График отпусков на 2026: образец и правила составления

Декабрь — месяц, когда кадровые вопросы обостряются до предела. Среди отчётов, премий и корпоративов нужно успеть утвердить график отпусков на следующий год. Пропустите срок — получите штраф от ГИТ. Составите формально — столкнётесь с конфликтами в коллективе и кассовыми разрывами, когда половина отдела уйдёт отдыхать одновременно.

Для малого бизнеса и ИП этот документ часто кажется бюрократической формальностью. На практике именно график отпусков защищает работодателя от необоснованных требований сотрудников, позволяет планировать фонд оплаты труда и служит доказательством в трудовых спорах. В 2025 году инспекторы труда стали чаще проверять наличие и корректность этого документа — штрафы выросли, а оснований для их назначения стало больше.

В этом материале разберём правила составления графика отпусков на 2026 год пошагово: от сбора пожеланий работников до утверждения руководителем. Покажем актуальный образец, объясним, кого нельзя ограничивать в выборе дат, и расскажем, как избежать типичных ошибок, которые стоят предпринимателям десятки тысяч рублей.

Зачем нужен график отпусков и что говорит Трудовой кодекс

График отпусков — это не просто внутренний документ для удобства. Это локальный нормативный акт, обязательный для работодателя и работника.

📎 Ст. 123 ТК РФ: График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

Это означает, что график отпусков на 2026 год должен быть подписан руководителем не позднее 17 декабря 2025 года. Ни днём позже — иначе документ считается утверждённым с нарушением.

Юридическое значение графика:

• Для работодателя — основание для планирования замен, расчёта отпускных, контроля за соблюдением права работников на отдых
• Для работника — гарантия того, что ему предоставят отпуск в согласованные сроки
• Для проверяющих органов — доказательство того, что компания соблюдает трудовое законодательство
• Для суда — документ, подтверждающий или опровергающий позицию сторон трудового спора

Отсутствие утверждённого графика — это готовое основание для штрафа при любой проверке Государственной инспекции труда. Причём инспектор не обязан обнаружить жалобу работника: достаточно плановой или внеплановой проверки, при которой запрашиваются кадровые документы.

⚠️ Важно: График отпусков обязаны составлять все работодатели — и юридические лица, и индивидуальные предприниматели, у которых есть хотя бы один работник по трудовому договору. Исключение — микропредприятия, которые вправе заменить график письменным соглашением с работником о времени отпуска (ст. 309.2 ТК РФ). Однако на практике даже микропредприятиям безопаснее иметь утверждённый график.

Сроки утверждения и порядок согласования на 2026 год

Процедура подготовки графика занимает от двух до четырёх недель — в зависимости от численности персонала и наличия профсоюзной организации. Вот пошаговый алгоритм:

Шаг 1. Сбор пожеланий работников (ноябрь 2025)

Законодательство не обязывает работодателя учитывать пожелания всех сотрудников — только льготных категорий (о них ниже). Однако разумная практика — запросить предпочтения у каждого. Это снижает количество конфликтов и последующих переносов.

Направьте каждому работнику уведомление или опросный лист с просьбой указать желаемые даты отпуска. Установите срок возврата заполненных форм — например, до 20 ноября.

Шаг 2. Составление проекта графика (конец ноября — начало декабря 2025)

На основании собранных пожеланий, производственной необходимости и требований закона кадровая служба (или сам предприниматель) формирует проект. Учитывайте:

• Взаимозаменяемость сотрудников — не ставьте отпуска ключевых специалистов одного направления на одни и те же даты
• Сезонность бизнеса — в пиковые периоды продаж или производства массовые отпуска недопустимы
• Остатки отпусков за прошлые годы — работники, не использовавшие дни за 2024–2025 годы, должны быть включены в график с учётом накопленных дней
• Право льготных категорий на выбор удобного времени

Шаг 3. Учёт мнения профсоюза (если он есть)

📎 Ст. 372 ТК РФ: Если в организации действует выборный орган первичной профсоюзной организации, работодатель обязан направить ему проект графика отпусков. Профсоюз в течение пяти рабочих дней направляет мотивированное мнение.

Для большинства ИП и микробизнесов этот шаг неактуален — профсоюза просто нет. Но если он создан, пропуск согласования делает график недействительным.

Шаг 4. Утверждение руководителем (не позднее 17 декабря 2025)

Руководитель подписывает график приказом или проставляет гриф утверждения непосредственно на документе. С этого момента график отпусков на 2026 год становится обязательным.

Шаг 5. Ознакомление работников

Закон не содержит прямого требования знакомить работников с графиком под подпись, однако Роструд неоднократно рекомендовал это делать. При возникновении спора подпись работника подтвердит, что он знал о датах своего отпуска.

📋 Пример: ИП Сидорова ведёт розничный магазин с пятью продавцами. В ноябре 2025 года она раздала каждому бланк с просьбой указать предпочтительные даты отпуска. Трое из пяти хотели уйти в июле. Сидорова согласовала июль для двух продавцов (с учётом взаимозаменяемости), а третьему предложила август. 15 декабря 2025 года график был утверждён, а все сотрудники расписались в листе ознакомления.

Образец графика отпусков на 2026 год: форма и содержание

Для оформления графика чаще всего используют унифицированную форму Т-7, утверждённую Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 2013 года она не является строго обязательной — работодатель вправе разработать собственную форму. Однако Т-7 остаётся стандартом, который точно примет любой инспектор.

Структура формы Т-7

Документ представляет собой таблицу со следующими графами:

1. Структурное подразделение — наименование отдела, цеха, филиала
2. Должность — в соответствии со штатным расписанием
3. ФИО работника
4. Табельный номер
5. Количество календарных дней отпуска — основного и дополнительного
6. Запланированная дата начала отпуска
7. Фактическая дата начала — заполняется в течение года
8. Основание переноса — если отпуск был перенесён
9. Дата предполагаемого отпуска (при переносе)
10. Примечание

Особенности заполнения для малого бизнеса

Если у ИП нет структурных подразделений, графу 1 можно оставить пустой или указать «—». Табельные номера при их отсутствии тоже допускается не указывать, хотя лучше присвоить каждому работнику номер — это упрощает учёт.

⚠️ Важно: В графике указываются все работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем на момент утверждения. В том числе те, кто находится в отпуске по уходу за ребёнком, на длительном больничном или работает по срочному трудовому договору (если срок действия договора захватывает 2026 год).

Работники, принятые после утверждения графика (например, в феврале 2026 года), включаются дополнительно. Для этого издаётся приказ о внесении изменений в график или составляется дополнение к нему.

Можно ли разбивать отпуск на части

Да, но с ограничениями.

📎 Ст. 125 ТК РФ: По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделён на части. При этом хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней.

Оставшиеся дни можно дробить как угодно — по 7, 5 или даже по 1 дню. Однако работодатель не обязан соглашаться на дробление. Если в графике стоит отпуск целиком (28 дней), работник не может в одностороннем порядке потребовать разделения.

При составлении образца графика отпусков на 2026 год рекомендуется сразу отражать разделение, если стороны договорились о нём. Каждая часть отпуска записывается отдельной строкой.

Кто имеет право выбирать время отпуска без согласия работодателя

Трудовой кодекс и другие федеральные законы предоставляют ряду категорий работников приоритетное право на выбор периода отпуска. Работодатель обязан включить их в график на те даты, которые они укажут.

Перечень льготных категорий:

• Несовершеннолетние работники (до 18 лет) — ст. 267 ТК РФ
• Беременные женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (ст. 260 ТК РФ)
• Работники, усыновившие ребёнка в возрасте до 3 месяцев — ст. 122 ТК РФ
• Мужья, чьи жёны находятся в отпуске по беременности и родам — ст. 123 ТК РФ
• Совместители — отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ)
• Один из родителей (опекунов, попечителей), воспитывающий ребёнка-инвалида до 18 лет — ст. 262.1 ТК РФ
• Многодетные работники, имеющие трёх и более детей до 18 лет (до достижения младшим 14 лет) — ст. 262.2 ТК РФ
• Почётные доноры — ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ
• Ветераны боевых действий — ст. 14 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ
• Супруги военнослужащих — одновременно с отпуском военнослужащего (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ)
• Работники, ранее отозванные из отпуска — неиспользованная часть предоставляется в удобное для них время (ст. 125 ТК РФ)

📋 Пример: Менеджер Иванов — отец троих детей (12, 9 и 4 лет). По ст. 262.2 ТК РФ он вправе выбрать любое удобное время для ежегодного отпуска. Работодатель обязан указать в графике те даты, которые запросил Иванов, даже если они приходятся на пиковый сезон.

При формировании проекта графика рекомендуется сначала внести пожелания льготных категорий, а затем распределять отпуска остальных работников. Такой подход минимизирует риск конфликтов и претензий со стороны проверяющих.

⚠️ Важно: Работник льготной категории должен подтвердить своё право документально — свидетельство о рождении детей, удостоверение ветерана, справка с основного места работы (для совместителей) и т. д. Запросите копии заблаговременно.

Как вносить изменения и переносить отпуск в течение 2026 года

Утверждённый график — не приговор. Жизнь вносит коррективы: работник может заболеть, уволиться, или производственная ситуация потребует его присутствия. Закон допускает изменения, но каждый перенос должен быть оформлен документально.

Основания для переноса отпуска

📎 Ст. 124 ТК РФ: Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлён или перенесён на другой срок в случаях:

1. Временная нетрудоспособность работника — если больничный совпал с отпуском, неиспользованные дни переносятся
2. Исполнение государственных обязанностей — присяжные заседатели, военные сборы и т. д.
3. Несвоевременная выплата отпускных — работодатель обязан выплатить их не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Нарушили срок — работник вправе потребовать перенос
4. Несвоевременное предупреждение — работника нужно известить о начале отпуска не позднее чем за 2 недели (ст. 123 ТК РФ)
5. Производственная необходимость — если предоставление отпуска может неблагоприятно сказаться на работе организации (только с согласия работника)

Порядок оформления переноса

Каждый перенос фиксируется следующим образом:

• Работник пишет заявление о переносе (или работодатель направляет ему предложение о переносе)
• Руководитель издаёт приказ о переносе отпуска
• В графе 8 формы Т-7 указывается основание переноса (реквизиты приказа)
• В графе 9 — новая дата отпуска

Не допускается непредоставление отпуска в течение двух лет подряд. Даже если работник сам просит об этом.

📎 Ст. 124 ТК РФ: Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление отпуска работникам до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Увольнение и приём новых работников

Если сотрудник увольняется до наступления запланированного отпуска, его строка в графике остаётся — в примечании указывается дата и основание увольнения. Новые работники, принятые в течение 2026 года, могут быть включены дополнительным приказом. Право на отпуск возникает после шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ), хотя по соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и раньше.

Штрафы за отсутствие графика и типичные ошибки работодателей

Кадровый документооборот — зона повышенного внимания ГИТ. Отсутствие графика отпусков или его ненадлежащее оформление квалифицируется как нарушение трудового законодательства.

Размеры штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ

Нарушитель	Первичное нарушение	Повторное нарушение
Должностное лицо	1 000 – 5 000 ₽	10 000 – 20 000 ₽ или дисквалификация на 1–3 года
ИП	1 000 – 5 000 ₽	10 000 – 20 000 ₽
Юридическое лицо	30 000 – 50 000 ₽	50 000 – 70 000 ₽

Штраф назначается за каждое выявленное нарушение. Если инспектор обнаружит, что графика нет, отпускные выплачены с задержкой, а два сотрудника не получали отпуск два года подряд — это три отдельных нарушения и три штрафа.

Самые распространённые ошибки

1. Утверждение графика позже 17 декабря — даже один день просрочки формирует состав правонарушения
2. Отсутствие в графике отдельных работников — часто «забывают» совместителей, удалённых работников или тех, кто в декрете
3. Игнорирование льготных категорий — отказ многодетному работнику в выборе удобных дат — прямое нарушение закона
4. Отсутствие ознакомления работников — формально закон этого не требует, но Роструд и суды встают на сторону работника, если тот не знал о датах отпуска
5. Непроведение переносов через приказ — устные договорённости не имеют юридической силы
6. Использование устаревших шаблонов — скачанный из интернета бланк может не учитывать актуальные изменения законодательства и специфику вашего бизнеса

📋 Пример: Компания «Лотос» (ООО, 15 сотрудников) скачала бланк графика отпусков с бесплатного юридического сайта. Шаблон оказался устаревшим — не содержал графы для дополнительных отпусков. При проверке инспектор ГИТ указал на несоответствие требованиям, а заодно обнаружил, что двое работников не ознакомлены с графиком. Итог: два штрафа на общую сумму 80 000 ₽.

Шаблон из интернета — это риск, оформленный в Word. Документы, созданные в специализированных системах вроде Bejure, разрабатываются под конкретный вид деятельности, обновляются при изменении законодательства и защищены финансовой гарантией до 200 000 ₽.

Автоматизация составления графика: как упростить кадровый учёт

Для ИП с двумя-тремя сотрудниками составление графика — задача на один вечер. Но даже здесь легко допустить ошибку: перепутать количество дней, забыть про дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день, не учесть остатки за прошлый год.

При штате от пяти человек ручное ведение кадрового учёта превращается в рутину, которая отнимает время от основного бизнеса. Рассмотрим, какие задачи можно и нужно автоматизировать:

Что автоматизируется

• Расчёт количества дней отпуска — с учётом стажа, дополнительных отпусков, неиспользованных остатков
• Контроль льготных категорий — система напоминает, что конкретный работник имеет приоритетное право выбора дат
• Формирование формы Т-7 — заполнение таблицы данными из кадровой базы
• Уведомления о начале отпуска — автоматическая генерация уведомлений за 14 дней
• Учёт переносов — фиксация изменений с указанием оснований
• Хранение документов — все приказы, заявления и графики в одном месте, доступны при проверке за 30 секунд

Платформа Bejure закрывает эти задачи в рамках единой экосистемы: график отпусков формируется автоматически на основании данных о работниках, подписывается электронной подписью и хранится в защищённом архиве. Фиксированная подписка от 1 440 ₽/мес заменяет необходимость нанимать штатного кадровика или обращаться к стороннему юристу, который получает доступ к данным ваших сотрудников без каких-либо гарантий конфиденциальности.

Что остаётся на работодателе

Никакая система не заменит управленческое решение. Работодатель определяет:

• Кому предоставить отпуск в «горячий» сезон, а кого попросить сместить даты
• Как обеспечить взаимозаменяемость
• Согласовывать ли дробление отпуска на части менее 14 дней

Автоматизация снимает рутину — решения остаются за вами.

Часто задаваемые вопросы

Нужен ли график отпусков, если у ИП всего один работник?

Да. Трудовой кодекс не устанавливает минимальную численность персонала для составления графика. Если у вас есть хотя бы один сотрудник, оформленный по трудовому договору, график отпусков обязателен. Исключение — если ваш бизнес имеет статус микропредприятия (ст. 309.2 ТК РФ): тогда вместо графика можно оформить письменное соглашение о времени отпуска.

Обязательно ли использовать форму Т-7 или можно разработать свой бланк?

С 2013 года унифицированные формы первичной учётной документации не являются обязательными (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Вы вправе разработать собственную форму, главное — включить все необходимые реквизиты: ФИО работника, должность, количество дней отпуска, планируемые даты. На практике использование формы Т-7 — самый безопасный вариант, поскольку инспекторы ГИТ привыкли к ней и не задают лишних вопросов.

Можно ли утвердить график отпусков в электронном виде?

Да, если в организации внедрён электронный документооборот в соответствии со ст. 22.1–22.3 ТК РФ. Документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя и имеет ту же юридическую силу, что и бумажный. Для ознакомления работников допускается использование простой электронной подписи или усиленной неквалифицированной — в зависимости от вида документа и положений локального акта об ЭДО.

Что делать, если работник отказывается идти в отпуск по графику?

Работодатель обязан предоставить отпуск в установленные графиком сроки, а работник обязан его использовать. Если сотрудник отказывается, зафиксируйте отказ актом, издайте приказ о предоставлении отпуска и ознакомьте работника под подпись. Выплатите отпускные за 3 дня до начала отпуска. Работник, не вышедший на работу в период отпуска, не совершает прогул — он находится в законном отпуске. Документальная фиксация защитит вас при любых последующих спорах.

Нужно ли включать в график дополнительные отпуска?

Да. В графике отражаются все виды ежегодных оплачиваемых отпусков: основной (28 календарных дней), дополнительный за ненормированный рабочий день (не менее 3 дней — ст. 119 ТК РФ), дополнительный за работу во вредных условиях (не менее 7 дней — ст. 117 ТК РФ) и иные дополнительные отпуска, предусмотренные законом или локальными нормативными актами работодателя. Общее количество дней суммируется и вносится в графу 5 формы Т-7.

Заключение

График отпусков на 2026 год — документ, который защищает и работодателя, и работников. Его отсутствие грозит штрафами до 70 000 ₽ для юридических лиц, а ошибки в составлении создают почву для трудовых споров и предписаний ГИТ.

Ключевые моменты, которые нужно запомнить:

• Срок утверждения — не позднее 17 декабря 2025 года
• Льготные категории — имеют приоритетное право выбора дат, и отказать им нельзя
• Минимум 14 дней подряд — при разделении отпуска на части
• Каждый перенос — оформляется приказом
• Хранение — все документы должны быть доступны для предъявления инспектору

Не откладывайте составление графика на последние дни декабря. Начните сбор пожеланий работников уже в ноябре, учтите льготные категории, проверьте остатки отпусков за прошлые годы — и утвердите документ вовремя. Грамотный кадровый документооборот — это не бюрократия, а фундамент, на котором строится стабильный бизнес без юридических рисков.