10 документов, которые проверяющие запрашивают в первую очередь

Звонок из трудовой инспекции, уведомление о плановой проверке или внезапный визит инспектора — для большинства владельцев малого бизнеса и ИП это событие из разряда стрессовых. Не потому, что они сознательно нарушают закон, а потому, что не знают точно, какие именно кадровые документы должны быть готовы к предъявлению. Результат предсказуем: лихорадочные поиски по папкам, звонки бухгалтеру, попытки восстановить утраченное. И штрафы — вполне реальные, исчисляемые десятками и сотнями тысяч рублей.

Между тем перечень документов, которые проверяющие запрашивают в первую очередь, вполне конкретен и конечен. Государственная инспекция труда (ГИТ), прокуратура, ФСС и другие контролирующие органы действуют по отработанным алгоритмам. Зная эти алгоритмы, предприниматель может подготовиться заранее и свести риски к нулю. Именно об этом — данный материал. Мы разберём каждый из десяти ключевых документов, объясним, почему он обязателен, какие нормы закона его регулируют и что грозит за его отсутствие.

Если вы ведёте бизнес и у вас есть хотя бы один наёмный сотрудник, этот список — ваш чек-лист выживания при любой проверке.

Почему проверяющие запрашивают именно эти документы

Деятельность трудовой инспекции регулируется Федеральным законом № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации», а также Постановлением Правительства РФ № 1230 об утверждении Положения о федеральном государственном контроле (надзоре) за соблюдением трудового законодательства. Инспекторы ГИТ обязаны действовать в рамках предмета проверки, но на практике есть устоявшийся набор документов, которые запрашиваются практически при каждом контрольно-надзорном мероприятии.

Логика проверяющих проста: они идут от базового к частному. Сначала — документы, которые подтверждают законность самого факта трудовых отношений (трудовые договоры, приказы о приёме). Затем — документы, регулирующие условия труда (правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание). Далее — документы, фиксирующие фактическое исполнение обязательств работодателя (табели, расчётные листки, журналы инструктажей).

Отсутствие даже одного документа из этого перечня — основание для предписания и штрафа. А если нарушение носит системный характер или затрагивает права нескольких работников, суммы кратно возрастают.

⚠️ Важно: С 2022 года ГИТ использует риск-ориентированный подход. Это означает, что категория риска вашей организации напрямую влияет на частоту проверок. Но перечень запрашиваемых документов остаётся единым — вне зависимости от категории.

Разберём каждый из десяти документов подробно.

Документ 1. Трудовые договоры: фундамент любой проверки

Трудовой договор — это первое, что запросит инспектор. Без преувеличений. Именно этот документ подтверждает, что между работодателем и работником существуют законные трудовые отношения, а не теневая занятость.

📎 Ст. 57 ТК РФ устанавливает обязательные условия трудового договора: место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты труда, режим рабочего времени и отдыха, условия труда на рабочем месте, условие об обязательном социальном страховании.

Инспектор проверяет не просто наличие договора, а его содержание. Типичные нарушения, которые выявляются при проверке:

• Отсутствие указания на конкретное место работы (адрес)
• Нет условия о характере работы (разъездной, подвижной и т.д.), если это применимо
• Не указан размер заработной платы в цифрах (вместо этого — ссылка на штатное расписание без конкретики)
• Отсутствуют условия труда на рабочем месте по результатам специальной оценки условий труда (СОУТ)
• Нет подписи работника на экземпляре работодателя, подтверждающей получение своего экземпляра

📋 Пример: ИП, владеющий небольшой кофейню, оформил трудовые договоры с тремя бариста. Однако в договорах не были указаны условия труда на рабочем месте (класс условий труда по результатам СОУТ). При плановой проверке ГИТ назначила штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ — от 50 000 до 100 000 ₽ на юридическое лицо за каждый ненадлежащим образом оформленный договор.

Именно здесь критически важно использовать не скачанные из интернета шаблоны, а документы, адаптированные под конкретную сферу деятельности и соответствующие актуальной редакции Трудового кодекса РФ. Шаблон из интернета — это риск, оформленный в Word. Он мог быть составлен пять лет назад, до последних изменений законодательства, и не учитывать специфику вашей ниши.

Документ 2. Правила внутреннего трудового распорядка и штатное расписание

Два документа объединены в один раздел, поскольку проверяющие, как правило, запрашивают их одновременно — вместе с трудовыми договорами они формируют «ядро» кадровой документации.

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

📎 Ст. 189 и ст. 190 ТК РФ обязывают работодателя принять правила внутреннего трудового распорядка, регламентирующие порядок приёма и увольнения, основные права и обязанности сторон, режим работы и отдыха, применяемые меры взыскания и поощрения.

Инспектор проверяет:

• Наличие ПВТР как отдельного локального нормативного акта
• Ознакомление каждого сотрудника с ПВТР под подпись до подписания трудового договора (требование ст. 68 ТК РФ)
• Соответствие указанного в ПВТР режима рабочего времени фактическим условиям

Отсутствие ПВТР — нарушение по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: штраф на должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 ₽, на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 ₽.

Штатное расписание

Формально Трудовой кодекс не содержит прямой нормы, обязывающей работодателя иметь штатное расписание. Однако ст. 57 ТК РФ требует указывать в трудовом договоре должность «в соответствии со штатным расписанием», а ст. 15 ТК РФ определяет трудовые отношения через трудовую функцию, определяемую в том числе штатным расписанием. На практике это означает, что проверяющие воспринимают его как обязательный документ.

Штатное расписание обычно составляется по унифицированной форме Т-3 (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), хотя с 2013 года применение унифицированных форм не является обязательным.

Что проверяет инспектор:

• Соответствие должностей в штатном расписании должностям в трудовых договорах
• Соответствие указанных окладов и надбавок фактическим выплатам
• Наличие утверждения руководителем (приказ или гриф утверждения)

Документ 3. Приказы о приёме, переводе и увольнении

Приказы — это распорядительные документы, которые фиксируют юридически значимые события в трудовых отношениях. Проверяющие запрашивают их для подтверждения того, что кадровые решения оформлены надлежащим образом.

Основные виды приказов, которые проверяются:

1. Приказ о приёме на работу — издаётся на основании заключённого трудового договора. Содержание приказа должно соответствовать условиям договора (ст. 68 ТК РФ).
2. Приказ о переводе на другую работу — оформляется при изменении трудовой функции, структурного подразделения или местности (ст. 72.1 ТК РФ). Перевод требует письменного согласия работника, за исключением случаев, прямо предусмотренных Кодексом.
3. Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора — должен содержать ссылку на конкретное основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ (ст. 84.1 ТК РФ).

⚠️ Важно: Работник должен быть ознакомлен с приказом о приёме на работу под подпись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы. Отсутствие подписи работника — частая и легко выявляемая ошибка при проверке.

Помимо основных, инспектор может запросить:

• Приказы о предоставлении отпусков
• Приказы о направлении в командировку
• Приказы о применении дисциплинарных взысканий
• Приказы об изменении условий оплаты труда

Каждый приказ должен иметь дату, номер, основание и подпись уполномоченного лица. Хаотичная нумерация, отсутствие дат или несовпадение дат приказа и трудового договора — сигнал для более глубокой проверки.

Документ 4. Личные карточки работников и трудовые книжки

Личные карточки (форма Т-2)

Личная карточка работника — документ, в котором аккумулируется вся основная информация о сотруднике: персональные данные, сведения о воинском учёте, приём и переводы, отпуска, аттестации, повышение квалификации, награды, увольнение.

С 1 сентября 2021 года в связи с переходом на электронные трудовые книжки обязанность ведения личных карточек стала дискуссионной. Однако для работников, сохранивших бумажные трудовые книжки, ведение карточки Т-2 остаётся необходимым — именно в ней работник расписывается при внесении каждой записи в трудовую книжку.

Кроме того, для организаций, ведущих воинский учёт, личная карточка остаётся обязательным элементом документооборота.

Трудовые книжки

📎 Ст. 66 и ст. 66.1 ТК РФ регулируют порядок ведения трудовых книжек (бумажных и в формате сведений о трудовой деятельности — электронных).

Инспектор проверяет:

• Наличие бумажных трудовых книжек тех работников, которые не подали заявление о переходе на электронный формат
• Правильность внесения записей (приём, перевод, увольнение, награждение)
• Наличие книги учёта движения трудовых книжек
• Условия хранения трудовых книжек (они должны храниться в сейфе или запирающемся шкафу)

Утрата трудовой книжки работника — серьёзное нарушение. Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — до 50 000 ₽ на организацию. Но помимо штрафа работодатель обязан оформить дубликат, а это трудоёмкий процесс, требующий сбора сведений со всех предыдущих мест работы сотрудника.

Документ 5. Табель учёта рабочего времени и расчётные листки

Два документа, которые проверяющие используют для проверки одного из самых конфликтных аспектов трудовых отношений — оплаты труда.

Табель учёта рабочего времени

📎 Ст. 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником. Это императивная норма — исключений для малого бизнеса или ИП не предусмотрено.

Табель ведётся по форме Т-12 или Т-13 (либо по собственной форме, утверждённой работодателем). Инспектор сопоставляет данные табеля с:

• Условиями трудового договора о режиме рабочего времени
• Расчётными ведомостями (фактически начисленная зарплата должна соответствовать отработанным часам)
• Графиками сменности (если установлен сменный режим)

Типичные нарушения:

• Табель не ведётся вовсе
• В табеле указано 8 часов ежедневно, но фактически установлен сменный режим
• Не отражены сверхурочные часы (а значит, не оплачены в повышенном размере по ст. 152 ТК РФ)
• Не учтены дни нетрудоспособности и отпуска

Расчётные листки

📎 Ст. 136 ТК РФ обязывает работодателя при выплате заработной платы извещать каждого работника в письменной форме о составных частях зарплаты, размерах удержаний и общей сумме к выплате.

Расчётный листок — не просто «бумажка для сотрудника». Это документ, отсутствие которого влечёт штраф. Форма расчётного листка утверждается работодателем с учётом мнения представительного органа работников (при наличии).

📋 Пример: Владелец сети автомоек с 12 сотрудниками не выдавал расчётные листки, считая это необязательной формальностью. При проверке ГИТ квалифицировала каждый случай невыдачи как отдельное нарушение. Совокупный штраф составил более 150 000 ₽ — по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ с учётом множественности нарушений.

Документ 6. Графики отпусков и документы по охране труда

График отпусков

📎 Ст. 123 ТК РФ устанавливает, что очерёдность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

Это означает, что до 17 декабря каждого года у вас должен быть утверждённый график отпусков на следующий год. График обязателен как для работодателя, так и для работника.

Что проверяет инспектор:

• Наличие графика (составленного по форме Т-7 или в свободной форме)
• Дата утверждения (не позднее 17 декабря предшествующего года)
• Полнота — в графике должны быть все работники
• Фактическое предоставление отпусков в соответствии с графиком
• Ознакомление работников с графиком

Отсутствие графика отпусков — нарушение по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Но более серьёзные последствия наступают, если выясняется, что работники не получали ежегодный отпуск два года подряд, — это прямое нарушение ст. 124 ТК РФ, запрещающей непредоставление отпуска в течение двух лет подряд.

Документы по охране труда

Охрана труда — отдельная масштабная тема, но в контексте проверочного минимума инспектор запрашивает:

1. Результаты специальной оценки условий труда (СОУТ) — обязательна для всех рабочих мест, за исключением дистанционных работников и надомников (Федеральный закон № 426-ФЗ)
2. Журнал вводного инструктажа по охране труда — каждый принимаемый на работу сотрудник должен пройти вводный инструктаж
3. Журнал инструктажа на рабочем месте — первичный, повторный (не реже одного раза в шесть месяцев), внеплановый, целевой

⚠️ Важно: За нарушение требований охраны труда предусмотрена ответственность по ст. 5.27.1 КоАП РФ. Штрафы значительно выше, чем по ст. 5.27: на должностных лиц и ИП — от 5 000 до 40 000 ₽, на юридических лиц — от 50 000 до 200 000 ₽. За допуск работника без обучения и проверки знаний по охране труда — штраф на организацию от 110 000 до 130 000 ₽ за каждого работника.

Отсутствие СОУТ — отдельное нарушение со штрафом до 80 000 ₽ на юридическое лицо.

Как подготовиться к проверке и избежать штрафов

Знание перечня документов, которые проверяющие запрашивают в первую очередь, — это половина задачи. Вторая половина — системная работа с кадровой документацией, которая исключает авральную подготовку.

Алгоритм самопроверки

Составьте чек-лист и проведите аудит по следующей схеме:

1. Трудовые договоры — заключены со всеми работниками, содержат все обязательные условия по ст. 57 ТК РФ, подписаны обеими сторонами, у каждого работника есть свой экземпляр.
2. Правила внутреннего трудового распорядка — утверждены, все работники ознакомлены под подпись до подписания трудового договора.
3. Штатное расписание — утверждено приказом, должности и оклады соответствуют трудовым договорам.
4. Приказы о приёме, переводе, увольнении — изданы в отношении каждого кадрового события, работники ознакомлены.
5. Личные карточки — заведены на каждого работника, данные актуальны.
6. Трудовые книжки — в наличии для работников, не перешедших на электронный формат, записи корректны, хранение обеспечено.
7. Табель учёта рабочего времени — ведётся ежемесячно, данные соответствуют действительности.
8. Расчётные листки — форма утверждена, выдаются при каждой выплате зарплаты.
9. График отпусков — составлен и утверждён в установленный срок, отпуска предоставляются.
10. Документы по охране труда — СОУТ проведена, журналы инструктажей ведутся, обучение по охране труда пройдено.

Цена ошибки

Суммируем возможные штрафы за отсутствие каждого из десяти документов:

Нарушение	Штраф для ИП	Штраф для юрлица
Ненадлежащее оформление трудового договора (ч. 4 ст. 5.27 КоАП)	5 000–10 000 ₽	50 000–100 000 ₽
Отсутствие ПВТР, штатного расписания, приказов, табелей и др. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП)	1 000–5 000 ₽	30 000–50 000 ₽
Нарушение порядка ведения трудовых книжек (ч. 1 ст. 5.27 КоАП)	1 000–5 000 ₽	30 000–50 000 ₽
Нарушение требований охраны труда (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП)	5 000–10 000 ₽	50 000–80 000 ₽
Отсутствие СОУТ (ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП)	5 000–10 000 ₽	60 000–80 000 ₽
Допуск без обучения по ОТ (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП)	15 000–25 000 ₽	110 000–130 000 ₽

При наличии 5–10 сотрудников и множественности нарушений совокупный штраф для юридического лица легко превышает 500 000 ₽. Для малого бизнеса это может быть критической суммой.

📋 Пример: Вместо того чтобы разбираться в требованиях к каждому документу самостоятельно или нанимать штатного кадровика за 60 000–80 000 ₽ в месяц, владельцы малого бизнеса всё чаще автоматизируют кадровый документооборот. Платформа Bejure позволяет формировать весь пакет кадровых документов — от трудового договора до журналов инструктажей — с учётом конкретного вида деятельности. Документы обновляются автоматически при изменении законодательства и подписываются электронной подписью, имеющей юридическую силу.

Хранение и доступ

Отдельный вопрос — как хранить кадровые документы так, чтобы предъявить их инспектору в разумный срок. При проверке по жалобе работника срок предоставления документов, как правило, составляет 10 рабочих дней с момента получения мотивированного запроса.

Если документы рассредоточены по папкам, ящикам, компьютерам бухгалтера и мессенджерам — вы рискуете не уложиться в срок. А непредоставление документов в срок — самостоятельное нарушение.

Решение — централизованная система хранения. Электронный кадровый архив, где каждый документ находится за 30 секунд. Именно такой подход реализован в Bejure: все документы хранятся в защищённой системе, подписываются электронной подписью и доступны в любой момент — без поиска по папкам и без риска утраты.

Что делать, если проверка уже назначена

Если вы получили уведомление о предстоящей плановой проверке или запрос о предоставлении документов, действуйте по следующему плану:

Шаг 1. Изучите предмет проверки. В уведомлении указывается, какие именно аспекты трудового законодательства будут проверяться. Сфокусируйтесь на них, но подготовьте весь базовый пакет — инспектор вправе расширить запрос в рамках предмета проверки.

Шаг 2. Проведите экспресс-аудит. Пройдитесь по чек-листу из десяти документов, описанному выше. Отметьте, что есть, что требует корректировки, что отсутствует полностью.

Шаг 3. Восстановите недостающее. Закон не запрещает оформить документы до начала фактической проверки, если события, которые они фиксируют, действительно имели место. Однако подделка дат и подписей — это уже состав правонарушения, а в некоторых случаях — преступления.

Шаг 4. Проверьте подписи. Убедитесь, что на всех документах, требующих ознакомления работника, стоят подписи. Если работник уже уволен и подпись получить невозможно, составьте акт о невозможности ознакомления с указанием причины.

Шаг 5. Подготовьте сопроводительное письмо. При передаче документов по запросу составьте реестр — опись передаваемых документов с указанием количества листов. Это защитит вас от претензий о непредоставлении.

⚠️ Важно: Работодатель вправе при проверке присутствовать лично, давать пояснения, знакомиться с результатами и обжаловать предписания. Не стоит воспринимать проверку как приговор — это процедура, в которой у вас есть процессуальные права. Они закреплены в ст. 36 Федерального закона № 248-ФЗ.

Часто задаваемые вопросы

Обязан ли ИП с одним сотрудником иметь все 10 документов?

Да. Трудовой кодекс РФ не устанавливает исключений для индивидуальных предпринимателей в зависимости от количества работников. Если у вас есть хотя бы один сотрудник по трудовому договору, вы обязаны вести полный кадровый документооборот: трудовой договор, приказ о приёме, табель учёта рабочего времени, расчётные листки, ПВТР, штатное расписание, график отпусков, проводить СОУТ и инструктажи по охране труда. Единственное послабление — микропредприятия (до 15 сотрудников и до 120 млн ₽ выручки) вправе не принимать отдельные локальные нормативные акты, если все необходимые условия включены в трудовой договор по типовой форме (ст. 309.2 ТК РФ).

Какой срок хранения кадровых документов?

Сроки хранения установлены Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении, личные карточки — 50 лет (для документов, созданных после 2003 года) или 75 лет (для созданных до 2003 года). Табели учёта рабочего времени при наличии вредных условий труда — 50/75 лет, при обычных условиях — 5 лет. Графики отпусков — 3 года. ПВТР — 1 год после замены новыми. Нарушение сроков хранения — основание для привлечения к ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ.

Может ли инспектор запросить документы, не входящие в этот перечень?

Да, перечень из десяти документов — это базовый минимум, который запрашивается практически при любой проверке. Однако инспектор вправе запросить любые документы в рамках предмета проверки: положение об оплате труда, положение о персональных данных, согласия на обработку персональных данных, журнал учёта проверок, коллективный договор (при наличии), документы по воинскому учёту, медицинские книжки (для отдельных категорий работников) и другие. Объём запроса зависит от оснований проверки и конкретных обстоятельств.

Можно ли вести кадровый документооборот полностью в электронном виде?

Да, с ноября 2021 года (Федеральный закон № 377-ФЗ) работодатели вправе вести электронный кадровый документооборот (ЭКДО). Это распространяется на большинство кадровых документов, за исключением: акта о несчастном случае на производстве, приказа об увольнении и документов, подтверждающих прохождение инструктажей по охране труда (для последних — до вступления в силу отдельных нормативных актов). Документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя и усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписью работника — в зависимости от типа документа (ст. 22.1–22.3 ТК РФ).

Что грозит за повторное нарушение при следующей проверке?

Повторное совершение аналогичного нарушения влечёт значительно более суровые санкции по ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ: штраф на должностных лиц — от 10 000 до 20 000 ₽ или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет, на юридических лиц — от 50 000 до 70 000 ₽. Для нарушений в сфере охраны труда по ч. 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ штраф на организацию достигает 200 000 ₽, а деятельность может быть приостановлена на срок до 90 суток.

Заключение

Десять документов, которые проверяющие запрашивают в первую очередь, — это не бюрократическая прихоть, а каркас законных трудовых отношений. Трудовой договор, ПВТР, штатное расписание, приказы, личные карточки, трудовые книжки, табель, расчётные листки, график отпусков и документы по охране труда — каждый из этих элементов защищает не только работника, но и вас как работодателя.

Совокупный штраф за отсутствие всего пакета может превысить полмиллиона рублей. Стоимость системного ведения кадрового документооборота — несопоставимо меньше. Особенно если использовать автоматизированные решения вместо ручного труда и устаревших шаблонов.

Проведите аудит своих кадровых документов сегодня. Пройдитесь по чек-листу из этой статьи. Если обнаружите пробелы — устраните их до того, как это сделает инспектор. Порядок в документах — это не факультативная задача, а базовое условие устойчивости бизнеса.