Совмещение должностей: как оформить, рассчитать и отменить

Представьте: ваш бухгалтер временно исполняет обязанности кассира, пока штатная единица вакантна. Или администратор берёт на себя часть функций менеджера по персоналу. Это повседневная реальность малого бизнеса — и именно здесь большинство предпринимателей совершают ошибки, которые дорого обходятся при проверке ГИТ.

Совмещение должностей — это выполнение сотрудником дополнительной работы по другой должности у того же работодателя в течение основного рабочего времени. Звучит просто, но на практике вопросов возникает масса: как это оформить документально, сколько платить, можно ли отменить в одностороннем порядке и чем грозит неправильное оформление. Ответы на все эти вопросы — в данной статье.

Мы разберём полный цикл: от подписания дополнительного соглашения до издания приказа и расчёта доплаты. Все ключевые моменты подкреплены ссылками на Трудовой кодекс РФ и актуальные нормы КоАП. В конце каждого раздела — практические образцы формулировок, которые можно использовать сразу.

---

Совмещение должностей vs совместительство: в чём разница и почему это важно

Прежде чем оформлять документы, необходимо чётко разграничить два понятия, которые постоянно путают даже опытные кадровики.

Совмещение должностей — выполнение дополнительной работы в рамках основного рабочего времени, без освобождения от основных обязанностей. Оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом.

Совместительство — выполнение другой регулярной оплачиваемой работы в свободное от основной работы время. Требует заключения отдельного трудового договора.

📎 Ст. 60.2 ТК РФ: «С письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определённой трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату».

Практические различия:

Критерий	Совмещение	Совместительство
Время выполнения	В основное рабочее время	В свободное время
Документ-основание	Допсоглашение + приказ	Отдельный трудовой договор
Запись в трудовую книжку	Не вносится	Вносится по желанию
Ограничения по должностям	Нет (за исключением отдельных категорий)	Есть (например, совместительство руководителей)
Отмена	Уведомление за 3 рабочих дня	Расторжение договора

⚠️ Важно: Если вы по факту поручаете сотруднику дополнительную работу устно — это нарушение ст. 60.2 ТК РФ. При проверке ГИТ такое оформление квалифицируется как привлечение к работе без оформления, что влечёт штраф до 100 000 ₽ для юридических лиц по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.

---

Как оформить совмещение должностей: пошаговая процедура

Правильное оформление включает три обязательных документа: инициирующий документ (предложение или заявление), дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о совмещении должностей. Разберём каждый шаг.

Шаг 1. Инициатива и согласование

Совмещение может быть инициировано как работодателем, так и самим сотрудником.

Если инициатива исходит от работодателя — он направляет работнику письменное предложение с указанием:

• должности, по которой поручается дополнительная работа;
• объёма и содержания дополнительных функций;
• срока выполнения;
• размера доплаты.

Если инициатива исходит от сотрудника — он пишет заявление на совмещение в произвольной форме. Стандартная формулировка:

📋 Пример формулировки заявления: «Прошу установить мне совмещение должности менеджера по персоналу с основной должностью бухгалтера в период с 01.08.2025 по 31.10.2025 с доплатой в размере 15 000 рублей в месяц».

Заявление регистрируется в журнале входящей документации и передаётся на резолюцию руководителю.

Шаг 2. Дополнительное соглашение к трудовому договору

Допсоглашение — ключевой документ, фиксирующий договорённости сторон. Составляется в двух экземплярах, подписывается обеими сторонами.

Обязательные реквизиты допсоглашения:

• номер и дата основного трудового договора, к которому оно составляется;
• ФИО и должность сотрудника;
• наименование дополнительной должности/профессии;
• конкретный объём дополнительной работы (можно сослаться на должностную инструкцию);
• срок выполнения (конкретные даты или указание «до момента отмены»);
• размер доплаты — в рублях или в процентах от оклада по совмещаемой должности;
• порядок отмены.

Шаг 3. Приказ о совмещении должностей

На основании подписанного допсоглашения издаётся приказ. Унифицированной формы для такого приказа нет — он составляется в произвольной форме на фирменном бланке организации.

📋 Пример приказа о совмещении должностей:

ООО «Альфа» ПРИКАЗ № 47-к от 28.07.2025

О совмещении должностей

В связи с вакантностью должности менеджера по персоналу,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Поручить бухгалтеру Ивановой Елене Сергеевне (таб. № 015) выполнение дополнительной работы по должности менеджера по персоналу путём совмещения должностей в период с 01.08.2025 по 31.10.2025 с объёмом работы 100%.
2. Установить Ивановой Е.С. доплату за совмещение должностей в размере 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей в месяц.
3. Основание: дополнительное соглашение № 3 от 28.07.2025 к трудовому договору № 12 от 15.03.2022.

Директор: _________________ / Петров А.В. /

С приказом ознакомлена: _________________ / Иванова Е.С. / 28.07.2025

⚠️ Важно: Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под роспись до начала выполнения дополнительных обязанностей. Ознакомление постфактум — нарушение.

---

Доплата за совмещение должностей: как рассчитать и зафиксировать

Доплата за совмещение должностей — это обязательный элемент оформления. Выполнять дополнительную работу без доплаты незаконно, даже если сотрудник «согласен».

📎 Ст. 151 ТК РФ: «При совмещении профессий (должностей)... работнику производится доплата. Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учётом содержания и (или) объёма дополнительной работы».

Как определить размер доплаты

Закон не устанавливает минимального или максимального размера доплаты — стороны договариваются самостоятельно. На практике используются два подхода:

1. Фиксированная сумма — удобно, когда нужно контролировать ФОТ.

• Пример: «доплата составляет 12 000 рублей в месяц».

2. Процент от оклада по совмещаемой должности — справедливее при неполном объёме работы.

• Пример: «доплата составляет 50% от должностного оклада по должности менеджера по персоналу».

📋 Пример расчёта: Оклад по должности менеджера по персоналу — 40 000 ₽. Сотрудник выполняет 50% от объёма обязанностей. Доплата: 40 000 × 50% = 20 000 ₽ в месяц.

Налоги и страховые взносы с доплаты

Доплата за совмещение облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме наравне с основной зарплатой. Никаких льгот или исключений здесь нет.

Что указать в трудовом договоре и штатном расписании

Доплата не отражается в штатном расписании как отдельная строка — она фиксируется в дополнительном соглашении и приказе. В личной карточке сотрудника (форма Т-2 или аналог) запись о совмещении также не делается, поскольку в трудовую книжку данные сведения не вносятся.

⚠️ Важно: Если размер доплаты не зафиксирован в дополнительном соглашении письменно — при споре сотрудник вправе требовать доплату в размере, который сочтёт справедливым, а суды нередко встают на сторону работника.

---

Отмена совмещения должностей: порядок и сроки

Одно из главных преимуществ механизма совмещения перед совместительством — простота прекращения. Это может сделать как работодатель, так и сам сотрудник.

📎 Ст. 60.2 ТК РФ: «Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение о её выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня».

Порядок отмены по инициативе работодателя

1. Уведомление работника — в письменной форме за 3 рабочих дня. В уведомлении указывается дата прекращения совмещения.
2. Приказ об отмене совмещения — издаётся на основании истечения срока или досрочного прекращения. В нём фиксируется дата, с которой доплата прекращается.
3. Дополнительное соглашение о прекращении — некоторые специалисты рекомендуют оформить его дополнительно, особенно если первоначальное допсоглашение не содержало чёткого срока.

📋 Пример уведомления об отмене совмещения: «Уведомляем Вас о том, что с 15.09.2025 поручение о выполнении дополнительной работы по должности менеджера по персоналу прекращается на основании ч. 4 ст. 60.2 ТК РФ. Доплата за совмещение должностей выплачивается по 14.09.2025 включительно».

Порядок отказа по инициативе работника

Сотрудник вправе отказаться от дополнительной работы в любой момент — достаточно направить письменное заявление руководителю. Срок предупреждения — те же 3 рабочих дня.

Что происходит при истечении срока

Если совмещение было оформлено на определённый срок и этот срок истёк — дополнительные обязанности автоматически прекращаются. Тем не менее рекомендуется издать приказ о прекращении совмещения, чтобы в кадровых документах не осталось «висящих» поручений.

⚠️ Важно: Отмена совмещения не требует согласия второй стороны — достаточно письменного уведомления за 3 рабочих дня. Это принципиальное отличие от изменения условий трудового договора по ст. 74 ТК РФ, где необходимо уведомление за 2 месяца.

---

Расширенный перечень: что ещё нужно учесть при оформлении

Ограничения на совмещение для отдельных категорий работников

Законодательство устанавливает запреты и ограничения для ряда должностей:

• Руководители организаций не могут без разрешения совета директоров (наблюдательного совета) занимать должности в органах управления других организаций (ст. 276 ТК РФ).
• Работники с вредными/опасными условиями труда — совмещение допустимо только если совмещаемая работа также относится к категории с аналогичными условиями.
• Несовершеннолетние — ограничения по нормам рабочего времени фактически делают совмещение невозможным.
• Беременные женщины — прямого запрета нет, но при определении объёма дополнительной работы необходимо соблюдать нормы охраны труда.

Совмещение и расширение зон обслуживания: разница

Помимо совмещения должностей, ст. 60.2 ТК РФ предусматривает:

• расширение зон обслуживания — выполнение большего объёма работ по той же должности;
• увеличение объёма работ — аналогично, но применяется к профессиям;
• исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника — без освобождения от основной работы.

Все три механизма оформляются аналогично совмещению — допсоглашением и приказом.

Совмещение при сокращённом штатном расписании

Нередко совмещение используется как инструмент оптимизации: вместо отдельной ставки работодатель возлагает функции на действующего сотрудника. Это законно, если:

• должность, по которой установлено совмещение, числится вакантной в штатном расписании или исключена из него (тогда речь идёт о расширении функций);
• работник дал письменное согласие;
• размер доплаты зафиксирован в дополнительном соглашении.

---

Типичные ошибки и кадровые риски

Анализ проверок ГИТ показывает, что нарушения при оформлении дополнительной работы встречаются в каждой третьей проверке малого бизнеса. Вот самые распространённые ошибки:

1. Устное поручение без документального оформления Сотруднику говорят «помоги с кассой, пока Маша болеет» — и никаких бумаг. При проверке это либо незаконное привлечение к труду, либо невыплата положенной доплаты.

2. Совмещение оформляется как совместительство (и наоборот) Разные механизмы требуют разных документов. Ошибка в квалификации приводит к тому, что документы не соответствуют фактическим отношениям.

3. Доплата не указана или указана «по согласованию» Фраза «доплата устанавливается по договорённости» в допсоглашении — юридически некорректна. Размер должен быть конкретным.

4. Приказ издан после начала работы Сотрудник уже выполняет дополнительные обязанности, а приказ оформляется «задним числом». Это нарушение, которое при проверке легко выявляется через показания самого работника.

5. Нет уведомления при отмене Работодатель просто «снимает» обязанности, не предупреждая за 3 рабочих дня. Сотрудник вправе требовать доплату за весь период, включая эти дни.

⚠️ Важно: Штраф за нарушение трудового законодательства по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ составляет от 1 000 до 5 000 ₽ для ИП и от 30 000 до 50 000 ₽ для юридических лиц. При повторном нарушении — до 70 000 ₽ для организации и дисквалификация руководителя на срок до 3 лет.

Систематизировать кадровый документооборот и избежать подобных ошибок помогают специализированные решения. Например, в Bejure все кадровые документы — включая приказы, допсоглашения и уведомления — формируются по актуальным шаблонам, хранятся в единой защищённой системе и подписываются электронной подписью. При проверке ГИТ нужный документ можно предъявить за 30 секунд — без поиска по папкам и архивам.

---

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить совмещение должностей без заявления сотрудника?

Да, закон не требует обязательного заявления от работника — достаточно его письменного согласия. Согласие может быть выражено подписью на предложении работодателя или непосредственно на дополнительном соглашении. Заявление на совмещение — это вариант для случаев, когда инициатива исходит от самого сотрудника.

Нужно ли вносить запись о совмещении в трудовую книжку?

Нет. Совмещение должностей не отражается в трудовой книжке — это правило прямо следует из смысла ст. 66 ТК РФ и подзаконных актов. Запись о дополнительной работе в порядке совмещения делается только во внутренних кадровых документах: дополнительном соглашении и приказе.

Может ли работодатель отменить совмещение, если сотрудник против?

Да, может. Согласно ч. 4 ст. 60.2 ТК РФ, работодатель вправе досрочно отменить поручение о дополнительной работе в одностороннем порядке, предупредив сотрудника письменно не менее чем за 3 рабочих дня. Согласие работника для этого не требуется.

Как рассчитывается доплата, если сотрудник работал неполный месяц?

Если совмещение установлено или прекращено в середине месяца, доплата рассчитывается пропорционально фактически отработанным дням. Например, если доплата составляет 15 000 ₽ в месяц, а сотрудник выполнял дополнительные обязанности 10 рабочих дней из 22, доплата составит: 15 000 ÷ 22 × 10 = 6 818 ₽.

Можно ли совмещать несколько должностей одновременно?

Закон не запрещает поручать сотруднику дополнительную работу по нескольким должностям одновременно. Главное условие — для каждой должности оформляется отдельное дополнительное соглашение и отдельный приказ, а совокупный объём работы должен быть реально выполним в рамках основного рабочего времени.

---

Заключение

Совмещение должностей — удобный и законный инструмент для малого бизнеса, позволяющий гибко перераспределять нагрузку без расширения штата. Однако его эффективность напрямую зависит от грамотного документального оформления: письменное согласие сотрудника, чёткий размер доплаты, своевременно изданный приказ и соблюдение трёхдневного срока при отмене — вот четыре кита, на которых держится безопасная кадровая практика.

Ошибки в этой области не только создают риски при проверках ГИТ, но и портят отношения с сотрудниками. Документально оформленные договорённости защищают обе стороны — и работника, и работодателя.

Если вы хотите тратить время на развитие бизнеса, а не на разбор кадровых нюансов, стоит выстроить системный подход к документообороту. Шаблоны из интернета — это риск, оформленный в Word: они устаревают, не учитывают специфику вашей деятельности и не дают никаких гарантий при споре. Bejure предлагает иной подход: готовые актуальные документы под вашу ситуацию, электронное подписание и финансовую защиту — как базовый стандарт работы с персоналом, а не как исключение.