Вкладыш в трудовую книжку: оформление, копия и выписка

Трудовая книжка — один из немногих документов, история которого может охватывать несколько десятилетий трудовой жизни человека. Неудивительно, что рано или поздно все страницы заканчиваются. Именно в этот момент у работодателей и кадровых специалистов возникает закономерный вопрос: что делать дальше? Ответ закреплён в законодательстве — оформить вкладыш в трудовую книжку. Однако на практике этот процесс вызывает немало затруднений: как правильно вшить вкладыш, что написать на титульном листе, нужна ли отдельная нумерация? Ошибки здесь обходятся дорого — и в прямом, и в переносном смысле.

Параллельно не менее острым остаётся вопрос о том, как выдать сотруднику подтверждение его трудового стажа. Работник может попросить копию трудовой книжки для банка, нотариуса или пенсионного фонда, а может запросить выписку из трудовой книжки — для конкретного периода или отдельных записей. Работодатель обязан выдать такой документ в установленные сроки, и уклонение от этой обязанности влечёт административную ответственность.

В этой статье команда Bejure разберёт все три темы системно: правила оформления вкладыша, порядок заверения копии и правила составления выписки. Вы получите практическое руководство, которое поможет избежать ошибок при проверке ГИТ и защитить интересы как работодателя, так и работника.

---

Когда и зачем нужен вкладыш: основания и требования закона

Вкладыш в трудовую книжку — это официальный бланк строгой отчётности, который оформляется тогда, когда в основном документе заканчиваются страницы для внесения сведений о работе или о награждениях. Это не факультативный вариант, а единственный законный способ продолжить ведение трудовой книжки.

📎 Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003: Вкладыш ведётся работодателем и хранится вместе с трудовой книжкой. Без трудовой книжки он недействителен.

Ключевые основания для оформления вкладыша:

• Заполнены все страницы раздела «Сведения о работе»
• Заполнены все страницы раздела «Сведения о награждениях»
• Один из разделов закончился, второй ещё доступен, но работодатель всё равно обязан оформить вкладыш именно для того раздела, который исчерпан

⚠️ Важно: Нельзя вклеивать отдельные листы, добавлять страницы кустарным способом или вести записи поверх уже заполненных граф. Это является грубым нарушением и делает записи недействительными.

Бланки вкладышей, как и сами трудовые книжки, относятся к документам строгой отчётности. Работодатель обязан их учитывать в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей. Приобретать бланки можно только у официальных распространителей — организаций, уполномоченных изготавливать и реализовывать бланки строгой отчётности.

📋 Пример: Сотрудник работает в компании с 2005 года, сменил за это время шесть мест работы. К 2024 году в его книжке закончились страницы раздела «Сведения о работе». Работодатель по последнему месту работы обязан оформить вкладыш — вшить его в книжку, проставить штамп и внести запись о его выдаче.

---

Как правильно оформить вкладыш: пошаговый порядок

Процедура оформления вкладыша строго регламентирована. Ошибки в оформлении титульного листа, нумерации или месте вшивания могут привести к тому, что документ будет признан недействительным.

Шаг 1. Убедитесь, что страницы действительно закончились

Перед оформлением убедитесь, что заполнены именно все строки в соответствующем разделе. Ряд работодателей ошибочно оформляют вкладыш при наличии незаполненных строк — это избыточно и создаёт путаницу.

Шаг 2. Приобретите бланк вкладыша

Бланк должен быть официальным, иметь серию и номер. Кустарно распечатанный бланк не имеет юридической силы. Стоимость бланка взыскивается с работника — это прямо предусмотрено законодательством.

Шаг 3. Заполните титульный лист вкладыша

На титульном листе вкладыша указываются:

• Фамилия, имя и отчество работника — в соответствии с данными основного документа
• Дата рождения
• Образование и профессия (специальность) — на момент заполнения вкладыша (могут отличаться от данных в книжке, если изменились)
• Дата заполнения вкладыша
• Подпись работника и ответственного лица
• Печать работодателя

⚠️ Важно: Если у работника изменились личные данные (например, фамилия после замужества), в вкладыше указываются актуальные данные, подтверждённые соответствующими документами. Ссылку на основание изменения (свидетельство о браке и т.д.) фиксируют в трудовой книжке, а не во вкладыше.

Шаг 4. Вшейте вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш вшивается в конец трудовой книжки. Вклеивать или прикладывать отдельно — недопустимо. Вшитый вкладыш должен быть прочно закреплён.

Шаг 5. Проставьте штамп на титульном листе трудовой книжки

На первой странице трудовой книжки ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием:

• Серии и номера вкладыша
• Даты его выдачи

Без этого штампа вкладыш считается недействительным, даже если он правильно оформлен и вшит.

Шаг 6. Внесите запись в книгу учёта

Факт оформления вкладыша фиксируется в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Это обязательный кадровый журнал, за отсутствие которого предусмотрена административная ответственность.

Нумерация страниц и записей

Нумерация записей во вкладыше продолжает сквозную нумерацию трудовой книжки. Если последняя запись в книжке имела номер 15, первая запись во вкладыше будет иметь номер 16. Номера страниц вкладыша при этом начинаются заново — с 1.

---

Сколько вкладышей может быть у одного работника

Законодательство не ограничивает количество вкладышей, которые могут быть оформлены к одной трудовой книжке. Если страницы закончились во втором вкладыше — оформляется третий, и так далее.

Каждый последующий вкладыш также вшивается в конец всего пакета документов (трудовая книжка + предыдущие вкладыши). На титульном листе трудовой книжки проставляется новый штамп — отдельно для каждого вкладыша.

📋 Пример: У сотрудника с 35-летним стажем оформлено три вкладыша. На титульном листе его трудовой книжки стоят три штампа «Выдан вкладыш» с разными сериями, номерами и датами. Все три вкладыша вшиты последовательно. Такой комплект является единым документом, подтверждающим трудовой стаж.

⚠️ Важно: При утрате вкладыша (без утраты трудовой книжки) дубликат вкладыша законодательством прямо не предусмотрен. Работодатели в таких случаях действуют по аналогии с дубликатом трудовой книжки — восстанавливают сведения на основании имеющихся документов. Рекомендуется проконсультироваться с ГИТ в конкретном регионе.

---

Копия трудовой книжки: как правильно заверить документ

Копия трудовой книжки — один из самых востребованных документов в кадровом документообороте. Работники запрашивают её для банков при оформлении кредита, для нотариусов, пенсионного фонда, органов соцзащиты, при трудоустройстве по совместительству.

📎 Ст. 62 ТК РФ: Работодатель обязан выдать копии документов, связанных с работой, не позднее трёх рабочих дней со дня получения письменного заявления работника. Копии выдаются бесплатно.

Что входит в состав заверенной копии

Копия трудовой книжки — это копия всех заполненных страниц документа, включая:

• Титульный лист
• Все страницы с записями о работе (включая страницы во вкладышах, если они есть)
• Страницы с записями о награждениях (при наличии)

Пустые страницы в копию не включаются.

Порядок заверения копии трудовой книжки

Каждая страница копии заверяется по следующей схеме:

1. Делается ксерокопия или скан с последующей распечаткой каждой страницы
2. На каждой странице (или на последней с оговоркой «все предыдущие страницы верны») ставится:
   • Отметка «Верно» или «Копия верна»
   • Должность, подпись и расшифровка подписи ответственного лица
   • Дата заверения
   • Печать организации (при наличии)
3. На последней заверенной странице дополнительно указывается: «Работает по настоящее время» — если сотрудник продолжает трудиться у данного работодателя. Эта отметка подтверждает актуальность документа.

⚠️ Важно: Банки и государственные органы нередко требуют, чтобы каждая страница была заверена отдельно. Уточните требования конкретного получателя перед оформлением.

Кто имеет право заверять копию

Право заверять копию трудовой книжки есть у:

• Руководителя организации
• Сотрудника кадровой службы, уполномоченного приказом
• Индивидуального предпринимателя лично

Нотариальное заверение копии трудовой книжки не требуется по умолчанию — если только этого прямо не требует конкретный получатель документа.

Срок действия заверенной копии

Законодательно срок действия копии не установлен. Однако на практике банки и госорганы принимают копии, выданные не позднее 30 дней назад. Работодатель должен быть готов повторно выдать заверенную копию по новому заявлению работника.

---

Выписка из трудовой книжки: отличие от копии и правила составления

Выписка из трудовой книжки — это документ, содержащий не все, а только часть сведений из трудовой книжки, относящихся к конкретному периоду или конкретному месту работы. Она отличается от копии именно своей избирательностью.

Когда нужна выписка, а не копия

Выписка целесообразна, если:

• Работнику нужно подтвердить стаж только на конкретном предприятии
• Запрашивается информация за определённый период (например, для расчёта пенсии по отдельным годам)
• Некоторые записи содержат персональные данные третьих лиц или конфиденциальные сведения, которые не должны фигурировать в полном документе

📎 Ст. 62 ТК РФ: Право работника получить выписку из трудовой книжки закреплено наравне с правом на копию. Срок выдачи — три рабочих дня.

Как составить выписку

Выписка оформляется в произвольной форме или на бланке организации. Обязательные элементы:

1. Заголовок: «Выписка из трудовой книжки»
2. Данные о работнике: ФИО, дата рождения, образование (с титульного листа)
3. Таблица с нужными записями — в том же формате, что в трудовой книжке (дата, номер записи, сведения о работе, основание)
4. Заверительная надпись: должность, подпись, расшифровка, дата, печать
5. Отметка об актуальности: «Работает по настоящее время» — если актуально

📋 Пример: Сотруднику для оформления досрочной пенсии нужно подтвердить стаж работы во вредных условиях на конкретном предприятии с 1998 по 2005 год. Работодатель составляет выписку, включая только записи за этот период — без упоминания последующих мест работы.

Выписка у текущего и бывшего работодателя

Если работник обращается за выпиской к текущему работодателю — тот обязан её выдать в течение трёх рабочих дней.

Если обращение направлено бывшему работодателю — обязанность сохраняется, однако работник должен понимать, что у организации может не быть оригинала трудовой книжки (она хранится у работника). В этом случае выписка составляется на основании копий, хранящихся в личном деле, или архивных данных.

⚠️ Важно: Ни копия, ни выписка не выдаётся третьим лицам без письменного согласия работника — это требование Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных».

---

Ответственность работодателя за нарушения

Несоблюдение требований к оформлению вкладыша, отказ выдать копию или выписку, нарушение сроков — всё это является основанием для административной ответственности.

Штрафы по КоАП РФ

📎 Ст. 5.27 КоАП РФ: Нарушение трудового законодательства влечёт:

• Для должностных лиц: штраф от 1 000 до 5 000 ₽
• Для ИП: штраф от 1 000 до 5 000 ₽
• Для юридических лиц: штраф от 30 000 до 50 000 ₽

При повторном нарушении суммы увеличиваются:

• Должностные лица: 10 000–20 000 ₽ или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет
• ИП: 10 000–20 000 ₽
• Юридические лица: 50 000–70 000 ₽

Типичные нарушения, выявляемые при проверках ГИТ

• Отсутствие штампа «Выдан вкладыш» на титульном листе трудовой книжки
• Несквозная нумерация записей
• Отсутствие учёта бланков вкладышей в книге учёта
• Отказ выдать копию трудовой книжки или нарушение трёхдневного срока
• Ненадлежащее заверение копии (без подписи, без печати, без отметки о текущей работе)
• Использование неофициальных бланков вкладышей

📋 Пример: При плановой проверке ГИТ инспектор обнаружил, что у четырёх сотрудников в трудовых книжках вшиты вкладыши, однако штамп «Выдан вкладыш» на титульных листах отсутствует. Работодатель получил предписание об устранении нарушений и штраф 30 000 ₽ как юридическое лицо.

Платформа Bejure помогает автоматизировать ведение кадрового учёта — в том числе контролировать правильность оформления трудовых книжек, вкладышей и выдачу сопутствующих документов. Все документы хранятся в одном месте, доступ к ним открыт в любой момент — при проверке ГИТ вы предъявите нужный документ за считанные секунды, не листая папки и не разыскивая архивы.

---

Электронные трудовые книжки: как это меняет практику

С 2020 года в России действует институт электронных трудовых книжек (ЭТК). Сотрудники, перешедшие на электронный формат, передают сведения через форму СТД-Р (от работодателя) и СТД-ПФР (из Социального фонда России). Для них вкладыш как таковой не нужен — данные хранятся в информационной системе и объём не ограничен.

Однако это не означает, что тема вкладышей утратила актуальность:

• Все работники, сохранившие бумажные трудовые книжки, по-прежнему подчиняются старым правилам
• По данным Минтруда, значительная часть работающих граждан сохранила бумажный формат
• Если работник сохранил бумажную книжку, работодатель обязан её вести — включая оформление вкладышей при необходимости

⚠️ Важно: Работник вправе в любой момент подать заявление о переходе на ЭТК. После этого бумажная трудовая книжка выдаётся ему на руки и работодатель освобождается от обязанности её вести. Однако до момента подачи такого заявления обязанность ведения бумажного документа сохраняется в полном объёме.

Что касается копий и выписок: при наличии ЭТК работодатель выдаёт сведения в форме СТД-Р — это и есть аналог выписки. Форма имеет юридическую силу и принимается теми же органами, что и традиционные документы.

---

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить вкладыш самостоятельно, если работник принёс заполненную книжку при трудоустройстве?

Да. Если при приёме на работу вы обнаружили, что трудовая книжка нового сотрудника заполнена, вы как работодатель обязаны оформить вкладыш. Это ваша обязанность с момента внесения первой записи о приёме на данное место работы. Стоимость бланка вкладыша взыскивается с работника — основание необходимо зафиксировать письменно.

Что делать, если работник потерял трудовую книжку вместе со вкладышем?

В этом случае работодатель по последнему месту работы обязан оформить дубликат трудовой книжки на основании документов, подтверждающих стаж (справки с прежних мест работы, архивные документы). Дубликат оформляется на стандартном бланке трудовой книжки, вкладыш при этом не нужен — дубликат начинается заново. Если данные прежних мест работы восстановить невозможно, в дубликат вносятся только те сведения, которые удалось подтвердить документально.

Обязан ли работодатель выдать заверенную копию трудовой книжки уволенному сотруднику?

По общему правилу при увольнении работнику выдаётся оригинал трудовой книжки (ст. 84.1 ТК РФ). Следовательно, необходимость в копии отпадает — работник становится владельцем оригинала. Если же бывший сотрудник запрашивает копию документов, связанных с работой, работодатель обязан её предоставить в трёхдневный срок — но речь идёт о приказах, справках и т.д., а не о трудовой книжке, которая уже на руках у работника.

Чем выписка отличается от справки о трудовой деятельности (СТД-Р)?

Выписка из трудовой книжки — это частичная копия бумажного документа, содержащая отдельные записи. СТД-Р — это форма сведений о трудовой деятельности из информационной системы Социального фонда России, которая формируется для работников с электронными трудовыми книжками. Оба документа подтверждают стаж, но относятся к разным форматам ведения кадрового учёта.

Какой срок хранения установлен для журнала учёта трудовых книжек и вкладышей?

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019), книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них хранится 50 лет (для документов, созданных с 2003 года) или 75 лет (для документов до 2003 года). Уничтожение этого журнала до истечения срока хранения является нарушением.

---

Заключение

Оформление вкладыша в трудовую книжку, выдача заверенной копии и составление выписки — это рутинные, но юридически значимые процедуры кадрового документооборота. Ошибки в них выявляются при каждой второй проверке ГИТ и влекут штрафы, которые легко избежать при грамотной организации работы.

Главное, что нужно запомнить:

• Вкладыш вшивается, нумерация записей сквозная, штамп на титульном листе обязателен
• Копия выдаётся бесплатно в течение трёх рабочих дней, каждая страница заверяется надлежащим образом
• Выписка — это избирательный документ, оформляемый по запросу и содержащий только нужные записи
• За нарушения — штраф до 50 000 ₽ для юридических лиц, до 20 000 ₽ при повторном нарушении

Чтобы не держать все эти требования в голове и не рисковать штрафами из-за случайной ошибки в оформлении, используйте специализированные инструменты. Платформа Bejure обеспечивает автоматизированное ведение кадрового документооборота: документы разработаны под актуальное законодательство, обновляются при изменении нормативной базы и защищены финансовой гарантией — в отличие от шаблонов из интернета, которые могут не отражать последние изменения Трудового кодекса и подзаконных актов.

Правильно оформленные документы — это не бюрократия ради бюрократии. Это защита бизнеса, репутации и интересов ваших сотрудников.