Увольнение в связи со смертью сотрудника: оформление

Смерть работника — ситуация, к которой невозможно подготовиться заранее, но которая требует от работодателя чёткого и юридически безупречного оформления. Трудовой договор прекращается, однако процедура отличается от стандартного увольнения: здесь нет заявления, нет отработки и нет второй стороны, которая могла бы поставить подпись. Ошибки в документах приводят к штрафам при проверке ГИТ, спорам с родственниками и проблемам с налоговой отчётностью.

Для малого бизнеса и ИП, где кадровый учёт ведётся силами самого предпринимателя или бухгалтера, такая ситуация становится особенно стрессовой. Нужно одновременно разобраться в правовых основаниях, выдержать сроки, правильно составить приказ, рассчитать выплаты и передать документы родственникам. В этой статье — подробный алгоритм действий: от получения свидетельства о смерти до закрытия личного дела, со ссылками на конкретные нормы Трудового кодекса и реальные суммы штрафов.

Правовое основание прекращения трудового договора в связи со смертью работника

Прекращение трудового договора в связи со смертью сотрудника регулируется п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Эта норма относит смерть работника к обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, — то есть ни работодатель, ни работник не выступают инициаторами расторжения договора.

📎 Ст. 83 ТК РФ: Трудовой договор подлежит прекращению по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в том числе в связи со смертью работника (п. 6 ч. 1).

Принципиальные отличия от обычного увольнения:

• Нет заявления работника. Основанием для издания приказа служит свидетельство о смерти или решение суда о признании лица умершим.
• Нет подписи увольняемого. Работник не может ознакомиться с приказом, поэтому в документе делается соответствующая запись.
• Дата прекращения трудового договора — день смерти, указанный в свидетельстве, независимо от того, когда работодатель получил документ.
• Не применяются ограничения, предусмотренные для отдельных категорий работников при увольнении по инициативе работодателя (защита беременных, лиц с семейными обязанностями и т. д.).

Если работник признан умершим в судебном порядке (ст. 45 ГК РФ), датой прекращения трудового договора считается дата вступления решения суда в законную силу. На практике такая ситуация возникает, когда сотрудник длительное время отсутствует без вести: работодатель не вправе уволить его до получения соответствующего судебного акта.

⚠️ Важно: Нельзя оформлять увольнение по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ на основании устного сообщения родственников, справки из полиции или медицинского заключения о смерти. Единственные допустимые документы-основания — свидетельство о смерти, выданное органом ЗАГС, либо вступившее в законную силу решение суда о признании лица умершим.

Пошаговый порядок оформления увольнения умершего сотрудника

Процедура прекращения трудового договора в связи со смертью включает несколько последовательных этапов. Нарушение порядка или пропуск любого из них создаёт правовые риски. Ниже — полный алгоритм.

Шаг 1. Получение документа-основания

Работодатель должен получить оригинал или заверенную копию свидетельства о смерти. Чаще всего документ предоставляют родственники умершего. Если родственники не обращаются, работодатель вправе запросить сведения в органах ЗАГС самостоятельно, хотя на практике это встречается редко.

До получения свидетельства оформлять прекращение трудового договора нельзя. Период отсутствия работника до получения документа табелируется как неявка по невыясненным причинам (код «НН» или «30» в табеле учёта рабочего времени по форме Т-12/Т-13).

Шаг 2. Издание приказа о прекращении трудового договора

Приказ оформляется по унифицированной форме Т-8 или по форме, утверждённой в организации. Ключевые особенности заполнения:

• В строке «Основание прекращения (расторжения) трудового договора» указывается: «Смерть работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».
• Дата приказа — день, когда работодатель фактически получил свидетельство о смерти (или узнал о смерти из решения суда).
• Дата прекращения трудового договора — день смерти работника согласно свидетельству.
• В строке «Основание (документ)» указываются реквизиты свидетельства о смерти: серия, номер, дата выдачи, наименование выдавшего органа ЗАГС.
• Строка для подписи работника об ознакомлении остаётся незаполненной. Рекомендуется сделать запись: «Ознакомление невозможно в связи со смертью работника».

📋 Пример: Сотрудник Иванов А. П. скончался 15 мая 2025 года. Родственники предоставили свидетельство о смерти 20 мая. Приказ издаётся 20 мая с указанием даты прекращения трудового договора — 15 мая 2025 года.

Шаг 3. Внесение записи в трудовую книжку

Если на умершего сотрудника велась бумажная трудовая книжка, в неё вносится запись:

1. Порядковый номер записи.
2. Дата — день смерти работника.
3. Сведения о работе: «Трудовой договор прекращён в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».
4. Реквизиты приказа.

Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии). Подпись работника, разумеется, не ставится.

Если работник перешёл на электронную трудовую книжку (подал заявление по ст. 66.1 ТК РФ), работодатель подаёт сведения по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1 раздела 1) в Социальный фонд России (СФР) не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.

Шаг 4. Заполнение личной карточки

В личную карточку (форма Т-2, если организация продолжает её вести) вносятся сведения о прекращении трудового договора. Раздел XI заполняется аналогично приказу. Подпись работника не проставляется.

Шаг 5. Расчёт причитающихся выплат

Работодатель обязан начислить все суммы, которые полагались работнику на дату смерти. Подробнее о выплатах — в следующем разделе.

Шаг 6. Передача документов и выплат родственникам

Трудовая книжка выдаётся родственникам по их письменному заявлению — лично под расписку или направляется по почте с уведомлением о вручении (п. 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н). Если за книжкой никто не обратился, работодатель хранит её 75 лет.

Какие выплаты причитаются родственникам умершего работника

При прекращении трудового договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ работодатель обязан произвести полный расчёт всех сумм, причитавшихся сотруднику. Эти средства выплачиваются не «работнику», а его родственникам или иждивенцам в порядке, установленном законодательством.

Перечень обязательных выплат:

• Заработная плата за отработанные, но не оплаченные дни — включая день смерти, если работник в этот день фактически работал.
• Компенсация за неиспользованный отпуск — рассчитывается в стандартном порядке по ст. 127 ТК РФ. Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении в связи со смертью не производится (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).
• Иные выплаты, предусмотренные трудовым договором, коллективным договором или локальными нормативными актами: премии, надбавки, материальная помощь.
• Пособие на погребение — если родственники обратились за ним к работодателю (ст. 10 Федерального закона от 12.01.1996 № 8-ФЗ). В 2025 году размер пособия составляет 8 370,20 ₽ (с учётом индексации; в районах с районными коэффициентами сумма увеличивается). Пособие возмещается работодателю из средств СФР.

📎 Ст. 141 ТК РФ: Заработная плата, не полученная ко дню смерти работника, выдаётся членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти. Выдача производится не позднее недельного срока со дня подачи работодателю соответствующих документов.

Кто вправе получить выплаты:

• Члены семьи умершего (супруг, дети, родители — в понимании Семейного кодекса РФ).
• Лица, находившиеся на иждивении умершего (вне зависимости от совместного проживания).

Для получения выплат родственнику необходимо предъявить:

1. Письменное заявление.
2. Документ, удостоверяющий личность.
3. Документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, свидетельство о рождении и т. д.).
4. Свидетельство о смерти работника (копия).

Работодатель обязан произвести выплату в течение одной недели с момента получения всех необходимых документов. При обращении нескольких родственников одновременно вопрос о распределении сумм решается ими самостоятельно или в судебном порядке — работодатель выплачивает первому обратившемуся.

⚠️ Важно: Суммы, выплачиваемые родственникам умершего работника, не облагаются НДФЛ (п. 18 ст. 217 НК РФ). Страховые взносы на эти суммы также не начисляются, поскольку на дату выплаты трудовых отношений уже не существует.

Запись в трудовой книжке и отчётность при увольнении умершего

Правильное оформление записей и своевременная подача отчётности — критически важные элементы процедуры. Ошибки здесь влекут не только административные санкции, но и практические проблемы для родственников при оформлении наследства и пенсионных прав.

Запись в бумажной трудовой книжке должна содержать точную формулировку из Трудового кодекса. Распространённые ошибки, которых следует избегать:

• Формулировка «уволен в связи со смертью» — неверно. Правильно: «Трудовой договор прекращён…». Термин «увольнение» предполагает волевое действие одной из сторон, тогда как смерть — обстоятельство, не зависящее от воли сторон.
• Указание статьи без конкретизации пункта и части — неверно. Нужно указывать полностью: «пункт 6 части первой статьи 83».
• Проставление даты записи как даты издания приказа — неверно. Датой записи является дата прекращения трудового договора, то есть день смерти.

Отчётность в государственные органы:

Форма	Куда подаётся	Срок
ЕФС-1 (подраздел 1.1)	СФР	Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа
Персонифицированные сведения о физлицах	ФНС	В составе ежемесячной отчётности
Расчёт по страховым взносам (РСВ)	ФНС	В составе квартальной отчётности
6-НДФЛ	ФНС	В составе квартальной/годовой отчётности (с учётом освобождения выплат от НДФЛ)

📋 Пример: ИП Сидорова ведёт магазин с тремя сотрудниками. Продавец Петрова скончалась 3 июня. Свидетельство о смерти предоставлено дочерью 7 июня. ИП издаёт приказ 7 июня, дата прекращения договора — 3 июня. Форма ЕФС-1 подаётся не позднее 10 июня (следующий рабочий день после издания приказа). Трудовая книжка выдаётся дочери под расписку. Расчёт (зарплата за 1–3 июня + компенсация отпуска) производится в течение недели после подачи дочерью заявления и документов о родстве.

При работе с электронными трудовыми книжками бумажная запись не делается, но обязанность по подаче ЕФС-1 сохраняется в полном объёме. Работодатель также формирует сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) для выдачи родственникам по их запросу.

Типичные ошибки при оформлении и штрафы за нарушения

Практика проверок ГИТ показывает, что даже в такой чувствительной ситуации работодатели допускают ошибки, которые влекут административную ответственность. Разберём наиболее распространённые нарушения.

Ошибка 1. Увольнение «задним числом» без документального основания.

Некоторые работодатели, узнав о смерти сотрудника от коллег, немедленно издают приказ, не дожидаясь свидетельства о смерти. Это прямое нарушение: приказ без надлежащего основания может быть оспорен, а при проверке инспекция зафиксирует нарушение порядка ведения кадровой документации.

Ошибка 2. Неверная дата прекращения трудового договора.

Дата прекращения — день смерти, а не день издания приказа и не день получения свидетельства. Путаница в датах приводит к неправильному расчёту заработной платы и компенсации отпуска.

Ошибка 3. Удержание за отпуск, использованный авансом.

Работодатель не вправе производить удержание за неотработанные дни отпуска при прекращении договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Это прямо запрещено абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ.

Ошибка 4. Задержка выплат родственникам.

Семидневный срок выплаты (ст. 141 ТК РФ) является императивным. Его нарушение влечёт материальную ответственность по ст. 236 ТК РФ — денежную компенсацию за каждый день задержки в размере не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ.

Ошибка 5. Отказ в выдаче трудовой книжки или её утрата.

Если трудовая книжка утеряна работодателем, это не только административное нарушение, но и основание для судебного иска со стороны родственников, которым документ может потребоваться для оформления пенсии по потере кормильца.

Ошибка 6. Непредставление или несвоевременное представление формы ЕФС-1.

Нарушение сроков подачи сведений в СФР грозит штрафом по ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ — 500 ₽ за каждое застрахованное лицо, в отношении которого не представлены или представлены неполные сведения.

Административная ответственность по КоАП РФ:

Нарушение	Штраф для ИП	Штраф для юрлица
Нарушение трудового законодательства (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)	1 000 – 5 000 ₽	30 000 – 50 000 ₽
Повторное нарушение (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ)	10 000 – 20 000 ₽	50 000 – 70 000 ₽
Нарушение порядка ведения трудовых книжек (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)	1 000 – 5 000 ₽	30 000 – 50 000 ₽

⚠️ Важно: Многие владельцы малого бизнеса используют шаблоны кадровых документов из интернета. Такой подход особенно опасен в нетипичных ситуациях вроде прекращения договора в связи со смертью: шаблоны часто содержат устаревшие формулировки и не учитывают специфику конкретного случая. Сервисы автоматизации кадрового учёта, такие как Bejure, формируют документы с актуальными формулировками и реквизитами, что минимизирует риск ошибок при проверке ГИТ. Все документы хранятся в одном месте — даже при внеплановой проверке вы предъявите нужный приказ за 30 секунд.

Особые случаи прекращения трудового договора: признание умершим и смерть на рабочем месте

Стандартный алгоритм оформления увольнения при смерти работника охватывает большинство ситуаций, но отдельные случаи требуют дополнительных действий.

Признание работника умершим в судебном порядке

Если местонахождение работника неизвестно в течение длительного времени, работодатель оказывается в правовой неопределённости. Уволить отсутствующего сотрудника за прогул по пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ без соблюдения процедуры затребования объяснений невозможно — ведь работник может оказаться в ситуации, исключающей его вину.

В соответствии со ст. 42 ГК РФ лицо может быть признано безвестно отсутствующим, если в течение года нет сведений о месте его пребывания. По ст. 45 ГК РФ лицо может быть объявлено умершим, если сведения о нём отсутствуют в течение пяти лет (или шести месяцев, если оно пропало при обстоятельствах, угрожавших смертью).

Работодатель вправе, но не обязан обращаться в суд с заявлением о признании работника умершим. Чаще с таким заявлением обращаются родственники. После вступления решения суда в законную силу процедура оформления прекращения трудового договора аналогична стандартной, с одним отличием: основанием для приказа служит решение суда, а датой прекращения — дата вступления решения в законную силу.

В период до получения судебного решения работодатель:

• Продолжает вести табель учёта рабочего времени (код «НН»).
• Не начисляет заработную плату за дни неявки.
• Сохраняет за работником рабочее место в штатном расписании.
• Вправе принять другого работника по срочному трудовому договору для замещения отсутствующего (ст. 59 ТК РФ).

Смерть работника на рабочем месте

Если сотрудник скончался на территории работодателя или при исполнении трудовых обязанностей, помимо стандартной процедуры прекращения трудового договора работодатель обязан:

1. Сообщить о происшествии в соответствующие органы (ст. 228 ТК РФ): территориальный орган Роструда (ГИТ), прокуратуру, территориальный орган СФР, профсоюз (при наличии).
2. Создать комиссию по расследованию несчастного случая (ст. 229 ТК РФ). При групповом, тяжёлом или смертельном несчастном случае в комиссию включаются представители ГИТ, органа исполнительной власти субъекта РФ, территориального объединения профсоюзов.
3. Провести расследование в течение 15 календарных дней (для несчастных случаев со смертельным исходом — ст. 229.1 ТК РФ).
4. Составить акт по форме Н-1 и направить его в ГИТ и СФР.

⚠️ Важно: Сокрытие несчастного случая на производстве со смертельным исходом влечёт ответственность по ст. 15.34 КоАП РФ: штраф для должностных лиц — от 500 до 1 000 ₽, для юрлиц — от 5 000 до 10 000 ₽. Кроме того, возможна уголовная ответственность по ст. 143 УК РФ за нарушение требований охраны труда, повлёкшее смерть человека.

Смерть дистанционного работника

С ростом популярности удалённой работы возникают ситуации, когда работодатель узнаёт о смерти дистанционного сотрудника с существенной задержкой. Алгоритм действий остаётся стандартным, однако на практике возникают сложности с получением свидетельства о смерти — особенно если родственники проживают в другом регионе и не знают о трудоустройстве умершего.

В такой ситуации работодатель может:

• Направить запрос в органы ЗАГС по последнему известному месту жительства работника.
• Обратиться в суд с заявлением о признании лица умершим (после истечения установленных ГК РФ сроков).

Чек-лист: полный перечень действий при оформлении прекращения трудового договора

Для удобства — сводный перечень всех действий, которые обязан выполнить работодатель. Используйте его как контрольный список.

До получения свидетельства о смерти:

• Зафиксировать факт неявки работника в табеле учёта рабочего времени (код «НН»).
• Не издавать никаких приказов об увольнении.
• При необходимости — организовать передачу дел и рабочих материалов отсутствующего сотрудника.

После получения свидетельства о смерти:

• Снять копию свидетельства о смерти, оригинал вернуть родственникам.
• Издать приказ о прекращении трудового договора (форма Т-8 или собственная форма).
• Внести запись в бумажную трудовую книжку (если велась).
• Подать ЕФС-1 в СФР — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
• Заполнить личную карточку Т-2 (если ведётся).
• Произвести расчёт всех причитающихся сумм: зарплата, компенсация отпуска, иные выплаты.
• Скорректировать табель учёта рабочего времени за период с даты смерти.
• Исключить работника из штатного расписания (при необходимости — внести изменения приказом).

При обращении родственников:

• Принять заявление на получение выплат и трудовой книжки.
• Проверить документы, подтверждающие родство.
• Выплатить причитающиеся суммы в течение 7 дней.
• Выдать трудовую книжку под расписку или направить по почте.
• При обращении — выплатить пособие на погребение.
• Сформировать и выдать справки: СТД-Р (при электронной трудовой), справку о заработке для расчёта пособий, 2-НДФЛ (при запросе).

Весь комплект кадровых документов — от приказа о прекращении договора до справок для родственников — можно сформировать через Bejure. Платформа автоматически подставляет корректные формулировки из Трудового кодекса и реквизиты, а готовые документы подписываются электронной подписью и хранятся в защищённом архиве. Это особенно критично в ситуациях, когда документы могут быть запрошены спустя месяцы и даже годы — при оформлении наследства или пенсии по потере кормильца.

Часто задаваемые вопросы

Какую дату ставить в приказе о прекращении трудового договора — дату смерти или дату получения свидетельства?

В приказе указываются две даты: дата самого приказа (день его фактического издания, то есть день получения свидетельства или позже) и дата прекращения трудового договора (день смерти работника согласно свидетельству). Дата прекращения договора всегда совпадает с датой смерти — даже если работодатель узнал об этом спустя недели.

Нужно ли начислять НДФЛ на выплаты родственникам умершего сотрудника?

Нет. Суммы заработной платы и других начислений, причитавшихся умершему работнику и выплачиваемых членам его семьи, освобождены от НДФЛ на основании п. 18 ст. 217 НК РФ. Страховые взносы на эти суммы также не начисляются, поскольку на момент выплаты застрахованного лица уже нет.

Что делать, если за выплатами и трудовой книжкой никто не обратился?

Невостребованная заработная плата депонируется и учитывается на счёте 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами». Срок исковой давности для обращения наследников — 4 месяца со дня открытия наследства (ст. 1183 ГК РФ), а в случае пропуска этого срока суммы включаются в наследственную массу и подлежат общему трёхлетнему сроку давности. Трудовая книжка хранится работодателем 75 лет в соответствии с требованиями архивного законодательства.

Можно ли оформить увольнение на основании справки о смерти из больницы?

Нет. Медицинское свидетельство о смерти (учётная форма № 106/у) — это документ для органов ЗАГС, а не для кадрового оформления. Единственные допустимые основания — свидетельство о смерти, выданное органом ЗАГС (по форме, утверждённой приказом Минюста), или вступившее в законную силу решение суда о признании лица умершим. Приказ, изданный на основании иного документа, будет признан незаконным при проверке.

Должен ли работодатель оплачивать больничный лист, если сотрудник умер во время болезни?

Да, если на работника был оформлен листок нетрудоспособности. Пособие по временной нетрудоспособности начисляется за весь период болезни до дня смерти включительно. Первые три дня оплачивает работодатель, остальные — СФР (для стандартных случаев). Пособие входит в состав выплат, причитающихся родственникам умершего.

Заключение

Прекращение трудового договора в связи со смертью работника — процедура, которая не терпит приблизительности. Каждый этап — от получения свидетельства о смерти до передачи трудовой книжки родственникам — регламентирован нормами ТК РФ и смежного законодательства. Ошибки в формулировках, датах или расчётах создают риски: штрафы от ГИТ, претензии родственников, проблемы с налоговой и пенсионной отчётностью.

Для малого бизнеса и ИП, где нет выделенного кадровика, ключевое правило — не торопиться и не импровизировать. Дождитесь надлежащего документа-основания, используйте точные формулировки из Трудового кодекса, соблюдайте сроки подачи отчётности и выплат. А чтобы минимизировать человеческий фактор, переведите кадровый документооборот в электронный формат — это не только снижает вероятность ошибки, но и обеспечивает мгновенный доступ к любому документу в случае проверки или запроса.