Отпуск без сохранения заработной платы: образец заявления

Введение

Каждый работодатель рано или поздно сталкивается с ситуацией, когда сотрудник просит предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы. Семейные обстоятельства, оформление документов, учёба, свадьба, похороны — причины могут быть самыми разными. И здесь перед предпринимателем встаёт практический вопрос: как правильно оформить такой отпуск, какой документ нужен от работника и как не нарушить требования Трудового кодекса РФ.

Ошибка в оформлении — это не просто формальность. При проверке ГИТ отсутствие заявления, некорректный приказ или предоставление отпуска за свой счёт без оснований могут обернуться штрафом по ст. 5.27 КоАП РФ: до 50 000 ₽ для юридических лиц и до 5 000 ₽ для ИП. А если работник впоследствии оспорит период отсутствия и потребует оплату — ситуация усложнится ещё сильнее.

В этом материале разберём все аспекты оформления неоплачиваемого отпуска: от правовых оснований и категорий работников, которым нельзя отказать, до готового образца заявления и порядка издания приказа. Вы получите чёткий алгоритм действий, который позволит оформить всё грамотно и без рисков.

Что такое отпуск без сохранения заработной платы по ТК РФ

Отпуск без сохранения заработной платы (его также называют «отпуск за свой счёт», «неоплачиваемый отпуск», «отпуск без содержания») — это период освобождения работника от исполнения трудовых обязанностей, в течение которого за ним сохраняется рабочее место, но заработная плата не начисляется.

📎 Ст. 128 ТК РФ: По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.

Ключевые характеристики такого отпуска:

• Инициатор — всегда работник. Работодатель не вправе отправить сотрудника в неоплачиваемый отпуск по своей инициативе (это будет квалифицироваться как простой по вине работодателя с обязанностью оплаты по ст. 157 ТК РФ).
• Основание — письменное заявление работника.
• Оплата — не производится. За работником сохраняется только рабочее место и должность.
• Продолжительность — определяется соглашением сторон, если иное не установлено законом.
• Стаж — в стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска включается период неоплачиваемого отпуска, не превышающий 14 календарных дней в течение рабочего года (ст. 121 ТК РФ).

Важно понимать принципиальное отличие: в общем случае предоставление такого отпуска — право, а не обязанность работодателя. Работодатель вправе отказать, если считает причину неуважительной или если отсутствие сотрудника критично для производственного процесса. Однако для ряда категорий работников и жизненных ситуаций закон устанавливает обязанность работодателя предоставить неоплачиваемый отпуск — отказать в этих случаях нельзя.

⚠️ Важно: Если работодатель принуждает сотрудника написать заявление на отпуск без сохранения заработной платы (например, при снижении объёмов работы), это является нарушением трудового законодательства. Работник может обратиться в ГИТ, и работодателю грозит штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Кому работодатель обязан предоставить неоплачиваемый отпуск

Статья 128 ТК РФ и ряд других норм устанавливают перечень категорий работников, которым работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы по их заявлению — независимо от производственной необходимости и собственного желания.

Категории по ст. 128 ТК РФ

Категория работника / основание	Максимальная продолжительность
Участники Великой Отечественной войны	До 35 календарных дней в году
Работающие пенсионеры по старости (по возрасту)	До 14 календарных дней в году
Родители и жёны (мужья) военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, таможенных органов, погибших или умерших при исполнении обязанностей	До 14 календарных дней в году
Работающие инвалиды	До 60 календарных дней в году
Работники в случаях рождения ребёнка, регистрации брака, смерти близких родственников	До 5 календарных дней

Категории, установленные другими статьями ТК РФ и федеральными законами

• Работники, совмещающие работу с получением образования — для прохождения промежуточной аттестации, подготовки и защиты выпускной квалификационной работы, сдачи итоговых экзаменов (ст. 173, 174 ТК РФ). Продолжительность — от 10 до 15 календарных дней в зависимости от уровня образования и основания.
• Работники, допущенные к вступительным экзаменам в образовательные организации высшего образования — до 15 календарных дней (ст. 173 ТК РФ).
• Члены избирательных комиссий, доверенные лица кандидатов — на период исполнения соответствующих обязанностей (Федеральный закон от 12.06.2002 № 67-ФЗ).
• Супруги военнослужащих — в части превышения продолжительности их ежегодного отпуска над отпуском военнослужащего (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ).
• Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы — до 3 недель в году.
• Ветераны боевых действий — до 35 календарных дней в году (Федеральный закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ).

⚠️ Важно: Отказ работодателя предоставить неоплачиваемый отпуск работнику из перечисленных категорий является нарушением трудового законодательства. Если сотрудник, относящийся к льготной категории, подал заявление и не вышел на работу после отказа — увольнение за прогул будет признано незаконным. Судебная практика по данному вопросу однозначна (см., например, Определение Верховного Суда РФ от 22.06.2020 № 13-КГ20-1-К2).

Кроме того, коллективный договор организации может устанавливать дополнительные категории работников, имеющих право на неоплачиваемый отпуск, и его продолжительность. Например, нередко коллективные договоры предусматривают дополнительные дни для родителей детей-первоклассников, для работников с определённым стажем и т. д.

Практическая рекомендация для работодателя

Ведите реестр сотрудников, имеющих право на обязательный отпуск за свой счёт, с указанием категории и максимальной продолжительности. Это позволит оперативно принимать решение при поступлении заявления и избежать ошибочного отказа. В Bejure можно вести учёт кадровых документов и хранить информацию о льготных категориях работников в единой системе — все данные доступны в любой момент и не теряются при смене ответственного за кадры.

Как правильно составить заявление: образец и обязательные реквизиты

Заявление на отпуск без сохранения заработной платы — это основной документ, который инициирует процедуру. Без письменного заявления работника предоставление такого отпуска невозможно. Унифицированная форма законодательством не установлена, но заявление должно содержать определённые реквизиты, чтобы иметь юридическую силу и защитить обе стороны.

Обязательные элементы заявления

1. Адресат — должность и ФИО руководителя организации (ИП).
2. Данные заявителя — ФИО, должность, структурное подразделение (при наличии).
3. Наименование документа — «Заявление».
4. Просьба о предоставлении отпуска — с чётким указанием, что речь идёт об отпуске без сохранения заработной платы.
5. Даты начала и окончания отпуска (или дата начала и количество календарных дней).
6. Причина — семейные обстоятельства, конкретное событие или ссылка на льготную категорию.
7. Дата составления заявления.
8. Подпись работника с расшифровкой.

Образец заявления на отпуск без сохранения заработной платы

📋 Пример:

Генеральному директору ООО «Альфа» Петрову И. В. от менеджера отдела продаж Сидоровой Е. А.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы с 15 июля 2025 г. по 19 июля 2025 г. (5 календарных дней) в связи с регистрацией брака.

Приложение: копия справки из ЗАГСа о подаче заявления на регистрацию брака.

07.07.2025 г. _____________ / Сидорова Е. А.

Важные нюансы при составлении

Указание причины. Закон не обязывает работника подробно описывать обстоятельства — достаточно формулировки «по семейным обстоятельствам». Однако если сотрудник относится к категории, которой работодатель обязан предоставить отпуск, в заявлении целесообразно указать конкретное основание и приложить подтверждающий документ. Это снимает вопросы и ускоряет согласование.

Подтверждающие документы. Для обязательных случаев рекомендуется приложить:

• Копию свидетельства о рождении ребёнка (при рождении).
• Копию свидетельства о смерти (при смерти близкого родственника).
• Справку из ЗАГСа или приглашение (при регистрации брака).
• Справку МСЭ (для работающих инвалидов).
• Пенсионное удостоверение или справку из ПФР (для работающих пенсионеров).

Срок подачи. Трудовой кодекс не устанавливает конкретный срок подачи заявления. Однако в локальных нормативных актах организации можно закрепить рекомендуемый срок — например, за 3 рабочих дня, — чтобы работодатель мог организовать замещение. При этом в экстренных ситуациях (смерть близкого родственника, рождение ребёнка) заявление может быть подано в день начала отпуска или даже задним числом с последующим документальным оформлением.

⚠️ Важно: Работник не вправе уйти в отпуск за свой счёт самовольно, не дождавшись резолюции работодателя (за исключением случаев, когда предоставление отпуска обязательно). Если заявление подано, но приказ не издан, и работник не выходит на работу — это может быть квалифицировано как прогул с последующим увольнением по пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Порядок оформления: от заявления до приказа

Получив заявление работника, работодатель должен выполнить чёткую последовательность действий. Нарушение процедуры — одна из самых частых ошибок в кадровом документообороте, связанном с неоплачиваемыми отпусками.

Пошаговый алгоритм

Шаг 1. Получение и регистрация заявления.

Заявление регистрируется в журнале входящей корреспонденции или в системе электронного документооборота. На заявлении проставляется дата поступления. Это важно для фиксации сроков и доказательной базы.

Шаг 2. Рассмотрение заявления руководителем.

Руководитель принимает решение: согласовать, отказать или предложить альтернативные даты. Решение оформляется резолюцией на заявлении. Если работник относится к льготной категории — отказ невозможен.

Шаг 3. Издание приказа.

При положительном решении издаётся приказ о предоставлении отпуска. Можно использовать унифицированную форму Т-6 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) или разработать собственную форму, утверждённую в учётной политике организации.

В приказе указывается:

• ФИО и должность работника
• Вид отпуска — «без сохранения заработной платы»
• Основание — заявление работника (дата и регистрационный номер)
• Период отпуска (даты начала и окончания)
• Количество календарных дней

Шаг 4. Ознакомление работника с приказом.

Работник подписывает приказ, подтверждая, что ознакомлен с его содержанием. Дата ознакомления фиксируется.

Шаг 5. Внесение сведений в личную карточку.

Информация об отпуске вносится в раздел VIII личной карточки работника (форма Т-2) или в аналогичный раздел электронного учёта. Указываются вид отпуска, период, количество дней и основание (номер и дата приказа).

Шаг 6. Отметка в табеле учёта рабочего времени.

В табеле учёта рабочего времени (форма Т-12 или Т-13) дни отпуска без сохранения заработной платы отмечаются:

• Код «ДО» (цифровой код 16) — если отпуск предоставлен с разрешения работодателя.
• Код «ОЗ» (цифровой код 17) — если отпуск предоставлен в случаях, предусмотренных законодательством (обязательные случаи).

📋 Пример: Сотрудник Иванов А. П., работающий инвалид III группы, подал заявление на отпуск без сохранения заработной платы с 01.08.2025 по 14.08.2025 (14 календарных дней). Основание — ст. 128 ТК РФ. Работодатель обязан предоставить такой отпуск. Издаётся приказ по форме Т-6, в табеле за август проставляется код «ОЗ» за дни с 1 по 14 числа, в личную карточку вносится запись.

Хранение документов

Приказы о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы относятся к приказам по личному составу и подлежат хранению 50 лет (для документов, созданных после 01.01.2003) в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236). Заявления работников хранятся вместе с приказами или в составе личного дела.

Все эти документы — заявление, приказ, отметка в табеле — формируют единую доказательную базу. При проверке ГИТ или трудовом споре отсутствие любого из элементов может быть расценено как нарушение порядка оформления.

Типичные ошибки работодателей при оформлении отпуска за свой счёт

Практика проверок ГИТ и судебных разбирательств показывает, что работодатели допускают повторяющиеся ошибки при оформлении отпуска без содержания. Разберём наиболее частые — и наиболее дорогие.

Ошибка 1. Отсутствие письменного заявления работника

Иногда отпуск предоставляется «по устной договорённости» — работник и руководитель обсудили ситуацию, сотрудник не вышел на работу, а заявление не написал. Формально это прогул. И если отношения испортятся, работодатель окажется в уязвимой позиции: он либо не сможет уволить сотрудника за прогул (нет доказательств, что не было разрешения), либо не сможет доказать ГИТ, что отпуск был предоставлен по инициативе работника.

Ошибка 2. Принуждение к написанию заявления

Обратная ситуация — работодатель инициирует «отпуск» сотрудников при снижении загрузки, вынуждая их писать заявления на неоплачиваемый отпуск. Это прямое нарушение ст. 128 ТК РФ: отпуск предоставляется только по инициативе работника. Если факт принуждения будет доказан (а доказать его можно свидетельскими показаниями, массовостью заявлений, совпадением дат), работодателю грозит:

• Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: на должностных лиц — от 1 000 до 5 000 ₽, на ИП — от 1 000 до 5 000 ₽, на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 ₽.
• Обязанность оплатить период как простой по вине работодателя — не менее 2/3 средней заработной платы (ст. 157 ТК РФ).
• При повторном нарушении — штраф до 70 000 ₽ для юрлиц и дисквалификация должностного лица на срок от 1 до 3 лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Ошибка 3. Неправильное оформление приказа

Отсутствие приказа, ошибки в датах, неуказание вида отпуска — всё это создаёт проблемы. Без приказа табельщик не знает, какой код ставить, бухгалтерия не понимает, за какой период не начислять зарплату, а при проверке возникают вопросы.

Ошибка 4. Отказ льготным категориям

Работодатель отказывает работающему пенсионеру или инвалиду в предоставлении отпуска за свой счёт, мотивируя производственной необходимостью. Это незаконно. Работник в такой ситуации вправе не выходить на работу, и его отсутствие не будет прогулом.

Ошибка 5. Отсутствие учёта дней неоплачиваемого отпуска

Работодатель не ведёт учёт использованных дней, что приводит к двум рискам:

• Неправильный расчёт стажа для ежегодного оплачиваемого отпуска (напомним: в стаж включается не более 14 дней неоплачиваемого отпуска за рабочий год по ст. 121 ТК РФ).
• Превышение лимита для льготных категорий без контроля — формально нарушением это не является, но создаёт путаницу в кадровом учёте.

⚠️ Важно: Шаблон заявления или приказа, скачанный из интернета, — это риск, оформленный в Word. Такие документы могут содержать устаревшие формулировки, не учитывать специфику вашего бизнеса или противоречить актуальной редакции ТК РФ. Документы Bejure разработаны под конкретный вид деятельности, обновляются при изменении законодательства и защищены финансовой гарантией до 200 000 ₽. Все кадровые документы хранятся в одном месте, подписываются электронной подписью, и вы можете предъявить нужный документ при проверке за 30 секунд.

Влияние неоплачиваемого отпуска на стаж, больничный и другие права работника

Оформляя отпуск без сохранения заработной платы, работодатель должен понимать его последствия для трудовых прав работника. Это важно не только для самого сотрудника, но и для корректного кадрового учёта.

Стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска

📎 Ст. 121 ТК РФ: В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

Это означает: если сотрудник за рабочий год использовал 20 дней неоплачиваемого отпуска, то его рабочий год для расчёта ежегодного отпуска сдвинется на 6 дней (20 − 14 = 6). Работодатель обязан отслеживать это и корректировать дату окончания рабочего года в личной карточке.

📋 Пример: Работник принят 01.03.2025. Его первый рабочий год — с 01.03.2025 по 28.02.2026. В течение этого периода он использовал 21 день отпуска без содержания. Превышение — 7 дней. Окончание рабочего года сдвигается на 7 дней: новая дата — 07.03.2026.

Страховой стаж для пособий

Период отпуска за свой счёт не включается в страховой стаж для расчёта пособий по временной нетрудоспособности, поскольку за этот период не уплачиваются страховые взносы. Однако на общий трудовой стаж и стаж для назначения пенсии это влияет незначительно — при условии, что отпуск не длится месяцами.

Больничный лист во время неоплачиваемого отпуска

Если работник заболел во время отпуска без сохранения заработной платы, пособие по временной нетрудоспособности за дни, совпадающие с отпуском, не назначается (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Если болезнь продолжается после окончания отпуска, больничный оплачивается начиная с первого рабочего дня, следующего за датой окончания отпуска.

Расчёт среднего заработка

Дни неоплачиваемого отпуска исключаются из расчётного периода при определении среднего заработка для оплаты отпуска, командировок, больничных (п. 5 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). Это может как увеличить, так и уменьшить средний дневной заработок — зависит от конкретной ситуации.

Отпуск по беременности и родам

Если работница находится в отпуске без содержания и предъявляет листок нетрудоспособности по беременности и родам, неоплачиваемый отпуск прекращается, и с даты начала больничного начисляется пособие по беременности и родам в полном объёме.

Максимальная продолжительность и ограничения

Один из самых частых вопросов работодателей: есть ли ограничение по продолжительности отпуска без сохранения заработной платы? Ответ зависит от категории работника.

Для льготных категорий

Продолжительность строго ограничена законом:

• Работающие инвалиды — до 60 календарных дней в году.
• Работающие пенсионеры по старости — до 14 календарных дней в году.
• Участники ВОВ, ветераны боевых действий — до 35 календарных дней в году.
• В связи с рождением ребёнка, регистрацией брака, смертью близкого — до 5 календарных дней на каждое событие.

Если работник из льготной категории просит отпуск сверх установленного лимита, работодатель вправе отказать в части, превышающей норму. Дополнительные дни могут быть предоставлены только по соглашению сторон.

Для остальных работников

Трудовой кодекс не устанавливает максимальной продолжительности неоплачиваемого отпуска по соглашению сторон. Теоретически работник может попросить и 6 месяцев, и год — и если работодатель согласен, это будет законно.

Однако на практике длительные неоплачиваемые отпуска вызывают вопросы:

• У ФСС (СФР) — может быть расценено как фиктивное сохранение трудовых отношений.
• У ГИТ — при массовых длительных отпусках за свой счёт инспекция может заподозрить принуждение.
• У налоговой инспекции — длительное отсутствие начислений зарплаты при сохранении штатной единицы может вызвать вопросы.

⚠️ Важно: Если работодатель регулярно отправляет работников в длительные неоплачиваемые отпуска, это может квалифицироваться как скрытый простой. Рекомендуется оформлять такие ситуации через процедуру введения режима неполного рабочего времени (ст. 74 ТК РФ) или простой по вине работодателя (ст. 157 ТК РФ) с соответствующей оплатой.

Можно ли отозвать работника из неоплачиваемого отпуска?

Трудовой кодекс не регулирует процедуру отзыва из отпуска без сохранения заработной платы (в отличие от ежегодного оплачиваемого отпуска, для которого порядок отзыва установлен ст. 125 ТК РФ). По аналогии закона отзыв возможен только с согласия работника. Работодатель не вправе обязать сотрудника прервать неоплачиваемый отпуск.

При этом работник имеет право в любой момент прервать отпуск по собственной инициативе, уведомив работодателя. В этом случае издаётся приказ о прекращении отпуска, корректируются записи в табеле и личной карточке.

Часто задаваемые вопросы

Может ли работодатель отказать в отпуске без сохранения заработной платы?

Да, в общем случае предоставление такого отпуска — право, а не обязанность работодателя. Он вправе отказать, оценив уважительность причины и производственную ситуацию. Однако отказать невозможно, если работник относится к льготным категориям, перечисленным в ст. 128 ТК РФ и других федеральных законах (работающие пенсионеры, инвалиды, при регистрации брака, рождении ребёнка, смерти близкого родственника и т. д.).

Нужно ли указывать причину в заявлении на отпуск за свой счёт?

Формально закон не требует детального описания причин — формулировки «по семейным обстоятельствам» достаточно. Однако если работник претендует на обязательный отпуск как представитель льготной категории, указание конкретного основания и приложение подтверждающих документов обязательны для реализации этого права. Кроме того, указание причины повышает шансы на согласование, если отпуск предоставляется по усмотрению работодателя.

Засчитывается ли неоплачиваемый отпуск в стаж для ежегодного отпуска?

Частично. Согласно ст. 121 ТК РФ, в стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска включается не более 14 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы в течение рабочего года. Если работник использовал больше 14 дней, рабочий год для расчёта ежегодного отпуска сдвигается на количество дней превышения.

Можно ли взять отпуск без содержания на один день?

Да, законом не установлена минимальная продолжительность. Работник вправе попросить даже один календарный день. Процедура оформления стандартная: заявление, приказ, отметка в табеле. Для работодателя малого бизнеса такой формат часто удобнее, чем отгул или перенос рабочего дня, поскольку все кадровые документы оформлены корректно.

Оплачивается ли больничный, если работник заболел во время отпуска за свой счёт?

Нет, за дни болезни, совпавшие с периодом неоплачиваемого отпуска, пособие по временной нетрудоспособности не выплачивается (ст. 9 Федерального закона № 255-ФЗ). Если болезнь продолжается после окончания отпуска, больничный оплачивается начиная с первого дня после даты, когда работник должен был выйти на работу.

Заключение

Отпуск без сохранения заработной платы — стандартная кадровая процедура, которая требует чёткого документального оформления. Заявление работника, приказ работодателя, отметка в табеле и личной карточке — минимальный комплект документов, отсутствие любого из которых создаёт риски при проверке ГИТ или трудовом споре.

Подведём итог. Чтобы оформить неоплачиваемый отпуск правильно, необходимо:

1. Получить письменное заявление работника с указанием дат и причины.
2. Проверить, относится ли сотрудник к категории, которой нельзя отказать.
3. Издать приказ по форме Т-6 или аналогичной.
4. Ознакомить работника с приказом под подпись.
5. Внести данные в табель учёта рабочего времени и личную карточку.
6. Контролировать общее количество дней за рабочий год для корректного расчёта стажа.

Грамотное ведение кадрового документооборота — это не бюрократия, а защита бизнеса. Каждый правильно оформленный документ снижает вероятность штрафов, судебных исков и конфликтов с сотрудниками. Используйте проверенные инструменты, ведите учёт системно — и кадровые вопросы перестанут отнимать время, которое вы можете потратить на развитие бизнеса.