Как оформить администратора ПВЗ по трудовому договору: полный чек-лист документов

Открыть пункт выдачи заказов — полдела. Настоящие сложности начинаются, когда нужно нанять первого сотрудника. Какие документы нужны для пункта выдачи заказов, чтобы оформить администратора законно и без рисков? Разбираем пошагово: от обязательных документов ПВЗ до локальных актов, без которых трудовая инспекция выпишет штраф.

Кто может нанимать администратора ПВЗ

Прежде чем собирать пакет документов для пункта выдачи, определите свой статус.

ИП — может нанимать сотрудников по трудовому договору без ограничений по количеству (если не применяет патент с лимитом 15 человек).

ООО — нанимает сотрудников от лица организации; договор подписывает директор или уполномоченное лицо.

Самозанятый — не имеет права нанимать работников по трудовому договору. Если вы ведёте ПВЗ как самозанятый, сначала зарегистрируйте ИП или ООО.

Важно. Многие владельцы пунктов выдачи работают как ИП-партнёры маркетплейса. В этом случае именно ИП выступает работодателем, а не маркетплейс. Вся ответственность за оформление — на вас.

Какие документы нужны от будущего администратора

При приёме на работу сотрудник обязан предоставить документы, перечисленные в ст. 65 ТК РФ. Вот конкретный список для администратора ПВЗ.

Обязательные документы от сотрудника

• Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
• СНИЛС. Если сотрудник устраивается впервые и СНИЛС не оформлен, работодатель подаёт заявление в СФР самостоятельно.
• Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р или СТД-СФР). Если сотрудник выбрал электронную трудовую, бумажную книжку требовать нельзя.
• Документ воинского учёта — для военнообязанных и призывников (военный билет или приписное свидетельство).
• ИНН — формально не входит в обязательный перечень по ТК РФ, но нужен для сдачи отчётности в налоговую и СФР. Просите сразу.

Дополнительные документы (по ситуации)

• Справка об отсутствии судимости — если в ПВЗ предусмотрена работа с наличными и это закреплено в вашем внутреннем регламенте. По закону обязательна только для отдельных категорий работ, но некоторые маркетплейсы рекомендуют её запрашивать.
• Медицинская книжка — не требуется для администратора ПВЗ в общем случае. Исключение: если пункт выдачи совмещён с продажей продуктов питания.
• Документ об образовании — не обязателен. Для администратора ПВЗ нет квалификационных требований, установленных законом.

Что нельзя требовать. Справку о беременности, сведения о семейном положении, регистрации по месту жительства (для граждан РФ). Отказ в приёме по этим основаниям — прямое нарушение ст. 64 ТК РФ.

Документы для ПВЗ, которые готовит работодатель

Теперь — ваша часть. Чтобы оформление пункта выдачи было законным, до подписания трудового договора у вас должен быть готов определённый пакет.

1. Трудовой договор

Составляется в двух экземплярах. Один — сотруднику, второй — вам. В договоре обязательно указываются:

• ФИО работника и данные работодателя (ИП или ООО, ИНН, адрес).
• Место работы — фактический адрес ПВЗ.
• Трудовая функция — должность «администратор пункта выдачи заказов».
• Дата начала работы.
• Условия оплаты труда — оклад, надбавки, сроки выплаты (не реже двух раз в месяц, конкретные даты).
• Режим работы и отдыха — сменный график 2/2, 5/2 или другой; время начала и окончания смены.
• Условия труда на рабочем месте — по результатам СОУТ (специальной оценки условий труда). Если СОУТ ещё не проведена, у вас есть 12 месяцев с момента создания рабочего места, но класс условий всё равно нужно вписать в договор позже (дополнительным соглашением).
• Условие об обязательном социальном страховании.

Срочный или бессрочный? Для администратора ПВЗ в большинстве случаев заключается бессрочный договор. Срочный допустим, если у вас ИП с численностью до 35 человек (ст. 59 ТК РФ), но сотрудник должен быть согласен на такой формат.

2. Приказ о приёме на работу

С 2021 года приказ не является обязательным документом для оформления трудовых отношений (изменения в статью 68 ТК РФ). Однако на практике его лучше издавать: он нужен для кадрового учёта, бухгалтерии и в случае проверки. Используйте унифицированную форму Т-1 или собственный шаблон.

3. Личная карточка сотрудника

Форма Т-2 также перестала быть обязательной с 2023 года, но удобна для внутреннего учёта, особенно если у вас несколько сотрудников.

4. Штатное расписание

Обязательный документ. Даже если у вас один администратор, штатное расписание должно быть оформлено (форма Т-3 или свободная форма). В нём указываются:

• наименование должности — «администратор ПВЗ»;
• количество штатных единиц;
• оклад или тарифная ставка.

5. Договор о полной материальной ответственности

Администратор ПВЗ принимает, хранит и выдаёт товарно-материальные ценности (заказы клиентов). Должность «администратор» может подпадать под Перечень, утверждённый Постановлением Минтруда № 85 от 31.12.2002, если в трудовые обязанности входит приём, хранение и выдача материальных ценностей.

Заключайте договор о полной индивидуальной материальной ответственности одновременно с трудовым договором. Если предложить его позже, сотрудник вправе отказаться, и заставить его будет невозможно.

Нюанс для ПВЗ маркетплейсов. Товары в пункте выдачи, как правило, принадлежат маркетплейсу или покупателю, а не владельцу ПВЗ. Но перед маркетплейсом за сохранность отвечаете вы (по агентскому договору или договору оказания услуг). Поэтому договор о матответственности с администратором — ваша страховка.

Локальные акты ПВЗ: что подготовить до первого рабочего дня

Согласно статье 68 ТК РФ, работодатель обязан ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами до подписания трудового договора. Вот обязательные документы ПВЗ в части локальных актов.

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

Обязательный документ для любого работодателя. Содержат:

• порядок приёма и увольнения;
• права и обязанности сторон;
• режим работы и отдыха;
• порядок выплаты зарплаты;
• меры поощрения и дисциплинарной ответственности.

Для ПВЗ особенно важно детально прописать сменный график, порядок замены сотрудника на смене и правила поведения с клиентами.

Положение об оплате труда

Если система оплаты простая (фиксированный оклад), можно обойтись без отдельного положения — достаточно трудового договора и ПВТР. Но если у администратора есть бонусы за количество выданных заказов, премии за отсутствие потерь и возвратов — лучше оформить отдельным документом. Это защитит вас в спорах о невыплаченных премиях.

Положение о защите персональных данных

Обязательный локальный акт (глава 14 ТК РФ). Администратор ПВЗ работает с персональными данными клиентов: ФИО, номера телефонов, коды получения заказов. Пропишите:

• какие данные обрабатываются;
• как хранятся и защищаются;
• кто имеет доступ;
• ответственность за разглашение.

Должностная инструкция администратора ПВЗ

Формально необязательна, но настоятельно рекомендуется. Именно она помогает:

• обосновать дисциплинарное взыскание, если сотрудник не выполняет обязанности;
• разграничить зоны ответственности, когда на точке работают несколько администраторов;
• доказать правомерность увольнения в суде.

Что включить в инструкцию для администратора ПВЗ:

• приём и сортировка поступивших заказов;
• выдача заказов клиентам по коду или QR-коду;
• оформление возвратов;
• работа с кассовым оборудованием (если применяется);
• приём наличных и безналичных платежей;
• поддержание порядка в торговом зале и на складе;
• решение конфликтных ситуаций с покупателями;
• ведение отчётности в системе маркетплейса.

Инструкция по охране труда

Обязательна для всех работодателей. Даже если работа в ПВЗ кажется безопасной, инструкция должна быть. Основные разделы: общие требования, требования перед началом работы, во время работы, в аварийных ситуациях, по окончании работы.

Согласие на обработку персональных данных

Берётся у сотрудника при приёме. Это отдельный документ, а не часть трудового договора.

Что ещё нужно сделать при приёме администратора

Регистрация в качестве работодателя

• ООО — не требуется отдельная регистрация; организация автоматически является страхователем.
• ИП — с 2017 года не нужно самостоятельно регистрироваться в ПФР и ФСС (ныне СФР) при найме первого сотрудника. Налоговая сама передаёт данные. Однако в СФР нужно зарегистрироваться для уплаты взносов на травматизм — в течение 30 дней с даты заключения первого трудового договора.

Уведомление о приёме (СЗВ-ТД → ЕФС-1)

С 2023 года сведения о приёме подаются в составе отчёта ЕФС-1 (подраздел 1.1) в СФР. Срок — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме (или заключения договора, если приказа нет).

Проведение вводного инструктажа по охране труда

Проводится в первый рабочий день, до начала работы. Запись фиксируется в журнале инструктажей. Без этого — штраф до 130 000 рублей (статья 5.27.1 КоАП РФ).

Специальная оценка условий труда (СОУТ)

У вас есть 12 месяцев на проведение СОУТ для нового рабочего места. Но откладывать не стоит: без результатов СОУТ вы не можете полноценно заполнить трудовой договор в части условий труда.

Полный чек-лист документов для пункта выдачи при найме администратора

Для удобства собираем всё в один список.

Получить от сотрудника:

• паспорт (копия для личного дела);
• СНИЛС;
• трудовая книжка или СТД-Р / СТД-СФР;
• военный билет (для военнообязанных);
• ИНН;
• согласие на обработку персональных данных.

Подготовить работодателю до подписания договора:

• штатное расписание;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о защите персональных данных;
• должностная инструкция администратора ПВЗ;
• инструкция по охране труда;
• положение об оплате труда (если есть бонусная система).

Оформить в день приёма:

• трудовой договор (2 экземпляра);
• договор о полной материальной ответственности;
• приказ о приёме на работу;
• запись в журнале вводного инструктажа;
• лист ознакомления с локальными актами (с подписью сотрудника и датами).

Сделать после приёма:

• подать ЕФС-1 в СФР (не позднее следующего рабочего дня);
• зарегистрироваться в СФР как работодатель (для ИП, если это первый сотрудник — в течение 30 дней);
• провести СОУТ (в течение 12 месяцев);
• начать удерживать и перечислять НДФЛ и страховые взносы с первой зарплаты.

Типичные ошибки при оформлении администратора ПВЗ

Работа без договора — «на доверии». Штраф для ИП — от 5 000 до 10 000 рублей, для ООО — от 50 000 до 100 000 рублей (статья 5.27 КоАП РФ). При повторном нарушении — дисквалификация руководителя.

Подмена трудового договора договором ГПХ. Если администратор работает по графику, на вашей территории, с вашим оборудованием — это трудовые отношения. Переквалификация договора ГПХ в трудовой означает доначисление взносов, пеней и штрафов.

Отсутствие локальных актов. Даже один сотрудник — это уже полноценные трудовые отношения. ПВТР и положение о персональных данных обязательны.

Договор о матответственности задним числом. Если сотрудник уже работает и отказывается подписать договор о материальной ответственности, вы не можете его уволить только по этому основанию. Оформляйте сразу.

Сколько стоит оформить всё правильно

Если готовить документы самостоятельно — расходы минимальны (шаблоны есть в открытом доступе). Привлечение бухгалтера или кадрового специалиста на аутсорсе обойдётся в 3 000–10 000 рублей за полный пакет. СОУТ для одного рабочего места стоит от 2 000 рублей.

Сравните это со штрафами: до 100 000 рублей за неоформленного сотрудника и до 130 000 рублей за непроведённый инструктаж. Экономия на документах — самая дорогая экономия в бизнесе ПВЗ.

Чтобы не тратить время на ручное заполнение форм и не пропускать сроки сдачи отчётов, владельцы ПВЗ всё чаще используют сервисы автоматизации кадрового документооборота — например, Bejure, который помогает малому бизнесу формировать пакеты кадровых документов и отслеживать обязательные кадровые события.

Открыть ПВЗ, подготовить документы и нанять администратора без нарушений — задача, которая решается за несколько дней, если действовать по чек-листу. Сохраните эту статью и отмечайте пункты по мере выполнения. Так вы не упустите ни одного обязательного документа для ПВЗ и сможете спокойно работать, не опасаясь проверок.

Как организовать кадровый учёт ПВЗ после оформления первого администратора

Подписание трудового договора и подача ЕФС-1 — это только старт. Дальше начинается рутина, которая не менее важна: ежемесячная отчётность, правильный расчёт зарплаты, табелирование смен и хранение документов. Именно на этом этапе владельцы пунктов выдачи чаще всего допускают ошибки — не потому что не знают, а потому что откладывают. Разберём, какие кадровые процессы нужно наладить сразу после оформления администратора и как не утонуть в бумагах, даже если вы ИП с единственным сотрудником.

Табель учёта рабочего времени

Вести табель обязан каждый работодатель — независимо от количества сотрудников. Для ПВЗ это особенно актуально: администраторы часто работают по сменному графику 2/2 или 3/3, и без чёткой фиксации отработанных часов рассчитать зарплату корректно невозможно.

Используйте унифицированную форму Т-12 (с расчётом оплаты) или Т-13 (только учёт времени). Можно разработать собственную форму — закон это разрешает. Главное, чтобы в табеле отражались:

• фактически отработанные часы за каждый день месяца;
• выходные, праздничные дни, больничные, отпуска;
• переработки, если они были.

Сменный график 2/2 при 12-часовой смене даёт примерно 15 смен в месяц, то есть около 180 часов. Это превышает стандартную норму рабочего времени (при 40-часовой рабочей неделе — около 160 часов в месяц). Чтобы не нарушать трудовое законодательство, применяйте суммированный учёт рабочего времени с учётным периодом — квартал, полугодие или год. Это позволяет компенсировать переработки в одном месяце недоработками в другом.

Суммированный учёт обязательно закрепляется в ПВТР и в трудовом договоре. Если вы этого не сделали на этапе оформления — подготовьте дополнительное соглашение к трудовому договору и внесите изменения в правила внутреннего трудового распорядка.

Практический совет. Заведите простую таблицу в Excel или Google Sheets: по строкам — дни месяца, по столбцам — сотрудники. Отмечайте «Я» (явка), «В» (выходной), «Б» (больничный), «ОТ» (отпуск). В конце месяца подбивайте итог. Это занимает пять минут в день, но экономит часы при расчёте зарплаты и спасает при проверках.

График сменности

Если в вашем ПВЗ работают два и более администратора посменно, вы обязаны составлять график сменности и знакомить сотрудников с ним не позднее чем за месяц до начала периода, на который он составлен (статья 103 ТК РФ).

График должен содержать:

• ФИО сотрудников;
• даты и время начала/окончания каждой смены;
• выходные дни каждого работника;
• подпись сотрудника об ознакомлении.

Работа в течение двух смен подряд запрещена. Между сменами должен быть отдых не менее двойной продолжительности смены. Если смена длится 12 часов — минимум 24 часа отдыха перед следующей. На практике при графике 2/2 это соблюдается автоматически, но при внеплановых заменах легко нарушить правило. Фиксируйте любые изменения письменно.

Расчёт и выплата заработной платы

Зарплата выплачивается не реже двух раз в месяц. Конкретные даты указаны в трудовом договоре и ПВТР. Между авансом и окончательным расчётом должно пройти не более 15 календарных дней. Типичный вариант: аванс — 25-го числа текущего месяца, зарплата — 10-го числа следующего.

При расчёте зарплаты администратора ПВЗ учитывайте:

• Оклад или часовую ставку — в зависимости от того, что прописано в договоре. При суммированном учёте удобнее часовая ставка: умножили на количество отработанных часов — получили сумму.
• Работу в праздничные дни. Если смена администратора выпала на 1 января или 8 марта, оплата — не менее чем в двойном размере (статья 153 ТК РФ). Либо сотрудник берёт отгул, тогда оплата — в одинарном.
• Ночные часы (с 22:00 до 06:00). Если ПВЗ работает допоздна и смена заканчивается после 22:00, доплата за ночные часы составляет не менее 20 % от часовой ставки (Постановление Правительства РФ № 554). Пропишите точный размер доплаты в положении об оплате труда.
• Сверхурочную работу. Первые два часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — в двойном. При суммированном учёте сверхурочные считаются по итогам учётного периода, а не каждого дня.
• Премии и бонусы. Многие владельцы ПВЗ привязывают часть оплаты к количеству выданных заказов, отсутствию потерь, оценке качества обслуживания от маркетплейса. Все критерии должны быть зафиксированы в положении об оплате труда или в отдельном положении о премировании. Устные обещания юридической силы не имеют — в случае спора суд встанет на сторону сотрудника.

Каждый раз при выплате выдавайте сотруднику расчётный листок (статья 136 ТК РФ). Он может быть бумажным или электронным (по электронной почте, в мессенджере — если такой способ закреплён в ПВТР). В листке указываются: начисления, удержания (НДФЛ), итоговая сумма к выплате.

НДФЛ и страховые взносы: что платить и когда

Как работодатель вы становитесь налоговым агентом. Это значит, что из зарплаты администратора вы удерживаете НДФЛ 13 % и перечисляете его в бюджет. С 2023 года НДФЛ перечисляется через единый налоговый счёт (ЕНС) и единый налоговый платёж (ЕНП).

Сроки уплаты НДФЛ после изменений 2024 года:

• НДФЛ, удержанный с 1-го по 22-е число текущего месяца, — не позднее 28-го числа текущего месяца;
• НДФЛ, удержанный с 23-го по последний день месяца, — не позднее 5-го числа следующего месяца.

Помимо НДФЛ, работодатель за свой счёт уплачивает страховые взносы — 30 % от фонда оплаты труда (единый тариф с 2023 года). Для малого бизнеса действует льгота: с суммы, превышающей МРОТ в месяц, тариф снижается до 15 %. Если ваш ИП или ООО включены в реестр МСП (а большинство владельцев ПВЗ — субъекты малого бизнеса), вы платите:

• 30 % — с части зарплаты в пределах МРОТ (с 1 января 2025 года — 22 440 рублей);
• 15 % — с части зарплаты сверх МРОТ.

Отдельно уплачиваются взносы на травматизм (от 0,2 % до 8,5 % в зависимости от класса профессионального риска). Для деятельности ПВЗ (розничная торговля, ОКВЭД 47.91 или 53.20) тариф, как правило, минимальный — 0,2 %.

Регулярная отчётность за сотрудника

Вот какие отчёты вы обязаны сдавать регулярно, даже если у вас всего один администратор.

В налоговую (ФНС):

• 6-НДФЛ — ежеквартально (за I квартал, полугодие, 9 месяцев — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным периодом; годовой — не позднее 25 февраля). Содержит сведения об удержанном и перечисленном НДФЛ.
• Персонифицированные сведения о физических лицах — ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным. По сути — список застрахованных лиц с суммами выплат.
• РСВ (расчёт по страховым взносам) — ежеквартально, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным периодом.

В Социальный фонд России (СФР):

• ЕФС-1, подраздел 1.1 (бывший СЗВ-ТД) — при приёме, увольнении, переводе — не позднее следующего рабочего дня после события. При других кадровых изменениях (переименование должности, присвоение квалификации) — не позднее 25-го числа следующего месяца.
• ЕФС-1, подраздел 1.2 — ежегодно, до 25 января, сведения о стаже (аналог бывшей СЗВ-СТАЖ).
• ЕФС-1, раздел 2 — ежеквартально, сведения о взносах на травматизм. Срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным периодом.

Совет. Если вы ведёте учёт самостоятельно, используйте онлайн-сервисы для малого бизнеса (Контур.Эльба, Моё Дело, 1С:БизнесСтарт). Они автоматически формируют отчёты и напоминают о сроках. Стоимость — от 500 до 3 000 рублей в месяц, что сопоставимо со штрафом за одну просроченную форму.

Хранение кадровых документов

Трудовое законодательство и Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 устанавливают конкретные сроки хранения:

Даже если сотрудник уволился через два месяца, вы обязаны хранить его трудовой договор и приказы 50 лет. Заведите отдельную папку (физическую или электронную) для каждого сотрудника — так будет проще найти нужный документ при проверке или запросе бывшего работника.

Оформление отпуска администратора ПВЗ

Право на первый ежегодный оплачиваемый отпуск возникает через 6 месяцев непрерывной работы (статья 122 ТК РФ). Продолжительность — 28 календарных дней. Если у вас два администратора, составьте график отпусков (форма Т-7) не позднее чем за две недели до начала календарного года, то есть до 17 декабря.

Даже при одном сотруднике график отпусков формально обязателен. Уведомите администратора о дате начала отпуска не позднее чем за две недели, а отпускные выплатите не позднее чем за три дня до начала отпуска.

Главная проблема владельца ПВЗ — кто будет работать, пока администратор в отпуске. Варианты:

• Вы сами выходите на смену. Закон этого не запрещает — ИП может лично выполнять функции на своей точке.
• Нанимаете второго администратора в штат — оптимально, если поток заказов позволяет.
• Привлекаете подменного сотрудника по срочному трудовому договору на время отпуска основного работника (статья 59 ТК РФ). Такой договор прекращается с выходом основного сотрудника.

Больничные листы и пособия

Если администратор заболел, он оформляет электронный листок нетрудоспособности (бумажные с 2022 года не выдаются). Информация автоматически поступает в СФР. Ваша обязанность как работодателя:

• оплатить первые три дня больничного за свой счёт;
• предоставить в СФР сведения для расчёта пособия (данные о заработке) — в течение трёх рабочих дней после запроса фонда.

Остальное (с четвёртого дня) платит СФР напрямую сотруднику. Это так называемый механизм прямых выплат, действующий по всей России.

Дисциплинарные взыскания: как фиксировать нарушения

В работе ПВЗ случается разное: администратор опаздывает на смену, грубит клиентам, теряет заказы. Чтобы применить дисциплинарное взыскание (замечание, выговор, увольнение), нужно соблюсти процедуру:

1. Зафиксируйте нарушение — акт, служебная записка, жалоба клиента, скриншот из системы маркетплейса.
2. Запросите объяснение у сотрудника — в письменной форме. Дайте два рабочих дня на ответ.
3. Если объяснение не предоставлено — составьте акт об отказе.
4. Издайте приказ о дисциплинарном взыскании — не позднее одного месяца с момента обнаружения проступка.
5. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись в течение трёх рабочих дней.

Без должностной инструкции и ПВТР доказать нарушение практически невозможно. Именно поэтому мы настаивали на их оформлении в предыдущих разделах.

Увольнение администратора: какие документы оформить

Когда сотрудник уходит (по собственному желанию, по соглашению сторон или по вашей инициативе), вам потребуется:

• заявление работника (при увольнении по собственному желанию — за 14 дней);
• приказ об увольнении (форма Т-8 или свободная форма);
• запись в трудовой книжке (если она ведётся в бумажном виде);
• подача ЕФС-1 (подраздел 1.1) — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа;
• выдача документов в последний рабочий день: трудовая книжка или СТД-Р, справка о сумме заработка за два предшествующих года, расчётный листок;
• полный расчёт — зарплата за отработанные дни, компенсация за неиспользованный отпуск, иные выплаты.

Задержка выдачи трудовой книжки или расчёта — основание для компенсации среднего заработка за каждый день задержки. Не рискуйте.

Электронный документооборот: стоит ли внедрять

С 2022 года закон разрешает вести кадровый документооборот в электронном виде (статьи 22.1–22.3 ТК РФ). Для владельца ПВЗ с одним-двумя сотрудниками полноценная система КЭДО может быть избыточной, но отдельные элементы полезны:

• отправка расчётных листков по электронной почте;
• ознакомление с графиком смен через мессенджер (с подтверждением);
• хранение сканов подписанных документов в облаке.

Если вы решите перейти на полный электронный кадровый документооборот, это нужно закрепить в локальном акте и получить письменное согласие сотрудника. Трудовой договор, договор о матответственности и приказ об увольнении пока лучше дублировать на бумаге — судебная практика по электронным кадровым документам ещё формируется.

Чек-лист регулярных кадровых действий владельца ПВЗ

Чтобы ничего не забывать, используйте этот ежемесячный и ежегодный список.

Каждый месяц:

• заполнять табель учёта рабочего времени;
• рассчитывать и выплачивать аванс и зарплату в установленные даты;
• удерживать и перечислять НДФЛ;
• уплачивать страховые взносы (до 28-го числа следующего месяца);
• подавать персонифицированные сведения в ФНС (до 25-го числа следующего месяца);
• выдавать расчётные листки.

Каждый квартал:

• сдавать 6-НДФЛ;
• сдавать РСВ;
• сдавать ЕФС-1 (раздел 2 — взносы на травматизм).

Каждый год:

• составлять график отпусков (до 17 декабря);
• сдавать годовой 6-НДФЛ (до 25 февраля);
• сдавать ЕФС-1, подраздел 1.2, — сведения о стаже (до 25 января);
• пересматривать штатное расписание, если меняется оклад или добавляются должности;
• обновлять инструкции по охране труда (рекомендуется раз в год);
• проверять актуальность локальных актов и вносить изменения при необходимости.

Кадровый учёт в ПВЗ — это не сложно, если системно подойти к процессу с самого начала. Один-два сотрудника — минимум бумажной нагрузки, но каждый документ важен. Наладьте рутину в первый месяц работы администратора, и дальше она будет занимать не больше часа-двух в месяц. А главное — вы будете защищены: перед трудовой инспекцией, перед СФР, перед сотрудником и перед маркетплейсом.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить администратора ПВЗ по договору ГПХ, а не по трудовому договору?

Формально это возможно, если между сторонами действительно гражданско-правовые отношения: разовое задание, результат, отсутствие подчинения. Однако если администратор работает по фиксированному графику, использует ваше оборудование и соблюдает внутренние правила — это трудовые отношения, и налоговая или ГИТ переквалифицируют договор. Последствия: доначисление взносов, штрафы и пени за весь период работы.

Нужно ли заключать договор о материальной ответственности, если товары в ПВЗ принадлежат маркетплейсу?

Да, и это особенно важно именно для ПВЗ. Перед маркетплейсом за сохранность посылок отвечаете вы как владелец точки, а не сотрудник напрямую. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности с администратором позволяет вам взыскать ущерб с работника в случае недостачи или порчи товаров — в пределах, установленных ст. 243 ТК РФ.

Что будет, если не подать ЕФС-1 в день приёма администратора на работу?

Нарушение срока подачи ЕФС-1 (подраздел 1.1) влечёт предупреждение или штраф 500 рублей за каждого застрахованного, в отношении которого допущено нарушение. На первый взгляд сумма небольшая, но при систематических опозданиях она накапливается, а сам факт нарушения фиксируется в истории проверок. Подавайте форму не позднее следующего рабочего дня после заключения трудового договора или издания приказа о приёме.

Обязательно ли составлять должностную инструкцию для единственного администратора ПВЗ?

Закон не обязывает работодателя оформлять должностную инструкцию — трудовая функция может быть описана прямо в трудовом договоре. Тем не менее для ПВЗ инструкция крайне желательна: без неё сложно обосновать дисциплинарное взыскание, доказать факт ненадлежащего исполнения обязанностей или законность увольнения. Составьте инструкцию один раз и ознакомьте сотрудника с ней под подпись до начала работы.