ЕФС-1 по договору ГПХ: как правильно подать отчёт

Гражданско-правовые договоры кажутся предпринимателям простым и удобным инструментом: не нужно вести табель, рассчитывать отпускные, соблюдать трудовой распорядок. Однако с 2023 года ситуация изменилась — исполнители по договорам гражданско-правового характера (ГПХ) стали застрахованными лицами в системе обязательного социального страхования, а значит, работодатели обязаны отчитываться по ним в СФР. Многие ИП и руководители малого бизнеса до сих пор не знают, нужно ли сдавать ЕФС-1 на подрядчиков и фрилансеров, и в какие сроки.

Незнание здесь обходится дорого. Пропущенная форма или неправильно заполненный подраздел грозят штрафами, а при проверке СФР или ГИТ ошибки в отчётности по исполнителям могут потянуть за собой переквалификацию договора в трудовой — со всеми вытекающими доначислениями и санкциями. При этом инспекторы всё активнее обращают внимание на договоры ГПХ именно потому, что бизнес массово использует их как замену трудовым отношениям.

В этой статье команда Bejure разбирает все ключевые аспекты: кто подаёт ЕФС-1 по договору ГПХ, какой подраздел заполнять, в какие сроки, какие ошибки встречаются чаще всего и как избежать штрафов.

---

Что такое ЕФС-1 и почему он касается договоров ГПХ

ЕФС-1 — единая форма сведений, которую страхователи сдают в Социальный фонд России (СФР) с 1 января 2023 года. Она пришла на смену нескольким отчётам: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Форма состоит из нескольких разделов и подразделов, каждый из которых подаётся по своему поводу и в свои сроки.

Для договоров ГПХ принципиально важен Подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1. Именно в него вносятся сведения о заключении и расторжении гражданско-правовых договоров — по аналогии с тем, как в трудовых отношениях фиксируются приём и увольнение.

До 2023 года заключение договора подряда или оказания услуг с физическим лицом никак не отражалось в персонифицированной отчётности (кроме СЗВ-СТАЖ по итогам года). Теперь же каждый факт заключения или прекращения договора ГПХ нужно фиксировать в ЕФС-1 — оперативно, в установленный срок.

📎 Ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ: обязанность страхователя представлять сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц распространяется в том числе на лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера, предметом которых являются выполнение работ и оказание услуг.

---

Кто обязан подавать ЕФС-1 при заключении договора ГПХ

Обязанность распространяется на всех страхователей — юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые заключают гражданско-правовые договоры с физическими лицами. Речь идёт о договорах:

• подряда (ст. 702 ГК РФ) — выполнение конкретной работы с передачей результата;
• оказания услуг (ст. 779 ГК РФ) — консультации, разработка, обучение и т. д.;
• авторского заказа (ст. 1288 ГК РФ);
• об отчуждении исключительного права или лицензионных договоров с авторами произведений.

⚠️ Важно: ЕФС-1 не нужно подавать, если вы заключаете договор с самозанятым, зарегистрированным в качестве плательщика НПД (налога на профессиональный доход). Такой исполнитель не является застрахованным лицом в системе ОСС, и страховые взносы с его вознаграждения не уплачиваются. Однако если самозанятый теряет статус НПД в период действия договора, обязанность по взносам и отчётности возникает автоматически.

Также важно понимать: договор с ИП не порождает обязанности подавать ЕФС-1, поскольку предприниматель самостоятельно уплачивает за себя взносы и отчитывается перед фондами.

---

Какой подраздел ЕФС-1 заполнять и что в него включать

Для гражданско-правовых договоров заполняется Подраздел 1.1 («Сведения о трудовой (иной) деятельности»). Именно он является аналогом бывшего СЗВ-ТД.

В подразделе указываются:

1. Регистрационный номер страхователя в СФР.
2. ИНН и СНИЛС исполнителя — оба реквизита обязательны.
3. Дата и номер договора ГПХ.
4. Кодовое обозначение кадрового мероприятия:
   • НАЧАЛО ДГП — при заключении договора;
   • КОНЕЦ ДГП — при прекращении (окончании) договора.
5. Дата начала и, при прекращении, дата окончания договора.

📋 Пример: ИП Соколов заключил 3 апреля договор подряда с физическим лицом — Петровым А.В. — на разработку сайта. Срок исполнения — до 30 апреля. ИП обязан подать Подраздел 1.1 с мероприятием НАЧАЛО ДГП не позднее следующего рабочего дня после 3 апреля. По завершении договора — ещё один подраздел с мероприятием КОНЕЦ ДГП не позднее следующего рабочего дня после 30 апреля.

⚠️ Важно: если договор заключён на длительный срок с несколькими этапами оплаты, всё равно подаётся два события — при заключении и при окончании. Промежуточные выплаты отдельными мероприятиями не отражаются.

---

Сроки подачи ЕФС-1 по договору ГПХ

Это один из самых острых вопросов, потому что сроки по договорам ГПХ отличаются от сроков для трудовых договоров.

Правило для ГПХ закреплено в постановлении Правления ПФР № 246п (в части применяемых форм) и уточнено регламентом СФР:

• При заключении договора — не позднее следующего рабочего дня после даты подписания.
• При прекращении договора — не позднее следующего рабочего дня после даты окончания.

Это значит, что у вас практически нет буфера: подписали договор сегодня — завтра отчёт уже должен быть в СФР. На практике это становится источником большинства нарушений: предприниматель заключил несколько договоров с разными исполнителями в один день и просто забыл своевременно подать форму.

⚠️ Важно: при заключении договора ГПХ в пятницу следующий рабочий день — понедельник. Выходные и праздничные дни не считаются, но и не дают дополнительного времени сверх одного рабочего дня.

Отдельная ситуация — досрочное расторжение договора. Если стороны расторгли соглашение раньше срока, отчёт с мероприятием КОНЕЦ ДГП подаётся не позднее следующего рабочего дня после даты подписания соглашения о расторжении или иного документа, фиксирующего прекращение договора.

---

Штрафы за нарушения при подаче ЕФС-1

Ошибки и просрочки в отчётности обходятся недёшево. Санкции установлены в нескольких нормативных актах.

За непредставление или опоздание с подачей:

• 500 рублей за каждое застрахованное лицо, по которому нарушен срок или не поданы сведения — по ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте».

За нарушение порядка представления (бумажная форма вместо электронной при численности 11 и более человек):

• 1 000 рублей по той же статье.

Для должностных лиц организации:

• Предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ.

⚠️ Важно: штраф 500 рублей за одного человека кажется незначительным, но если вы одновременно работаете с десятью подрядчиками и пропустили срок — это уже 5 000 рублей. При регулярных нарушениях суммы накапливаются, а СФР имеет право привлечь к ответственности за каждый факт нарушения отдельно.

Отдельно стоит упомянуть риск переквалификации договора ГПХ в трудовой. Если при проверке выяснится, что отношения носят признаки трудовых (фиксированный график, подчинение внутреннему распорядку, систематическая оплата без привязки к результату), работодателю доначислят все взносы с учётом взносов на ВНиМ (временная нетрудоспособность и материнство) и штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для ИП — от 5 000 до 10 000 рублей;
• Для организаций — от 50 000 до 100 000 рублей.

---

Особые случаи: длящиеся договоры, продление, досрочное расторжение

В практике малого бизнеса часто возникают нестандартные ситуации, которые требуют отдельного разбора.

Договор без чёткой даты окончания. По ГК РФ договор подряда или услуг может быть бессрочным или заключён до момента выполнения работы. В этом случае при заключении подаётся НАЧАЛО ДГП с датой начала, а при прекращении — КОНЕЦ ДГП с датой подписания акта или иного документа, подтверждающего завершение.

Продление договора. Если стороны заключают дополнительное соглашение, продлевающее срок, в ЕФС-1 это никак не отражается — подаётся только итоговый КОНЕЦ ДГП по фактической дате окончания. Промежуточные пролонгации отдельными событиями не фиксируются.

Несколько договоров с одним исполнителем. Если в один день вы заключили два разных договора с одним физическим лицом, подаются два отдельных мероприятия НАЧАЛО ДГП — по каждому договору. СНИЛС одинаковый, но номер и дата договора разные.

Договор заключён и исполнен в один день. Например, физическое лицо приехало и выполнило разовую работу. В этом случае подаются оба события — НАЧАЛО ДГП и КОНЕЦ ДГП — в один отчёт, не позднее следующего рабочего дня.

📋 Пример: Небольшая кофейня привлекла фотографа для съёмки меню 15 мая. Договор заключён и исполнен в тот же день. Владелец обязан подать ЕФС-1 с двумя мероприятиями — заключение и прекращение — не позднее 16 мая.

---

Как правильно организовать учёт договоров ГПХ и не пропускать сроки

Главная проблема предпринимателей — отсутствие системы. Договоры подряда заключаются стихийно, нередко через мессенджеры, акты подписываются с задержкой, а об отчётности вспоминают в последний момент. В условиях, когда срок подачи ЕФС-1 — один рабочий день, такой подход неизбежно приводит к нарушениям.

Несколько практических рекомендаций:

1. Ведите реестр договоров ГПХ — таблицу с датами заключения, СНИЛС и ИНН исполнителей, плановыми сроками окончания.
2. Настройте напоминания на следующий рабочий день после заключения каждого договора — это самый простой способ не пропустить срок.
3. Собирайте СНИЛС и ИНН заранее — без них форму не заполнить, а выяснять реквизиты уже после подписания договора значит терять время.
4. Не подписывайте акты «задним числом» — это не только налоговый риск, но и риск расхождения дат в ЕФС-1.
5. Используйте электронный документооборот — подписание договора через ЭДО фиксирует точную дату и упрощает контроль.

Платформа Bejure позволяет не только формировать документы по договорам ГПХ в соответствии с актуальными требованиями законодательства, но и хранить весь архив в одном месте. При проверке СФР или ГИТ вы предъявите нужный договор или акт за считанные секунды — без поиска по папкам и без привлечения сторонних юристов.

⚠️ Важно: шаблоны договоров ГПХ из открытых источников часто не содержат формулировок, которые разграничивают гражданско-правовые и трудовые отношения. Это прямой риск переквалификации. Документы, разработанные под конкретный вид деятельности и обновляемые при изменении законодательства, — принципиально иной уровень защиты.

---

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли подавать ЕФС-1, если договор ГПХ заключён с самозанятым?

Нет. Если исполнитель зарегистрирован как плательщик НПД и предоставил вам чек через приложение «Мой налог», он не является застрахованным лицом в системе ОСС. Страховые взносы не начисляются, и ЕФС-1 по такому договору подавать не нужно. Однако если в период действия договора исполнитель утратит статус самозанятого, вы обязаны начислить взносы и подать отчёт — с даты утраты статуса.

Что будет, если пропустить срок подачи ЕФС-1 по договору ГПХ?

За каждое застрахованное лицо, по которому нарушен срок, СФР вправе взыскать 500 рублей (ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ). Должностному лицу организации грозит административная ответственность по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ — предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей. Лучше подать форму с опозданием, чем не подавать совсем: факт представления снижает риски при дальнейших разбирательствах.

Нужно ли подавать ЕФС-1, если физлицо выполнило работу, но акт ещё не подписан?

Мероприятие НАЧАЛО ДГП подаётся по дате заключения договора, а не по дате подписания акта. Если договор подписан 1-го числа, а акт — 30-го, отчёт о начале нужно было подать не позднее 2-го. Задержка с подписанием акта на момент подачи первого мероприятия не влияет.

Как подать ЕФС-1, если исполнитель не предоставил СНИЛС?

СНИЛС — обязательный реквизит для заполнения Подраздела 1.1. Без него форму сдать технически невозможно. Рекомендуется прописывать в договоре ГПХ обязанность исполнителя предоставить СНИЛС и ИНН до начала работ. Если СНИЛС у физического лица нет (например, у иностранного гражданина), его можно получить через СФР — в этом случае регистрация застрахованного лица является вашей обязанностью как страхователя.

Нужно ли подавать ЕФС-1, если сумма договора ГПХ очень маленькая — например, 500 рублей?

Да. Обязанность подавать сведения в СФР не зависит от суммы вознаграждения. Даже если вы заплатили исполнителю символические деньги, факт заключения договора с физическим лицом — застрахованным лицом — порождает обязанность отчитаться. Исключение одно: исполнитель является самозанятым или ИП.

---

Заключение

Подача ЕФС-1 по договору ГПХ — не формальность, а реальная обязанность с жёсткими сроками и конкретными санкциями. Один рабочий день на отчёт после подписания договора — это минимальный буфер, который не прощает забывчивости и неорганизованности.

Ключевые выводы:

• Заполняйте Подраздел 1.1 с мероприятиями НАЧАЛО ДГП и КОНЕЦ ДГП.
• Срок — следующий рабочий день после заключения или прекращения договора.
• Договоры с самозанятыми и ИП отчётности в СФР не требуют.
• Штраф за каждого пропущенного исполнителя — 500 рублей плюс риск переквалификации договора.
• Собирайте СНИЛС и ИНН до подписания договора, а не после.

Система, в которой договоры заключаются хаотично, а об отчётности вспоминают постфактум, — это не экономия ресурсов, а накопленный риск. Платформа Bejure помогает выстроить документооборот по договорам ГПХ так, чтобы все сроки, реквизиты и архивы находились под контролем — без штатного юриста и без ручного отслеживания каждого договора.

Если вы регулярно работаете с подрядчиками и исполнителями, выстройте процесс один раз — и перестаньте платить штрафы за то, о чём просто забыли.