Положение о КЭДО: образец, как заполнить и скачать

Переход на кадровый электронный документооборот давно перестал быть экспериментом крупных корпораций. С 2022 года любой работодатель — от микропредприятия до международного холдинга — вправе перевести кадровые документы в цифровой формат. Но между решением «переходим на КЭДО» и реальным запуском стоит один обязательный этап: разработка и утверждение положения о кадровом электронном документообороте.

Именно этот локальный нормативный акт определяет правила игры: какие документы переводятся в электронный вид, какая информационная система используется, как сотрудники подписывают документы и что происходит при техническом сбое. Без утверждённого положения электронные кадровые документы не имеют юридической силы, а работодатель рискует получить штраф при проверке трудовой инспекцией.

В этой статье разберём структуру положения о КЭДО, дадим образец для заполнения и объясним, как адаптировать документ под конкретный бизнес — будь то ИП с тремя сотрудниками или компания со штатом в несколько десятков человек.

Что такое КЭДО и зачем нужно положение о нём

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это создание, подписание, хранение и обмен кадровыми документами в электронном виде без дублирования на бумаге. Правовую основу составляют статьи 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ, введённые Федеральным законом № 377-ФЗ от 22.11.2021.

📎 Ст. 22.2 ТК РФ: Работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота. Порядок его осуществления устанавливается локальным нормативным актом с учётом мнения выборного органа работников (при его наличии).

Положение о КЭДО — это тот самый локальный нормативный акт, который закон требует принять до начала электронного обмена кадровыми документами. Без него:

• электронные подписи сотрудников под кадровыми документами не имеют юридической силы;
• работодатель не может доказать факт ознакомления работника с приказами, инструкциями и другими актами;
• трудовая инспекция квалифицирует отсутствие документа как нарушение порядка ведения кадрового учёта.

Положение решает несколько практических задач одновременно:

1. Легитимизирует переход — фиксирует решение работодателя в соответствии с требованиями ТК РФ.
2. Определяет границы — перечисляет категории документов, переводимых в электронный формат.
3. Устанавливает процедуры — описывает порядок подписания, сроки, ответственных лиц.
4. Защищает обе стороны — работодатель получает доказательную базу, работник — гарантию доступа к своим документам.

⚠️ Важно: Положение о КЭДО не заменяет согласие работника на переход к электронному документообороту. Согласие — отдельный документ, который каждый сотрудник подписывает индивидуально. Работник вправе отказаться, и этот отказ не может быть основанием для дисциплинарного взыскания или увольнения.

Для малого бизнеса и ИП положение о кадровом электронном документообороте особенно актуально: оно позволяет отказаться от бумажных архивов, ускорить оформление приёмов, переводов и увольнений, а также минимизировать риски при проверках контролирующих органов.

Правовая база: какие нормы регулируют электронный кадровый документооборот

Прежде чем составлять положение, необходимо понимать нормативную рамку. КЭДО регулируется несколькими группами правовых актов, и ваш локальный документ должен соответствовать каждому из них.

Трудовой кодекс РФ

Ключевые статьи:

• Ст. 22.1 ТК РФ — определяет понятие электронного документооборота в сфере трудовых отношений, устанавливает перечень документов, которые нельзя переводить в электронный вид (акт о несчастном случае, приказ об увольнении, документы по охране труда, в случаях, когда необходимо личное ознакомление).
• Ст. 22.2 ТК РФ — регламентирует порядок введения КЭДО: необходимость локального нормативного акта, получение согласия работников, информирование о переходе.
• Ст. 22.3 ТК РФ — устанавливает требования к электронным подписям, используемым при подписании кадровых документов, разграничивает виды подписей для работодателя и работника.

Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Определяет три вида электронной подписи:

• Простая электронная подпись (ПЭП) — логин и пароль, код подтверждения.
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — создаётся с использованием криптографических средств, но без аккредитованного удостоверяющего центра.
• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — выдаётся аккредитованным удостоверяющим центром, имеет максимальную юридическую силу.

📎 Ст. 22.3 ТК РФ: Работодатель подписывает электронные кадровые документы УКЭП или УНЭП. Работник — УКЭП, УНЭП или ПЭП (в зависимости от вида документа и используемой информационной системы).

КоАП РФ: ответственность за нарушения

Нарушение порядка ведения кадрового документооборота, в том числе отсутствие обязательных локальных нормативных актов, влечёт административную ответственность:

• Ст. 5.27 КоАП РФ, ч. 1: предупреждение или штраф — на должностных лиц от 1 000 до 5 000 ₽, на юридических лиц от 30 000 до 50 000 ₽.
• Ст. 5.27 КоАП РФ, ч. 4: ненадлежащее оформление трудового договора — штраф на должностных лиц от 10 000 до 20 000 ₽, на юридических лиц от 50 000 до 100 000 ₽.

При повторном нарушении суммы увеличиваются, а для должностных лиц возможна дисквалификация на срок от одного до трёх лет.

Постановление Правительства и платформа «Работа в России»

Работодатель вправе использовать для КЭДО либо собственную информационную систему, либо государственную платформу «Работа в России» (trudvsem.ru). Выбор системы обязательно фиксируется в положении.

Структура положения о КЭДО: разделы и содержание

Законодательство не устанавливает жёсткой формы положения — работодатель разрабатывает его самостоятельно. Однако практика и требования трудовых инспекций сформировали оптимальную структуру, которая включает следующие разделы.

1. Общие положения

Этот раздел задаёт рамку документа:

• Цель и предмет — введение электронного документооборота в кадровом делопроизводстве.
• Правовое основание — ссылки на ст. 22.1–22.3 ТК РФ, Федеральный закон № 63-ФЗ.
• Область применения — на каких работников и подразделения распространяется положение.
• Основные термины — определения КЭДО, электронной подписи, информационной системы.

2. Информационная система

Здесь указывается конкретная платформа (или несколько), через которую ведётся электронный документооборот:

• Наименование системы.
• Порядок доступа работников (регистрация, логин, пароль).
• Условия хранения данных и обеспечения конфиденциальности.
• Порядок действий при техническом сбое или недоступности системы.

📋 Пример: «Кадровый электронный документооборот в ООО "Ромашка" осуществляется посредством информационной системы [наименование]. Доступ к системе предоставляется работнику в течение трёх рабочих дней с момента приёма на работу (при наличии согласия на КЭДО). Логин и пароль передаются лично или через корпоративную электронную почту.»

3. Перечень документов в электронном виде

Один из самых важных разделов. В нём перечисляются все кадровые документы, переводимые в электронный формат:

Документы, которые можно перевести в КЭДО:

• Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему
• Приказы о приёме, переводе, предоставлении отпуска
• Графики отпусков и сменности
• Должностные инструкции
• Локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и др.)
• Заявления работников (на отпуск, увольнение и др.)
• Уведомления работодателя

Документы, которые нельзя переводить в электронный вид:

⚠️ Важно: Согласно ст. 22.1 ТК РФ, в электронном виде не оформляются: акт о несчастном случае на производстве, приказ (распоряжение) об увольнении, документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда (включая документы, подписываемые под роспись).

4. Виды электронных подписей

Раздел определяет, какой вид подписи применяется для каждой категории документов:

Категория документов	Подпись работодателя	Подпись работника
Трудовой договор	УКЭП или УНЭП	УКЭП, УНЭП или ПЭП*
Приказы	УКЭП или УНЭП	ПЭП (ознакомление)
Заявления работника	—	УКЭП, УНЭП или ПЭП*
Локальные акты	УКЭП или УНЭП	ПЭП (ознакомление)

*Вид подписи работника зависит от используемой информационной системы: на платформе «Работа в России» допускается ПЭП через учётную запись ЕСИА (Госуслуги); в собственной системе работодателя для трудовых договоров требуется УКЭП или УНЭП.

5. Порядок перехода на КЭДО

Этот раздел описывает процедуру получения согласия работников:

1. Работодатель уведомляет работника о переходе на электронный документооборот.
2. Работник в письменной форме выражает согласие или отказ.
3. При согласии — работнику предоставляется доступ к информационной системе и (при необходимости) оформляется электронная подпись.
4. При отказе — кадровые документы продолжают вестись в бумажном виде.

📎 Ст. 22.2 ТК РФ: Отсутствие согласия работника на переход к электронному документообороту считается отказом. Работник вправе подать согласие впоследствии.

6. Сроки обмена документами

Раздел фиксирует временные рамки:

• В какой срок работодатель размещает документ в системе.
• В какой срок работник обязан ознакомиться и подписать.
• Когда документ считается доставленным (момент размещения или момент открытия).
• Сроки хранения электронных документов.

7. Порядок взаимодействия при технических сбоях

Даже самая надёжная система может дать сбой. Положение должно предусматривать:

• Порядок уведомления работников о недоступности системы.
• Альтернативный способ обмена документами (бумажный) на период сбоя.
• Сроки восстановления работоспособности.
• Ответственного за устранение технических неполадок.

8. Заключительные положения

• Порядок внесения изменений в положение.
• Дата вступления в силу.
• Лицо, ответственное за исполнение.

Образец положения о КЭДО: пошаговое заполнение

Рассмотрим, как заполнить положение о кадровом электронном документообороте на конкретном примере — ИП или ООО с небольшим штатом.

Шаг 1: Шапка документа

Укажите:

• Полное наименование организации (или данные ИП).
• Реквизиты утверждения: «УТВЕРЖДАЮ», должность руководителя, подпись, дата.
• Номер приказа, которым утверждается положение.
• При наличии профсоюза — отметка об учёте мнения выборного органа.

Шаг 2: Общие положения

Сформулируйте цель документа конкретно:

📋 Пример формулировки: «Настоящее Положение устанавливает порядок осуществления кадрового электронного документооборота в ООО "Ромашка" (далее — Работодатель) в соответствии со статьями 22.1–22.3 Трудового кодекса Российской Федерации и Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи".»

Определите ключевые термины:

• КЭДО — создание, подписание, использование и хранение Работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
• ИС — информационная система, используемая для электронного документооборота.
• ЭП — электронная подпись.

Шаг 3: Выбор информационной системы

Для малого бизнеса наиболее распространены два варианта:

1. Платформа «Работа в России» — бесплатно, но функциональность ограничена.
2. Коммерческая система — более гибкая, с расширенными возможностями автоматизации.

Укажите конкретное наименование системы и условия доступа. Если используете обе — опишите, какие документы ведутся через какую платформу.

Шаг 4: Перечень документов

Составьте таблицу или список. Рекомендуется группировать по категориям:

Группа 1 — Документы, связанные с приёмом на работу:

• Трудовой договор
• Приказ о приёме на работу
• Личная карточка работника (при ведении)
• Должностная инструкция

Группа 2 — Документы в период работы:

• Дополнительные соглашения к трудовому договору
• Приказы о переводе, совмещении
• Приказы о предоставлении отпуска
• Табель учёта рабочего времени
• Расчётные листки

Группа 3 — Документы, связанные с прекращением трудовых отношений:

• Заявление работника об увольнении
• Уведомления работодателя

Группа 4 — Локальные нормативные акты:

• Правила внутреннего трудового распорядка
• Положение об оплате труда
• Положение о персональных данных
• Иные локальные акты

Шаг 5: Определение видов подписей

Пропишите для каждой группы документов, какой вид ЭП используется. Для ИП и малого бизнеса оптимальная схема:

• Работодатель подписывает все документы УКЭП.
• Работник подписывает трудовой договор и дополнительные соглашения УНЭП (если используется собственная ИС) или ПЭП через Госуслуги (если используется «Работа в России»).
• Ознакомление с приказами и локальными актами — ПЭП (логин и пароль в системе).

Шаг 6: Процедура получения согласия

Опишите пошагово:

1. Работодатель направляет уведомление о переходе на КЭДО каждому работнику (в бумажном виде, под подпись).
2. Работник в течение [указать срок, например, 15 рабочих дней] предоставляет письменное согласие или отказ.
3. Согласие оформляется отдельным документом или отметкой в уведомлении.
4. Реестр согласий ведёт ответственное лицо (кадровик, бухгалтер, сам ИП).

⚠️ Важно: Для работников, впервые трудоустраивающихся после 31 декабря 2021 года и не имеющих трудового стажа, согласие на КЭДО не требуется — работодатель вправе вести их документы электронно по умолчанию. Однако таких работников всё равно необходимо проинформировать о порядке КЭДО.

Шаг 7: Заключительные положения

Зафиксируйте:

• Положение вступает в силу с [дата].
• Изменения вносятся приказом руководителя с учётом мнения выборного органа (при наличии).
• Контроль за исполнением возлагается на [должность].

Типичные ошибки при составлении положения и как их избежать

Практика показывает, что предприниматели допускают одни и те же ошибки при разработке положения о КЭДО. Разберём наиболее распространённые.

Ошибка 1: Включение в КЭДО запрещённых документов

Некоторые работодатели переводят в электронный вид абсолютно все кадровые документы, включая те, что прямо запрещены ст. 22.1 ТК РФ. Акт о несчастном случае на производстве, журналы инструктажей по охране труда и приказ об увольнении работника должны оформляться на бумаге.

Как исправить: сверяйте перечень документов в положении с ограничениями, установленными Трудовым кодексом.

Ошибка 2: Отсутствие указания на конкретную информационную систему

Формулировки вроде «документооборот ведётся в электронном виде» без указания конкретной системы делают положение юридически ущербным.

Как исправить: укажите наименование системы, её владельца (разработчика), способ доступа.

Ошибка 3: Неверное определение видов электронных подписей

Работодатель указывает, что все документы подписываются простой электронной подписью. Но для трудового договора в собственной информационной системе работнику необходима минимум УНЭП, а работодателю — УКЭП.

Как исправить: составьте матрицу «документ — вид подписи» с учётом требований ст. 22.3 ТК РФ.

Ошибка 4: Отсутствие процедуры на случай технических сбоев

При недоступности системы работодатель не может ни выпустить приказ, ни ознакомить работника с документом. Если положение не предусматривает альтернативный порядок, сроки ознакомления нарушаются — и это основание для штрафа.

Как исправить: включите раздел о действиях при технических сбоях с указанием альтернативного бумажного порядка.

Ошибка 5: Скачанный шаблон без адаптации

Шаблон из интернета — это риск, оформленный в Word. Типовой образец положения не учитывает специфику конкретного бизнеса: количество сотрудников, структуру подразделений, используемую информационную систему, режим работы. Инспектор ГИТ при проверке легко выявит несоответствие между тем, что написано в положении, и тем, как документооборот ведётся на практике.

Как исправить: адаптируйте каждый раздел под реальные процессы вашей организации. Платформы автоматизации кадрового учёта, такие как Bejure, позволяют формировать документы, уже настроенные под конкретный вид деятельности и актуальные нормы законодательства, — это снижает вероятность ошибок и экономит время на проверку формулировок.

Ошибка 6: Забыли про согласие работников

Положение утверждено, система работает, но согласие работников не оформлено. В случае спора суд признает электронные документы ненадлежащими доказательствами.

Как исправить: параллельно с утверждением положения запустите процедуру получения согласий. Ведите реестр.

Как внедрить положение о КЭДО: пошаговый алгоритм для малого бизнеса

Для ИП и небольших компаний переход на кадровый электронный документооборот может показаться сложной бюрократической процедурой. На практике весь процесс укладывается в несколько последовательных шагов.

Шаг 1. Определите цели и объём перехода

Решите, какие именно документы вы хотите перевести в электронный вид. Начинать можно не со всех — например, переводить в КЭДО только заявления на отпуск и ознакомление с локальными актами, а трудовые договоры пока оставить на бумаге.

Шаг 2. Выберите информационную систему

Варианты:

• Платформа «Работа в России» — подходит для ИП и микропредприятий с минимальным бюджетом.
• Коммерческая система — для бизнеса, которому нужна автоматизация, интеграция с бухгалтерией и расширенный функционал.

Шаг 3. Разработайте положение

Используйте структуру, описанную в предыдущих разделах. Адаптируйте каждый раздел под реалии вашего бизнеса.

Шаг 4. Утвердите положение приказом

Издайте приказ о введении КЭДО. В приказе укажите:

• дату начала электронного документооборота;
• ответственное лицо;
• ссылку на утверждённое положение.

Шаг 5. Уведомите работников и получите согласия

Направьте каждому сотруднику письменное уведомление. Дайте разумный срок для принятия решения (от 5 до 30 рабочих дней — на ваше усмотрение, закон не устанавливает жёсткого срока). Зафиксируйте результат — согласие или отказ.

Шаг 6. Обеспечьте работников электронными подписями

• Для ПЭП — создайте учётные записи в информационной системе.
• Для УНЭП — оформите сертификаты (это обязанность работодателя, расходы несёт он).
• Для УКЭП — направьте работника в аккредитованный удостоверяющий центр (расходы также за счёт работодателя).

📎 Ст. 22.2 ТК РФ: Расходы на получение и использование электронной подписи работником несёт работодатель.

Шаг 7. Запустите систему и проведите обучение

Даже интуитивно понятная система требует минимального обучения: покажите сотрудникам, как войти, найти документ, подписать его и скачать копию. Составьте краткую инструкцию и разместите её в системе.

Шаг 8. Контролируйте и корректируйте

В первые месяцы отслеживайте, все ли работники вовремя подписывают документы, нет ли технических проблем, не возникают ли вопросы по процедурам. При необходимости — вносите изменения в положение.

Когда кадровый документооборот ведётся в единой системе, все документы хранятся в одном месте и подписываются электронной подписью — даже при внеплановой проверке вы предъявите нужный документ за считанные секунды. В Bejure, например, архив кадровых документов доступен в любой момент, а все акты обновляются при изменении законодательства — не нужно отслеживать поправки самостоятельно. Штатный юрист обходится от 80 000 ₽ в месяц, уходит в отпуск и не даёт финансовых гарантий. Автоматизированная платформа работает круглосуточно и стоит несопоставимо дешевле.

Хранение электронных кадровых документов и действия при проверке ГИТ

Перевод документов в электронный вид не отменяет обязанности по их хранению. Сроки хранения кадровых документов определяются Перечнем типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236) и не зависят от формы — бумажной или электронной.

Ключевые сроки хранения:

Документ	Срок хранения
Трудовой договор	50 лет (для документов, созданных после 2003 г.)
Приказы о приёме, переводе, увольнении	50 лет
Приказы об отпусках (ежегодных)	5 лет
Табели учёта рабочего времени	5 лет (50 лет — при вредных условиях)
Графики отпусков	3 года
Должностные инструкции	50 лет
Локальные нормативные акты	Постоянно (пока действуют) + 3 года после отмены

⚠️ Важно: Информационная система, используемая для КЭДО, должна обеспечивать хранение документов в течение установленных сроков, а также возможность их предоставления в электронном виде по запросу контролирующих органов и в бумажном виде — по запросу работника.

Что делать при проверке трудовой инспекции

При плановой или внеплановой проверке Государственной инспекции труда (ГИТ) инспектор вправе запросить кадровые документы. Если вы ведёте КЭДО, подготовьте:

1. Утверждённое положение о КЭДО — это первый документ, который инспектор попросит.
2. Приказ о введении КЭДО — подтверждение легитимности перехода.
3. Реестр согласий работников — доказательство добровольности.
4. Доступ к информационной системе — инспектор может запросить демонстрацию конкретных документов в системе.
5. Распечатки документов — при необходимости можно предоставить бумажные копии с пометкой о том, что оригинал — электронный.

Если положение отсутствует или составлено с нарушениями, инспектор вправе квалифицировать это как нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ и вынести предписание об устранении с возможным наложением штрафа.

Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли положение о КЭДО, или достаточно приказа?

Трудовой кодекс РФ (ст. 22.2) прямо указывает, что порядок осуществления электронного документооборота устанавливается локальным нормативным актом. Приказ о введении КЭДО — это распорядительный документ, который утверждает положение и запускает процесс. Но именно положение содержит все процедурные правила: перечень документов, виды подписей, сроки, порядок действий при сбоях. Без положения приказ не имеет практического содержания, а инспектор ГИТ квалифицирует это как нарушение.

Может ли работник отказаться от КЭДО, и что тогда делать?

Да, работник имеет полное право отказаться. Отказ не является основанием для увольнения, дисциплинарного взыскания или иного ущемления трудовых прав. В этом случае все кадровые документы в отношении данного работника продолжают вестись в бумажной форме. Работник может изменить решение и дать согласие позднее — в любой момент. Важно зафиксировать отказ документально и вести реестр.

Нужно ли менять положение, если законодательство изменилось?

Да. Положение о кадровом электронном документообороте должно соответствовать действующему законодательству. При внесении изменений в ТК РФ, Федеральный закон № 63-ФЗ или иные нормативные акты, затрагивающие КЭДО, необходимо актуализировать положение и утвердить новую редакцию приказом. Работников следует ознакомить с изменениями в том же порядке, что и с первоначальным документом.

Можно ли вести КЭДО без электронной подписи для работников?

Нет. Электронная подпись (в том числе простая — логин и пароль в системе) обязательна для подтверждения волеизъявления работника: подписания документов, ознакомления с приказами и актами. Без ЭП невозможно доказать, что работник действительно ознакомился с документом. Вид подписи зависит от категории документа и используемой информационной системы — это определяется положением о КЭДО в соответствии со ст. 22.3 ТК РФ.

ИП с двумя сотрудниками — нужно ли положение?

Да. Закон не устанавливает исключений по количеству работников. Если ИП решил вести кадровый документооборот в электронном виде, он обязан утвердить положение, получить согласия и обеспечить работников электронными подписями — вне зависимости от того, два сотрудника в штате или двести.

Заключение

Положение о КЭДО — не формальность и не факультативный документ. Это обязательное условие для законного ведения кадрового электронного документооборота, прямо предусмотренное Трудовым кодексом РФ. Грамотно составленное положение защищает работодателя при проверках, обеспечивает юридическую силу электронных документов и создаёт прозрачные правила для работников.

Алгоритм прост: определите перечень документов, выберите информационную систему, пропишите виды подписей и порядок получения согласий, предусмотрите действия при сбоях — и утвердите приказом. Регулярно актуализируйте документ при изменении законодательства.

Не откладывайте оформление положения — каждый день без него создаёт риск штрафа до 50 000 ₽ для организации и до 5 000 ₽ для должностного лица. Автоматизируйте кадровый учёт, обеспечьте порядок в документах и сосредоточьтесь на том, что действительно важно, — развитии бизнеса.