Персональные данные бывших работников: сроки хранения и уничтожение

Увольнение сотрудника — это не конец истории с его документами. После того как человек покинул компанию, работодатель продолжает нести полноценную ответственность за персональные данные, которые были собраны в период трудовых отношений. Личное дело, копии паспорта, СНИЛС, медицинские справки, сведения о зарплате — всё это по-прежнему находится у вас, и закон жёстко регулирует, как долго вы вправе их хранить и что обязаны с ними сделать по истечении установленных сроков.

Большинство предпринимателей и кадровых специалистов знают о правилах работы с персональными данными действующих сотрудников, но слабо ориентируются в требованиях, которые продолжают действовать после увольнения. Это создаёт реальные риски: штрафы от Роскомнадзора, претензии со стороны бывших работников и проблемы при проверках. При этом ошибки совершаются как в сторону излишнего хранения (данные держат «на всякий случай» годами), так и в сторону преждевременного уничтожения нужных документов.

В этой статье команда Bejure разобрала все ключевые аспекты: какие нормы закона регулируют хранение данных уволенных, какие сроки установлены для разных категорий документов, как правильно уничтожить персональные данные и оформить это процедурно — так, чтобы не получить штраф ни от трудовой инспекции, ни от регулятора в сфере защиты данных.

---

Правовая база: какие законы регулируют хранение данных уволенных

Работа с персональными данными в России регулируется сразу несколькими нормативными актами, и после увольнения сотрудника они продолжают действовать в полном объёме.

Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» — основной документ. Согласно ст. 5 этого закона, данные должны храниться не дольше, чем этого требуют цели их обработки. Как только цель достигнута или утрачена, оператор персональных данных (то есть работодатель) обязан данные уничтожить или обезличить.

Одновременно действуют требования архивного законодательства — Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле» и Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019, утвердивший Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения. Этот перечень устанавливает минимальные сроки хранения кадровых документов, которые нельзя сократить даже при желании.

Противоречие между двумя логиками — «хранить не дольше нужного» (152-ФЗ) и «хранить не менее установленного срока» (архивное законодательство) — разрешается следующим образом: срок хранения документов с персональными данными определяется тем нормативным актом, который устанавливает более длительный срок. До его истечения уничтожение недопустимо; после — обязательно, если иная цель обработки не возникла.

📎 Ст. 5 Федерального закона № 152-ФЗ: Персональные данные должны быть точными, актуальными и не избыточными. Хранение допускается не дольше, чем этого требуют цели обработки. По достижении целей данные подлежат уничтожению или обезличиванию.

Помимо этого, следует учитывать Трудовой кодекс РФ — в частности, ст. 87 и 88, регулирующие порядок обработки и защиты персональных данных работника, а также Положение о персональных данных работников, которое работодатель обязан разработать и утвердить как локальный нормативный акт.

---

Какие документы содержат персональные данные уволенного сотрудника

Прежде чем разбираться со сроками, важно понять, о каких именно документах идёт речь. После увольнения у работодателя остаётся значительный массив сведений о бывшем сотруднике:

Документы из личного дела:

• копия паспорта (или иного документа, удостоверяющего личность);
• копия СНИЛС и ИНН;
• копия трудовой книжки (если велась бумажная);
• копии документов об образовании и квалификации;
• автобиография, анкеты, заявления о приёме и об увольнении;
• копии приказов о приёме, переводах, дисциплинарных взысканиях, увольнении.

Документы по учёту труда и зарплаты:

• табели учёта рабочего времени;
• расчётные листки;
• платёжные ведомости;
• лицевые счета по заработной плате.

Специальные категории данных (при наличии):

• медицинские справки и заключения;
• документы о беременности, инвалидности, ограничениях по здоровью;
• сведения о судимости (для отдельных должностей).

⚠️ Важно: Специальные категории персональных данных (данные о здоровье, судимости) требуют усиленной защиты и, как правило, должны быть уничтожены сразу после того, как отпадает необходимость в их хранении. Не допускается держать их «про запас».

---

Сроки хранения: что и как долго обязан хранить работодатель

Это центральный вопрос, в котором чаще всего совершаются ошибки. Сроки существенно различаются в зависимости от типа документа.

75 лет — срок хранения документов, создававшихся до 2003 года. Это личные дела сотрудников, лицевые счета, трудовые договоры.

50 лет — срок хранения аналогичных документов, созданных начиная с 2003 года (после вступления в силу обновлённого Перечня Росархива). Срок отсчитывается с даты создания документа, а не с даты увольнения сотрудника.

⚠️ Важно: Срок в 50 лет был установлен Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. До этого для всех кадровых документов действовал единый срок — 75 лет. При определении срока хранения конкретного документа ориентируйтесь на год его создания.

Для других категорий документов сроки значительно короче:

Документ	Срок хранения
Трудовой договор и дополнительные соглашения	50 лет (с 2003 г.)
Приказы о приёме, переводе, увольнении	50 лет (с 2003 г.)
Лицевые счета (расчёты зарплаты)	50 лет (с 2003 г.)
Табели учёта рабочего времени	5 лет (при вредных условиях — 50 лет)
Приказы о предоставлении ежегодных отпусков	5 лет
Графики отпусков	3 года
Документы о дисциплинарных взысканиях	3 года
Копии паспортов, СНИЛС (в личном деле)	В составе личного дела — 50 лет
Медицинские справки (при вредных условиях)	50 лет
Согласие на обработку персональных данных	3 года после окончания обработки

📎 Приказ Росархива № 236, ст. 8 Федерального закона № 152-ФЗ: Согласие на обработку персональных данных — самостоятельный документ. Его следует хранить в течение срока обработки данных и ещё 3 года после её прекращения, если иное не предусмотрено договором или законом.

Отдельно стоит обратить внимание на ситуации, когда сроки могут быть продлены:

• Судебный спор с бывшим сотрудником — документы нельзя уничтожать до вступления в законную силу судебного решения и его исполнения.
• Налоговая или трудовая проверка — проверяемые документы должны быть сохранены до завершения проверки.
• Исполнительное производство — до его окончания.

---

Уничтожение персональных данных: процедура и оформление

Уничтожение — это не просто выбросить папку в мусор. Закон требует, чтобы процедура была оформлена документально, а сами данные уничтожены так, чтобы восстановление было невозможным.

Шаг 1. Инвентаризация и отбор документов

Ответственный за кадровый документооборот (кадровик, бухгалтер или сам предприниматель) проводит проверку личных дел уволенных сотрудников и иных носителей персональных данных. Отбираются документы, у которых истёк установленный срок хранения.

Шаг 2. Формирование экспертной комиссии

В организации создаётся экспертная комиссия по уничтожению документов (или назначается ответственное лицо — для малого бизнеса это допустимо). Комиссия проверяет, что срок хранения действительно истёк и отсутствуют основания для его продления.

Шаг 3. Составление акта о выделении к уничтожению

Оформляется Акт о выделении документов к уничтожению. В нём указываются:

• наименование документов;
• период, за который они создавались;
• количество дел/листов;
• основание для уничтожения (истечение срока хранения со ссылкой на нормативный акт);
• дата и подписи членов комиссии.

Шаг 4. Физическое уничтожение

Бумажные документы уничтожаются с помощью шредера (не менее 4-го класса секретности по DIN 66399 — для документов с чувствительными данными) или передаются специализированной организации, которая выдаёт акт об уничтожении.

Электронные данные удаляются таким образом, чтобы восстановление было технически невозможным — простое удаление файла не считается уничтожением.

Шаг 5. Составление акта об уничтожении

По итогам физического уничтожения составляется Акт об уничтожении персональных данных с указанием:

• что именно уничтожено;
• способ уничтожения;
• дата;
• подписи ответственных лиц.

📋 Пример: ИП Соколова уволила двух сотрудников в 2020 году. В 2023 году она решила «расчистить» архив и уничтожила их личные дела. Это ошибка: трудовые договоры и приказы об увольнении, созданные в 2020 году, должны храниться 50 лет — то есть до 2070 года. Уничтожению подлежали бы только документы со сроком хранения 3 года (например, графики отпусков).

---

Согласие на обработку персональных данных после увольнения

Один из самых распространённых вопросов: нужно ли брать отдельное согласие у уволенного сотрудника на хранение его данных?

Ответ неоднозначный, и здесь важно разграничить два случая.

Обработка в рамках закона — согласие не требуется. Если данные хранятся во исполнение требований архивного законодательства или налогового учёта, правовым основанием является закон, а не согласие субъекта. Работодатель вправе хранить трудовые договоры и приказы без повторного получения согласия уволенного.

📎 Пп. 2 ч. 1 ст. 6 Федерального закона № 152-ФЗ: Обработка персональных данных без согласия субъекта допускается, если она необходима для исполнения обязанности, возложенной на оператора законодательством РФ.

Обработка сверх установленных целей — согласие обязательно. Если работодатель хочет использовать данные уволенного сотрудника в иных целях (например, направлять предложения о работе, передавать партнёрам, использовать в маркетинге), необходимо отдельное согласие. При отсутствии такого согласия любая обработка незаконна.

Что касается согласия, полученного при трудоустройстве: оно автоматически утрачивает силу в части целей, связанных с трудовыми отношениями, после их прекращения. Хранение документов на основании закона — отдельное правовое основание, согласие здесь не является обязательным условием.

---

Ответственность за нарушения: штрафы и риски

Нарушения в сфере обработки персональных данных влекут серьёзные санкции. С 2023–2024 годов размеры штрафов существенно выросли.

По КоАП РФ (ст. 13.11):

• Обработка данных без согласия субъекта (когда оно требуется): штраф для ИП — до 100 000 ₽, для юридических лиц — до 300 000 ₽.
• Повторное нарушение: штраф для организаций — до 500 000 ₽.
• Незаконная обработка специальных категорий данных (здоровье, судимость): штраф до 300 000 ₽ для организаций.
• Непредоставление субъекту информации о его данных: штраф до 80 000 ₽ для организаций.
• Невыполнение требования об уничтожении персональных данных: штраф для организаций — до 500 000 ₽.

⚠️ Важно: С принятием поправок 2024 года штрафы за утечку персональных данных кратно выросли и могут достигать 15–500 млн ₽ в зависимости от объёма утечки и повторности нарушения (ст. 13.11 КоАП РФ в редакции Федерального закона № 421-ФЗ от 30.11.2024). Это делает вопрос надлежащего уничтожения данных уволенных сотрудников критически важным.

Со стороны ГИТ (Государственной инспекции труда) возможны претензии за ненадлежащее ведение кадрового учёта и несоблюдение требований ст. 87–88 ТК РФ о защите персональных данных работников. Штраф по ст. 5.27 КоАП РФ — до 50 000 ₽ для организаций.

Помимо штрафов, существуют репутационные риски: бывший сотрудник вправе обратиться с жалобой в Роскомнадзор или суд, потребовать уничтожения данных и выплаты компенсации морального вреда.

---

Как выстроить систему: практические рекомендации для малого бизнеса

Соблюдение требований закона — это не разовая акция, а постоянный процесс. Для малого бизнеса и ИП, где кадровыми вопросами занимается один человек или сам руководитель, важно выстроить простую и понятную систему.

1. Разработайте и утвердите Положение о персональных данных работников

Это обязательный локальный нормативный акт. В нём должны быть прописаны цели обработки данных, перечень обрабатываемых сведений, сроки хранения, порядок уничтожения и ответственные лица. Без этого документа вы уязвимы при любой проверке.

2. Создайте номенклатуру дел с указанием сроков хранения

Каждое дело должно иметь заголовок и указание срока хранения. Это позволит автоматически отслеживать, когда наступает время уничтожения тех или иных документов.

3. Назначьте ответственного за обработку персональных данных

Даже в небольшой компании должен быть конкретный человек, который отвечает за соблюдение требований 152-ФЗ. Это может быть сам ИП или уполномоченный сотрудник.

4. Ведите учёт согласий на обработку персональных данных

Согласие должно быть оформлено письменно, содержать конкретный перечень данных и целей обработки, а также срок действия. Храните согласия отдельно — так будет проще доказать их наличие при проверке или споре.

5. Проводите ежегодную «чистку» архива

Раз в год проверяйте, у каких документов истёк срок хранения, и организуйте процедуру уничтожения с оформлением всех необходимых актов.

6. Используйте защищённые системы хранения

Электронные персональные данные должны храниться на защищённых серверах с ограниченным доступом. Передача документов через мессенджеры или хранение в незащищённых облачных сервисах — прямой путь к нарушению требований закона и потенциальной утечке.

Именно здесь кроется одно из преимуществ системной автоматизации: платформа Bejure хранит все кадровые документы в защищённой экосистеме, где данные сотрудников не уходят третьим лицам, а доступ к архиву — мгновенный в любой момент, в том числе при проверке или споре. Это принципиально отличается от передачи документов стороннему юристу через мессенджер, когда вы теряете контроль над конфиденциальностью.

---

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли уничтожать персональные данные уволенного сотрудника сразу после его ухода?

Нет. Уничтожение данных сразу после увольнения было бы нарушением архивного и налогового законодательства. Большинство кадровых документов (трудовые договоры, приказы, лицевые счета) должны храниться 50 лет с момента создания. Уничтожение допустимо только после истечения установленного срока хранения при отсутствии оснований для его продления.

Как хранить персональные данные уволенных сотрудников правильно?

Личные дела уволенных сотрудников должны быть закрыты, описаны и переданы в архив организации. Доступ к ним следует ограничить: только уполномоченные лица имеют право работать с этими материалами. Электронные данные хранятся на защищённых носителях с разграничением прав доступа. Персональные данные уволенных нельзя использовать в иных целях — только хранить в соответствии с требованиями закона.

Что грозит работодателю, если он уничтожил кадровые документы раньше срока?

Это двойной риск. С одной стороны, Роскомнадзор не привлечёт за уничтожение — скорее, за хранение дольше положенного. С другой — ГИТ и Росархив могут привлечь за уничтожение документов, срок хранения которых не истёк. Штраф по ст. 13.25 КоАП РФ для должностных лиц — до 5 000 ₽, для организаций — до 300 000 ₽. Кроме того, уничтоженные документы могут понадобиться при судебном споре или для подтверждения трудового стажа работника — и тогда проблемы будут серьёзнее штрафа.

Нужно ли получать согласие уволенного сотрудника на хранение его данных в архиве?

В большинстве случаев — нет. Если данные хранятся во исполнение требований закона (архивного, налогового, трудового), согласие субъекта не требуется: правовым основанием является сам закон. Согласие необходимо только в тех случаях, когда данные используются в целях, выходящих за рамки обязательного хранения — например, для направления предложений о работе или передачи третьим лицам.

Как правильно оформить уничтожение персональных данных, чтобы не было претензий?

Необходимо составить два документа: Акт о выделении документов к уничтожению (с перечнем документов, истёкшими сроками хранения и ссылками на нормативные акты) и Акт об уничтожении персональных данных (с указанием способа и даты уничтожения, подписанный ответственными лицами). Бумажные документы уничтожаются через шредер или передаются специализированной организации с получением подтверждающего акта. Электронные данные удаляются с применением методов, исключающих восстановление.

---

Заключение

Персональные данные бывших работников — это зона повышенной юридической ответственности, которую предприниматели нередко недооценивают. Хаотичное хранение, преждевременное или, напротив, бессрочное удержание документов, отсутствие процедуры уничтожения — всё это типичные ошибки малого бизнеса, каждая из которых способна обернуться штрафом или судебным спором.

Ключевые выводы просты:

• Срок хранения большинства кадровых документов — 50 лет с даты создания (для документов с 2003 года).
• Уничтожение допустимо только после истечения срока хранения и оформляется актами.
• Согласие уволенного сотрудника для хранения данных в рамках требований закона не требуется.
• Штрафы за нарушения существенно выросли и могут достигать сотен тысяч рублей.
• Система важнее разовых мер: номенклатура дел, ответственный сотрудник, ежегодная инвентаризация архива.

Наладить этот процесс значительно проще, когда все документы находятся в одном месте, доступны в любой момент и не требуют физического поиска по папкам. Платформа Bejure позволяет автоматизировать кадровый документооборот и хранить все данные в защищённой системе — так, чтобы при любой проверке или запросе нужный документ был под рукой за считанные секунды, а не где-то в архивном шкафу или на флешке уволившегося кадровика.

Выстройте систему один раз — и персональные данные ваших сотрудников, в том числе бывших, перестанут быть источником риска.