Приём на работу: пошаговая инструкция для работодателя

Каждый предприниматель рано или поздно сталкивается с наймом первого сотрудника. И именно в этот момент вместо развития бизнеса начинается хождение по кругу: какие документы запросить, в какой последовательности оформить, что подписать и в какой срок уведомить фонды. Одна ошибка — и штраф от трудовой инспекции. Одна пропущенная подпись — и трудовой договор можно оспорить.

Проблема в том, что Трудовой кодекс РФ не содержит единой статьи с чёткой последовательностью действий при оформлении нового работника. Нормы разбросаны по десяткам глав: документы при приёме — в одной статье, форма трудового договора — в другой, порядок ознакомления с локальными актами — в третьей. Для малого бизнеса и ИП, где нет выделенного кадровика, это превращается в реальную угрозу: неполный комплект документов, просроченные сроки, отсутствие обязательных приказов.

В этом материале — полная пошаговая инструкция по приёму на работу, актуальная на 2025 год. Каждый этап подкреплён ссылками на конкретные статьи ТК РФ, суммами штрафов за нарушения и практическими рекомендациями. Следуйте этому алгоритму, и процедура найма перестанет быть источником юридических рисков.

Какие документы работодатель вправе запросить у кандидата

Перечень документов, которые работник обязан предъявить при заключении трудового договора, является закрытым. Это означает, что работодатель не вправе требовать ничего сверх установленного законом списка.

📎 Ст. 65 ТК РФ: устанавливает исчерпывающий перечень документов, предъявляемых при заключении трудового договора. Требование документов, не предусмотренных данной статьёй и иными федеральными законами, запрещено.

Обязательные документы при приёме на работу:

1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
2. Трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р или СТД-СФР) — за исключением случаев, когда человек устраивается впервые или совмещает должности.
3. СНИЛС (документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учёта). Если сотрудник трудоустраивается впервые, регистрацию оформляет работодатель.
4. Документы воинского учёта — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву.
5. Документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний — если работа требует специальной подготовки (например, медицинские работники, водители, педагоги).
6. Справка об отсутствии судимости — для отдельных категорий (работа с детьми, в сфере транспорта и др.).
7. Справка об отсутствии административного наказания за потребление наркотических средств — для должностей, перечень которых установлен федеральными законами.

Документы, которые работодатель может запросить дополнительно (но не вправе требовать в качестве обязательных):

• ИНН — полезен для бухгалтерии, но его отсутствие не является основанием для отказа в заключении трудового договора;
• медицинская книжка — обязательна только для определённых сфер деятельности (общепит, торговля продуктами, образование, медицина);
• справка 2-НДФЛ с предыдущего места — нужна для корректного расчёта вычетов, но запрашивается по желанию работника.

⚠️ Важно: Требование предоставить регистрацию по месту жительства, фото, характеристику с предыдущего места работы, а также любые сведения о семейном положении, беременности или планах на рождение детей является прямым нарушением ст. 3 ТК РФ о запрете дискриминации в сфере труда. Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — от 1 000 до 5 000 ₽ для ИП, от 30 000 до 50 000 ₽ для юридических лиц.

Для кандидатов, которые трудоустраиваются впервые после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не оформляется. Работодатель ведёт сведения о трудовой деятельности в электронном виде и подаёт отчётность в Социальный фонд России (подраздел 1.1 формы ЕФС-1).

Предварительный медосмотр: кого нельзя допустить к работе без справки

Прежде чем переходить к оформлению трудового договора, необходимо убедиться, что кандидат прошёл обязательный предварительный медицинский осмотр — если закон того требует.

📎 Ст. 220 ТК РФ (в ред. от 01.03.2022, ранее ст. 213): определяет категории работников, подлежащих обязательным предварительным и периодическим медицинским осмотрам.

Обязательный предварительный медосмотр проходят:

• работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
• работники пищевой промышленности, общественного питания и торговли;
• сотрудники водопроводных сооружений, медицинских и детских учреждений;
• лица моложе 18 лет — независимо от характера работы (ст. 266 ТК РФ);
• работники транспорта (водители, машинисты и др.);
• иные категории, установленные приказом Минздрава России № 29н от 28.01.2021.

Порядок действий работодателя:

1. Выдать кандидату направление на медосмотр с указанием наименования должности, вредных факторов и реквизитов медицинской организации.
2. Дождаться получения медицинского заключения о пригодности к работе.
3. Только после получения положительного заключения — приступить к заключению трудового договора.

⚠️ Важно: Допуск к работе без прохождения обязательного медосмотра — нарушение, которое квалифицируется по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ. Штраф: для ИП — от 15 000 до 25 000 ₽, для юридических лиц — от 110 000 до 130 000 ₽ за каждого работника. При повторном нарушении — до 200 000 ₽ или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Медосмотр оплачивается за счёт работодателя (ст. 220 ТК РФ). Попытки переложить расходы на кандидата — отдельное нарушение трудового законодательства.

Ознакомление с локальными нормативными актами до подписания трудового договора

Это один из этапов, который работодатели пропускают чаще всего, — и один из самых частых поводов для штрафов при проверках ГИТ. Закон требует, чтобы будущий работник ознакомился с локальными нормативными актами (ЛНА) организации до подписания трудового договора, а не после.

📎 Ст. 68 ТК РФ: при приёме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Перечень ЛНА для ознакомления:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — обязательный документ для любого работодателя;
• Положение об оплате труда и премировании — если система оплаты не описана исчерпывающе в трудовом договоре;
• Штатное расписание — ознакомление не является обязательным по закону, но рекомендуется для прозрачности;
• Положение о защите персональных данных — обязательно в силу требований Федерального закона № 152-ФЗ;
• Должностная инструкция — если она оформлена как отдельный ЛНА, а не приложение к трудовому договору;
• Инструкции по охране труда — обязательны для соответствующих должностей;
• Положение о коммерческой тайне — если в организации установлен режим коммерческой тайны.

Как зафиксировать факт ознакомления:

Существуют три допустимых способа:

1. Лист ознакомления — отдельный документ с перечнем ЛНА, датой и подписью работника.
2. Журнал ознакомления — единый журнал для всех сотрудников.
3. Запись в трудовом договоре — формулировка «с локальными нормативными актами ознакомлен до подписания настоящего договора» с перечислением конкретных документов и подписью работника.

📋 Пример: ИП Сидорова принимает продавца в магазин. Она подписала трудовой договор в первый рабочий день, а правила внутреннего трудового распорядка дала прочитать «на следующей неделе». При проверке ГИТ это было квалифицировано как нарушение ст. 68 ТК РФ. Штраф — 35 000 ₽.

Многие предприниматели используют скачанные из интернета шаблоны ЛНА, рассчитывая сэкономить. Но шаблон — это документ без привязки к конкретному виду деятельности, режиму работы и штатной структуре. При проверке инспектор сразу видит, что ПВТР содержат пункты, не соответствующие реальной организации труда, — и это основание для предписания. Сервисы автоматизации кадрового документооборота, такие как Bejure, формируют ЛНА под конкретный бизнес, обновляют их при изменениях в законодательстве и позволяют подписать электронно — с юридической силой, аналогичной бумажному документу.

Заключение трудового договора: обязательные условия и типичные ошибки

Трудовой договор — центральный документ при оформлении найма. Именно он определяет содержание трудовых отношений и является главным доказательством при любом споре между работником и работодателем.

📎 Ст. 57 ТК РФ: устанавливает перечень обязательных условий, которые должны быть включены в трудовой договор. Отсутствие любого из них является нарушением трудового законодательства.

Обязательные условия трудового договора:

1. Место работы — с указанием обособленного подразделения, если применимо. Для дистанционных работников указывается место выполнения трудовой функции.
2. Трудовая функция — наименование должности в соответствии со штатным расписанием, конкретный вид поручаемой работы.
3. Дата начала работы. Если заключается срочный трудовой договор — срок его действия и основание для заключения на определённый срок (перечень оснований закреплён в ст. 59 ТК РФ).
4. Условия оплаты труда — размер тарифной ставки или оклада, доплаты, надбавки, поощрительные выплаты. Заработная плата не может быть ниже МРОТ (в 2025 году — 22 440 ₽).
5. Режим рабочего времени и времени отдыха — если он отличается от общих правил, установленных ПВТР.
6. Гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда — если такие условия установлены по результатам СОУТ.
7. Условия труда на рабочем месте — по результатам специальной оценки условий труда (СОУТ).
8. Условие об обязательном социальном страховании.
9. Характер работы — подвижной, разъездной, в пути и т.д. (если применимо).

Типичные ошибки при составлении трудового договора:

• Указание «оклад согласно штатному расписанию» вместо конкретной суммы — прямое нарушение ст. 57 ТК РФ.
• Отсутствие условий труда на рабочем месте — обязательно указываются даже при оптимальных условиях (класс 1 или 2 по результатам СОУТ).
• Незаконное заключение срочного трудового договора. Срочный договор допустим только при наличии оснований, перечисленных в ст. 59 ТК РФ. В противном случае он признаётся заключённым на неопределённый срок.
• Отсутствие указания на испытательный срок. Если условие об испытании не включено в текст договора, работник считается принятым без испытания (ст. 70 ТК РФ).
• Включение условия об испытании для лиц, которым оно запрещено: беременные женщины, лица до 18 лет, выпускники вузов, впервые поступающие на работу по специальности в течение года после окончания обучения, и другие категории.

⚠️ Важно: Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах. Один экземпляр передаётся работнику, второй хранится у работодателя. На экземпляре работодателя работник ставит подпись, подтверждающую получение своего экземпляра (ст. 67 ТК РФ). Нарушение формы — штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ: для ИП — от 5 000 до 10 000 ₽, для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 ₽.

Срок заключения: трудовой договор должен быть оформлен не позднее трёх рабочих дней со дня фактического допуска работника к выполнению трудовой функции (ст. 67 ТК РФ). Фактический допуск без оформления договора в этот срок — самостоятельное нарушение, которое не освобождает работодателя от обязанности заключить договор.

📋 Пример: Владелец кофейни «допустил» бариста к работе в понедельник, а договор планировал подписать «в конце недели, когда бухгалтер приедет». В среду пришла проверка ГИТ. Результат: штраф 70 000 ₽ на юрлицо за уклонение от оформления трудового договора, плюс предписание об устранении нарушений в 30-дневный срок.

Издание приказа о приёме на работу и оформление кадровых документов

После подписания трудового договора процедура приёма на работу продолжается оформлением ряда обязательных кадровых документов.

Шаг 1: Приказ (распоряжение) о приёме на работу

С 2022 года издание приказа о приёме на работу не является обязательным (Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ внёс изменения в ст. 68 ТК РФ). Однако отказываться от приказа на практике не рекомендуется по следующим причинам:

• приказ является основанием для внесения записи в трудовую книжку;
• используется для формирования личной карточки работника;
• необходим для бухгалтерии (начисление заработной платы, постановка на учёт);
• запрашивается при проверках и судебных спорах.

Если работодатель решает оформлять приказ, его содержание должно соответствовать условиям трудового договора: должность, подразделение, дата начала работы, условия оплаты, наличие или отсутствие испытательного срока.

Шаг 2: Внесение записи в трудовую книжку

Для работников, которые не перешли на электронную трудовую книжку, запись о приёме вносится в бумажную трудовую книжку в соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда России № 320н от 19.05.2021).

📎 Ст. 66 ТК РФ: работодатель ведёт трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, когда трудовая книжка не ведётся).

Запись вносится точно в соответствии с формулировкой приказа (или трудового договора, если приказ не издавался). Указывается порядковый номер записи, дата, наименование должности, основание (реквизиты приказа или трудового договора).

Шаг 3: Оформление личной карточки работника

С 2022 года ведение личной карточки (форма Т-2) также перестало быть обязательным требованием трудового законодательства. Тем не менее большинство работодателей продолжают её использовать как удобный инструмент систематизации кадровой информации. Карточка содержит сведения о работнике, его образовании, стаже, воинском учёте, отпусках и переводах.

Шаг 4: Заполнение книги учёта движения трудовых книжек

Если работнику ведётся бумажная трудовая книжка, факт её получения работодателем фиксируется в книге (журнале) учёта движения трудовых книжек. Форму журнала работодатель разрабатывает самостоятельно (с 01.09.2021 унифицированные формы отменены).

Шаг 5: Согласие на обработку персональных данных

До начала любых операций с данными работника необходимо получить его письменное согласие на обработку персональных данных в соответствии с требованиями Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» и главы 14 ТК РФ. Согласие должно быть конкретным, информированным и сознательным.

⚠️ Важно: Обработка персональных данных без согласия работника (за исключением случаев, прямо предусмотренных законом) влечёт штраф по ст. 13.11 КоАП РФ: для юридических лиц — от 30 000 до 150 000 ₽, при повторном нарушении — до 500 000 ₽.

Подача отчётности и уведомлений после оформления сотрудника

Заключением трудового договора и изданием приказа процедура найма не завершается. Работодатель обязан подать ряд уведомлений и отчётных форм в установленные сроки.

1. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 (аналог бывшего СЗВ-ТД)

Сведения о трудовой деятельности подаются в Социальный фонд России (СФР) не позднее одного рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме (или за днём заключения трудового договора, если приказ не издавался).

⚠️ Важно: За нарушение срока подачи или непредставление сведений — штраф от 300 до 500 ₽ за каждого работника на должностное лицо (ст. 15.33.2 КоАП РФ). Многократные нарушения суммируются.

2. Регистрация в качестве страхователя (для ИП при первом найме)

С 2023 года отдельная регистрация ИП в качестве работодателя в СФР не требуется — фонд регистрирует страхователя автоматически на основании данных из отчётности ЕФС-1. Однако работодатель обязан подать сведения в установленный срок, иначе регистрация не произойдёт, что повлечёт нарушение порядка уплаты страховых взносов.

3. Воинский учёт

Если принятый работник подлежит воинскому учёту, работодатель обязан в течение пяти дней со дня приёма на работу направить сведения в военный комиссариат по месту регистрации работника (п. 32 Положения о воинском учёте, утв. Постановлением Правительства РФ № 719).

📎 Ст. 21.4 КоАП РФ: непредставление сведений о приёме на работу (увольнении) граждан, подлежащих воинскому учёту, — штраф от 40 000 до 50 000 ₽ для должностных лиц.

4. Уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином

Если работник является иностранным гражданином или лицом без гражданства, работодатель обязан в течение трёх рабочих дней уведомить территориальный орган МВД России (ст. 13 Федерального закона № 115-ФЗ). Штраф за неуведомление — от 400 000 до 800 000 ₽ для юридических лиц, от 35 000 до 70 000 ₽ для должностных лиц (ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ). В Москве, Московской области, Санкт-Петербурге и Ленинградской области суммы ещё выше.

Сводная таблица сроков:

Действие	Срок	Ответственность
Подача подраздела 1.1 ЕФС-1	1 рабочий день	300–500 ₽ за работника
Уведомление военкомата	5 дней	40 000–50 000 ₽
Уведомление МВД (иностранцы)	3 рабочих дня	400 000–800 000 ₽

Когда процесс найма поставлен на поток — несколько сотрудников в месяц, разные режимы работы, срочные и бессрочные договоры — вести кадровый учёт вручную становится рискованно. Пропущенный срок подачи отчётности, потерянный лист ознакомления или несоответствие условий договора и приказа — всё это обнаруживается при первой же проверке ГИТ. Платформа Bejure закрывает эту задачу системно: документы формируются по заданным параметрам, хранятся в едином архиве и доступны за 30 секунд — будь то плановая проверка или внеплановый запрос инспекции.

Испытательный срок при приёме на работу: правила и ограничения

Условие об испытательном сроке — один из наиболее распространённых элементов трудового договора, и одновременно один из самых частых источников ошибок при оформлении.

📎 Ст. 70 ТК РФ: испытание устанавливается по соглашению сторон при заключении трудового договора в целях проверки соответствия работника поручаемой работе.

Ключевые правила:

• Условие об испытании указывается в трудовом договоре. Если договор не содержит такого условия — работник считается принятым без испытания. Устные договорённости юридической силы не имеют.
• Максимальный срок испытания — 3 месяца. Для руководителей организаций, их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей — до 6 месяцев. При заключении трудового договора на срок от 2 до 6 месяцев — не более 2 недель.
• В период испытания работник имеет все права, предусмотренные трудовым законодательством. Нельзя устанавливать пониженный оклад «на время испытания» — это нарушение ст. 132 ТК РФ о запрете дискриминации в оплате труда.

Категории работников, которым запрещено устанавливать испытание:

• беременные женщины и женщины с детьми до полутора лет;
• лица, не достигшие 18 лет;
• лица, получившие среднее профессиональное или высшее образование по аккредитованным программам и впервые поступающие на работу по специальности в течение одного года со дня окончания обучения;
• лица, избранные на выборную должность;
• лица, приглашённые на работу в порядке перевода от другого работодателя;
• лица, заключающие трудовой договор на срок до двух месяцев;
• иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ, коллективным договором и федеральными законами.

Увольнение при неудовлетворительном результате испытания:

Работодатель вправе расторгнуть трудовой договор до истечения испытательного срока, предупредив работника за три дня в письменной форме с указанием конкретных причин (ст. 71 ТК РФ). Формулировка «не справился» без подтверждающих документов (актов, докладных, результатов аттестации) — прямой путь к восстановлению работника через суд с выплатой компенсации за вынужденный прогул.

📋 Пример: Работодатель уволил менеджера по продажам по результатам испытания, указав в уведомлении: «не соответствует требованиям». Работник обратился в суд. Суд запросил доказательства: план работы на период испытания, фиксацию результатов, служебные записки. Ничего из этого не оказалось. Увольнение признано незаконным, работник восстановлен, работодатель выплатил компенсацию за 4 месяца вынужденного прогула.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли принять работника без оформления трудового договора, если он согласен работать неофициально?

Нет. Трудовой договор заключается в обязательном порядке при наличии трудовых отношений, независимо от согласия сторон (ст. 67 ТК РФ). Фактический допуск к работе без оформления квалифицируется как уклонение от заключения трудового договора: штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ — от 5 000 до 10 000 ₽ для ИП, от 50 000 до 100 000 ₽ для юридических лиц. При повторном нарушении — дисквалификация должностного лица на срок от 1 до 3 лет.

Обязательно ли оформлять приказ о приёме на работу в 2025 году?

С 22 ноября 2021 года издание приказа о приёме на работу не является обязательным — работодатель вправе принять решение самостоятельно. Однако на практике отказ от приказа создаёт сложности: он используется как основание для записи в трудовую книжку, для постановки на бухгалтерский учёт и как доказательство в трудовых спорах. Рекомендуется продолжать издавать приказы.

Какой максимальный штраф грозит за нарушения при приёме на работу?

Максимальные суммы зависят от характера нарушения. Уклонение от оформления трудового договора при повторном нарушении — дисквалификация. Допуск без медосмотра — до 130 000 ₽ на юрлицо за каждого работника. Неуведомление МВД о найме иностранного гражданина — до 800 000 ₽ (а в Москве и Санкт-Петербурге — до 1 000 000 ₽). Суммы штрафов по разным составам могут применяться одновременно.

Нужно ли заключать трудовой договор, если нанимаешь сотрудника на один день?

Если речь идёт о выполнении конкретной разовой работы с определённым результатом — можно заключить гражданско-правовой договор (договор подряда, оказания услуг). Если же работник выполняет трудовую функцию (подчиняется графику, выполняет указания работодателя, использует его оборудование) — это трудовые отношения, и необходим трудовой договор, даже если срок работы составляет один день. Заключается срочный трудовой договор на срок до двух месяцев (ст. 59 ТК РФ).

Что делать, если работник не предоставил трудовую книжку?

Если работник утверждает, что трудовая книжка утеряна, работодатель по письменному заявлению работника оформляет новую (ст. 65 ТК РФ). Если работник ранее выбрал электронную трудовую книжку — он предоставляет сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (от предыдущего работодателя) или СТД-СФР (из Социального фонда через Госуслуги). Отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа в приёме на работу.

Заключение

Приём на работу — это не подписание одного документа, а последовательность юридически значимых действий, каждое из которых регулируется конкретной нормой закона. Пропуск любого этапа — от запроса документов до подачи отчётности в СФР — создаёт основание для штрафа, предписания или судебного спора.

Подведём итог — полный алгоритм при найме сотрудника:

1. Запросить обязательные документы (ст. 65 ТК РФ).
2. Направить на предварительный медосмотр, если он обязателен (ст. 220 ТК РФ).
3. Ознакомить с локальными нормативными актами под подпись до подписания договора (ст. 68 ТК РФ).
4. Заключить трудовой договор в письменной форме в двух экземплярах (ст. 67 ТК РФ).
5. Издать приказ о приёме (рекомендуется).
6. Внести запись в трудовую книжку или подать сведения о трудовой деятельности.
7. Подать подраздел 1.1 ЕФС-1 — в течение одного рабочего дня.
8. Уведомить военкомат — в течение пяти дней (для военнообязанных).
9. Уведомить МВД — в течение трёх рабочих дней (для иностранных граждан).

Этот алгоритм работает для любого работодателя — от ИП с одним сотрудником до компании с десятками наёмных работников. Соблюдайте последовательность, фиксируйте каждый шаг документально, и кадровый учёт перестанет быть зоной риска для вашего бизнеса.