ЕФС-1: сроки, коды и подраздел 1.1 при приёме и увольнении

Каждый раз, когда вы принимаете нового сотрудника, переводите его на другую должность или расстаётесь с ним, закон обязывает вас уведомить об этом СФР — Социальный фонд России. Инструмент для этого — форма ЕФС-1, пришедшая на смену привычному СЗВ-ТД с января 2023 года. На первый взгляд, очередная отчётность. На практике — один из самых частых источников штрафов для малого бизнеса, потому что сроки здесь жёсткие, а ошибка в коде кадрового мероприятия обнуляет весь труд.

Эта статья написана для предпринимателей и кадровиков, которые ведут документооборот самостоятельно. Мы разберём, что такое форма ЕФС-1, как правильно заполнять подраздел 1.1, какие коды использовать при разных основаниях увольнения, и почему опоздание даже на один день может обойтись дороже, чем кажется.

Если вы раньше работали с СЗВ-ТД, многое покажется знакомым — логика та же. Но структура формы изменилась, добавились новые реквизиты, и именно в деталях кроются типичные ошибки. Разберём всё по порядку.

---

Что такое ЕФС-1 и зачем она нужна работодателю

ЕФС-1 — это единая форма сведений, утверждённая постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п (с учётом последующих изменений). Она объединила в себе несколько прежних отчётов: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Форма состоит из нескольких разделов, каждый из которых подаётся по своим правилам и в свои сроки.

Для кадрового учёта принципиально важен Раздел 1 и входящий в него подраздел 1.1 — именно он содержит сведения о трудовой деятельности работника. Фактически это цифровой аналог записей в трудовой книжке: приём, перевод, увольнение, установление должности, изменение режима работы.

Обязанность представлять эти сведения закреплена в статье 66.1 Трудового кодекса РФ: работодатель обязан формировать в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и представлять её для хранения в информационных ресурсах СФР.

📎 Ст. 66.1 ТК РФ: Работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и представляет её в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования.

Важно понимать: ЕФС-1 подаётся не раз в месяц или квартал — при кадровых событиях она сдаётся по факту события. Это принципиальное отличие от большинства других отчётов.

---

Кто и куда сдаёт ЕФС-1

Форму обязаны представлять все работодатели без исключения — юридические лица и индивидуальные предприниматели, у которых есть хотя бы один наёмный работник по трудовому договору. Самозанятые без сотрудников и ИП без работников от этой обязанности освобождены.

Отчёт подаётся в территориальный орган Социального фонда России по месту регистрации работодателя. Способ подачи зависит от численности:

• До 10 человек включительно — можно сдавать как в бумажном виде, так и в электронном.
• 11 человек и более — только в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

⚠️ Важно: Если в штате 10 сотрудников и вы решаете принять одиннадцатого, с этого момента бумажный вариант уже недопустим. Переход на электронный формат нужно обеспечить заранее.

При подаче через МФЦ или личный кабинет страхователя на сайте СФР форма также принимается. Большинство бухгалтерских программ и сервисов для кадрового документооборота умеют формировать и отправлять ЕФС-1 напрямую в фонд.

---

Сроки сдачи подраздела 1.1: когда нельзя опаздывать

Именно со сроками у малого бизнеса возникает больше всего проблем. Правило простое, но требует внимания:

При приёме на работу и увольнении — форму нужно сдать не позднее рабочего дня, следующего за датой издания приказа. То есть если приказ о приёме датирован понедельником, крайний срок подачи — вторник.

При постоянном переводе на другую должность или в другое структурное подразделение — тот же срок: следующий рабочий день после издания приказа.

При переименовании должности, изменении режима работы и других кадровых событиях — срок составляет 25-е число месяца, следующего за месяцем, в котором произошло изменение.

Итоговая таблица сроков:

Кадровое событие	Срок подачи
Приём на работу	Следующий рабочий день после приказа
Увольнение	Следующий рабочий день после приказа
Постоянный перевод	Следующий рабочий день после приказа
Присвоение второй профессии	25-е число следующего месяца
Переименование должности (без перевода)	25-е число следующего месяца

⚠️ Важно: Если крайний срок приходится на выходной или нерабочий праздничный день, он переносится на следующий за ним рабочий день — по общему правилу ст. 193 ТК РФ.

Отдельный случай — увольнение в последний рабочий день перед праздниками. Если человек увольняется 30 апреля, а следующий рабочий день — 8 мая, формально у вас есть время до 8 мая. Но СФР рекомендует не затягивать и подавать форму в день увольнения или на следующий день, если он рабочий.

---

Подраздел 1.1: структура и обязательные поля

Подраздел 1.1 является ключевой частью ЕФС-1 для целей кадрового учёта. Рассмотрим его структуру и то, что именно нужно заполнять.

Титульный лист и сведения о страхователе

На титульном листе указываются:

• Регистрационный номер в СФР
• ИНН и КПП (для организаций) или ИНН (для ИП)
• Наименование страхователя
• Отчётный период
• Код категории страхователя

Сведения о застрахованном лице

В подразделе 1.1 по каждому работнику заполняются:

• ФИО полностью
• СНИЛС — обязательно, без ошибок
• Дата рождения
• Гражданство (код страны)

Сведения о трудовой деятельности

Это основная часть раздела:

• Дата кадрового события — соответствует дате в приказе
• Код кадрового мероприятия — об этом подробнее в следующем разделе
• Наименование должности (профессии, специальности) по штатному расписанию
• Код должности по ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий)
• Районный коэффициент (если применяется)
• Основание кадрового события: статья ТК РФ, номер и дата приказа
• Работа на условиях неполного рабочего времени (отметка)

⚠️ Важно: Наименование должности в ЕФС-1 должно точно совпадать с наименованием в трудовом договоре и штатном расписании. Любое расхождение — повод для замечания при проверке ГИТ.

---

Коды кадровых мероприятий: как не запутаться

Код кадрового мероприятия — это буквенный код, который обозначает суть события. Именно здесь чаще всего допускают ошибки.

Актуальные коды:

• ПРИЁМ — приём на работу по трудовому договору
• ПЕРЕВОД — постоянный перевод на другую должность или в другое подразделение
• ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ — изменение наименования работодателя (не должности!)
• УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) — установление второй профессии, специальности, квалификации или иного совмещения
• УВОЛЬНЕНИЕ — расторжение трудового договора
• ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ — приостановление трудового договора (актуально для ситуаций, предусмотренных законом)
• ВОЗОБНОВЛЕНИЕ — возобновление трудового договора после приостановления

Основания увольнения: что писать в строке «статья ТК»

При заполнении сведений об увольнении критически важно правильно указать основание. Перечислим наиболее распространённые случаи:

• По соглашению сторон — п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
• Истечение срока трудового договора — п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
• Увольнение по собственному желанию — п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
• Инициатива работодателя (сокращение штата) — п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ
• Прогул — пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ
• Ликвидация организации — п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ
• Отказ от перевода по медицинским показаниям — п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ

📋 Пример: Работник написал заявление по собственному желанию. В подразделе 1.1 в строке «Основание увольнения» нужно указать: «Расторжение трудового договора по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». В графе кода мероприятия — УВОЛЬНЕНИЕ.

📎 Ст. 81 ТК РФ: Определяет перечень оснований для расторжения трудового договора по инициативе работодателя — от ликвидации организации до однократного грубого нарушения трудовых обязанностей. При заполнении ЕФС-1 нужно указывать конкретный пункт этой статьи.

---

ЕФС-1 при увольнении: пошаговый порядок действий

Увольнение — это кадровое событие, при котором цена ошибки в отчётности особенно высока: человек уходит, а неправильные сведения в его электронной трудовой книжке могут создать ему проблемы при оформлении пособий или трудоустройстве на новое место.

Шаг 1. Оформите приказ об увольнении

Приказ составляется по унифицированной форме Т-8 или по форме, утверждённой в вашей организации. В нём должны быть указаны дата увольнения, основание со ссылкой на статью ТК РФ и реквизиты документа-основания (заявление, соглашение и т.д.).

Шаг 2. Ознакомьте работника с приказом

Работник должен расписаться в приказе в день увольнения.

Шаг 3. Произведите расчёт

В последний рабочий день выплачивается заработная плата за отработанное время, компенсация за неиспользованный отпуск и иные предусмотренные выплаты.

Шаг 4. Заполните подраздел 1.1 ЕФС-1

Укажите:

• код мероприятия УВОЛЬНЕНИЕ
• дату увольнения (последний рабочий день)
• основание: статья ТК РФ, номер и дата приказа

Шаг 5. Сдайте форму в СФР

Не позднее следующего рабочего дня после даты приказа. При увольнении в пятницу — крайний срок понедельник (если он не праздничный).

Шаг 6. Выдайте работнику сведения о трудовой деятельности

По запросу или в день увольнения работник вправе получить выписку из ЕФС-1 (сведения о его трудовой деятельности). Работодатель обязан её предоставить.

⚠️ Важно: При ЕФС-1 при увольнении особое внимание уделите точности формулировки основания. Запись «уволен по собственному желанию» без ссылки на пункт и статью ТК РФ является ошибкой. Всегда пишите полную ссылку.

---

Штрафы за нарушения при сдаче ЕФС-1

Многие предприниматели воспринимают отчётность в СФР как формальность — до первого штрафа. Разберём, что грозит за нарушения.

За непредставление или несвоевременную подачу подраздела 1.1 ответственность наступает по ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ:

• За каждого работника, по которому не поданы (или поданы с опозданием) сведения — 500 рублей.

На первый взгляд немного. Но если задержали отчёт по 10 сотрудникам — уже 5 000 ₽. При систематических нарушениях суммы быстро накапливаются.

За представление недостоверных сведений — та же ответственность: 500 рублей за каждого застрахованного, сведения по которому искажены.

Дополнительно — административная ответственность должностного лица по ст. 15.33.2 КоАП РФ:

• Штраф на должностное лицо (руководителя, кадровика, бухгалтера) — от 300 до 500 рублей за каждый факт нарушения.

⚠️ Важно: Если вы самостоятельно обнаружили ошибку и подали корректирующие сведения до того, как их выявил СФР, штраф не применяется. Поэтому регулярная самопроверка отчётности — реальный способ сэкономить.

Отдельно стоит упомянуть, что ГИТ при плановых или внеплановых проверках также обращает внимание на своевременность подачи сведений о трудовой деятельности. Несоответствие данных в кадровых документах и в сведениях, переданных в СФР, — повод для более детального изучения всей кадровой документации работодателя.

---

Типичные ошибки и как их избежать

Обобщим наиболее распространённые проблемы, с которыми сталкиваются работодатели при заполнении ЕФС-1:

1. Несоответствие даты в форме и даты в приказе Дата кадрового события в ЕФС-1 должна совпадать с датой в приказе. Если приказ о приёме датирован 1-м числом, а в форму вписано 2-е — это ошибка, требующая корректировки.

2. Неверный код кадрового мероприятия Перевод нередко путают с приёмом. Важно: если человек переходит с одной должности на другую внутри той же организации — это ПЕРЕВОД, а не увольнение + приём.

3. Ошибка в СНИЛС Одна неверная цифра в СНИЛС — и сведения не будут привязаны к нужному лицу. Всегда сверяйте СНИЛС с копией страхового свидетельства.

4. Несовпадение наименования должности Должность в ЕФС-1 должна дословно совпадать с должностью в трудовом договоре и штатном расписании. Если в договоре «менеджер по продажам», а в форме написано «продавец» — это расхождение.

5. Пропуск события Работника перевели на другую должность, но в СФР ничего не отправили, потому что «это же не увольнение». При проверке отсутствие записи о переводе = неполные сведения = штраф.

6. Подача корректирующих сведений с неправильным типом Если нужно исправить ранее поданные данные, форма подаётся с типом «Отменяющая» или «Назначение», в зависимости от ситуации. Повторная подача без отмены предыдущей записи создаёт дубли.

Автоматизация помогает исключить большинство этих ошибок. Платформы вроде Bejure позволяют формировать кадровые документы и отчётность в связке: данные из трудового договора и приказа автоматически попадают в форму, исключая ручной перенос и опечатки. Это особенно важно для небольших компаний, где кадровыми вопросами занимается бухгалтер или сам руководитель без специальной подготовки.

---

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли сдавать ЕФС-1, если принимаю первого сотрудника как ИП?

Да, обязательно. Как только вы заключаете первый трудовой договор, вы становитесь страхователем и обязаны встать на учёт в СФР, а при кадровых событиях — подавать подраздел 1.1 ЕФС-1. Срок — следующий рабочий день после издания приказа о приёме.

Если сотрудник увольняется в пятницу, когда последний день для сдачи ЕФС-1?

Если приказ об увольнении датирован пятницей, крайний срок подачи ЕФС-1 — следующий рабочий день, то есть понедельник (при условии, что он не является нерабочим праздничным днём). Если понедельник — праздник, срок переносится на первый рабочий день после него.

Как исправить ошибку в уже поданном подразделе 1.1?

Нужно подать корректирующую форму. Если запись нужно полностью отменить — подаётся форма с типом «Отменяющая» с теми же данными, что и в ошибочной записи. Если нужно изменить сведения — сначала подаётся отменяющая запись, затем правильная. Важно: если ошибку обнаружили и исправили до того, как её выявил СФР — штраф не применяется.

Нужно ли подавать ЕФС-1 при временном переводе?

Нет. Временный перевод (например, на время отсутствия другого сотрудника) в подразделе 1.1 не отражается. В ЕФС-1 фиксируются только постоянные переводы. Временный перевод оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом, но в СФР не передаётся.

Что делать, если работник не пришёл в последний день и не подписал приказ об увольнении?

Если работник отсутствует и уклоняется от получения документов, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовыми документами или дать согласие на их отправку по почте. ЕФС-1 при этом подаётся в обычные сроки — на следующий рабочий день после даты приказа. Отсутствие подписи работника не отменяет обязанность работодателя подать сведения в СФР.

---

Заключение

ЕФС-1 — это не просто ещё один отчёт в копилку обязательной отчётности. Это цифровая история трудовой деятельности каждого вашего работника, и именно на её основе в будущем будут формироваться пенсионные права и рассчитываться пособия. Ошибка в коде, опоздание на один день или пропуск перевода — всё это влечёт реальные финансовые последствия и риски при проверке ГИТ.

Для малого бизнеса и ИП, где кадровым учётом занимается один человек в режиме многозадачности, особенно важно иметь надёжную систему, которая не даст забыть о сроках и не позволит ошибиться в реквизитах. Документы BEJURE разработаны под реальные задачи предпринимателей, соответствуют актуальному законодательству и обновляются автоматически — без необходимости каждый раз отслеживать изменения вручную. Архив документов и сведений доступен в любой момент: при проверке или спорной ситуации нужный документ можно предъявить за 30 секунд.

Ведите кадровый учёт системно — и ЕФС-1 перестанет быть источником стресса.