Плановая и внеплановая проверка ГИТ: отличия и подготовка

Звонок из трудовой инспекции — один из самых тревожных моментов для владельца бизнеса. Не потому, что он нарушает закон, а потому что не уверен: все ли документы в порядке, все ли сроки соблюдены, все ли приказы подписаны. Малый бизнес особенно уязвим — часто кадровый учёт ведётся «на коленке», без системы, без чек-листов и без понимания, какие именно документы инспектор запросит первым делом.

Проверка ГИТ (Государственной инспекции труда) может обойтись предпринимателю в сотни тысяч рублей штрафов или привести к приостановке деятельности. При этом большинство нарушений, которые выявляет инспекция, — типовые и устранимые заранее. Проблема в том, что многие ИП и руководители малых компаний не различают виды проверок, не знают, как отслеживать включение в план, и не представляют, какой объём документации нужно держать в готовности.

В этом материале разберём, чем плановая проверка ГИТ отличается от внеплановой, как заблаговременно узнать о предстоящем визите инспектора, что он будет проверять и как подготовить кадровый документооборот, чтобы результат проверки вас не разочаровал.

Что такое проверка ГИТ и зачем она проводится

Государственная инспекция труда — федеральный орган, осуществляющий надзор за соблюдением трудового законодательства. Инспекторы ГИТ контролируют, как работодатели выполняют требования Трудового кодекса РФ, правильно ли оформлены трудовые отношения, соблюдаются ли нормы охраны труда, выплачивается ли заработная плата в установленные сроки.

Правовой основой контрольно-надзорной деятельности служат:

• Федеральный закон № 248-ФЗ от 31.07.2020 «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации»
• Трудовой кодекс РФ, раздел XIII — защита трудовых прав и свобод
• Постановление Правительства РФ № 1230 от 21.07.2021, утвердившее Положение о федеральном государственном контроле (надзоре) за соблюдением трудового законодательства

📎 Ст. 353 ТК РФ: Федеральный государственный контроль (надзор) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, осуществляется федеральной инспекцией труда.

Проверки могут затрагивать любого работодателя — юридическое лицо или индивидуального предпринимателя, у которого есть хотя бы один наёмный работник. Инспектор вправе запрашивать документы, проводить осмотр рабочих мест, опрашивать сотрудников и выносить предписания об устранении нарушений.

Для малого бизнеса критически важно понимать: ГИТ проверяет не только крупные предприятия. ИП с двумя-тремя сотрудниками подвергаются контролю на тех же основаниях. Разница лишь в категории риска, которая определяет частоту плановых мероприятий.

Плановая проверка ГИТ: основания, сроки и порядок проведения

Плановая проверка — это контрольное мероприятие, включённое в ежегодный план проверок трудовой инспекции. Она проводится на основании риск-ориентированного подхода: каждому работодателю присваивается категория риска (от низкого до чрезвычайно высокого), от которой зависит периодичность визитов инспектора.

Категории риска и периодичность

Категория риска	Частота плановых проверок
Высокий	Один раз в 2 года
Значительный	Один раз в 3 года
Средний	Один раз в 5 лет
Умеренный	Один раз в 6 лет
Низкий	Плановые проверки не проводятся

Большинство субъектов малого бизнеса относятся к категориям умеренного или низкого риска. Это означает, что плановые проверки для них проводятся крайне редко или не проводятся вовсе. Однако это не снимает риска внеплановой проверки, о которой поговорим далее.

Порядок проведения

Плановое контрольное мероприятие проходит в несколько этапов:

1. Включение в план. Инспекция формирует ежегодный план проверок и согласовывает его с органами прокуратуры. План публикуется на сайте Генеральной прокуратуры и Роструда до 31 декабря года, предшествующего проверке.
2. Уведомление работодателя. Инспекция обязана уведомить проверяемое лицо не менее чем за 24 часа до начала контрольного мероприятия (при выездной проверке) путём направления копии решения о проведении проверки.
3. Проведение проверки. Инспектор запрашивает документы, проводит осмотр, составляет акт. Срок проведения выездной проверки — не более 10 рабочих дней.
4. Оформление результатов. Составляется акт проверки. При обнаружении нарушений выносится предписание об устранении и (или) постановление о привлечении к административной ответственности.

⚠️ Важно: С 2020 года действует мораторий на плановые проверки субъектов малого и среднего предпринимательства, который неоднократно продлевался. По состоянию на 2025 год мораторий продолжает действовать с рядом исключений (объекты высокого и чрезвычайно высокого риска). Проверяйте актуальный статус моратория на сайте Правительства РФ.

Что проверяют при плановой проверке

При плановом визите инспектор охватывает весь спектр кадрового документооборота:

• Трудовые договоры со всеми работниками, включая обязательные условия по ст. 57 ТК РФ
• Приказы о приёме, увольнении, переводе — наличие, правильность оформления, подписи сторон
• Штатное расписание и его соответствие фактической численности
• Правила внутреннего трудового распорядка и факт ознакомления с ними работников
• Графики отпусков (утверждение не позднее чем за 2 недели до начала календарного года — ст. 123 ТК РФ)
• Табели учёта рабочего времени
• Расчётные листки и документы, подтверждающие выплату заработной платы не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ)
• Документы по охране труда: инструкции, журналы инструктажей, результаты спецоценки условий труда (СОУТ)
• Книги учёта трудовых книжек (для работников, не перешедших на электронный формат)
• Положение об оплате труда, положение о персональных данных и подтверждение согласий на обработку

📎 Ст. 57 ТК РФ: Обязательными для включения в трудовой договор являются: место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты труда, режим рабочего времени и времени отдыха, условия труда на рабочем месте и другие условия, предусмотренные настоящей статьёй.

Внеплановая проверка ГИТ: когда и почему приходит инспектор

Внеплановая проверка — это контрольное мероприятие, которое проводится вне утверждённого плана. Она не привязана к графику и может быть назначена в любой момент при наличии установленных законом оснований.

Основания для проведения

Внеплановый визит инспектора может быть инициирован в следующих случаях:

• Жалоба работника (или бывшего работника) на нарушение его трудовых прав — невыплата заработной платы, незаконное увольнение, нарушение режима рабочего времени, непредоставление отпуска
• Информация о фактах угрозы жизни и здоровью работников — например, нарушение норм охраны труда, несчастный случай на производстве
• Поручение Президента РФ, Правительства РФ или требование прокурора
• Истечение срока исполнения предписания, ранее выданного инспекцией — контроль устранения выявленных нарушений
• Индикаторы риска нарушения обязательных требований — набор критериев, которые автоматически сигнализируют об отклонениях (например, систематические задержки отчётности по страховым взносам)

⚠️ Важно: Жалоба работника — самое распространённое основание для внеплановой проверки ГИТ в сегменте малого бизнеса. При этом заявитель вправе потребовать конфиденциальности: инспектор не раскроет работодателю, кто именно подал обращение (ст. 358 ТК РФ).

Ключевое отличие от плановой проверки

Между двумя видами контрольных мероприятий существуют принципиальные различия:

Критерий	Плановая проверка	Внеплановая проверка
Основание	Включение в ежегодный план	Конкретный повод (жалоба, угроза, предписание)
Предупреждение	Не менее чем за 24 часа	Может проводиться без предупреждения
Объём	Полный спектр документации	Ограничен предметом жалобы/основания
Периодичность	Зависит от категории риска	Не ограничена
Мораторий	Распространяется (с исключениями)	Не распространяется

Именно последний пункт делает внеплановую проверку главной угрозой для малого бизнеса. Мораторий на плановые мероприятия создаёт у предпринимателей ложное чувство безопасности. Между тем один звонок недовольного сотрудника в инспекцию — и через несколько дней инспектор уже запрашивает документы.

📋 Пример: ИП уволил продавца за прогул, оформив это устным распоряжением, без составления акта об отсутствии, без запроса объяснительной (ст. 193 ТК РФ) и без приказа об увольнении. Бывший работник обратился в ГИТ. Внеплановая проверка выявила: отсутствие документов о применении дисциплинарного взыскания, нарушение порядка увольнения, отсутствие записи в трудовой книжке. Итог: предписание о восстановлении на работе, штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — 5 000 ₽ на ИП и выплата работнику компенсации за вынужденный прогул.

Как узнать заранее о предстоящей проверке ГИТ

Один из ключевых вопросов для предпринимателя — можно ли заранее узнать о проверке и сколько времени остаётся на подготовку.

Плановая проверка: публичная информация

Ежегодный план проверок — открытый документ. Существует несколько способов отследить включение вашей организации или ИП:

1. Единый реестр контрольных (надзорных) мероприятий (ЕРКНМ) — proverki.gov.ru. Здесь публикуется информация обо всех запланированных и проведённых проверках, включая основания и сроки.
2. Сайт Генеральной прокуратуры РФ — plan.genproc.gov.ru. Сводный план проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на текущий год.
3. Сайт территориального органа Роструда (git**.rostrud.gov.ru). Региональные инспекции публикуют собственные планы.

Рекомендация: проверяйте реестр в начале каждого года (январь) и повторно в середине — планы могут корректироваться.

Внеплановая проверка: можно ли предугадать

Прямого способа узнать о назначении внеплановой проверки заблаговременно не существует. Однако есть косвенные сигналы, которые должны насторожить:

• Конфликтное увольнение сотрудника — особенно если он угрожал обращением «куда следует»
• Задержка заработной платы более чем на 15 дней — работник вправе приостановить работу (ст. 142 ТК РФ) и одновременно подать жалобу
• Несчастный случай на рабочем месте — инспекция обязана провести расследование
• Жалобы через электронную приёмную Роструда (онлайнинспекция.рф) — порог обращения крайне низкий, подать жалобу можно за 10 минут

⚠️ Важно: С 2023 года инспекция вправе проводить профилактические визиты — это не проверка в классическом смысле, но инспектор оценивает состояние документации и выдаёт рекомендации. Отказаться от профвизита работодатель может, однако это может повлечь повышение категории риска.

Практический совет

Не пытайтесь предугадать — готовьтесь постоянно. Кадровый документооборот должен поддерживаться в актуальном состоянии не перед проверкой, а системно. Именно для этого существуют инструменты автоматизации. Например, Bejure позволяет формировать и хранить кадровые документы — от трудовых договоров до приказов и графиков отпусков — в единой электронной системе. Все документы обновляются при изменении законодательства, подписываются электронной подписью и доступны в любой момент: не нужно искать по папкам и ждать ответа юриста. При проверке нужный документ можно предъявить за 30 секунд.

Штрафы за нарушения при проверке ГИТ: суммы и последствия

Результаты контрольного мероприятия могут обернуться серьёзными финансовыми потерями. Административная ответственность за нарушение трудового законодательства установлена статьёй 5.27 КоАП РФ, а за нарушение требований охраны труда — статьёй 5.27.1 КоАП РФ.

Основные штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ)

Часть 1 — общие нарушения трудового законодательства:

• Должностные лица — от 1 000 до 5 000 ₽
• ИП — от 1 000 до 5 000 ₽
• Юридические лица — от 30 000 до 50 000 ₽

Часть 3 — фактическое допущение к работе без оформления трудового договора:

• Должностные лица — от 10 000 до 20 000 ₽
• ИП — от 5 000 до 10 000 ₽
• Юридические лица — от 50 000 до 100 000 ₽

Часть 4 — уклонение от заключения трудового договора или оформление ГПД вместо трудового:

• Должностные лица — от 10 000 до 20 000 ₽
• ИП — от 5 000 до 10 000 ₽
• Юридические лица — от 50 000 до 100 000 ₽

Часть 6 — невыплата или неполная выплата заработной платы:

• Должностные лица — от 10 000 до 20 000 ₽
• ИП — от 1 000 до 5 000 ₽
• Юридические лица — от 30 000 до 50 000 ₽

Часть 7 — повторное нарушение:

• Должностные лица — от 10 000 до 20 000 ₽ или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет
• ИП — от 10 000 до 20 000 ₽
• Юридические лица — от 50 000 до 70 000 ₽

Штрафы за нарушения в сфере охраны труда (ст. 5.27.1 КоАП РФ)

• Непроведение СОУТ (специальной оценки условий труда): на юрлицо — от 60 000 до 80 000 ₽, на ИП — от 5 000 до 10 000 ₽
• Допуск к работе без обучения и проверки знаний по охране труда: на юрлицо — от 110 000 до 130 000 ₽
• Необеспечение работников средствами индивидуальной защиты: на юрлицо — от 130 000 до 150 000 ₽

📎 Ст. 212 ТК РФ (в ред. ст. 214 ТК РФ): Обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда возлагаются на работодателя. Работодатель обязан обеспечить проведение специальной оценки условий труда, обучение безопасным методам работы, приобретение и выдачу средств индивидуальной защиты.

Обратите внимание: штрафы могут суммироваться. Если инспектор выявит 5 трудовых договоров без указания обязательных условий, каждый случай квалифицируется как отдельное правонарушение. В итоге совокупная сумма штрафов для юридического лица может достичь 250 000 ₽ и более за одну проверку.

Как подготовиться к проверке ГИТ: пошаговый алгоритм

Подготовка к контрольному мероприятию — это не авральное «наведение порядка», а системная работа с кадровой документацией. Ниже — пошаговый алгоритм, который поможет встретить инспектора без паники.

Шаг 1. Провести внутренний аудит кадровых документов

Составьте полный перечень обязательных документов и проверьте их наличие и актуальность:

• Трудовые договоры на каждого работника (с подписями обеих сторон)
• Дополнительные соглашения при изменении условий труда
• Приказы о приёме на работу
• Приказы об увольнении (с указанием основания — ст. 77, 80, 81 ТК РФ)
• Штатное расписание (унифицированная форма Т-3 или собственная)
• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
• График отпусков на текущий год (форма Т-7)
• Табели учёта рабочего времени (форма Т-12 или Т-13)
• Расчётные листки
• Личные карточки работников (форма Т-2)
• Положение об оплате труда
• Положение о защите персональных данных + согласия работников
• Документы по охране труда: инструкции, журналы, карта СОУТ
• Журнал учёта трудовых книжек и вкладышей (для бумажного формата)

Шаг 2. Проверить подписи и ознакомления

Один из самых частых пробелов — отсутствие подписей работников об ознакомлении с локальными нормативными актами. По закону работник должен быть ознакомлен под подпись с ПВТР, положением об оплате труда, инструкциями по охране труда до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

📋 Пример: При проверке небольшой торговой компании инспектор обнаружил, что все пять работников не были ознакомлены с правилами внутреннего трудового распорядка. Работодатель получил штраф в размере 35 000 ₽ (как юрлицо), хотя сам документ — ПВТР — был разработан и утверждён.

Шаг 3. Привести в порядок трудовые договоры

Проверьте каждый трудовой договор на соответствие ст. 57 ТК РФ. Типичные ошибки:

• Не указано конкретное место работы (особенно при удалённой работе)
• Не прописаны условия оплаты труда (оклад, надбавки, порядок выплаты)
• Отсутствует указание на режим рабочего времени и времени отдыха, если он отличается от общеустановленного
• Не указаны условия труда на рабочем месте (по результатам СОУТ)
• Не указан характер работы (разъездной, подвижной — при наличии)

Если договор не содержит обязательных условий, заключите дополнительное соглашение и включите недостающие пункты. Это не нарушение — ТК РФ прямо предусматривает такую возможность (ч. 3 ст. 57).

Шаг 4. Убедиться в корректности расчётов с работниками

Инспектор обязательно проверит:

• Выплачивается ли заработная плата не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ)
• Не ниже ли зарплата МРОТ (с 1 января 2025 года — 22 440 ₽ в месяц для полной ставки)
• Выплачивается ли компенсация за задержку зарплаты (ст. 236 ТК РФ) — не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день просрочки
• Правильно ли начисляется оплата сверхурочной работы (ст. 152 ТК РФ) и работы в выходные дни (ст. 153 ТК РФ)

Шаг 5. Подготовить документы по охране труда

Даже если у вас офис и сотрудники работают за компьютерами, требования охраны труда никто не отменял:

• Проведена ли СОУТ (обязательна для всех рабочих мест в течение 12 месяцев с момента их создания)
• Пройдено ли обучение по охране труда руководителем и ответственными лицами
• Проведены ли инструктажи (вводный, первичный, повторный) и зафиксированы ли они в журнале
• Есть ли инструкции по охране труда по должностям/видам работ

Шаг 6. Организовать хранение документов

Все кадровые документы должны быть систематизированы и доступны. Хаотичное хранение — в мессенджерах, на флешках, в стопках бумаг на подоконнике — создаёт риск утраты и делает невозможной оперативную подготовку к визиту инспектора.

Многие владельцы бизнеса до сих пор доверяют кадровый учёт стороннему юристу или бухгалтеру. Оба варианта уязвимы: штатный юрист стоит от 80 000 ₽/мес и не даёт гарантий, а документы, переданные на аутсорс, теряют контроль конфиденциальности — данные сотрудников и коммерческая информация оказываются у третьих лиц. Bejure решает эту задачу иначе: весь документооборот замкнут внутри защищённой системы, документы подписываются электронной подписью с юридической силой, а подписка стоит от 1 440 ₽/мес вместо содержания штатного специалиста. Архив сохраняется — при проверке вы предъявите любой документ моментально.

Что делать, если инспектор уже пришёл: права и обязанности работодателя

Даже при идеальной подготовке важно знать порядок взаимодействия с инспектором во время проверки. Ваши права закреплены в Федеральном законе № 248-ФЗ.

Права работодателя при проверке

1. Потребовать предъявления служебного удостоверения инспектора и копии решения о проведении проверки
2. Получить разъяснение предмета и оснований контрольного мероприятия
3. Присутствовать при проведении всех контрольных действий
4. Давать пояснения по вопросам, относящимся к предмету проверки
5. Знакомиться с результатами проверки и указывать в акте о своём согласии или несогласии
6. Обжаловать решения, действия и бездействие инспекторов — в досудебном порядке (обязателен) и судебном

Обязанности работодателя

• Не препятствовать проведению контрольного мероприятия
• Предоставлять запрашиваемые документы в установленные сроки
• Обеспечить доступ инспектора на территорию (при выездной проверке)

Чего делать НЕ следует

• Не подделывайте документы задним числом — это квалифицируется как подлог и может повлечь уголовную ответственность (ст. 327 УК РФ)
• Не отказывайтесь от получения предписания — оно будет направлено почтой и вступит в силу
• Не давите на сотрудников с просьбой «не говорить лишнего» — инспектор вправе проводить опрос, а давление на свидетелей — отдельное правонарушение
• Не предоставляйте документы, не относящиеся к предмету проверки — инспектор ограничен рамками решения о проведении мероприятия

📎 Ст. 358 ТК РФ: Государственные инспекторы труда обязаны хранить охраняемую законом тайну, ставшую им известной при осуществлении полномочий, а также не сообщать работодателю сведения о заявителе, если проверка проведена по обращению работника.

Обжалование результатов

Если вы не согласны с результатами проверки, у вас есть 30 календарных дней с момента получения предписания для подачи жалобы в досудебном порядке — вышестоящему должностному лицу инспекции или в суд. Досудебное обжалование по закону № 248-ФЗ является обязательным этапом.

Часто задаваемые вопросы

Может ли ГИТ прийти с проверкой к ИП, у которого один сотрудник?

Да. Трудовое законодательство распространяется на всех работодателей, независимо от организационно-правовой формы и количества работников. Даже если у ИП оформлен один наёмный сотрудник, инспекция вправе провести как плановое, так и внеплановое контрольное мероприятие. Основания — те же: жалоба работника, индикаторы риска, поручение прокуратуры.

Сколько длится проверка ГИТ и может ли инспектор её продлить?

Срок выездной проверки — не более 10 рабочих дней. Для документарной проверки срок также ограничен 10 рабочими днями. Продление возможно, но только по решению руководителя инспекции и не более чем на 10 рабочих дней. О продлении работодатель уведомляется письменно. Для субъектов малого бизнеса общий срок выездной проверки не может превышать 50 часов (для микропредприятий — 15 часов).

Что будет, если не устранить нарушения по предписанию ГИТ?

Невыполнение предписания в установленный срок — самостоятельное правонарушение по ч. 23 ст. 19.5 КоАП РФ. Штраф для должностных лиц — от 30 000 до 50 000 ₽ или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет. Для юридических лиц — от 100 000 до 200 000 ₽. Кроме того, неисполнение предписания является основанием для назначения повторной внеплановой проверки.

Можно ли вести кадровые документы в электронном виде для проверки ГИТ?

Да. С 2021 года (ст. 22.1–22.3 ТК РФ) работодатели вправе вести электронный кадровый документооборот. Документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП) через информационную систему работодателя, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные. При проверке инспектору предоставляется доступ к электронным документам или их распечатанные копии.

Как узнать категорию риска, присвоенную моей организации?

Узнать присвоенную категорию риска можно на сайте Роструда (rostrud.gov.ru) в разделе, посвящённом перечням работодателей по категориям риска. Также вы вправе направить в территориальную инспекцию труда запрос о присвоенной категории. Если вы считаете, что категория завышена, можно подать заявление о её понижении, приложив документы, подтверждающие отсутствие нарушений.

Заключение

Проверка ГИТ — не катастрофа, а стандартная процедура, к которой любой работодатель может и должен быть готов. Разница между штрафом в 200 000 ₽ и чистым актом проверки — это порядок в кадровых документах. Не «идеальный», не «образцовый», а просто систематический: трудовые договоры с обязательными условиями, подписи работников об ознакомлении с локальными актами, вовремя утверждённый график отпусков, актуальная СОУТ.

Главное, что стоит запомнить: мораторий на плановые проверки не защищает от внеплановых. Одна жалоба — и инспектор у порога. Лучшая стратегия — не гадать о сроках визита, а держать документацию в постоянной готовности.

Начните с аудита: пройдите по чек-листу из этой статьи, устраните пробелы, наладьте систему хранения. Если кадровый учёт до сих пор ведётся в папках и таблицах — это повод перейти на цифровые инструменты, которые исключают человеческий фактор и обеспечивают доступ к любому документу в момент, когда он действительно нужен.