Акт передачи кадровых документов: как оформить без потерь

Смена кадровика или бухгалтера — событие, которое в малом бизнесе нередко происходит стихийно. Один сотрудник уволился, другой ещё не вышел, а где лежат трудовые договоры, личные дела и приказы по личному составу — никто толком не знает. Именно в такие моменты предприниматели обнаруживают, что кадровый учёт велся в произвольном порядке: часть документов утеряна, часть не подписана, а часть вообще никогда не существовала. Последствия — штрафы от ГИТ, судебные споры с работниками и головная боль при очередной проверке.

Между тем процедура передачи дел — это не формальность и не бюрократический ритуал. Это единственный способ зафиксировать фактическое состояние кадрового документооборота на конкретную дату и распределить ответственность между уходящим и принимающим специалистом. Правильно составленный акт приёма-передачи кадровых документов защищает работодателя, нового сотрудника и позволяет быстро восстановить любой пробел.

В этой статье команда Bejure разберёт, как грамотно организовать передачу дел, что должно входить в акт, как составить опись и какие ошибки чаще всего приводят к проблемам при проверках.

---

Почему передача кадровых документов — это юридически значимая процедура

Трудовой кодекс РФ не содержит отдельной статьи, которая регулировала бы порядок передачи кадровых дел. Однако это не означает, что процедура необязательна. Напротив — ответственность за состояние кадрового учёта лежит на работодателе в целом, а не на конкретном специалисте.

📎 Ст. 5.27 КоАП РФ: Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, влечёт наложение административного штрафа на должностных лиц — от 1 000 до 5 000 ₽, на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 ₽. При повторном нарушении штраф для юрлица возрастает до 70 000 ₽.

Если при проверке ГИТ выяснится, что трудовые договоры не подписаны, приказы о приёме не изданы или локальные нормативные акты отсутствуют — работодатель получит штраф вне зависимости от того, кто именно вёл документы. «Предыдущий кадровик не оформил» — не аргумент для инспектора.

Именно поэтому акт приёма передачи нужен прежде всего самому работодателю: он фиксирует, какие документы были переданы в каком состоянии, и позволяет немедленно начать работу по устранению выявленных нарушений. Это не перекладывание вины, а управление рисками.

---

Когда составляется акт и кто его подписывает

Акт составляется в нескольких типовых ситуациях:

• увольнение кадрового специалиста или бухгалтера, ведущего кадровый учёт;
• уход в длительный отпуск (декретный, административный);
• реорганизация, при которой функции кадровой службы перераспределяются;
• передача ведения кадров на аутсорсинг или, наоборот, возврат функции в штат;
• первичная инвентаризация документов при найме первого кадровика.

Стороны акта:

1. Передающая сторона — уходящий специалист (кадровик, бухгалтер, офис-менеджер, ИП лично).
2. Принимающая сторона — новый сотрудник или временно назначенное лицо.
3. Представитель работодателя — руководитель или уполномоченный им сотрудник.

⚠️ Важно: Если новый специалист ещё не принят на работу, а старый уже уволился, акт должен подписать руководитель организации или ИП лично. Нельзя оставлять передачу без фиксации — даже в этом случае составляется односторонний акт с описью фактически имеющихся документов.

Дата акта — это точка отсчёта. Всё, что выявлено после неё, является ответственностью принимающей стороны. Всё, что зафиксировано как отсутствующее на дату передачи, — ответственность предыдущего ведущего.

---

Что входит в акт приёма кадровых документов: структура и содержание

Унифицированной формы акта законодательство не предусматривает — работодатель разрабатывает её самостоятельно. Однако сложившаяся практика и требования ГИТ позволяют выделить обязательные элементы.

Обязательные реквизиты акта:

• наименование документа («Акт приёма-передачи кадровых документов»);
• дата и место составления;
• полное наименование организации (ФИО индивидуального предпринимателя);
• ФИО и должности передающей и принимающей сторон;
• основание для передачи (приказ об увольнении, приказ о назначении и т. д.);
• перечень передаваемых документов с указанием их состояния;
• отметки об отсутствующих или повреждённых документах;
• подписи сторон и руководителя.

Состав передаваемых документов зависит от того, что велось, но стандартный перечень включает:

1. Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним по каждому действующему сотруднику.
2. Трудовые книжки — на всех работников, для которых работодатель является основным местом работы.
3. Личные карточки работников (форма Т-2 или её аналог).
4. Приказы по личному составу (о приёме, переводе, отпуске, увольнении, командировании и т. д.).
5. Штатное расписание (форма Т-3) и его актуальная редакция.
6. Локальные нормативные акты: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие.
7. Графики отпусков.
8. Документы воинского учёта.
9. Журналы регистрации приказов, трудовых договоров, трудовых книжек.
10. Больничные листы и иные документы, связанные с временной нетрудоспособностью.

📋 Пример: ИП Семёнова принимает первого кадровика — менеджера по персоналу Петрову. До этого момента сама ИП вела кадры «в тетрадке». При передаче дел выясняется, что у двух сотрудников нет подписанных трудовых договоров, а штатное расписание не обновлялось три года. Акт фиксирует эти факты — и Петрова получает чёткий план устранения нарушений с первого рабочего дня.

---

Опись кадровых документов: как правильно составить и зачем она нужна

Опись кадровых документов — это приложение к акту, в котором каждый передаваемый документ перечислен поимённо с указанием ключевых характеристик. Без описи акт превращается в декларацию: «всё передано» — но что именно, в каком количестве и каком состоянии, непонятно.

Типовые графы описи:

№ п/п	Наименование документа	Количество (листов / экз.)	Период / дата	Состояние	Примечания
1	Трудовой договор с Ивановым И.И.	2 экз.	01.03.2022	Хорошее	—
2	Трудовая книжка Петровой А.С.	1 шт.	—	Хорошее	Вкладыш отсутствует
3	Приказ о приёме № 5-к	1 л.	01.03.2022	Хорошее	—

Рекомендации по составлению описи:

• Разбейте документы по разделам: договоры, приказы, личные дела, ЛНА, журналы.
• Для каждого раздела подведите итоговое количество.
• Особо отметьте документы, которые подлежат передаче, но фактически отсутствуют — с пометкой «не обнаружен».
• Укажите, в каком виде хранятся документы: бумажном, электронном или в смешанном формате.

⚠️ Важно: Трудовые книжки передаются строго поимённо и под роспись. Это требование вытекает из Правил ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 225, а с 2023 года — Приказ Минтруда РФ № 320н). Книжку, переданную без отметки в описи, впоследствии будет крайне сложно «найти» юридически.

Опись подписывается теми же лицами, что и акт, и является его неотъемлемой частью. Нумерация приложения указывается в тексте акта.

---

Порядок проведения передачи дел: пошаговая инструкция

Грамотная передача — это не одно мероприятие, а последовательность действий, растянутая на несколько дней. Оптимально, если уходящий специалист присутствует параллельно с новым хотя бы неделю.

Шаг 1. Издание приказа о передаче дел. Руководитель издаёт приказ в свободной форме, в котором указывает:

• кто передаёт, кто принимает;
• сроки передачи;
• состав комиссии (если назначается).

Шаг 2. Инвентаризация документов. Передающая сторона систематизирует все имеющиеся документы, формирует папки по разделам и выявляет пробелы.

Шаг 3. Проверка состояния документов принимающей стороной. Новый специалист проверяет:

• наличие обязательных документов по каждому сотруднику;
• подписи сторон на трудовых договорах;
• актуальность штатного расписания;
• наличие и содержание локальных нормативных актов;
• корректность записей в трудовых книжках.

Шаг 4. Составление описи и акта. На основе проверки формируется опись, затем сам акт с фиксацией всех выявленных нарушений и отсутствующих документов.

Шаг 5. Подписание документов. Акт и опись подписывают все стороны. При наличии разногласий — например, передающая сторона отрицает утрату документа — несогласная сторона вправе изложить свою позицию письменно в виде приложения к акту.

Шаг 6. Хранение акта. Акт подшивается в отдельную папку или в дело «Документы по кадровому делопроизводству». Срок хранения — не менее 5 лет, а по отдельным документам постоянного хранения — до ликвидации организации.

📎 Ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле»: Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных законодательством.

---

Типичные ошибки при передаче кадровых дел и как их избежать

Практика показывает, что большинство проблем при смене кадровика носит предсказуемый характер. Вот наиболее распространённые ошибки.

Ошибка 1. Передача «на словах». Договорились устно, что «всё нормально», акт не составляли. При первой же проверке ГИТ новый специалист не может доказать, что проблема существовала до него, — и работодатель несёт ответственность в полном объёме.

Ошибка 2. Акт без описи. Акт гласит: «Документы переданы в полном объёме». Но что именно входило в «полный объём» — не расшифровано. Через полгода выясняется, что личного дела на одного из сотрудников никогда не существовало.

Ошибка 3. Передача в спешке, без проверки содержания. Уходящий кадровик передаёт папки, принимающий ставит подпись, не вникая в содержимое. В результате ответственность за чужие ошибки перекладывается на нового специалиста.

Ошибка 4. Игнорирование электронных документов. Часть документов ведётся в электронном виде — в таблицах, облачных хранилищах, бухгалтерских программах. Если передача касается только бумаг, электронный архив фактически «зависает» на учётных записях ушедшего сотрудника.

Ошибка 5. Отсутствие подписи руководителя. Акт подписан только кадровиком и его преемником. Без подписи уполномоченного представителя работодателя документ имеет ограниченную юридическую силу при возможных спорах.

📋 Пример: Компания ООО «Ромашка» сменила бухгалтера, который совмещал ведение кадров. Акт не составлялся. Через 8 месяцев бывший сотрудник подал иск о незаконном увольнении. Суд запросил приказ об увольнении и уведомление работника. Приказ нашёлся, уведомление — нет. Компания проиграла дело и выплатила компенсацию, которая многократно превысила стоимость грамотного оформления передачи дел.

---

Автоматизация кадрового документооборота как способ снизить риски при смене специалиста

Одна из главных причин, по которой передача кадровых дел превращается в кризис, — отсутствие системы хранения документов. Когда документы разбросаны по папкам на рабочем столе, флешкам и личным почтовым ящикам уволившегося сотрудника, никакой акт не поможет восстановить полную картину.

Платформа Bejure решает эту проблему системно: все кадровые документы создаются, подписываются и хранятся в единой защищённой среде. При смене специалиста не нужно собирать архив вручную — новый сотрудник получает доступ к полному актуальному документообороту за 30 секунд, без риска потери или утечки данных. Документы подписываются электронной подписью, которая работает исключительно внутри экосистемы платформы, — данные не уходят третьим лицам.

Это принципиально меняет логику передачи дел: вместо инвентаризации стопок бумаг новый кадровик видит структурированный архив с историей изменений по каждому сотруднику. Акт приёма-передачи в такой ситуации занимает часы, а не дни, а риск пропустить критически важный документ стремится к нулю.

⚠️ Важно: Переход на электронный кадровый документооборот регулируется ст. 22.1–22.3 ТК РФ. Работодатель вправе вести большинство кадровых документов в электронном виде при условии соблюдения требований к электронной подписи и уведомлении работников.

Если вы используете шаблоны, скачанные из интернета, или передаёте документы через стороннего бухгалтера — это риск, оформленный в Word. Документы устаревают, ответственность за их актуальность никто не берёт, а данные сотрудников оказываются у людей, которые юридически за них не отвечают. Выстроенная система — это не дополнительные расходы, а базовый уровень порядка, без которого любая смена специалиста грозит стать аудитом всего, что делалось не так.

---

Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли составлять акт приёма-передачи кадровых документов по закону?

Прямой нормы, обязывающей составлять такой акт, в ТК РФ нет. Однако работодатель несёт ответственность за состояние кадрового учёта вне зависимости от того, кто именно его вёл. Акт — это инструмент защиты: он фиксирует, какие документы реально существовали на дату смены специалиста, и позволяет разграничить ответственность. Без акта при проверке ГИТ или трудовом споре работодатель не сможет доказать, что нарушение возникло до прихода нового сотрудника.

Что делать, если уходящий кадровик отказывается подписывать акт?

Если сотрудник отказывается участвовать в передаче дел или подписывать акт, работодатель составляет односторонний акт с описью фактически имеющихся документов и отметкой об отказе от подписания. Документ подписывается комиссией в составе не менее двух человек. Факт отказа может быть основанием для привлечения уволившегося сотрудника к материальной ответственности, если будет доказана утрата документов по его вине.

Какой срок хранения у акта приёма-передачи кадровых документов?

Акт приёма-передачи относится к документам по организации документооборота и хранится не менее 5 лет. Если в акте зафиксирована передача документов по личному составу с постоянным сроком хранения (например, приказов о приёме и увольнении, трудовых договоров), акт целесообразно хранить весь период, пока действуют передаваемые документы. Сроки хранения документов по личному составу установлены Перечнем, утверждённым Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.

Нужно ли составлять акт, если кадровый учёт вёл сам ИП и теперь он нанимает первого кадровика?

Да, и именно в этой ситуации акт особенно важен. ИП выступает одновременно передающей стороной и работодателем. Составление акта позволяет зафиксировать реальное состояние кадровых документов на момент передачи функции, выявить пробелы и сформировать план их устранения. Это защищает нового специалиста от ответственности за ошибки, допущенные до его прихода.

Можно ли составить акт передачи кадровых документов в электронном виде?

Да, при условии подписания квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью. Электронный акт имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, — при соблюдении требований Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Если в организации уже внедрён электронный кадровый документооборот, акт логично вести в той же системе, что и остальные документы.

---

Заключение

Акт приёма-передачи кадровых документов — это не бюрократическая формальность, а практический инструмент управления рисками. Правильно организованная передача дел позволяет новому специалисту с первого дня понимать реальное состояние кадрового учёта, а работодателю — не расплачиваться за чужие ошибки штрафами и судебными издержками.

Ключевые выводы:

• Составляйте акт приёма кадровых документов при любой смене ответственного лица — даже если новый сотрудник ещё не найден.
• Всегда прикладывайте к акту опись кадровых документов с поимённым перечнем.
• Фиксируйте отсутствующие и повреждённые документы — это ваша защита при проверке.
• Переводите кадровый документооборот в системную среду, чтобы смена специалиста не становилась кризисом.

Выстроенный документооборот — это не трата времени, а инвестиция в предсказуемость бизнеса. Начните с малого: проверьте прямо сейчас, есть ли у каждого вашего сотрудника подписанный трудовой договор и актуальное штатное расписание. Если нет — самое время это исправить.