Журнал учёта движения трудовых книжек: образец и заполнение

Вы ведёте кадровый учёт самостоятельно и не уверены, правильно ли оформлен журнал учёта движения трудовых книжек? Этот документ — один из первых, который запрашивает инспектор ГИТ при плановой или внеплановой проверке. Отсутствие журнала, ошибки в заполнении или нарушение порядка регистрации — всё это основания для штрафа, который для юридических лиц может достигать 50 000 рублей за одно нарушение.

Для малого бизнеса и ИП, где кадровые вопросы часто ложатся на плечи самого предпринимателя или бухгалтера, ведение книги учёта движения трудовых книжек превращается в источник постоянного стресса. Непонятно, какую форму использовать после отмены унифицированных бланков, как правильно нумеровать записи, что делать при переходе на электронные трудовые. В этой статье — полная инструкция: от выбора формы до пошагового заполнения каждой графы, с реальными примерами и ответами на вопросы, которые возникают чаще всего.

Разберём, зачем нужен этот регистрационный документ, как он выглядит в 2024–2025 году, какие изменения внесли последние нормативные акты и как избежать ошибок, за которые штрафуют инспекторы труда.

Зачем нужен журнал учёта движения трудовых книжек

Журнал (книга) учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них — это обязательный регистрационный документ, который фиксирует каждый факт приёма, хранения и выдачи трудовых книжек работников. Обязанность его ведения установлена Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утверждённым Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.

📎 Ст. 66 ТК РФ: Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.

Документ выполняет несколько критически важных функций:

• Фиксация ответственности — журнал подтверждает, что работодатель принял трудовую книжку на хранение и несёт за неё ответственность
• Контроль движения — регистрируются все случаи приёма и выдачи документов: при увольнении, для оформления пенсии, по запросу работника
• Защита при спорах — в случае конфликта с работником записи в книге учёта подтверждают факт передачи или получения трудовой книжки
• Доказательная база для ГИТ — при проверке инспектор сверяет данные журнала с фактическим наличием трудовых книжек

⚠️ Важно: Даже если все ваши сотрудники перешли на электронную трудовую книжку (ст. 66.1 ТК РФ), у вас могут оставаться работники, сохранившие бумажный формат. Пока хотя бы один сотрудник ведёт бумажную трудовую, работодатель обязан вести книгу учёта.

Помимо основного журнала, работодатель также обязан вести приходно-расходную книгу по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё. Это два разных документа: приходно-расходная книга ведётся в бухгалтерии и фиксирует движение чистых бланков, а журнал учёта движения — в кадровой службе, и регистрирует заполненные трудовые книжки работников.

Для ИП и микропредприятий, где нет отдельного кадровика, оба журнала ведёт лицо, ответственное за кадровый учёт — чаще всего сам предприниматель или бухгалтер, назначенный приказом.

Какую форму журнала использовать в 2024–2025 году

До 1 сентября 2021 года все работодатели были обязаны использовать унифицированную форму, утверждённую Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. С вступлением в силу Приказа Минтруда № 320н ситуация изменилась: теперь работодатель вправе разработать собственную форму книги учёта, но с обязательным набором граф.

Обязательные реквизиты журнала

Согласно п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (Приказ № 320н), книга учёта должна содержать:

1. Порядковый номер записи — сквозная нумерация с начала ведения журнала
2. Дата приёма на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша — указывается число, месяц, год
3. Фамилия, имя, отчество владельца трудовой книжки — полностью, без сокращений
4. Серия и номер трудовой книжки или вкладыша — для идентификации документа
5. Должность (профессия, специальность) работника — по штатному расписанию
6. Наименование структурного подразделения — при наличии; для ИП с небольшим штатом может не заполняться
7. Дата и номер приказа о приёме на работу — реквизиты распорядительного документа
8. Подпись ответственного лица, принявшего или заполнившего книжку — кадровик или иное уполномоченное лицо
9. Сумма, полученная за бланк — если трудовая книжка или вкладыш выдавались за плату (ст. 65 ТК РФ позволяет взимать стоимость бланка)
10. Дата выдачи трудовой книжки при увольнении — фактическая дата, когда работник получил документ на руки
11. Подпись работника в получении — подтверждение выдачи

📎 Ст. 65 ТК РФ: При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые.

Собственная форма или готовый бланк

Работодатель может выбрать один из трёх вариантов:

• Использовать прежнюю унифицированную форму (Постановление № 69) — она не отменена, просто стала необязательной
• Разработать собственную форму, включив все обязательные реквизиты и дополнив нужными графами
• Приобрести готовый типографский бланк — продаётся в канцелярских магазинах, соответствует требованиям Приказа № 320н

📋 Пример: ИП Семёнова открыла салон красоты с четырьмя сотрудниками. Вместо покупки типографского бланка она создала журнал в Excel, распечатала листы, прошнуровала и заверила. Каждая строка содержит все 11 обязательных реквизитов. При проверке ГИТ вопросов к форме не возникло — инспектор оценивал полноту содержания, а не внешний вид.

Требования к оформлению самого журнала

Вне зависимости от выбранной формы, книга учёта движения трудовых книжек должна быть:

• Пронумерована — каждый лист получает порядковый номер
• Прошнурована (прошита) — листы скрепляются шнуровкой или нитью
• Заверена подписью руководителя — на последнем листе или обложке
• Скреплена печатью (при наличии) — организации, использующие печать, ставят её на узел прошивки

С 1 сентября 2021 года сургучная печать и пломбирование больше не требуются. Это одно из ключевых послаблений Приказа № 320н по сравнению с прежним порядком.

Как заполнить журнал учёта трудовых книжек: пошаговая инструкция

Рассмотрим порядок заполнения каждой графы на конкретном примере. Предположим, 15 января 2025 года ИП Кузнецов А.В. принимает на работу Петрову Марию Сергеевну на должность менеджера по продажам.

Шаг 1. Внесение порядкового номера

В графу 1 вносится очередной номер записи. Нумерация — сквозная, не обнуляется с нового года. Если предыдущая запись была под номером 12, новая получает номер 13.

Шаг 2. Указание даты

В графу 2 (или графы 2, 3, 4 — в зависимости от формы) вносится дата: 15.01.2025. Здесь указывается дата приёма на работу, совпадающая с датой, когда работник передал трудовую книжку работодателю.

Шаг 3. ФИО работника

В соответствующую графу вносятся фамилия, имя и отчество полностью: Петрова Мария Сергеевна. Сокращения не допускаются. Данные должны точно соответствовать сведениям в трудовой книжке и трудовом договоре.

Шаг 4. Серия и номер трудовой книжки

Вносятся реквизиты документа, например: серия ТК-V, номер 1234567. Если одновременно с трудовой книжкой оформляется вкладыш, его серия и номер указываются в отдельной строке.

Шаг 5. Должность и подразделение

Должность указывается в соответствии со штатным расписанием: «менеджер по продажам». Наименование подразделения — «отдел продаж» (при наличии). Для ИП без формализованной структуры графа подразделения может оставаться пустой или содержать прочерк.

Шаг 6. Реквизиты приказа

Указываются дата и номер приказа о приёме на работу: «Приказ от 15.01.2025 № 3-к». Если ИП оформляет приём без приказа (что допускается для микропредприятий, применяющих типовой трудовой договор по ст. 309.2 ТК РФ), указываются реквизиты трудового договора.

Шаг 7. Подпись ответственного лица

Лицо, принявшее трудовую книжку на хранение, ставит подпись. Это может быть кадровик, бухгалтер или сам ИП — главное, чтобы полномочия были закреплены приказом по личному составу.

Шаг 8. Стоимость бланка

Если работодатель выдал новый бланк трудовой книжки (например, для работника, трудоустраивающегося впервые до 2021 года, когда оформление бумажных трудовых ещё было возможно) или вкладыш, указывается сумма, полученная от работника. Если бланк выдан бесплатно или работник принёс свою трудовую — ставится прочерк.

Шаг 9. Графы при увольнении

Последние две графы заполняются при выдаче трудовой книжки уволенному работнику:

• Дата выдачи — фактическая дата, когда работник забрал документ
• Подпись работника — подтверждение получения

⚠️ Важно: Если работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения, работодатель обязан направить уведомление о необходимости явиться либо дать согласие на отправку почтой (ст. 84.1 ТК РФ). Пока книжка не выдана, в соответствующих графах журнала стоит прочерк. После отправки почтой в графе «Дата выдачи» рекомендуется указать дату отправки с пометкой «направлена по почте, уведомление от [дата], реестр от [дата]».

📋 Пример заполненной строки:

№	Дата	ФИО	Серия и номер	Должность	Подразделение	Приказ	Подпись отв. лица	Сумма за бланк	Дата выдачи	Подпись работника
13	15.01.2025	Петрова Мария Сергеевна	ТК-V №1234567	Менеджер по продажам	Отдел продаж	Приказ от 15.01.2025 №3-к	Кузнецов	—

Типичные ошибки при заполнении книги учёта движения трудовых книжек

Практика проверок ГИТ показывает, что одни и те же нарушения повторяются у подавляющего большинства работодателей малого бизнеса. Рассмотрим самые распространённые.

Ошибка 1. Журнал не прошит и не пронумерован

Это формальное, но существенное нарушение. Даже если все записи ведутся безупречно, отсутствие прошивки и нумерации — основание для замечания или предписания инспектора. Непрошитый журнал теоретически позволяет изъять или вставить листы, что ставит под сомнение достоверность записей.

Ошибка 2. Отсутствие подписи работника при увольнении

Работник при получении трудовой книжки обязан расписаться в книге учёта. Если подпись отсутствует, у работодателя нет доказательств выдачи документа. Это критический риск: бывший сотрудник может заявить, что трудовую ему не выдали, и взыскать компенсацию за задержку выдачи по ст. 234 ТК РФ — средний заработок за каждый день задержки.

Ошибка 3. Пропуски и исправления без заверения

Ошибки в журнале неизбежны, но их нужно исправлять правильно. Нельзя:

• Использовать корректор (замазку)
• Заклеивать неверные записи
• Вырывать листы

Правильный порядок исправления: зачеркнуть неверную запись одной чертой, рядом или ниже внести верные данные, заверить исправление подписью ответственного лица с пометкой «Исправленному верить» и датой.

Ошибка 4. Неполное заполнение граф

Часто кадровики пропускают графы «Должность» или «Реквизиты приказа», оставляя их пустыми. Инспектор ГИТ расценивает это как ненадлежащее ведение регистрационного документа.

Ошибка 5. Несоответствие данных журнала и трудовой книжки

Серия и номер трудовой книжки в журнале должны точно совпадать с реквизитами фактического документа. Ошибка даже в одной цифре может создать проблемы — формально это будет другой документ.

📎 Ст. 5.27 КоАП РФ: Нарушение трудового законодательства влечёт предупреждение или наложение штрафа: на должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей; на ИП — от 1 000 до 5 000 рублей; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей. При повторном нарушении штрафы увеличиваются: для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей (или дисквалификация), для юрлиц — от 50 000 до 70 000 рублей.

Многие предприниматели, стремясь минимизировать подобные ошибки, переходят на автоматизацию кадровой документации. Шаблон из интернета — это всегда риск: форма может быть устаревшей, графы — не соответствовать актуальному Приказу № 320н. Платформы вроде Bejure позволяют формировать кадровые документы, которые соответствуют действующему законодательству и обновляются при его изменении, — это снижает вероятность ошибок и экономит время.

Особенности ведения журнала при переходе сотрудников на электронные трудовые книжки

С 2020 года работники получили право отказаться от бумажной трудовой книжки в пользу сведений о трудовой деятельности в электронном формате (ст. 66.1 ТК РФ). Это существенно повлияло на порядок ведения книги учёта.

Что происходит при подаче заявления о переходе на ЭТК

Когда работник подаёт заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, работодатель:

1. Вносит в бумажную трудовую книжку запись о подаче заявления
2. Выдаёт трудовую книжку работнику на руки
3. В журнале учёта в графе «Дата выдачи» указывает дату фактической выдачи
4. Работник расписывается в получении

📋 Пример: Сотрудник Иванов подал заявление о переходе на электронную трудовую 1 марта 2025 года. В этот же день ему выдана бумажная трудовая книжка. В журнале в графе «Дата выдачи» вносится «01.03.2025», в графе «Подпись работника» — подпись Иванова. Рекомендуется в примечании (если графа предусмотрена) указать: «Выдана в связи с подачей заявления по ст. 66.1 ТК РФ».

Нужно ли вести журнал, если все работники перешли на ЭТК

Формально, если у работодателя не осталось ни одной бумажной трудовой книжки на хранении, активное заполнение журнала прекращается. Однако:

• Сам журнал уничтожать нельзя — он содержит записи за весь период деятельности
• Срок хранения — 50 лет (если документ оформлен после 2003 года) или 75 лет (для документов, оформленных до 2003 года), в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236)
• При приёме работника, сохранившего бумажную трудовую (те, кто не подавал заявление о переходе), журнал снова понадобится

Работники, впервые трудоустраивающиеся

Лицам, впервые заключающим трудовой договор после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не оформляется. Для них сведения о трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде. Соответственно, регистрировать в журнале учёта нечего — книга учёта заполняется только для бумажных трудовых книжек и вкладышей.

Как хранить журнал и что делать при проверке ГИТ

Организация хранения

Книга учёта движения трудовых книжек хранится у лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства. Как правило, это:

• В организации — кадровик или секретарь, назначенный приказом руководителя
• У ИП — сам предприниматель или бухгалтер

Журнал должен храниться в условиях, исключающих доступ посторонних лиц, утрату или порчу. Оптимальное место — запираемый шкаф или сейф, где также находятся сами трудовые книжки работников.

⚠️ Важно: Работодатель несёт ответственность за сохранность трудовых книжек. Утрата или порча по вине работодателя влечёт обязанность восстановления документа (выдачи дубликата) и может стать основанием для привлечения к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Сроки хранения

• Действующий журнал хранится в кадровой службе до его завершения (все страницы заполнены или организация ликвидирована)
• Завершённый журнал передаётся в архив организации, срок хранения — 50 или 75 лет в зависимости от даты начала ведения
• Уничтожение до истечения срока хранения запрещено

Подготовка к проверке ГИТ

При плановой или внеплановой проверке инспектор труда проверяет:

1. Наличие журнала — ведётся ли вообще книга учёта
2. Соответствие формы — содержит ли все обязательные реквизиты
3. Прошивка и нумерация — оформлен ли журнал надлежащим образом
4. Полнота заполнения — все ли графы заполнены, нет ли пропусков
5. Соответствие фактическому наличию — сверяет записи журнала с трудовыми книжками, хранящимися у работодателя

📋 Пример: При проверке ИП Волкова инспектор обнаружил, что в книге учёта зарегистрировано 8 трудовых книжек, а фактически на хранении находятся 6. Две книжки были выданы уволенным сотрудникам, но графы «Дата выдачи» и «Подпись работника» не заполнены. Инспектор вынес предписание об устранении нарушения и назначил штраф 3 000 рублей.

Чтобы подобные ситуации не застали врасплох, удобно вести кадровый документооборот в единой системе, где каждый документ — от приказа о приёме до записи в журнале — формируется последовательно и ничего не теряется. В Bejure все кадровые документы хранятся в одном месте и доступны в любой момент: при проверке или споре нужный документ можно предъявить за 30 секунд, без поиска по папкам и шкафам.

Образец журнала учёта движения трудовых книжек: скачать и адаптировать

Ниже приведена структура журнала, которую можно взять за основу. Она полностью соответствует требованиям Приказа Минтруда № 320н и включает все обязательные реквизиты.

Титульный лист

На обложке (титульном листе) указываются:

• Наименование организации или ФИО ИП
• Название документа: «Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них»
• Дата начала ведения
• Дата окончания ведения — заполняется, когда журнал закончен

Табличная часть

Таблица содержит 11 граф, описанных выше. Для удобства можно добавить дополнительные столбцы:

• Примечания — для внесения пояснений (например, «направлена по почте», «выдан вкладыш»)
• Основание выдачи при увольнении — реквизиты приказа об увольнении

Последний лист (заверительная надпись)

На последнем листе или внутренней стороне задней обложки размещается:

• Количество пронумерованных и прошнурованных листов (прописью и цифрами)
• Подпись руководителя с расшифровкой
• Дата заверения
• Печать организации (при наличии)

Пример заверительной надписи:

В настоящей книге пронумеровано и прошнуровано 50 (пятьдесят) листов. Генеральный директор ООО «Альфа» _____________ Кузнецов А.В. 10 января 2025 года М.П.

Как перейти на новый журнал

Если прежний журнал был оформлен по старой форме (Постановление № 69), переходить на новую форму не обязательно — можно продолжать вести его до заполнения всех страниц. Однако при заведении нового журнала рекомендуется использовать форму, соответствующую Приказу № 320н.

При переходе на новый журнал:

1. В старом журнале делается итоговая запись: «Журнал закрыт [дата]. Всего записей: [количество]. Подпись ответственного лица»
2. Старый журнал передаётся в архив
3. Новый журнал оформляется с титульным листом и заверительной надписью
4. Нумерация записей в новом журнале начинается с номера 1

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вести журнал учёта движения трудовых книжек в электронном виде?

Действующее законодательство прямо не запрещает ведение книги учёта в электронной форме, однако требование о прошнуровке, нумерации и заверении подписью руководителя де-факто предполагает бумажный формат. Кроме того, в графах журнала предусмотрены собственноручные подписи работников при получении трудовых книжек. Если вы используете электронный кадровый документооборот (КЭДО) по ст. 22.1–22.3 ТК РФ с применением усиленных электронных подписей, теоретически это возможно, но на практике инспекторы ГИТ пока ожидают бумажный вариант. Рекомендуется вести журнал на бумаге, а электронную копию использовать как рабочий инструмент для оперативного доступа.

Что делать, если журнал учёта трудовых книжек утерян или испорчен?

Необходимо восстановить журнал в кратчайшие сроки. Создайте новый экземпляр, оформите его надлежащим образом (прошейте, пронумеруйте, заверьте) и внесите данные по всем трудовым книжкам, которые фактически находятся на хранении. Источниками информации для восстановления записей служат: сами трудовые книжки, личные карточки работников, приказы о приёме на работу, трудовые договоры. Составьте акт об утрате прежнего журнала с указанием обстоятельств и подписями ответственных лиц.

Нужно ли регистрировать в журнале трудовые книжки совместителей?

Нет. Трудовая книжка ведётся и хранится по основному месту работы (ст. 66 ТК РФ). Совместитель не передаёт свою трудовую книжку второму работодателю, поэтому регистрировать её в книге учёта не нужно. Записи о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку основным работодателем по желанию работника на основании подтверждающего документа.

Кто назначается ответственным за ведение книги учёта?

Ответственное лицо назначается приказом руководителя организации или ИП. Это может быть специалист по кадрам, бухгалтер, секретарь, офис-менеджер или сам руководитель (индивидуальный предприниматель). Главное — полномочия должны быть зафиксированы документально. При смене ответственного лица рекомендуется провести передачу журнала и трудовых книжек по акту приёма-передачи с поштучной сверкой.

Какой штраф грозит за отсутствие журнала учёта трудовых книжек?

Отсутствие книги учёта квалифицируется как нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек и подпадает под ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей. При повторном нарушении: ИП — от 10 000 до 20 000 рублей, юридические лица — от 50 000 до 70 000 рублей. Должностному лицу может грозить дисквалификация на срок от одного до трёх лет.

Заключение

Журнал учёта движения трудовых книжек — не формальность, а рабочий инструмент кадрового контроля и юридической защиты работодателя. Корректное ведение этого документа подтверждает добросовестность при проверках ГИТ, защищает от претензий бывших работников и помогает поддерживать порядок в кадровых документах.

Подведём итог — что необходимо сделать:

1. Выбрать форму журнала — собственную или типографскую, с обязательными реквизитами по Приказу № 320н
2. Оформить журнал — прошить, пронумеровать, заверить подписью руководителя
3. Назначить ответственное лицо приказом
4. Заполнять все графы при каждом приёме и увольнении работника с бумажной трудовой
5. Брать подпись работника при выдаче трудовой книжки — без исключений
6. Хранить завершённый журнал 50–75 лет

Штатный юрист обходится от 80 000 рублей в месяц, уходит в отпуск и не даёт гарантий. Кадровый документооборот — это система, которая должна работать без перебоев. Выстройте его один раз и правильно — и каждая проверка будет проходить без штрафов и нервов.