Декретный отпуск: оформление и выплаты в 2025 году

Рождение ребёнка — событие, которое меняет жизнь сотрудницы и одновременно ставит перед работодателем целый набор кадровых задач. Как правильно оформить декретный отпуск, какие документы подготовить, сколько платить и в какие сроки — вопросы, в которых ошибки обходятся дорого. Штрафы за нарушение трудовых прав беременных и молодых матерей достигают 200 000 рублей, а восстановление незаконно уволенной сотрудницы через суд влечёт ещё и компенсацию вынужденного прогула.

Для владельца малого бизнеса или индивидуального предпринимателя ситуация осложняется тем, что кадровый учёт зачастую ведётся самостоятельно — без штатного юриста и выделенного HR-отдела. В результате приказы составляются по устаревшим шаблонам, сроки выплат нарушаются, а обязательные локальные акты отсутствуют. Эта статья — пошаговое руководство, которое поможет оформить декрет без ошибок, рассчитать пособия и защитить бизнес от претензий ГИТ.

Важно сразу уточнить терминологию: в Трудовом кодексе нет понятия «декретный отпуск». Законодатель разделяет отпуск по беременности и родам (ст. 255 ТК РФ) и отпуск по уходу за ребёнком (ст. 256 ТК РФ). Это два разных периода с разными основаниями, разной продолжительностью и разными выплатами. Разберём каждый из них.

Что включает декретный отпуск по законодательству РФ

Когда говорят «декрет», обычно подразумевают весь период отсутствия сотрудницы на работе — от последних месяцев беременности до момента, когда ребёнку исполнится полтора или три года. Юридически же это два самостоятельных отпуска, каждый из которых требует отдельного оформления.

📎 Ст. 255 ТК РФ: Женщинам по их заявлению и на основании выданного листка нетрудоспособности предоставляются отпуска по беременности и родам продолжительностью 70 (в случае многоплодной беременности — 84) календарных дней до родов и 70 (в случае осложнённых родов — 86, при рождении двух или более детей — 110) календарных дней после родов с выплатой пособия по государственному социальному страхованию.

Отпуск по беременности и родам (БиР) предоставляется на основании больничного листа. Его продолжительность зависит от течения беременности и родов:

• 140 календарных дней — стандартная беременность (70 дней до родов + 70 дней после);
• 156 календарных дней — осложнённые роды (70 + 86);
• 194 календарных дня — многоплодная беременность (84 + 110);
• 160 календарных дней — для женщин, проживающих в зонах радиоактивного загрязнения (90 + 70).

Отпуск по уходу за ребёнком предоставляется после окончания отпуска по БиР и может длиться до достижения ребёнком возраста трёх лет. Его вправе оформить не только мать, но и отец, бабушка, дедушка или другой родственник, фактически осуществляющий уход.

📎 Ст. 256 ТК РФ: По заявлению женщины ей предоставляется отпуск по уходу за ребёнком до достижения им возраста трёх лет. Такой отпуск может быть использован полностью или по частям также отцом ребёнка, бабушкой, дедом, другим родственником или опекуном, фактически осуществляющим уход за ребёнком.

Для работодателя принципиально разграничивать эти периоды: каждый из них имеет собственное основание (заявление + листок нетрудоспособности для БиР; заявление для отпуска по уходу), отдельный приказ и различные источники финансирования выплат.

Пошаговое оформление отпуска по беременности и родам

Процедура оформления отпуска по беременности и родам состоит из нескольких последовательных этапов. Нарушение любого из них может привести к претензиям со стороны Государственной инспекции труда или спорам с сотрудницей.

Шаг 1. Получение документов от сотрудницы

Сотрудница обязана предоставить работодателю:

1. Заявление на предоставление отпуска по беременности и родам в свободной форме.
2. Листок нетрудоспособности (больничный лист) — с 2022 года оформляется исключительно в электронном виде. Работодатель получает номер ЭЛН и запрашивает данные через систему ЕИИС «Соцстрах».
3. Справку о постановке на учёт в ранние сроки беременности (до 12 недель) — если сотрудница претендует на соответствующую выплату.

⚠️ Важно: Работодатель не вправе отказать в предоставлении отпуска по БиР. Право на этот отпуск является безусловным и не зависит от стажа работы, должности или режима рабочего времени.

Шаг 2. Издание приказа

На основании заявления и больничного листа работодатель издаёт приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам. В приказе указываются:

• ФИО и должность сотрудницы;
• основание (реквизиты листка нетрудоспособности);
• даты начала и окончания отпуска;
• поручение бухгалтерии о начислении пособия (при прямых выплатах — о направлении сведений в СФР).

Сотрудница знакомится с приказом под подпись. Копия приказа подшивается в личное дело.

Шаг 3. Передача сведений в Социальный фонд России

С 2023 года в России действует проактивная модель назначения пособий: Социальный фонд России (СФР) получает данные об электронном больничном напрямую из медицинской организации и запрашивает у работодателя недостающие сведения — стаж, размер заработка, районные коэффициенты. Работодатель обязан предоставить данные в течение 3 рабочих дней с момента получения запроса.

⚠️ Важно: За нарушение сроков или предоставление недостоверных сведений в СФР предусмотрена ответственность по ст. 15.2 Федерального закона № 255-ФЗ — штраф 200 рублей за каждый непредставленный документ и 20% от суммы излишне выплаченного пособия при искажении данных.

Шаг 4. Внесение записей в кадровые документы

Период отпуска по БиР отмечается в табеле учёта рабочего времени кодом «Р» (или цифровым кодом «14»). В личной карточке работника (если ведётся) фиксируются даты отпуска и реквизиты приказа. В график отпусков изменения не вносятся, поскольку отпуск по БиР не относится к ежегодному оплачиваемому отпуску.

📋 Пример: ИП Соколова ведёт небольшой салон красоты. Мастер-парикмахер в декабре 2024 года принесла заявление и сообщила номер ЭЛН. Соколова издала приказ, отметила в табеле код «Р», в течение трёх рабочих дней ответила на запрос СФР — указала стаж сотрудницы (4 года 3 месяца) и сумму заработка за 2022–2023 годы. Пособие фонд перечислил напрямую на карту сотрудницы. Ни одного нарушения, ни одного штрафа.

Оформление отпуска по уходу за ребёнком до 1,5 и 3 лет

После окончания больничного по беременности и родам сотрудница (или иной член семьи) вправе оформить отпуск по уходу за ребёнком. Этот период делится на два этапа с точки зрения выплат: до полутора лет — с ежемесячным пособием, от полутора до трёх лет — без федерального пособия (ранее действовавшая компенсация в 50 рублей отменена для детей, рождённых после 1 января 2020 года).

Для оформления сотрудница подаёт:

1. Заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребёнком.
2. Копию свидетельства о рождении (усыновления) ребёнка.
3. Справку с места работы второго родителя о том, что он не использует этот отпуск и не получает пособие (если второй родитель работает). При отсутствии второго родителя — документ, подтверждающий этот факт.

Работодатель издаёт приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребёнком, указывая дату начала (день, следующий за последним днём отпуска по БиР) и предполагаемую дату окончания (день исполнения ребёнку трёх лет). В табеле проставляется код «ОЖ» (или «15»).

📎 Ст. 256 ТК РФ: На период отпуска по уходу за ребёнком за работником сохраняется место работы (должность).

Это означает, что работодатель не вправе уволить сотрудницу, находящуюся в отпуске по уходу, за исключением случая ликвидации организации (прекращения деятельности ИП). Должность сохраняется за ней в течение всего периода, а на время её отсутствия можно принять временного работника по срочному трудовому договору (ст. 59 ТК РФ).

Работа в период отпуска по уходу

Сотрудница в отпуске по уходу за ребёнком имеет право работать на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением пособия. Для этого подаётся заявление, и работодатель оформляет дополнительное соглашение к трудовому договору с указанием нового режима работы.

⚠️ Важно: С 2024 года СФР усилил контроль за «формальным» сокращением рабочего дня. Если рабочее время уменьшено менее чем на 1 час в день, фонд может отказать в выплате пособия, расценив сокращение как фиктивное. Рекомендуемое сокращение — не менее 2 часов от стандартного рабочего дня.

Расчёт и размер выплат при декретном отпуске

Размер пособий — один из самых частых вопросов при оформлении декрета. Разберём каждую выплату, на которую может претендовать сотрудница.

Пособие по беременности и родам

Пособие по БиР рассчитывается на основании среднего заработка за два календарных года, предшествующих году наступления отпуска. В 2025 году расчётный период — 2023 и 2024 годы.

Формула расчёта:

Средний дневной заработок = Сумма заработка за 2 года ÷ Количество календарных дней в расчётном периоде (730 или 731, минус исключаемые периоды)

Размер пособия = Средний дневной заработок × Количество дней отпуска по БиР

Ограничения по размеру пособия в 2025 году:

Параметр	Значение
Максимальный средний дневной заработок	5 652,44 руб.
Максимальное пособие за 140 дней	794 341,60 руб.
Максимальное пособие за 156 дней	881 580,64 руб.
Максимальное пособие за 194 дня	1 096 573,36 руб.
Минимальное пособие за 140 дней (из МРОТ)	103 285,60 руб.

📋 Пример: Бухгалтер ООО «Ромашка» уходит в декрет в марте 2025 года. Её заработок за 2023 год составил 720 000 руб., за 2024 год — 780 000 руб. Исключаемых периодов нет. Средний дневной заработок: (720 000 + 780 000) ÷ 730 = 2 054,79 руб. Пособие за 140 дней: 2 054,79 × 140 = 287 670,60 руб. Сумма не превышает максимум — пособие выплачивается полностью.

Пособие по БиР выплачивается единовременно за весь период отпуска. С 2023 года выплату производит напрямую СФР в течение 10 рабочих дней после получения всех необходимых сведений от работодателя.

Ежемесячное пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет

Размер составляет 40% среднего заработка, но не менее установленного минимума и не более максимума:

• Минимальный размер в 2025 году: 9 227,24 руб. в месяц;
• Максимальный размер в 2025 году: 52 342,86 руб. в месяц.

Пособие выплачивается ежемесячно со дня предоставления отпуска по уходу до достижения ребёнком возраста полутора лет. Источник выплаты — СФР.

Единовременное пособие при рождении ребёнка

В 2025 году размер единовременного пособия составляет 24 604,30 руб. Это пособие выплачивается одному из родителей независимо от факта трудоустройства. Работающий родитель получает его через работодателя (который передаёт сведения в СФР), неработающий — напрямую через фонд.

Единое пособие на детей

С 2023 года введено единое пособие для семей с детьми до 17 лет и беременных женщин, вставших на учёт в ранние сроки. Размер зависит от региона проживания и уровня дохода семьи — 50%, 75% или 100% от регионального прожиточного минимума. Это пособие назначается СФР по заявлению и не зависит от работодателя, однако предприниматель должен знать о его существовании, чтобы информировать сотрудниц.

Гарантии и защита прав беременных сотрудниц

Трудовой кодекс предоставляет беременным женщинам и сотрудницам с детьми повышенные гарантии, которые работодатель обязан соблюдать. Нарушение этих норм — одно из самых частых оснований для проверок ГИТ и судебных исков.

Запрет на увольнение. Согласно ст. 261 ТК РФ, расторжение трудового договора по инициативе работодателя с беременной женщиной не допускается, за исключением случаев ликвидации организации либо прекращения деятельности ИП. Это правило действует, даже если работодатель не знал о беременности сотрудницы на момент принятия решения об увольнении.

📎 Ст. 261 ТК РФ: В случае истечения срочного трудового договора в период беременности женщины работодатель обязан по её заявлению и при предоставлении медицинской справки продлить срок действия трудового договора до окончания беременности, а при предоставлении отпуска по беременности и родам — до окончания такого отпуска.

Запрет на ночную работу, сверхурочные и командировки. Беременных сотрудниц нельзя привлекать к работе в ночное время (ст. 96 ТК РФ), к сверхурочной работе (ст. 99 ТК РФ), к работе в выходные и праздничные дни (ст. 259 ТК РФ), а также направлять в командировки.

Перевод на лёгкий труд. По заявлению беременной и на основании медицинского заключения работодатель обязан перевести её на другую работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, с сохранением среднего заработка (ст. 254 ТК РФ).

Сохранение ежегодного отпуска. Перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребёнком сотрудница вправе использовать ежегодный оплачиваемый отпуск независимо от стажа работы у данного работодателя (ст. 260 ТК РФ).

Ответственность за нарушения:

• Необоснованный отказ в приёме на работу или необоснованное увольнение беременной — штраф до 200 000 руб. или обязательные работы до 360 часов (ст. 145 УК РФ);
• Нарушение трудового законодательства — штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: для ИП — от 1 000 до 5 000 руб., для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.;
• Повторное нарушение — штраф по ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ: для ИП — от 10 000 до 20 000 руб., для юрлиц — от 50 000 до 70 000 руб.

⚠️ Важно: Увольнение беременной сотрудницы за прогул, за неоднократное неисполнение обязанностей или по результатам аттестации — незаконно. Суды однозначно встают на сторону работницы и восстанавливают её в должности с компенсацией вынужденного прогула и морального вреда.

Какие кадровые документы нужны работодателю при декрете

Полный комплект документов — гарантия того, что при проверке Государственной инспекции труда или в случае трудового спора у работодателя будет доказательная база. Ниже — перечень обязательных документов для каждого этапа.

При оформлении отпуска по БиР:

• Заявление сотрудницы;
• Номер электронного листка нетрудоспособности;
• Приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам;
• Табель учёта рабочего времени с отметкой «Р»;
• Сведения, переданные в СФР (копия или подтверждение отправки).

При оформлении отпуска по уходу за ребёнком:

• Заявление сотрудницы (или иного родственника);
• Копия свидетельства о рождении ребёнка;
• Справка с места работы второго родителя;
• Приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребёнком;
• Табель учёта рабочего времени с отметкой «ОЖ»;
• Дополнительное соглашение к трудовому договору (если сотрудница работает на условиях неполного рабочего времени в период отпуска).

При приёме временного работника на место декретницы:

• Срочный трудовой договор с указанием основания — «на время исполнения обязанностей отсутствующего работника» (ст. 59 ТК РФ);
• Приказ о приёме на работу;
• Запись в штатное расписание (должность не создаётся новая — временный работник занимает существующую).

Для малого бизнеса подготовка такого пакета документов может стать серьёзной нагрузкой. Многие предприниматели скачивают шаблоны из интернета, но шаблон — это риск, оформленный в Word: он может не соответствовать актуальным нормам, не учитывать специфику конкретной ситуации и не содержать обязательных реквизитов. Платформа Bejure позволяет формировать кадровые документы — приказы, заявления, дополнительные соглашения — с учётом действующего законодательства и конкретного вида деятельности. Все документы хранятся в одном месте, подписываются электронной подписью с той же юридической силой, что и бумажные, а доступ к архиву обеспечивается в любой момент — даже при внеплановой проверке нужный документ находится за 30 секунд.

Типичные ошибки работодателей при оформлении декрета

Практика проверок ГИТ и судебных споров показывает, что одни и те же ошибки повторяются из года в год. Вот наиболее распространённые — и способы их избежать.

1. Отсутствие приказа или неправильные даты. Приказ — обязательный распорядительный документ. Без него предоставление отпуска юридически не оформлено. Даты в приказе должны точно совпадать с датами в листке нетрудоспособности.

2. Несвоевременная передача сведений в СФР. Работодатель обязан ответить на запрос фонда в течение 3 рабочих дней. Задержка приводит к задержке выплаты пособия сотруднице и штрафу для работодателя.

3. Попытка уволить беременную «по соглашению сторон» под давлением. Если сотрудница впоследствии оспорит увольнение, суд с высокой вероятностью признает его незаконным — особенно если будет установлено, что соглашение подписано под давлением.

4. Отказ в переводе на лёгкий труд. Если сотрудница предъявила медицинское заключение, работодатель обязан перевести её на другую работу. При невозможности перевода — освободить от работы с сохранением среднего заработка за весь период освобождения.

5. Непредоставление ежегодного отпуска по требованию. Право на отпуск перед декретом или после него — безусловное. Работодатель не вправе ссылаться на производственную необходимость или отсутствие стажа.

6. Некорректное оформление срочного договора с замещающим работником. Если в договоре указана конкретная дата окончания вместо формулировки «до выхода основного работника», возникает риск: при досрочном выходе декретницы работодатель окажется с двумя работниками на одной ставке.

📋 Пример: ИП Марков нанял продавца на замену сотрудницы в декрете. В срочном трудовом договоре указал дату окончания — «31 декабря 2025 года». Декретница вышла на работу 1 октября 2025 года. Временный работник отказался увольняться, поскольку в договоре указана конкретная дата, а не событие. Спор затянулся на три месяца. Правильная формулировка: «Договор заключён на время исполнения обязанностей Ивановой А.С., находящейся в отпуске по уходу за ребёнком».

Содержание штатного юриста для предупреждения подобных ситуаций обходится малому бизнесу от 80 000 руб. в месяц, при этом специалист уходит в отпуск, может не отследить изменения законодательства и не несёт финансовой ответственности за ошибки. Bejure предлагает иной подход: фиксированная подписка от 1 440 руб./мес, документы обновляются автоматически при изменении нормативных актов, а финансовая гарантия покрывает убытки до 200 000 руб. Весь документооборот замкнут внутри защищённой системы — данные сотрудников не передаются третьим лицам.

Часто задаваемые вопросы

Может ли сотрудница уйти в декрет позже даты, указанной в больничном листе?

Да. Сотрудница вправе продолжать работать и написать заявление на отпуск по БиР позже даты, указанной в листке нетрудоспособности. В этом случае отпуск предоставляется с даты, указанной в заявлении, а пособие рассчитывается только за фактические дни отпуска. Одновременно получать и заработную плату, и пособие за одни и те же дни нельзя.

Обязан ли ИП-работодатель платить декретные пособия из собственных средств?

Нет. С 2021 года в России действует механизм прямых выплат: все пособия по беременности и родам, а также пособия по уходу за ребёнком выплачиваются напрямую из Социального фонда России. Работодатель лишь передаёт в фонд необходимые сведения о сотруднице и её заработке. Собственные средства работодателя на выплату пособий не расходуются.

Можно ли уволить сотрудницу в отпуске по уходу за ребёнком при сокращении штата?

Нет. Согласно ст. 261 ТК РФ, увольнение женщины, имеющей ребёнка в возрасте до трёх лет, по инициативе работодателя (включая сокращение штата) не допускается. Исключение — ликвидация организации или прекращение деятельности ИП. Также недопустимо увольнение одинокой матери с ребёнком до 14 лет (ребёнком-инвалидом до 18 лет).

Как оформить декрет, если сотрудница — совместитель?

Совместитель имеет те же права на отпуск по БиР и отпуск по уходу за ребёнком, что и основной работник. Пособие по беременности и родам выплачивается по каждому месту работы, если сотрудница в расчётном периоде работала у тех же работодателей. Пособие по уходу за ребёнком выплачивается только по одному месту работы — по выбору сотрудницы.

Что делать, если сотрудница хочет выйти из декрета досрочно?

Сотрудница вправе прервать отпуск по уходу за ребёнком и выйти на работу в любой момент. Для этого она подаёт заявление, а работодатель издаёт приказ о досрочном прекращении отпуска. Выплата ежемесячного пособия при этом прекращается (за исключением случаев работы на условиях неполного рабочего времени). Временный работник, принятый на её место, увольняется в связи с выходом основного сотрудника — при условии, что срочный трудовой договор оформлен правильно.

Заключение

Оформление декретного отпуска — это не единичное действие, а цепочка кадровых процедур, каждая из которых регулируется конкретными нормами Трудового кодекса. Отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребёнком, расчёт пособий, взаимодействие с СФР, защита прав беременных, приём временного работника — всё это требует точных документов, соблюдения сроков и знания актуального законодательства.

Для малого бизнеса цена ошибки особенно высока: штрафы ГИТ, выплаты по решению суда, вынужденный простой — всё это бьёт по бюджету и репутации. Не откладывайте наведение порядка в кадровом документообороте. Проверьте, все ли приказы оформлены, все ли сроки соблюдены, все ли гарантии предоставлены. А если хотите, чтобы документы формировались правильно с первого раза и обновлялись без вашего участия — начните с автоматизации.