Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговый гайд

Вы зарегистрировали бизнес, нашли первого сотрудника и готовы подписать трудовой договор. Но между рукопожатием и первым рабочим днём лежит целый пласт обязательных кадровых документов, о которых начинающие предприниматели узнают слишком поздно — обычно после визита инспектора ГИТ. Штрафы за отсутствие базового кадрового делопроизводства начинаются от 1 000 ₽ для ИП и доходят до 200 000 ₽ для юридических лиц при повторных нарушениях. И это не считая судебных споров с уволенными работниками, которые выигрывают дело именно потому, что работодатель не оформил документы.

Проблема в том, что Трудовой кодекс РФ не делает скидок на размер компании. Требования одинаковы для корпорации с тысячей сотрудников и для ИП с одним курьером. Разница лишь в том, что у корпорации есть HR-отдел и штатный юрист, а предприниматель разбирается сам — по статьям из интернета, устаревшим шаблонам и советам знакомых. Этот гайд создан, чтобы заменить хаотичный поиск системным планом действий: от первого приказа до полностью укомплектованной кадровой папки.

Ниже — пошаговая инструкция по организации кадрового учёта для тех, кто нанимает первых сотрудников и хочет сделать это правильно с первого раза.

Зачем малому бизнесу кадровое делопроизводство с первого дня

Распространённое заблуждение: «У меня два сотрудника, какие кадровые документы?» Между тем обязанность вести кадровый документооборот возникает в момент заключения первого трудового договора — не после десятого найма, не после первой проверки, а сразу.

📎 Ст. 22 ТК РФ: Работодатель обязан соблюдать трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров.

Что происходит, когда кадровые документы отсутствуют:

• Трудовая инспекция при плановой или внеплановой проверке фиксирует каждый отсутствующий документ как отдельное нарушение. По ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ штраф для ИП составляет от 1 000 до 5 000 ₽, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 ₽. При повторном нарушении суммы увеличиваются: для юрлиц — до 70 000 ₽ за каждый эпизод.
• Работник при увольнении оспаривает приказ в суде. Если нет подписанной должностной инструкции, правил внутреннего трудового распорядка или акта об ознакомлении — суд встаёт на сторону работника. Восстановление на работе, компенсация за вынужденный прогул, моральный вред — всё это ложится на работодателя.
• Налоговая запрашивает документы при камеральных проверках. Отсутствие штатного расписания и корректно оформленных трудовых договоров вызывает вопросы о правомерности отнесения расходов на оплату труда к затратам.

Кадровое делопроизводство — это не бюрократия ради бюрократии. Это система защиты бизнеса, которая работает в двух направлениях: защищает от штрафов государства и от претензий сотрудников.

⚠️ Важно: Микропредприятия (до 15 сотрудников, выручка до 120 млн ₽/год) вправе отказаться от принятия части локальных нормативных актов на основании ст. 309.2 ТК РФ. Но это не освобождает от ведения трудовых договоров, приказов, личных карточек и табелей учёта рабочего времени. Упрощение касается только ЛНА, условия которых включены в типовую форму трудового договора.

Обязательные кадровые документы: полный перечень для нового работодателя

Прежде чем оформлять первого работника, необходимо подготовить базовый пакет документов. Разделим их на две группы: документы, которые должны существовать до приёма первого сотрудника, и документы, которые оформляются при каждом найме.

Документы, создаваемые до приёма первого работника

1. Штатное расписание (унифицированная форма Т-3 или собственная форма). Определяет структуру организации, перечень должностей, количество штатных единиц и размер окладов. Без него невозможно корректно указать трудовую функцию в договоре.

2. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Обязательный локальный нормативный акт согласно ст. 189 ТК РФ. Регламентирует режим рабочего времени, порядок приёма и увольнения, права и обязанности сторон, меры дисциплинарного взыскания.

3. Положение об оплате труда и премировании. Если система оплаты сложнее, чем фиксированный оклад, — документ обязателен. Описывает порядок начисления заработной платы, надбавок, премий и удержаний.

4. Положение о защите персональных данных работников. Требуется на основании ст. 86–88 ТК РФ и Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных». Определяет порядок сбора, хранения, обработки и передачи персональных данных.

5. Инструкции по охране труда. Обязательны для каждой должности или вида работ. Утверждаются приказом руководителя.

6. График отпусков (форма Т-7). Утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). В первый год работы формируется по мере приёма сотрудников.

📋 Пример: ИП Сидоров открыл кофейню в марте и нанял бариста. К моменту подписания трудового договора у него должны быть готовы: штатное расписание с должностью «бариста», ПВТР с указанием сменного графика работы, положение о персональных данных и инструкция по охране труда. Без этих документов трудовой договор «повисает в воздухе» — работнику не на что сослаться при вопросах о его правах, а работодателю — при вопросах о своих.

Документы, оформляемые при приёме каждого сотрудника

• Трудовой договор — минимум в двух экземплярах, один — работнику с отметкой о получении (ст. 67 ТК РФ).
• Приказ о приёме на работу (форма Т-1 или произвольная). Издаётся на основании подписанного трудового договора.
• Личная карточка работника (форма Т-2). Хотя с 2013 года унифицированные формы не обязательны, карточка остаётся основным учётным документом.
• Запись в трудовую книжку (для работников, не отказавшихся от бумажной формы) или формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).
• Согласие на обработку персональных данных.
• Лист ознакомления с локальными нормативными актами — подпись работника до заключения трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

⚠️ Важно: Ознакомление с ЛНА проводится до подписания трудового договора, а не после. Нарушение этого порядка — самостоятельное основание для штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ.

Пошаговый алгоритм организации кадрового учёта

Теперь, когда список документов ясен, разберём последовательность действий. Этот алгоритм подходит для ИП и ООО, которые нанимают первых сотрудников.

Шаг 1. Определите организационную структуру

Даже если в компании два человека, структура должна существовать на бумаге. Составьте штатное расписание: укажите наименование должностей в соответствии с Общероссийским классификатором профессий (если должность связана с льготами или ограничениями), количество штатных единиц, оклады или тарифные ставки. Утвердите расписание приказом руководителя.

Шаг 2. Разработайте и утвердите локальные нормативные акты

Начните с ПВТР — это фундаментальный документ, на который будут ссылаться все остальные. Пропишите в нём:

• Порядок приёма, перевода и увольнения сотрудников
• Основные права и обязанности работника и работодателя
• Режим рабочего времени и времени отдыха (продолжительность рабочей недели, время начала и окончания работы, перерывы)
• Порядок выплаты заработной платы (конкретные даты — не реже чем каждые полмесяца, ст. 136 ТК РФ)
• Меры поощрения и дисциплинарной ответственности

Затем подготовьте положение о персональных данных и инструкции по охране труда. Каждый документ утверждается приказом с указанием даты вступления в силу.

Шаг 3. Подготовьте шаблон трудового договора

Содержание договора регламентируется ст. 57 ТК РФ. Обязательные условия:

• Место работы
• Трудовая функция (должность по штатному расписанию)
• Дата начала работы (и срок действия, если договор срочный)
• Условия оплаты труда
• Режим рабочего времени и отдыха
• Условия труда на рабочем месте (по результатам СОУТ)
• Условие об обязательном социальном страховании

📎 Ст. 57 ТК РФ: Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо обязательные условия, это не является основанием для признания договора незаключённым. Недостающие условия вносятся путём заключения дополнительного соглашения.

Скачанный из интернета шаблон трудового договора — это лотерея. Документ мог быть составлен до последних поправок в ТК РФ, не учитывать специфику вашего вида деятельности или содержать условия, ухудшающие положение работника (которые юридической силы не имеют, но создают иллюзию защиты). Платформы автоматизации, такие как Bejure, формируют трудовые договоры с учётом актуального законодательства и конкретной ниши бизнеса — документы обновляются при изменении норм, подписываются электронной подписью и хранятся в защищённой системе, из которой их можно извлечь за полминуты в случае проверки.

Шаг 4. Оформите приём первого работника

Последовательность действий при приёме сотрудника:

1. Получите от работника документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ (паспорт, СНИЛС, документы воинского учёта, документ об образовании — при необходимости, справку об отсутствии судимости — для отдельных категорий).
2. Ознакомьте работника с ПВТР, положением об оплате труда, инструкцией по охране труда и другими ЛНА под подпись.
3. Подпишите трудовой договор в двух экземплярах. На экземпляре работодателя работник ставит отметку о получении своего экземпляра.
4. Издайте приказ о приёме на работу. Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора.
5. Заполните личную карточку Т-2.
6. Внесите запись в трудовую книжку (если работник не перешёл на электронную форму) не позднее пяти рабочих дней с момента приёма.
7. Подайте отчёт по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1) в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме.

Шаг 5. Организуйте систему хранения документов

Кадровые документы имеют установленные сроки хранения (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236):

• Трудовые договоры, приказы по личному составу (приём, увольнение, перевод) — 50 лет (для документов, созданных после 2003 года)
• Штатные расписания — постоянно
• Табели учёта рабочего времени — 5 лет (при вредных условиях — 50 лет)
• Графики отпусков — 3 года

⚠️ Важно: Уничтожение кадровых документов до истечения сроков хранения — нарушение, которое может повлечь ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ (штраф для должностных лиц — от 3 000 до 5 000 ₽, для юридических лиц — от 5 000 до 10 000 ₽).

Как правильно оформить трудовой договор: обязательные и дополнительные условия

Трудовой договор — центральный документ кадрового учёта. Ошибки в его оформлении приводят к двум категориям проблем: штрафы от ГИТ и проигранные трудовые споры. Разберём структуру документа детально.

Обязательные условия (ст. 57 ТК РФ)

Условие	Что указывать	Типичная ошибка
Место работы	Юридический адрес работодателя; при работе в обособленном подразделении — его местонахождение	Указание только города без конкретного адреса
Трудовая функция	Должность в соответствии со штатным расписанием	Должность в договоре не совпадает со штатным расписанием
Дата начала работы	Конкретная дата	Отсутствие даты — договор считается заключённым со дня фактического допуска
Оплата труда	Размер оклада (тарифной ставки), надбавки, доплаты	Указание «согласно штатному расписанию» вместо конкретной суммы
Режим работы	Если отличается от общих правил у данного работодателя	Отсутствие при сменном или гибком графике
Условия труда	Класс условий труда по результатам СОУТ	Полное отсутствие (обязательно с 2014 года)
Социальное страхование	Вид и условия обязательного социального страхования	Формальная ошибка, но фиксируется при проверке

Дополнительные условия

Помимо обязательных, в договор можно включить дополнительные условия, не ухудшающие положение работника:

• Испытательный срок — до трёх месяцев для рядовых сотрудников, до шести — для руководителей и главных бухгалтеров (ст. 70 ТК РФ). Нельзя устанавливать для беременных, несовершеннолетних, лиц, принятых по конкурсу, и ряда других категорий.
• Неразглашение коммерческой тайны — только при наличии утверждённого положения о коммерческой тайне и перечня сведений.
• Дополнительное страхование или негосударственное пенсионное обеспечение.
• Обязанность отработать после обучения, если обучение проводилось за счёт работодателя (с указанием срока и условий возврата затрат).

📋 Пример: ИП Козлова наняла менеджера по продажам с испытательным сроком 3 месяца. В трудовом договоре указан оклад 45 000 ₽, но в штатном расписании должность называется «специалист по продажам». При проверке ГИТ зафиксировала несоответствие наименования должности и выписала предписание об устранении нарушения. Если бы работник был уволен как не прошедший испытание и обратился в суд, расхождение между договором и штатным расписанием стало бы дополнительным аргументом в его пользу.

Режим рабочего времени и табель учёта: что должен знать работодатель

Режим рабочего времени — один из наиболее конфликтных участков кадрового делопроизводства. Здесь пересекаются интересы бизнеса (гибкость), работника (предсказуемость) и закона (ограничения).

Основные режимы работы

• Нормальная продолжительность — 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ). Стандартная пятидневка с двумя выходными.
• Сокращённое рабочее время — обязательно для несовершеннолетних (до 16 лет — не более 24 часов в неделю, 16–18 лет — не более 35 часов), работников с вредными условиями труда 3 или 4 степени (не более 36 часов), инвалидов I и II группы (не более 35 часов).
• Неполное рабочее время — устанавливается по соглашению сторон или по обязательному требованию отдельных категорий работников (беременные, родитель ребёнка до 14 лет — ст. 93 ТК РФ).
• Сменная работа — когда производственный процесс превышает допустимую продолжительность ежедневной работы (ст. 103 ТК РФ). Обязателен график сменности, доведённый до работников не позднее чем за месяц.
• Суммированный учёт рабочего времени — применяется, когда невозможно соблюсти ежедневную или еженедельную норму. Учётный период — от месяца до года (ст. 104 ТК РФ).

Табель учёта рабочего времени

Табель (форма Т-12 или Т-13) — обязательный документ. Фиксирует фактически отработанное время каждым сотрудником. На основании табеля начисляется заработная плата, рассчитываются отпускные и больничные.

Типичные ошибки:

• Табель заполняется формально — без учёта фактических отклонений (больничные, отпуска, прогулы)
• Отсутствие табеля при сменном режиме работы — делает невозможным доказательство соблюдения нормы рабочего времени
• Неотражение сверхурочной работы — прямое нарушение ст. 99 ТК РФ и основание для штрафа

📎 Ст. 99 ТК РФ: Сверхурочная работа оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере. Продолжительность сверхурочной работы не должна превышать 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

Процедуры приёма и увольнения: пошаговое оформление без ошибок

Приём на работу

Алгоритм приёма описан выше в шаге 4. Дополним ключевыми нюансами:

• Фактический допуск к работе без оформления трудового договора означает заключение трудового договора по умолчанию (ст. 67 ТК РФ). Работодатель обязан оформить договор в письменной форме не позднее трёх рабочих дней с момента допуска. За уклонение — штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ: для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 ₽.
• Отказ в приёме на работу должен быть обоснован деловыми качествами кандидата. По требованию соискателя причину отказа необходимо сообщить в письменной форме в течение семи рабочих дней (ст. 64 ТК РФ).
• При приёме несовершеннолетних обязателен предварительный медицинский осмотр (ст. 69 ТК РФ). Запрещён испытательный срок (ст. 70 ТК РФ).

Увольнение

Увольнение сотрудников — зона максимального риска. Каждое основание увольнения требует строгого соблюдения процедуры.

По инициативе работника (ст. 80 ТК РФ):

1. Работник подаёт заявление об увольнении не менее чем за 14 календарных дней (для руководителя — за месяц).
2. Работодатель издаёт приказ об увольнении.
3. В последний рабочий день — полный расчёт и выдача трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности).
4. Подача ЕФС-1 в СФР — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.

По инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ):

Каждое основание имеет свои процедурные требования. Например:

• Сокращение штата (п. 2 ч. 1 ст. 81) — уведомление работника за два месяца (ст. 180 ТК РФ), предложение вакантных должностей, соблюдение преимущественного права на оставление (ст. 179 ТК РФ), запрет на увольнение беременных (ст. 261 ТК РФ).
• Неоднократное неисполнение обязанностей (п. 5 ч. 1 ст. 81) — необходимо наличие действующего дисциплинарного взыскания, затребование объяснительной в текущем случае, соблюдение сроков (ст. 193 ТК РФ: один месяц со дня обнаружения, шесть месяцев со дня совершения).

⚠️ Важно: Нарушение процедуры увольнения — основание для восстановления работника на работе с выплатой среднего заработка за весь период вынужденного прогула (ст. 394 ТК РФ). Средний период вынужденного прогула по трудовым спорам — 4–8 месяцев. Для работника с окладом 50 000 ₽ это от 200 000 до 400 000 ₽ компенсации плюс моральный вред.

Типичные ошибки в кадровом делопроизводстве и как их избежать

Анализ предписаний ГИТ и судебной практики позволяет выделить наиболее частые нарушения, которые допускают представители начинающего бизнеса.

Ошибка 1. Работа без трудового договора

Работодатель нанимает сотрудника «на пробу» без оформления, планируя заключить договор позже. Результат: штраф до 100 000 ₽ за каждого неоформленного работника (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ), а при повторном нарушении — до 200 000 ₽ или дисквалификация руководителя на срок от одного до трёх лет.

Ошибка 2. Отсутствие обязательных ЛНА

Нет правил внутреннего трудового распорядка, положения о персональных данных, инструкций по охране труда. Каждый отсутствующий документ — отдельный штраф.

Ошибка 3. Подмена трудового договора гражданско-правовым

Заключение договора ГПХ вместо трудового при наличии признаков трудовых отношений (подчинение правилам работодателя, выполнение определённой трудовой функции, регулярная оплата). Переквалификация по ст. 19.1 ТК РФ с доначислением взносов и штрафами.

Ошибка 4. Невыплата или задержка заработной платы

Даты выплат должны быть зафиксированы в ПВТР и трудовом договоре. Задержка хотя бы на один день — основание для компенсации в размере не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ). При задержке более 15 дней работник вправе приостановить работу (ст. 142 ТК РФ).

Ошибка 5. Неправильное оформление увольнения

Отсутствие письменного заявления при увольнении по собственному желанию, нарушение сроков предупреждения при сокращении, увольнение защищённых категорий работников. Последствия описаны выше — восстановление через суд с компенсацией.

Как избежать ошибок

Системный подход к кадровому делопроизводству строится на трёх принципах:

• Полнота: все обязательные документы существуют и актуальны
• Последовательность: процедуры оформления соблюдаются в установленном порядке
• Доступность: документы хранятся организованно и могут быть предъявлены в течение нескольких минут

Штатный юрист обходится бизнесу от 80 000 ₽ в месяц, уходит в отпуск и не несёт финансовой ответственности за ошибки в документах. Внешний юрист получает персональные данные сотрудников и коммерческую информацию без гарантий конфиденциальности. Bejure решает эту задачу иначе: весь кадровый документооборот замкнут внутри защищённой системы, документы формируются под конкретный вид деятельности и обновляются при изменении законодательства. Подписка — от 1 440 ₽ в месяц, доступ — круглосуточный, архив документов — в одном месте с возможностью подписания электронной подписью, которая имеет юридическую силу наравне с бумажным экземпляром.

Часто задаваемые вопросы

Какие кадровые документы обязательны для ИП с одним сотрудником?

Для ИП, нанявшего хотя бы одного работника, обязательны: трудовой договор, приказ о приёме на работу, личная карточка Т-2, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о защите персональных данных, инструкция по охране труда, табель учёта рабочего времени и график отпусков. Если ИП относится к микропредприятиям, часть ЛНА можно не принимать при условии, что все обязательные условия включены в типовой трудовой договор (ст. 309.2 ТК РФ).

Можно ли вести кадровый учёт полностью в электронном виде?

Да, с существенными оговорками. Трудовой договор может быть заключён в электронной форме при использовании усиленной квалифицированной электронной подписи работодателя (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). Работник вправе подписывать документы усиленной неквалифицированной электронной подписью. Приказы по личному составу, ЛНА, ознакомительные листы — также могут вестись электронно при переходе на электронный документооборот в соответствии с главой 49.1 ТК РФ. Трудовые книжки в электронной форме ведутся через систему СФР — это не локальный электронный документ, а сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1).

Какой штраф грозит за отсутствие штатного расписания?

Отсутствие штатного расписания квалифицируется как нарушение трудового законодательства по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф для должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 ₽, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 ₽. При повторном нарушении суммы увеличиваются: для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 ₽ (или дисквалификация на срок от одного до трёх лет), для юрлиц — от 50 000 до 70 000 ₽.

Нужно ли проводить специальную оценку условий труда (СОУТ) при найме первого сотрудника?

Да. СОУТ обязательна для всех рабочих мест, за исключением надомников и дистанционных работников (Федеральный закон № 426-ФЗ). Провести оценку необходимо в течение 12 месяцев с момента организации нового рабочего места. До завершения СОУТ в трудовом договоре указывается общая характеристика условий труда, а после — конкретный класс. Отсутствие СОУТ влечёт штраф по ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ: для ИП — от 5 000 до 10 000 ₽, для юридических лиц — от 60 000 до 80 000 ₽.

Как часто нужно обновлять кадровые документы?

Штатное расписание обновляется при изменении структуры, должностей или окладов — утверждается новая редакция приказом руководителя. График отпусков составляется ежегодно и утверждается не позднее чем за две недели до начала календарного года. ПВТР и другие ЛНА пересматриваются при изменении законодательства или условий работы. Трудовые договоры дополняются соглашениями при изменении любых условий. Формального требования о ежегодном пересмотре всех документов нет, но рекомендуется проводить аудит кадровой документации не реже одного раза в год.

Заключение

Кадровое делопроизводство с нуля — это не разовая задача, а система, которую необходимо выстроить до приёма первого сотрудника и поддерживать на протяжении всей деятельности бизнеса. Каждый пропущенный документ, каждая формальная ошибка в трудовом договоре, каждый неучтённый день в табеле — это потенциальный штраф, проигранный спор или предписание инспекции.

Резюмируем ключевые действия:

1. Подготовьте штатное расписание и обязательные локальные нормативные акты до найма первого работника.
2. Составьте корректный трудовой договор с учётом всех обязательных условий ст. 57 ТК РФ.
3. Соблюдайте порядок оформления: ознакомление с ЛНА → подписание договора → приказ → личная карточка → трудовая книжка → отчёт в СФР.
4. Ведите табель учёта рабочего времени с первого дня.
5. Храните документы в организованном архиве с соблюдением установленных сроков.

Вы занялись бизнесом, чтобы развивать продукт и работать с клиентами — а не чтобы разбираться в тонкостях трудового законодательства. Выстройте систему кадрового учёта один раз и правильно — и она будет работать на защиту вашего бизнеса, а не против него.