График отпусков на 2027 год: как составить правильно

Каждый год в декабре у кадровиков и владельцев малого бизнеса появляется одна и та же головная боль — нужно составить график отпусков на следующий год. Казалось бы, рутинная процедура. Но именно из-за ошибок в этом документе компании получают штрафы от Государственной инспекции труда, конфликты с сотрудниками и судебные иски. В 2026 году требования не изменились, а значит, график отпусков на 2027 год нужно оформить по тем же правилам — строго в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Малый бизнес и ИП с наёмными сотрудниками нередко относятся к этому документу формально: скачивают шаблон, заполняют «от руки» и убирают в стол до первой проверки. Такой подход работает ровно до того момента, пока в компанию не приходит инспектор ГИТ или кто-то из сотрудников не уходит в отпуск «в неудобное время». Тогда выясняется, что документ оформлен с нарушениями, подписи не собраны, а сроки уведомления пропущены.

В этой статье команда Bejure разберёт, как грамотно составить график отпусков на 2027 год: какие правила нужно соблюдать, кто обязан участвовать в процессе, какие категории работников имеют особый статус, и как избежать типичных ошибок, которые становятся поводом для штрафа.

---

Когда и как утверждать график отпусков

Срок утверждения графика отпусков жёстко регламентирован законом. Работодатель обязан составить и утвердить документ не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется.

📎 Ст. 123 ТК РФ: График отпусков утверждается работодателем с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

Для графика на 2027 год крайний срок утверждения — 17 декабря 2026 года. Если в компании нет профсоюза, мнение работников всё равно желательно учитывать — особенно в части совместителей, родителей несовершеннолетних детей и других льготных категорий.

Порядок утверждения:

1. Собрать пожелания сотрудников (письменно или через внутреннюю систему).
2. Составить проект графика, учесть производственную необходимость.
3. Согласовать с профсоюзом (если есть).
4. Утвердить приказом руководителя или проставить гриф «Утверждаю» на самом документе.
5. Ознакомить каждого работника под подпись.

⚠️ Важно: Ознакомление сотрудника с графиком отпусков — не уведомление об отпуске. Это два разных юридических действия. Об очередном отпуске нужно уведомить работника не менее чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ).

---

Унифицированная форма или своя: что выбрать

Долгое время работодатели были обязаны использовать унифицированную форму Т-7, утверждённую Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004. С 2013 года обязательность большинства унифицированных форм была отменена — работодатели вправе разрабатывать собственные форматы.

Тем не менее форма Т-7 остаётся самым безопасным вариантом: инспекторы ГИТ привыкли к ней, и при проверке она не вызывает дополнительных вопросов. Если вы решаете разработать свою форму, убедитесь, что в ней есть все обязательные реквизиты:

• наименование организации;
• год, на который составляется документ;
• реквизиты приказа об утверждении (или гриф «Утверждаю»);
• структурное подразделение;
• должность и ФИО каждого работника;
• запланированная дата начала отпуска;
• продолжительность в календарных днях;
• графы для отметки о переносе (при необходимости);
• подпись работника об ознакомлении.

📋 Пример: ООО «Ромашка» использует собственную форму графика отпусков, утверждённую в учётной политике. В ней предусмотрена дополнительная колонка для отметки о дате уведомления сотрудника. При проверке ГИТ инспектор принял документ без замечаний, поскольку все обязательные поля присутствовали.

Если вы ведёте кадровый документооборот в электронном виде, платформа Bejure позволяет формировать график отпусков в соответствии с актуальными требованиями законодательства, подписывать его электронной подписью и хранить в защищённом архиве — документ доступен в любой момент, в том числе при внеплановой проверке.

---

Кто имеет право выбирать время отпуска без согласования

Одна из самых распространённых ошибок при составлении графика — игнорирование льготных категорий работников, которые по закону имеют право уйти в отпуск в удобное для них время. Их пожелания обязательны для работодателя.

К таким категориям относятся:

• Несовершеннолетние работники (до 18 лет) — ст. 267 ТК РФ;
• Беременные женщины — имеют право взять отпуск перед декретом или сразу после него, независимо от стажа (ст. 260 ТК РФ);
• Мужчины в период беременности супруги — право на отпуск в это время (ст. 123 ТК РФ);
• Ветераны боевых действий, отдельные категории инвалидов — федеральные законы, регулирующие их статус;
• Совместители — отпуск должен совпадать с отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ);
• Работники с тремя и более детьми до 12 лет — право выбора времени отпуска (ст. 262.2 ТК РФ);
• Один из родителей (опекун, попечитель) ребёнка-инвалида до 18 лет — ст. 262.1 ТК РФ;
• Супруги военнослужащих — право на отпуск одновременно с супругом.

⚠️ Важно: Если работодатель включил льготника в график без учёта его пожелания, сотрудник вправе требовать изменения даты. Отказ — нарушение ТК РФ и основание для жалобы в ГИТ.

При составлении умного графика отпусков на 2027 год начинайте именно с этих категорий: сначала вносите их даты, а затем «достраиваете» расписание для остальных сотрудников с учётом производственной необходимости.

---

Как делить отпуск на части и что об этом важно знать

Трудовой кодекс допускает разделение ежегодного оплачиваемого отпуска на части, но только при одном обязательном условии: хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней.

📎 Ст. 125 ТК РФ: По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделён на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Это соглашение должно быть зафиксировано — устная договорённость юридической силы не имеет. Оптимальный вариант — отразить разбивку непосредственно в графике отпусков: указать каждую часть отдельной строкой с соответствующей продолжительностью.

Несколько практических правил при делении отпуска:

• Работник не может «копить» отпуска бесконечно: запрещено не предоставлять ежегодный отпуск более двух лет подряд (ст. 124 ТК РФ).
• Замена денежной компенсацией допускается только для части отпуска, превышающей 28 дней (ст. 126 ТК РФ).
• Оставшиеся «хвосты» отпусков прошлых лет рекомендуется отразить в графике на 2027 год отдельно, чтобы минимизировать риск нарушений.

📋 Пример: Сотрудник Иванов в 2025 году не использовал 7 дней отпуска. В графике на 2027 год работодатель предусмотрел для него 28 дней основного отпуска плюс 7 дней перенесённого — итого 35 дней. Это законно и юридически корректно.

---

Перенос отпуска: основания и оформление

Иногда запланированный отпуск приходится переносить — по инициативе работника или работодателя. Трудовой кодекс допускает оба варианта, но с разными условиями.

Перенос по инициативе работника возможен, если:

• работник заболел во время отпуска (ст. 124 ТК РФ);
• он не был своевременно уведомлён об отпуске (менее чем за 14 дней);
• отпускные не были выплачены в срок (не менее чем за 3 дня до начала отпуска).

Перенос по инициативе работодателя допускается только в исключительных случаях, когда уход работника в отпуск может негативно отразиться на производственном процессе. При этом:

• необходимо получить письменное согласие работника;
• отпуск должен быть использован в течение следующего рабочего года;
• переносить отпуск два года подряд — запрещено.

⚠️ Важно: Если работодатель переносит отпуск без согласия работника — это нарушение ТК РФ. Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 ₽, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 ₽. При повторном нарушении суммы возрастают.

Все переносы фиксируются в соответствующих графах формы Т-7 (или аналогичной) с указанием основания и новой даты начала отпуска. Документальное подтверждение — заявление работника или приказ о переносе — подшивается к личному делу.

---

Штрафы за нарушения при ведении графика отпусков

Отсутствие утверждённого графика отпусков или его ненадлежащее оформление — одно из самых частых нарушений, которые выявляет ГИТ. Давайте разберём конкретные риски.

Основания для штрафа:

1. График не составлен или не утверждён в установленный срок.
2. Работники не ознакомлены с графиком под подпись.
3. Нарушен порядок уведомления: работник не предупреждён об отпуске за 14 дней.
4. Отпускные выплачены позже, чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
5. Не соблюдены права льготных категорий работников.
6. Отпуск не предоставляется более двух лет подряд.

Размеры штрафов (ч. 1 и ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):

Нарушитель	Первичное нарушение	Повторное нарушение
Должностное лицо	1 000 — 5 000 ₽	10 000 — 20 000 ₽
ИП	1 000 — 5 000 ₽	10 000 — 20 000 ₽
Юридическое лицо	30 000 — 50 000 ₽	50 000 — 70 000 ₽

⚠️ Важно: При повторном нарушении должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от 1 до 3 лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ). Для ИП это означает фактический запрет на ведение деятельности с наёмными работниками.

Шаблон из интернета не спасёт от штрафа, если в нём устаревшие реквизиты или не учтены актуальные изменения. Кадровые документы должны соответствовать действующей редакции закона — и именно это обеспечивает автоматизированная система вроде Bejure, где документы обновляются при изменении законодательства и подписываются электронно с сохранением юридической силы.

---

Как составить умный график отпусков на 2027 год: пошаговый алгоритм

Назовём «умным» такой подход к составлению графика, который учитывает не только формальные требования закона, но и реальные интересы бизнеса и сотрудников. Вот пошаговый алгоритм:

Шаг 1. Определите состав работников Составьте актуальный список всех сотрудников: штатных, совместителей, дистанционных. Отметьте льготные категории — им даты согласуются в первую очередь.

Шаг 2. Соберите пожелания Попросите работников подать заявления с желаемыми датами отпуска до 1 ноября 2026 года. Это даст вам запас времени на согласование.

Шаг 3. Проанализируйте производственную нагрузку Определите «пиковые» периоды, когда нежелательно оставаться без ключевых специалистов. Для торговли это может быть декабрь, для бухгалтерии — квартальные отчётные периоды.

Шаг 4. Внесите льготников Запланируйте отпуска сотрудников с приоритетным правом выбора дат. Убедитесь, что их пожелания зафиксированы письменно.

Шаг 5. Распределите остальных сотрудников Соблюдайте принцип: в отделе одновременно не может уходить в отпуск более 30–50% персонала (это не норма ТК РФ, но разумная кадровая политика).

Шаг 6. Учтите переходящие отпуска Если у сотрудников есть неиспользованные дни прошлых лет, включите их в план — отдельными строками.

Шаг 7. Утвердите и ознакомьте Оформите приказ об утверждении графика, проставьте гриф «Утверждаю», соберите подписи всех работников. Крайний срок — 17 декабря 2026 года.

Шаг 8. Настройте систему уведомлений Заранее отметьте даты, когда нужно уведомить каждого сотрудника об отпуске (за 14 дней до начала). В ручном режиме это легко пропустить — особенно если в компании больше 5–10 человек.

---

Часто задаваемые вопросы

Обязан ли ИП с наёмными работниками составлять график отпусков?

Да, обязан. Требование ст. 123 ТК РФ распространяется на всех работодателей — как юридических лиц, так и индивидуальных предпринимателей, у которых есть хотя бы один наёмный работник. Отсутствие графика — основание для штрафа при проверке ГИТ. Исключение составляют только микропредприятия, которые отказались от локальных нормативных актов в соответствии со ст. 309.2 ТК РФ и перешли на типовой трудовой договор. Но даже в этом случае порядок предоставления отпусков должен быть закреплён.

Что делать, если сотрудник отказывается подписывать график отпусков?

Составьте акт об отказе от подписи в присутствии двух свидетелей. Этот документ фиксирует факт ознакомления и защищает работодателя при возможном споре. Отказ работника подписать график не отменяет его юридическую силу — документ считается действующим с момента утверждения руководителем. Параллельно рекомендуется направить работнику уведомление о графике заказным письмом или вручить под роспись в присутствии свидетелей.

Можно ли включить в график отпусков сотрудника, принятого на работу после его утверждения?

Да. Если работник принят после того, как график отпусков на 2027 год был утверждён, работодатель вносит изменения в документ. Это оформляется приказом о внесении изменений в график. Новому сотруднику отпуск предоставляется после шести месяцев непрерывной работы (ст. 122 ТК РФ), но по соглашению сторон — раньше.

Нужно ли включать в график отпусков работников на дистанционной работе?

Да. Дистанционные работники имеют те же права на ежегодный оплачиваемый отпуск, что и офисные сотрудники (ст. 312.4 ТК РФ). Они включаются в общий график на общих основаниях. Единственная особенность: порядок оформления и направления документов может быть урегулирован трудовым договором или локальным нормативным актом.

Что грозит, если отпускные выплачены позже установленного срока?

Если отпускные выплачены менее чем за три дня до начала отпуска, работник вправе потребовать переноса отпуска на другой срок (ст. 124 ТК РФ). Помимо этого, работодатель обязан выплатить денежную компенсацию за задержку из расчёта 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ). За нарушение сроков выплаты также грозит административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

---

Заключение

График отпусков на 2027 год — это не формальность, а юридически значимый документ, который защищает одновременно и работодателя, и сотрудника. Его отсутствие или ненадлежащее оформление обходится бизнесу дороже, чем кажется: штрафы, трудовые споры, репутационные потери.

Ключевые правила, которые стоит запомнить:

• Утвердить документ нужно не позднее 17 декабря 2026 года.
• Льготные категории работников выбирают время отпуска самостоятельно — их пожелания обязательны.
• Каждый сотрудник должен быть ознакомлен с графиком под подпись.
• Об отпуске нужно уведомить работника за 14 дней до его начала, а отпускные выплатить за 3 дня.
• Все переносы и изменения фиксируются документально.

Кадровый учёт — это система, которая либо работает, либо создаёт риски. Если вы устали тратить время на поиск актуальных форм, ручное отслеживание сроков и оформление документов, обратите внимание на платформу Bejure: все кадровые документы формируются автоматически, хранятся в одном месте и подписываются электронной подписью с полной юридической силой. При проверке ГИТ нужный документ найдётся за 30 секунд — без папок, архивов и лишней суеты.