Документы работнику при увольнении: полный список 2026

Увольнение сотрудника — это не просто расставание. Это юридически значимая процедура, в которой каждый неверный шаг оборачивается штрафом, судебным иском или предписанием от ГИТ. Один из самых частых источников нарушений — неправильно оформленный или не выданный вовремя пакет документов. Работник ушёл, а трудовую книжку забыли. Или расчётный лист не дали. Или справку 2-НДФЛ выдали с опозданием. Казалось бы, мелочи — но именно они становятся основанием для жалоб в трудовую инспекцию.

В 2026 году требования к документальному сопровождению увольнения не стали проще. Законодательство по-прежнему обязывает работодателя выдать сразу несколько документов — часть из них в обязательном порядке, часть — только по запросу работника. Разобраться, что, кому и в какой срок нужно передать, важно заранее — ещё до подписания приказа об увольнении.

Эта статья написана командой Bejure для владельцев малого бизнеса, ИП и кадровых специалистов, которые ведут кадровый учёт самостоятельно. Здесь вы найдёте полный список документов, точные сроки, ссылки на статьи ТК РФ и ответы на самые распространённые вопросы.

---

Какие документы обязательно выдаются работнику в день увольнения

Закон устанавливает чёткое правило: большинство документов работник должен получить в последний рабочий день. Это не рекомендация — это требование, за нарушение которого предусмотрена административная ответственность.

📎 Ст. 84.1 ТК РФ: В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р) и произвести с ним окончательный расчёт.

Вот базовый пакет, который работник должен получить в день увольнения:

1. Трудовая книжка — если она ведётся на бумажном носителе. При электронном учёте (сотрудник подал заявление об отказе от бумажной книжки) вместо неё выдаётся форма СТД-Р («Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику»).
2. Расчётный лист — документ, в котором отражены все начисления и удержания при окончательном расчёте. Требование об его выдаче закреплено в ст. 136 ТК РФ.
3. Копия приказа об увольнении — выдаётся по письменному запросу работника, однако на практике рекомендуется предлагать её проактивно.
4. Справка о сумме заработка (форма для расчёта больничных) — справка за два календарных года, предшествующих году увольнения, и за текущий год. Форма утверждена Приказом Минтруда.
5. Сведения по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1) — с 2023 года ПФР и ФСС объединены в СФР, а отчёт СЗВ-СТАЖ заменён новой формой. Выписка из подраздела 1.1 формы ЕФС-1 выдаётся работнику в день увольнения.

⚠️ Важно: Если работника нет на месте в последний день или он отказывается получать документы — зафиксируйте это письменно и направьте уведомление о необходимости явиться за документами либо дать согласие на их почтовую отправку. Без этого шага работодатель несёт ответственность за задержку выдачи трудовой книжки.

---

Справки и сведения, выдаваемые по запросу работника

Помимо обязательного пакета, существует ряд документов, которые работодатель обязан выдать по письменному заявлению сотрудника. Срок выдачи — не позднее трёх рабочих дней с момента получения заявления.

📎 Ст. 62 ТК РФ: По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней выдать ему копии документов, связанных с работой: копии приказов о приёме, переводах, увольнении; справки о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, периоде работы у данного работодателя и другое.

Что может запросить увольняемый сотрудник:

• Справка 2-НДФЛ (с 2021 года — справка о доходах и суммах налога физического лица). Выдаётся за текущий год и предыдущие при необходимости.
• Копия трудового договора — если работник потерял свой экземпляр.
• Копии приказов о приёме на работу, переводах, поощрениях.
• Справка о среднем заработке — нужна для постановки на учёт в службу занятости. Рассчитывается по правилам, утверждённым Постановлением Минтруда № 62 от 12.08.2003.
• Характеристика с места работы — работодатель обязан её предоставить только в случаях, прямо предусмотренных законом (например, для суда). В остальных случаях — по договорённости.
• Выписка из СЭДО или внутренних кадровых регистров — при ведении электронного кадрового документооборота.

📋 Пример: Сотрудник уволился 10 марта 2026 года. 14 марта он написал заявление с просьбой выдать справку о среднем заработке для центра занятости и справку 2-НДФЛ. Работодатель обязан выдать оба документа не позднее 19 марта (три рабочих дня, не считая дня подачи заявления).

---

Трудовая книжка и СТД-Р: как не допустить ошибок при выдаче

Трудовая книжка — наиболее уязвимый документ с точки зрения кадровых нарушений. Задержка её выдачи влечёт не только административную ответственность, но и материальную: работодатель обязан возместить работнику заработок за всё время задержки — как если бы тот не мог устроиться на новое место из-за отсутствия книжки.

📎 Ст. 234 ТК РФ: Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает при задержке работодателем выдачи трудовой книжки.

Основные правила при выдаче трудовой книжки:

• Запись об увольнении вносится в день увольнения, за исключением случаев, когда сотрудник отсутствует.
• Формулировка записи должна точно соответствовать основанию увольнения из ТК РФ и приказа. Расхождение формулировок — частая причина споров.
• Работник расписывается в личной карточке (форма Т-2 или аналогичная) и в книге учёта движения трудовых книжек.
• Если работник перешёл на электронный учёт трудовой деятельности, бумажная книжка была выдана ему на руки ранее — при увольнении вместо неё оформляется форма СТД-Р.

СТД-Р должна содержать:

• сведения обо всех периодах работы у данного работодателя;
• основание и дату прекращения трудового договора;
• реквизиты работодателя и ответственного лица.

⚠️ Важно: СТД-Р подписывается уполномоченным лицом и заверяется печатью организации (при её наличии). Документ можно выдать как на бумаге, так и в электронной форме — если работник даёт на это согласие.

---

Сроки выдачи документов: таблица для работодателя

Систематизируем всё сказанное выше. Нарушение каждого из указанных сроков — самостоятельный состав административного правонарушения по ст. 5.27 КоАП РФ.

Документ	Срок выдачи	Основание
Трудовая книжка / СТД-Р	В день увольнения	Ст. 84.1 ТК РФ
Расчётный лист	В день увольнения	Ст. 136 ТК РФ
Справка о заработке для больничных	В день увольнения	Приказ Минтруда № 182н
Выписка из ЕФС-1 (подраздел 1.1)	В день увольнения	ФЗ № 27-ФЗ
Копия приказа об увольнении	В день увольнения (по запросу)	Ст. 84.1 ТК РФ
Справка 2-НДФЛ	До 3 рабочих дней с запроса	Ст. 62 ТК РФ
Справка о среднем заработке	До 3 рабочих дней с запроса	Ст. 62 ТК РФ
Копии кадровых приказов	До 3 рабочих дней с запроса	Ст. 62 ТК РФ

⚠️ Важно: Штраф для должностного лица за нарушения при увольнении (в том числе за задержку документов) составляет от 10 000 до 20 000 ₽, для юридического лица — от 50 000 до 100 000 ₽ (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). При повторном нарушении санкции возрастают: для должностного лица — до 20 000–30 000 ₽ или дисквалификация, для организации — до 100 000–200 000 ₽.

---

Особые случаи: документы при увольнении по отдельным основаниям

Состав документов может меняться в зависимости от основания увольнения. Рассмотрим наиболее распространённые ситуации.

Увольнение по соглашению сторон

Помимо стандартного пакета, рекомендуется выдать работнику экземпляр подписанного соглашения о расторжении трудового договора. Это не прямое требование закона, но существенно снижает риск споров о размере выплат.

Увольнение по сокращению штата

При сокращении работодатель обязан:

• Выплатить выходное пособие в размере среднего месячного заработка (ст. 178 ТК РФ).
• Сохранить средний заработок на период трудоустройства — до двух месяцев (в исключительных случаях — до трёх).
• Выдать уведомление о сокращении (которое было вручено не менее чем за два месяца до увольнения) — по запросу работника.

📎 Ст. 180 ТК РФ: О предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников работодатель обязан предупредить работника персонально и под подпись не менее чем за два месяца до увольнения.

Увольнение по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ)

При увольнении за виновные действия (прогул, появление в нетрезвом виде, разглашение тайны и т. д.) к пакету документов добавляются:

• Копия акта о нарушении дисциплины.
• Копия объяснительной записки работника (или акта об отказе от её предоставления).
• Копия приказа о применении дисциплинарного взыскания.

Все эти документы могут понадобиться работодателю в суде, если работник оспорит увольнение. Поэтому фиксируйте каждый шаг.

Увольнение беременной или работника с детьми

Закон устанавливает жёсткие ограничения на расторжение договора с отдельными категориями сотрудников.

📎 Ст. 261 ТК РФ: Расторжение трудового договора по инициативе работодателя с беременной женщиной не допускается, за исключением случаев ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем.

Если такой работник увольняется по собственному желанию, состав документов стандартный. Однако при малейших сомнениях в добровольности заявления — проконсультируйтесь с юристом до подписания приказа.

---

Журнал учёта и подтверждение выдачи: как защитить себя

Выдать документы мало — важно зафиксировать этот факт. Иначе при жалобе работника в ГИТ доказать, что всё было сделано правильно, будет крайне сложно.

Используйте следующие инструменты:

1. Книга учёта движения трудовых книжек — обязательный журнал, в котором работник расписывается при получении книжки.
2. Расписка о получении документов — произвольная форма, в которой перечисляются все выданные документы с датой и подписью работника.
3. Опись документов — особенно актуальна при отправке почтой: ценное письмо с описью вложения является доказательством направления документов.
4. Электронное уведомление — при использовании КЭДО (кадрового электронного документооборота) факт отправки и получения фиксируется автоматически.

📋 Пример: Компания уволила сотрудника в пятницу, тот не пришёл за трудовой книжкой. В понедельник кадровик направил ему уведомление заказным письмом с описью о необходимости явиться или дать согласие на почтовую пересылку. Это действие полностью снимает с работодателя ответственность за задержку выдачи — начиная с даты отправки уведомления.

Платформа Bejure позволяет вести кадровый документооборот в единой системе: все приказы, справки и уведомления формируются по актуальным шаблонам, подписываются электронной подписью и хранятся в защищённом архиве. При проверке ГИТ нужный документ можно предъявить буквально за 30 секунд — без поиска по папкам и звонков бухгалтеру.

---

Ошибки при выдаче документов: что проверяет ГИТ

Государственная инспекция труда при плановых и внеплановых проверках обращает особое внимание на следующие нарушения:

• Отсутствие расписки или книги учёта — нет подтверждения факта выдачи трудовой книжки.
• Неверная формулировка основания увольнения — запись в трудовой книжке не совпадает с формулировкой в приказе или не соответствует норме ТК РФ.
• Выдача справки о заработке позже установленного срока — чаще всего возникает, когда бухгалтер «не успел».
• Отсутствие расчётного листа — работодатели нередко забывают, что расчётный лист при увольнении является обязательным, а не только при ежемесячных выплатах.
• Невыдача СТД-Р работникам с электронными трудовыми книжками — относительно новое нарушение, которое ГИТ уже фиксирует на практике.
• Задержка документов по запросу — нарушение трёхдневного срока по ст. 62 ТК РФ.

Многие из этих ошибок происходят не из злого умысла, а из-за того, что кадровый процесс не выстроен системно. Использование специализированных инструментов автоматизации — например, Bejure — снижает вероятность подобных сбоев: документы формируются по актуальным шаблонам, обновляются при изменении законодательства и не требуют ручного контроля каждого шага.

---

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если работник отказывается подписывать расписку о получении документов?

Составьте акт об отказе в присутствии двух свидетелей. В акте зафиксируйте дату, перечень предложенных документов и факт отказа от подписи. Акт подписывают свидетели. С этого момента ваша обязанность по выдаче документов считается исполненной — при условии, что документы действительно были подготовлены и предложены работнику.

Обязан ли работодатель выдавать справку 2-НДФЛ при увольнении без заявления?

По общему правилу — нет. Справка о доходах выдаётся по письменному заявлению работника в течение трёх рабочих дней. Исключение: при ликвидации организации налоговый агент обязан выдать справку всем сотрудникам заблаговременно. В остальных случаях достаточно уведомить работника о его праве запросить этот документ.

Можно ли направить документы при увольнении почтой?

Да, но только с согласия работника — для большинства документов. Трудовую книжку (или её бумажный аналог) допускается направить почтой, если работник письменно об этом попросил или дал согласие на такой способ передачи. Направляйте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении — это единственное надёжное доказательство факта отправки.

Какой документ заменяет трудовую книжку, если сотрудник отказался от её ведения?

Это форма СТД-Р — «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работником». Она выдаётся в день увольнения. В документе отражаются все периоды работы у данного работодателя, должности, переводы и основание увольнения. Форма утверждена Приказом Минтруда России и обязательна к применению.

Есть ли срок исковой давности для споров о невыданных документах?

Для трудовых споров об увольнении общий срок обращения в суд составляет один месяц с момента вручения копии приказа об увольнении или выдачи трудовой книжки (ст. 392 ТК РФ). Для споров о взыскании заработной платы и иных выплат — один год. Жалоба в ГИТ может быть подана в любое время — срок давности для административного рассмотрения составляет два года с момента нарушения (ст. 4.5 КоАП РФ).

---

Заключение

Документы работнику при увольнении — это не формальность и не повод для экономии времени. Это юридическая защита обеих сторон: работник получает подтверждение своей трудовой деятельности, а работодатель — доказательство того, что всё сделано правильно.

Держите под рукой список обязательных документов, соблюдайте сроки и фиксируйте каждый факт выдачи. Если кадровый учёт в вашей компании ведётся вручную или на основе скачанных шаблонов — это риск, который легко устраним. Современные инструменты автоматизации позволяют выстроить процесс так, чтобы при любом увольнении пакет документов формировался корректно, хранился в одном месте и был доступен в любой момент — без суеты и поиска нужной бумаги в архиве.

Правильное оформление кадровых процедур — это не сложно, если работать с правильными инструментами и актуальными шаблонами.