Документы при приёме на работу: полный чек-лист по ст. 65 ТК РФ

Первый рабочий день нового сотрудника — это не только знакомство с коллективом и рабочим местом. С точки зрения кадрового документооборота это один из самых насыщенных моментов: работодатель обязан собрать пакет документов, ознакомить человека с локальными нормативными актами, подписать трудовой договор и оформить ряд приказов. Если хотя бы один из обязательных документов окажется не на месте — это уже повод для претензий со стороны Государственной инспекции труда (ГИТ).

Многие предприниматели и кадровые специалисты малого бизнеса действуют по привычке или по шаблонам, скачанным из интернета, не задумываясь о том, что перечень обязательных документов закреплён законодательно. Статья 65 Трудового кодекса РФ чётко определяет, какие бумаги работник обязан предъявить при трудоустройстве, а ст. 68 ТК РФ — что работодатель обязан ему вручить для подписания. Незнание этих норм не освобождает от ответственности.

В этой статье мы собрали полный практический чек-лист: какие документы приносит сотрудник, какие подписывает, что работодатель обязан оформить со своей стороны и какие ошибки чаще всего приводят к штрафам при проверках. Материал адресован владельцам малого бизнеса, ИП и кадровым специалистам, которые ведут кадровый учёт самостоятельно.

---

Что работник обязан предъявить: перечень по ст. 65 ТК РФ

📎 Ст. 65 ТК РФ: При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю установленный перечень документов. Требовать документы, не предусмотренные ТК РФ, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, запрещается.

Список документов, которые работник обязан предъявить в стандартной ситуации, выглядит следующим образом:

1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (например, временное удостоверение личности гражданина РФ по форме № 2П).
2. Трудовая книжка — бумажная или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (если работник перешёл на электронный формат). Исключение: первичное трудоустройство или утрата книжки.
3. Документ об образовании — диплом, аттестат, свидетельство о квалификации. Предъявляется, если должность требует специальной подготовки или знаний.
4. Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС) — или уведомление АДИ-РЕГ (электронный СНИЛС). При первичном трудоустройстве СНИЛС оформляет работодатель.
5. Документы воинского учёта — военный билет, удостоверение призывника или приписное свидетельство. Предъявляют военнообязанные и лица, подлежащие призыву.
6. Справка об отсутствии судимости — требуется только при поступлении на должности, связанные с несовершеннолетними, педагогической деятельностью, финансами и рядом других (ст. 351.1 ТК РФ).
7. Медицинская книжка или справка — обязательна для работников сферы общественного питания, торговли, образования, здравоохранения и ряда других отраслей.

⚠️ Важно: Работодатель не вправе требовать ИНН, свидетельство о браке, характеристики с прежнего места работы или другие документы, не включённые в перечень ст. 65 ТК РФ и отраслевые нормативные акты. За незаконное требование документов предусмотрена административная ответственность.

---

Документы воинского учёта при приёме: особый порядок

Оформление документов воинского учёта при приёме на работу — это не формальность, а самостоятельная обязанность работодателя, установленная Федеральным законом № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» и Положением о воинском учёте, утверждённым Постановлением Правительства РФ № 719.

Каждая организация, в которой трудятся военнообязанные или призывники, обязана вести воинский учёт. Это касается и ИП с наёмными работниками — исключений для малого бизнеса нет.

Что обязан сделать работодатель при приёме военнообязанного:

• Проверить подлинность и актуальность военного билета или приписного свидетельства.
• Сверить данные документа воинского учёта с паспортом (ФИО, дата рождения).
• Заполнить личную карточку (форма Т-2) в части воинского учёта (разделы II и III).
• Уведомить военный комиссариат о принятии на работу военнообязанного — в течение 5 рабочих дней с момента заключения трудового договора (с 2023 года — через портал «Госуслуги» для организаций, подключённых к ЕИСВО).
• Вручить работнику памятку о его обязанностях в области воинского учёта.

⚠️ Важно: С 1 октября 2023 года за нарушение правил воинского учёта штрафы существенно выросли. Для должностных лиц — от 40 000 до 50 000 ₽, для юридических лиц — от 350 000 до 500 000 ₽ (ст. 21.1–21.7 КоАП РФ). Игнорировать этот раздел кадровой работы становится крайне рискованно.

📋 Пример: ИП Семёнов принял на работу менеджера по продажам 28 лет. При проверке оказалось, что военный билет сотрудника не был внесён в карточку Т-2, а военкомат не уведомлён. ГИТ зафиксировала нарушение и направила материалы в военный комиссариат. Итог — штраф на должностное лицо в размере 40 000 ₽.

---

Какие документы работник подписывает при приёме: обязательный комплект

Теперь разберём, что именно работодатель обязан подготовить и предложить сотруднику для подписания. Это отдельный блок — документы, подписываемые при приёме, — который регулируется сразу несколькими статьями ТК РФ.

1. Ознакомление с локальными нормативными актами

📎 Ст. 68 ТК РФ: До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором (при наличии), иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью.

Работник должен поставить подпись в листе ознакомления или в специальном журнале. Устное ознакомление юридической силы не имеет.

Обязательные ЛНА, с которыми знакомят при приёме:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
• Положение об оплате труда и премировании
• Положение о защите персональных данных
• Должностная инструкция (если она является отдельным документом, а не приложением к договору)
• Инструкции по охране труда по профессии/должности

2. Трудовой договор

Заключается в письменной форме в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. На экземпляре работодателя обязательно должна стоять подпись работника о получении своего экземпляра (ст. 67 ТК РФ).

⚠️ Важно: Трудовой договор должен быть подписан до фактического допуска к работе. Если сотрудник уже приступил к обязанностям, договор оформляется не позднее 3 рабочих дней (ст. 67 ТК РФ). Нарушение — штраф от 10 000 до 20 000 ₽ для должностного лица, от 50 000 до 100 000 ₽ для юридического лица (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ).

3. Приказ о приёме на работу

Оформляется на основании трудового договора. С 2021 года унифицированная форма Т-1 не является обязательной — работодатель вправе использовать собственный бланк. Работник знакомится с приказом под подпись в течение 3 рабочих дней со дня фактического начала работы.

4. Согласие на обработку персональных данных

Отдельный документ, который подписывается в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных». Работник даёт согласие на сбор, хранение и обработку своих персональных данных в кадровых целях.

5. Договор о материальной ответственности (при необходимости)

Если должность предполагает работу с товарно-материальными ценностями, денежными средствами или иным имуществом работодателя, заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ). Перечень должностей, для которых это возможно, утверждён Постановлением Минтруда РФ № 85.

---

Чек-лист документов при приёме на работу: сводная таблица

Для удобства — структурированный перечень того, что должно быть оформлено при каждом новом трудоустройстве.

Документы, которые приносит работник:

• Паспорт (оригинал для проверки + копия для личного дела)
• Трудовая книжка или СТД-Р
• СНИЛС / уведомление АДИ-РЕГ
• Документ об образовании (если требуется по должности)
• Военный билет или приписное свидетельство (для военнообязанных)
• Медицинская книжка / справка (для отдельных категорий)
• Справка об отсутствии судимости (для отдельных должностей)

Документы, которые подписывает работник:

• Лист ознакомления с ПВТР
• Лист ознакомления с Положением об оплате труда
• Лист ознакомления с Положением о защите персональных данных
• Лист ознакомления с должностной инструкцией
• Листы ознакомления с инструкциями по охране труда
• Трудовой договор (получение своего экземпляра)
• Приказ о приёме на работу
• Согласие на обработку персональных данных
• Договор о материальной ответственности (при необходимости)
• Соглашение о неразглашении коммерческой тайны (при необходимости)

---

Личное дело сотрудника: что включать и как хранить

Законодательство РФ не обязывает коммерческие организации вести личные дела сотрудников — это требование распространяется только на государственных и муниципальных служащих. Тем не менее на практике формировать личное дело крайне полезно: это упорядочивает кадровый учёт и существенно упрощает любую проверку.

Рекомендуемый состав личного дела:

1. Копия паспорта (страницы с фото, пропиской)
2. Копия СНИЛС
3. Копия документа об образовании
4. Копия военного билета / приписного (для военнообязанных)
5. Анкета или резюме при наличии
6. Трудовой договор (экземпляр работодателя) со всеми дополнительными соглашениями
7. Приказ о приёме
8. Листы ознакомления с ЛНА
9. Согласие на обработку персональных данных
10. Договор о материальной ответственности (если заключался)

⚠️ Важно: Копии персональных данных хранятся строго в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ. Доступ к личным делам должен быть ограничен: их не следует хранить в открытом доступе или передавать третьим лицам без письменного согласия работника.

Срок хранения личных дел в коммерческих организациях — 50 лет (для документов, созданных до 2003 года — 75 лет) в соответствии с Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.

Платформа Bejure позволяет хранить все кадровые документы в единой защищённой системе: при проверке или трудовом споре нужный документ можно найти и предъявить буквально за 30 секунд — без поиска по папкам и архивам.

---

Типичные ошибки при оформлении документов на приёме

Разбор реальных ошибок помогает лучше запомнить правила. Вот наиболее распространённые нарушения, которые выявляет ГИТ при проверках малого бизнеса:

Ошибка 1: Ознакомление с ЛНА после подписания трудового договора

По ст. 68 ТК РФ ознакомление должно быть до подписания договора. Если работник сначала подписал договор, а потом — листы ознакомления, это прямое нарушение порядка. Штраф — от 1 000 до 5 000 ₽ для ИП, от 30 000 до 50 000 ₽ для организации (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Ошибка 2: Отсутствие записи в трудовой книжке

Если работник принёс бумажную трудовую книжку, запись о приёме должна быть внесена в течение 5 рабочих дней. Для сотрудника с электронной трудовой — формируется и выдаётся СТД-Р в день обращения или увольнения.

Ошибка 3: Не заключён договор о материальной ответственности

Кассир, кладовщик, продавец — если договор о полной материальной ответственности не подписан, взыскать ущерб с работника в полном объёме практически невозможно. Суды в таких случаях встают на сторону сотрудника.

Ошибка 4: Требование лишних документов

Некоторые работодатели по привычке просят принести ИНН, копию свидетельства о браке или характеристику с прежнего места работы. Ст. 65 ТК РФ это прямо запрещает. Административная ответственность наступает по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Ошибка 5: Отсутствие данных воинского учёта в карточке Т-2

Даже если организация «маленькая» и инспекция «никогда не приходила» — при первой проверке отсутствие сведений воинского учёта влечёт самостоятельный состав нарушения со значительными штрафами.

📋 Пример: Небольшой ресторан в ходе плановой проверки ГИТ не смог предъявить листы ознакомления с должностными инструкциями для трёх поваров. Инспектор расценил это как троекратное нарушение ст. 68 ТК РФ. Итог — предписание об устранении, штраф 90 000 ₽ и повторная проверка через 3 месяца.

---

Электронный кадровый документооборот при приёме: это законно?

С 2022 года электронный кадровый документооборот (ЭКДО) получил полноценную правовую основу в ТК РФ (глава 22.3, ст. 22.1–22.3 ТК РФ). Работодатель вправе перевести оформление документов в электронный вид — включая трудовой договор, приказ о приёме, листы ознакомления с ЛНА.

Условия для законного ЭКДО:

• Работодатель принял локальный нормативный акт о введении ЭКДО.
• Работник дал письменное согласие на электронное взаимодействие (для действующих сотрудников; вновь принимаемые с 2022 года могут не давать согласия при соблюдении определённых условий).
• Используется усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная электронная подпись (в зависимости от вида документа).

⚠️ Важно: Трудовой договор, договор о материальной ответственности, приказ об увольнении требуют усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) со стороны работодателя. Для большинства остальных документов достаточно УНЭП.

Шаблоны из интернета или документы, составленные «на глазок», — это риск, оформленный в Word. В Bejure все кадровые документы разработаны юристами, соответствуют актуальному законодательству и могут быть подписаны электронной подписью прямо внутри платформы — данные не уходят третьим лицам, а архив доступен в любой момент.

---

Часто задаваемые вопросы

Можно ли принять сотрудника без трудовой книжки, если он её потерял?

Да. Если работник утратил трудовую книжку, работодатель обязан оформить ему новую по письменному заявлению (ст. 65 ТК РФ). Запись о предыдущем стаже вносится на основании документов, подтверждающих стаж: справок с прежних мест работы, выписок из архивов. Отказывать в трудоустройстве из-за отсутствия трудовой книжки незаконно.

Нужно ли брать согласие на обработку персональных данных, если это наш единственный сотрудник?

Да, согласие на обработку персональных данных обязательно независимо от численности персонала. Это требование Федерального закона № 152-ФЗ, которое распространяется на всех работодателей без исключения. Отсутствие согласия — административное нарушение с штрафом до 75 000 ₽ для юридических лиц (ст. 13.11 КоАП РФ).

Обязан ли ИП вести воинский учёт, если у него работает один военнообязанный?

Да. Обязанность вести воинский учёт не зависит от организационно-правовой формы работодателя и численности военнообязанных. Даже если у ИП один сотрудник, подлежащий воинскому учёту, работодатель обязан встать на учёт в военкомате и уведомлять его о приёме и увольнении такого работника. За нарушение — штраф до 50 000 ₽ для должностного лица.

В какой момент нужно знакомить сотрудника с должностной инструкцией?

До подписания трудового договора, что прямо следует из ст. 68 ТК РФ. На практике рекомендуется делать это в день оформления — до того, как работник поставит подпись в договоре. Факт ознакомления фиксируется подписью работника в листе ознакомления или непосредственно на экземпляре инструкции.

Что будет, если не оформить приказ о приёме на работу?

Отсутствие приказа о приёме — нарушение ст. 68 ТК РФ. При проверке ГИТ это влечёт предписание об устранении нарушения и штраф: для должностного лица — от 1 000 до 5 000 ₽, для организации — от 30 000 до 50 000 ₽ (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). При повторном нарушении штрафы кратно возрастают.

---

Заключение

Грамотное оформление документов при приёме сотрудника — это не бюрократия ради бюрократии, а фундамент трудовых отношений. Правильно собранный пакет документов защищает работодателя при трудовых спорах, проверках ГИТ и претензиях со стороны контролирующих органов. Нарушения на этапе приёма — одни из самых распространённых и при этом легко предотвратимых.

Используйте приведённый чек-лист при каждом новом трудоустройстве: проверяйте документы, которые приносит работник, следите за порядком ознакомления с ЛНА, не забывайте про воинский учёт и персональные данные. Если вы ведёте кадровый учёт самостоятельно, автоматизация этих процессов существенно снижает риск ошибок. Платформы вроде Bejure позволяют формировать полный комплект кадровых документов под конкретную ситуацию — без риска пропустить обязательный документ или использовать устаревший шаблон.

Порядок в кадровом документообороте — это не расходы, а инвестиция в спокойную работу бизнеса.