при проверке обнаружены нарушения в ведении журнала, инспектор ГПН вправе выдать предписание об устранении нарушений и назначить штраф по ст. 20.4 КоАП РФ: на должностных лиц — от 6 000 до 15 000 рублей, на ИП — от 20 000 до 30 000 рублей, на юридических лиц — от 150 000 до 200 000 рублей. При повторном нарушении суммы увеличиваются кратно.

Где скачать актуальную форму и как организовать хранение документа

Скачать образец журнала

Рекомендуемую форму журнала учёта противопожарных инструктажей можно найти:

• В приложении № 4 к приказу МЧС России от 18.11.2021 № 806 — это первоисточник
• На официальном портале правовой информации (pravo.gov.ru)
• На сайтах справочно-правовых систем КонсультантПлюс и Гарант

При скачивании шаблона из иных источников обращайте внимание на дату публикации. Формы, разработанные до вступления в силу приказа № 806 (до 1 марта 2022 года), могут содержать устаревшие графы или не соответствовать действующим требованиям.

⚠️ Важно: Шаблон из интернета — это всегда риск получить устаревший или неполный документ. Проверяйте соответствие скачанной формы действующему приказу МЧС № 806. Ответственность за правильность оформления несёт работодатель, а не автор шаблона.

Хранение журнала

Действующие нормативные акты не устанавливают конкретный срок хранения журнала учёта противопожарных инструктажей. Однако, руководствуясь Перечнем типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива № 236 от 20.12.2019), документы по охране труда и пожарной безопасности хранятся не менее 5 лет, а при наличии записей о работниках, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, — 75 лет.

Рекомендации по хранению:

• Журнал должен находиться в доступном месте — у ответственного за пожарную безопасность или в отделе кадров
• Заполненные журналы передаются в архив организации
• При ликвидации ИП или организации журналы передаются в государственный или муниципальный архив

Электронный формат ведения

Как уже отмечалось, с 2022 года допускается ведение журнала в электронном виде. Это удобно для предпринимателей, которые ведут кадровый документооборот через электронные системы. Платформы автоматизации кадрового учёта, такие как Bejure, позволяют хранить все документы по персоналу — от трудовых договоров до журналов инструктажей — в единой защищённой системе. Доступ к любому документу занимает несколько секунд, а при проверке не приходится судорожно искать нужную папку в шкафу.

Для электронного ведения необходимо:

• Использование электронной подписи инструктируемого и инструктирующего
• Обеспечение защиты от несанкционированного доступа и изменения записей
• Возможность вывода на печать для предоставления инспектору (при необходимости)

Связь журнала инструктажей с кадровым документооборотом

Журнал учёта противопожарных инструктажей не существует изолированно. Он тесно связан с другими кадровыми документами, которые обязан вести каждый работодатель.

Приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность

Без этого приказа непонятно, кто имеет право проводить инструктажи и заполнять журнал. Приказ хранится вместе с журналом.

Программы инструктажей

Для каждого вида инструктажа утверждается отдельная программа. При проверке инспектор сопоставляет записи в журнале с наличием утверждённых программ.

Трудовые договоры и личные дела

Должность работника в журнале должна соответствовать трудовому договору. Расхождения — повод для предписания.

📎 Ст. 212 ТК РФ (в ред. ФЗ № 311-ФЗ от 02.07.2021): Работодатель обязан обеспечить обучение работников безопасным методам и приёмам выполнения работ, инструктаж по охране труда, в том числе обучение мерам пожарной безопасности. Невыполнение этой обязанности является основанием для привлечения к ответственности по ст. 5.27.1 КоАП РФ (штраф до 130 000 рублей для юридических лиц).

Журнал вводного инструктажа по охране труда

Не путайте два журнала: инструктаж по охране труда и инструктаж по пожарной безопасности — это разные документы с разными основаниями и разным регулированием. Первый ведётся на основании Порядка обучения по охране труда (постановление Правительства РФ № 2464), второй — на основании приказа МЧС № 806.

Штатный юрист стоит от 80 000 рублей в месяц, и всё равно не гарантирует, что все журналы и приказы оформлены правильно. Сервис Bejure работает по фиксированной подписке от 1 440 рублей в месяц, а документы обновляются автоматически при изменении законодательства. Все кадровые документы хранятся в одном месте и подписываются электронной подписью, имеющей юридическую силу наравне с бумажным оригиналом. Это снимает с предпринимателя необходимость разбираться в тонкостях оформления каждого журнала самостоятельно.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вести журнал учёта противопожарных инструктажей в электронном виде?

Да, с 1 марта 2022 года приказ МЧС России № 806 допускает ведение журнала в электронном формате. Обязательное условие — использование электронных подписей как инструктируемого, так и инструктирующего. Электронный журнал должен быть защищён от несанкционированного доступа и изменения внесённых записей.

Кто имеет право проводить противопожарный инструктаж?

Инструктаж вправе проводить руководитель организации, лицо, назначенное ответственным за пожарную безопасность приказом руководителя, или иной работник, прошедший обучение по дополнительным профессиональным программам в области пожарной безопасности. Для ИП с небольшим штатом инструктаж чаще всего проводит сам предприниматель, если он прошёл соответствующее обучение.

Какой штраф грозит за отсутствие журнала учёта инструктажей по пожарной безопасности?

Отсутствие журнала квалифицируется как нарушение требований пожарной безопасности по ст. 20.4 КоАП РФ. Штрафы: для должностных лиц — от 6 000 до 15 000 рублей, для ИП — от 20 000 до 30 000 рублей, для юридических лиц — от 150 000 до 200 000 рублей. В условиях особого противопожарного режима суммы увеличиваются.

Нужно ли заводить отдельный журнал для каждого вида инструктажа?

Нет, приказ МЧС № 806 предусматривает единый журнал, в котором в соответствующей графе указывается вид инструктажа — вводный, первичный, повторный, внеплановый или целевой. Ведение отдельных журналов для каждого вида не запрещено, но создаёт дополнительную административную нагрузку и увеличивает вероятность ошибок.

Как долго хранить заполненный журнал?

Рекомендуемый минимальный срок хранения — 5 лет с момента внесения последней записи, по аналогии с документами по охране труда. На практике рекомендуется хранить журнал не менее 10 лет, особенно если в организации были несчастные случаи или пожары, — он может потребоваться как доказательство в суде.

Заключение

Журнал учёта противопожарных инструктажей — документ, который защищает ваш бизнес от штрафов, а ваших сотрудников — от последствий незнания правил пожарной безопасности. Его ведение не требует специальных знаний: достаточно скачать актуальную форму, назначить ответственного, проводить инструктажи в установленные сроки и аккуратно заполнять каждую графу.

Ключевые правила, которые стоит запомнить:

• Вести журнал обязаны все работодатели — и ИП, и юридические лица
• Каждый вид инструктажа записывается отдельной строкой
• Записи без подписей не имеют юридической силы
• Повторный инструктаж проводится не реже одного раза в год
• Журнал можно вести в электронном виде с электронной подписью

Не откладывайте оформление документов на момент проверки. Выстроенный кадровый документооборот — это не бюрократия, а система защиты бизнеса. Начните с аудита имеющихся документов по пожарной безопасности прямо сегодня.