Как оформить простой сотрудников: приказ, оплата и документы

Внезапная остановка работы — испытание для любого бизнеса. Оборудование сломалось, поставщик не привёз сырьё, арендодатель закрыл доступ в офис, или наступили обстоятельства, которые никто не мог предвидеть. Работники приходят, а работы для них нет. Что делать руководителю? Платить полную зарплату? Отправить людей домой без оплаты? Попросить написать заявление на отпуск за свой счёт? Каждый из этих вариантов — потенциальная ошибка, которая может обернуться штрафом от Государственной инспекции труда или судебным иском от сотрудника.

Трудовое законодательство РФ предусматривает специальный механизм для таких ситуаций — простой. Это временная приостановка работы по экономическим, технологическим, техническим или организационным причинам. Механизм чётко урегулирован статьёй 72.2 и статьёй 157 ТК РФ, и его правильное применение защищает интересы как работодателя, так и работника. Однако на практике многие предприниматели либо вообще не оформляют простой документально, либо допускают ошибки, которые стоят дорого.

В этой статье команда Bejure разберёт все ключевые аспекты: что такое простой с юридической точки зрения, чем отличается вина работодателя от независящих причин, как правильно рассчитать оплату, какие документы нужно подготовить и на что обратить особое внимание, чтобы не получить предписание от ГИТ.

---

Что такое простой по Трудовому кодексу: виды и правовая основа

📎 Ст. 72.2 ТК РФ: Под простоем понимается временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера.

Закон выделяет три вида простоя в зависимости от того, по чьей вине он возник:

1. По вине работодателя — оборудование вышло из строя из-за ненадлежащего обслуживания, работодатель не обеспечил фронт работ, задержал поставку материалов, допустил организационные просчёты.
2. По вине работника — сотрудник сломал оборудование, нарушил технологический процесс, создал ситуацию, которая привела к остановке.
3. По причинам, не зависящим от сторон — форс-мажор, стихийные бедствия, аварии на внешних сетях, санкционные ограничения, решения государственных органов о приостановке деятельности.

Почему разграничение принципиально важно? Потому что именно от вида простоя зависит размер оплаты. Ошибиться здесь — значит либо недоплатить работнику (что влечёт трудовой спор), либо переплатить и создать прецедент, противоречащий закону.

⚠️ Важно: Простой — это не отпуск и не отгул. Направлять работников в неоплачиваемый отпуск или принуждать брать отпуск за свой счёт на период простоя запрещено. Это прямое нарушение ТК РФ, за которое предусмотрен штраф.

Отдельно стоит понимать: простой не означает, что сотрудник обязательно сидит дома. По умолчанию во время простоя работник обязан находиться на рабочем месте, если только работодатель специально не освободил его от этой обязанности в приказе. Это важный нюанс, который часто упускают.

---

Оплата простоя: как считать 2/3 и от чего

Размер оплаты простоя — то, что волнует работодателей в первую очередь. Нормы закреплены в статье 157 ТК РФ и выглядят следующим образом:

📎 Ст. 157 ТК РФ:

• Простой по вине работодателя оплачивается в размере не менее 2/3 средней заработной платы работника.
• Простой по причинам, не зависящим от воли сторон, оплачивается в размере не менее 2/3 тарифной ставки (оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя.
• Простой по вине работника не оплачивается.

Обратите внимание на ключевое различие в формулировках: «средняя заработная плата» и «тарифная ставка (оклад)» — это разные базы для расчёта.

Оплата при вине работодателя: расчёт от средней зарплаты

Средняя заработная плата рассчитывается по правилам статьи 139 ТК РФ и Постановления Правительства РФ № 922 от 24.12.2007. В расчёт включаются все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, за предшествующие 12 календарных месяцев. Это значит, что премии, надбавки, доплаты — всё учитывается.

📋 Пример: Оклад сотрудника — 50 000 ₽. За последние 12 месяцев ему регулярно выплачивалась премия, поэтому среднемесячная заработная плата составила 65 000 ₽. При простое по вине работодателя за полный месяц он получит: 65 000 × 2/3 = 43 333 ₽.

Оплата при независящих причинах: расчёт от оклада

Здесь база для расчёта скромнее — только тарифная ставка или оклад, без премий и надбавок. Пропорционально времени — значит, считаем количество часов или дней простоя.

📋 Пример: Оклад того же сотрудника — 50 000 ₽. Простой по независящим причинам длился 10 рабочих дней из 22 в месяце. Расчёт: (50 000 / 22) × 10 × 2/3 = 15 151 ₽.

⚠️ Важно: Статья 157 ТК РФ устанавливает минимальный размер оплаты. Работодатель вправе прописать в коллективном договоре или локальном нормативном акте более высокий размер выплат — например, 100% среднего заработка при любом виде простоя. Снижать установленный законом минимум нельзя.

Облагается ли оплата простоя НДФЛ и страховыми взносами?

Да, оплата простоя является доходом работника и облагается НДФЛ по общим правилам. Страховые взносы также начисляются в полном объёме. Это важно учитывать при расчёте фактических затрат работодателя.

---

Как оформить простой документально: пошаговая инструкция

Правильное документальное оформление — ключ к тому, чтобы простой не превратился в проблему при проверке ГИТ или трудовом споре. Разберём последовательность действий.

Шаг 1. Зафиксируйте факт простоя

Основание для введения простоя необходимо задокументировать. В зависимости от ситуации это может быть:

• Акт о поломке оборудования (составляется технической службой или комиссией);
• Докладная записка от руководителя структурного подразделения;
• Уведомление от контрагента о невозможности поставки;
• Официальное решение или предписание государственного органа.

Без первичного документа-основания приказ о простое будет висеть в воздухе — непонятно, почему он вообще издан.

Шаг 2. Издайте приказ о простое

Приказ о простое — центральный документ всей процедуры. Унифицированной формы нет, работодатель составляет его самостоятельно. Приказ должен содержать:

• Дату начала простоя и предполагаемую дату окончания (или формулировку «до устранения причин»);
• Причину простоя с указанием вида: по вине работодателя / по независящим причинам / по вине работника;
• Перечень работников (или подразделений), которых затрагивает простой;
• Место нахождения работников в период простоя: на рабочем месте или освобождены от присутствия;
• Размер оплаты или ссылку на статью ТК РФ;
• Подпись руководителя организации или ИП.

⚠️ Важно: Работники должны быть ознакомлены с приказом под подпись. Отсутствие подписей об ознакомлении — типичное нарушение, которое фиксируют инспекторы ГИТ.

Шаг 3. Отразите простой в табеле учёта рабочего времени

В табеле по формам Т-12 или Т-13 простой обозначается специальными кодами:

• РП (код 31) — простой по вине работодателя;
• НП (код 32) — простой по независящим причинам;
• ВП (код 33) — простой по вине работника.

Правильное заполнение табеля критически важно: именно он служит основанием для начисления оплаты и подтверждает фактическое время простоя.

Шаг 4. Уведомите службу занятости (при необходимости)

Если простой затрагивает более 50 работников, работодатель обязан уведомить орган службы занятости в письменной форме в течение 3 рабочих дней после принятия решения о приостановке производства. Это требование статьи 25 Закона РФ № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации». Для малого бизнеса с небольшим штатом этот шаг обычно не актуален, но знать о нём нужно.

Шаг 5. Оформите окончание простоя

Когда причины устранены и работа возобновляется, издаётся приказ об окончании простоя. Работники снова знакомятся с ним под подпись, в табеле проставляются обычные коды рабочего времени.

---

Типичные ошибки работодателей при оформлении простоя

Практика проверок ГИТ показывает, что одни и те же ошибки повторяются снова и снова. Разберём самые распространённые.

Ошибка 1: Не оформляют простой вообще Работодатель отправляет сотрудников «погулять» без каких-либо документов. В табеле стоят рабочие дни, зарплата начислена полностью или не начислена вовсе. При проверке или обращении работника в ГИТ это становится серьёзной проблемой.

Ошибка 2: Неверно определяют вид простоя Поломка собственного оборудования — это вина работодателя, даже если он «не виноват» в том, что агрегат вышел из строя. Работодатель несёт ответственность за техническое состояние производственной базы. Попытка переквалифицировать такой простой в «независящие причины» и платить меньше — незаконна.

Ошибка 3: Принуждают к отпуску за свой счёт Это прямое нарушение статьи 128 ТК РФ: отпуск без сохранения заработной платы предоставляется только по заявлению работника и только по уважительным личным причинам. Принуждение к такому отпуску грозит штрафом.

Ошибка 4: Не ознакомляют работников с приказом Даже идеально составленный приказ теряет значительную часть юридической силы, если под ним нет подписей работников или отметок об отказе от ознакомления.

Ошибка 5: Забывают отразить простой в табеле Расхождение между приказом и табелем — красный флаг для инспектора. Расчёт оплаты, не подкреплённый табелем, легко оспаривается.

⚠️ Важно: За нарушения трудового законодательства должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 10 000 до 20 000 ₽, индивидуальные предприниматели — на от 1 000 до 5 000 ₽, юридические лица — на от 30 000 до 50 000 ₽ (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). При повторном нарушении штрафы существенно возрастают: для юридических лиц — до 70 000 ₽, а для должностных лиц — возможна дисквалификация.

Чтобы не допустить подобных ошибок, удобно использовать платформы, которые автоматизируют создание кадровых документов. Bejure, например, формирует приказы по актуальным требованиям законодательства — документы уже содержат необходимые реквизиты и соответствуют текущей редакции ТК РФ, не нужно тратить время на поиск правильного шаблона или проверку его актуальности.

---

Особые ситуации: простой при сокращении, простой отдельных работников и другие нюансы

Ряд ситуаций требует особого внимания.

Простой и последующее сокращение штата

Иногда работодатели объявляют простой как промежуточный этап перед сокращением. Это законно, если причины реальны. Однако важно помнить: простой не является основанием для досрочного прекращения трудового договора. Сокращение проводится по отдельной процедуре с соблюдением статьи 180 ТК РФ — письменное предупреждение за два месяца, предложение вакансий, выплата выходного пособия.

Простой одного работника

Закон не запрещает объявлять простой в отношении одного конкретного сотрудника, а не всего предприятия. Например, если вышло из строя оборудование, закреплённое за конкретным специалистом. Процедура оформления идентична.

Простой в период испытательного срока

Работник на испытательном сроке имеет те же права, что и любой другой. Время простоя не продлевает испытательный срок автоматически — если только иное прямо не указано в трудовом договоре и соответствующем соглашении.

Простой и беременные сотрудницы

Статья 261 ТК РФ запрещает увольнение беременных женщин по инициативе работодателя. Объявление простоя этого запрета не нарушает — беременная сотрудница продолжает получать оплату в установленном размере. Однако принудительное направление её «в простой» как завуалированный способ давления на работника может быть квалифицировано как злоупотребление правом.

Дистанционные работники в период простоя

С развитием удалённой работы возник вопрос: можно ли объявить простой дистанционному сотруднику? Да, можно. Основания и порядок оплаты те же. Единственный нюанс — в приказе не имеет смысла указывать «находиться на рабочем месте», поскольку рабочее место дистанционного работника находится вне офиса. Формулировку нужно адаптировать: например, «оставаться на связи и быть готовым к выполнению работы».

---

Простой по независящим причинам: граница с виной работодателя

Это один из наиболее спорных вопросов, с которым сталкиваются предприниматели. Разграничить вину работодателя и «независящие причины» бывает непросто.

Признаки вины работодателя:

• Поломка оборудования, которое работодатель обязан содержать в исправном состоянии;
• Отсутствие финансирования из-за неэффективного управления;
• Организационные просчёты — неверное планирование загрузки, ошибки в логистике;
• Неисполнение обязательств перед поставщиком, приведшее к срыву поставок.

Признаки независящих причин:

• Аварии на внешних инженерных сетях (электроснабжение, водоснабжение), которые работодатель не контролирует;
• Стихийные бедствия, пожар (если не по вине работодателя);
• Решения государственных органов о приостановке деятельности, введение режима ЧС;
• Банкротство или неплатёжеспособность контрагента при условии, что работодатель предпринял разумные меры по обеспечению производства.

📋 Пример: Поставщик не привёз комплектующие, потому что сам стал банкротом. Работодатель не мог предвидеть это и заблаговременно нашёл альтернативного поставщика — значит, оснований квалифицировать простой как «по вине работодателя» нет. Но если предприниматель знал о финансовых проблемах поставщика и ничего не предпринял — ситуация иная.

В спорных случаях суды исходят из принципа: бремя доказывания отсутствия вины лежит на работодателе. Именно поэтому важно грамотно составить приказ и сохранить все документы, подтверждающие причины остановки работы.

---

Хранение документов и защита при проверке ГИТ

Документы по простою входят в состав кадровой документации и должны храниться в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019). Приказы по личному составу — 50 лет (для документов, оформленных после 2003 года), прочие кадровые документы — как правило, 3–5 лет.

При проверке инспектор ГИТ вправе запросить:

• Приказ о введении простоя;
• Документы-основания (акты, докладные записки, уведомления);
• Листы ознакомления работников;
• Табели учёта рабочего времени за период простоя;
• Расчётные листки с начисленной оплатой;
• Приказ об окончании простоя.

Если всё это хранится в разрозненных папках или вовсе не в порядке, поиск нужного документа при внезапной проверке превращается в стресс. Именно здесь проявляет себя ценность систематизированного кадрового учёта. В Bejure все документы хранятся в едином защищённом цифровом архиве: нужный приказ можно найти и предъявить за 30 секунд, а электронная подпись придаёт документам такую же юридическую силу, как у бумажных.

---

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли платить за время простоя, если работник сам не хочет работать?

Всё зависит от причины. Если работник обратился к работодателю с уведомлением о том, что не может выполнять работу (например, из-за поломки оборудования по вине работодателя), то оплата обязательна. Если сотрудник просто не вышел на работу без уважительной причины — это прогул, а не простой, и оплате не подлежит.

Может ли работодатель перевести сотрудника на другую работу во время простоя?

Да. Статья 72.2 ТК РФ допускает временный перевод работника на другую работу у того же работодателя на срок до одного месяца без его согласия — в случае простоя, если это вызвано чрезвычайными обстоятельствами. При этом оплата труда не должна быть ниже среднего заработка по прежней должности. Если перевод связан с работой более низкой квалификации, требуется письменное согласие работника.

Как правильно указать причину простоя в приказе, если мы не уверены в виновнике?

Если вина не очевидна, лучше квалифицировать простой как «по причинам, не зависящим от воли сторон» и тщательно задокументировать обстоятельства. В дальнейшем, если будет установлена вина работодателя, придётся произвести доначисление. Занижение оплаты простоя — это нарушение, которое грозит не только штрафом, но и обязанностью выплатить недостающую сумму с процентами по статье 236 ТК РФ (не менее 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день задержки).

Нужно ли вносить запись о простое в трудовую книжку?

Нет. Простой не отражается в трудовой книжке. В трудовой книжке фиксируются только сведения о приёме, переводе, увольнении и награждениях. Простой — внутреннее событие, которое отражается только в табеле учёта рабочего времени и кадровых приказах.

Что будет, если мы не оформим простой, а просто выплатим пониженную зарплату?

Это прямое нарушение трудового законодательства. Работодатель не имеет права снижать заработную плату ниже установленного трудовым договором уровня в одностороннем порядке без соблюдения процедуры, предусмотренной статьёй 74 ТК РФ (изменение условий по причинам организационного или технологического характера с предупреждением за 2 месяца). Выплата зарплаты ниже договорённой без надлежащего оформления — основание для обращения работника в ГИТ или суд, а для работодателя — штраф по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ от 30 000 до 50 000 ₽ для юридических лиц.

---

Заключение

Простой — законный инструмент, который позволяет работодателю пережить трудный период, не нарушая прав работников и не накапливая правовые риски. Главное — оформить его правильно: определить вид и причину, издать приказ с обязательными реквизитами, ознакомить сотрудников, корректно отразить в табеле и сохранить все документы-основания.

Ошибки в этой процедуре дорого обходятся: штрафы ГИТ, судебные иски, обязанность доплатить с процентами — всё это реальные последствия для бизнеса, который решил «сэкономить» на оформлении документов. Использование скачанных из интернета шаблонов создаёт дополнительные риски: такие документы нередко не соответствуют актуальной редакции ТК РФ или не учитывают специфику вашего бизнеса.

Систематизированный кадровый документооборот — это не бюрократия, а базовая защита бизнеса. Если вы ведёте его самостоятельно, убедитесь, что у вас есть актуальные шаблоны всех необходимых документов и чёткое понимание процедур. Это сэкономит время, деньги и нервы — особенно в моменты, когда работа внезапно останавливается и нужно действовать быстро и правильно.