Приказ об отпуске: образец, как заполнить и скачать

Каждый раз, когда сотрудник уходит в отпуск, работодатель обязан оформить это документально. Не устным согласием, не пометкой в ежедневнике, а полноценным приказом о предоставлении отпуска. Без этого документа выплата отпускных не имеет правового основания, а при проверке трудовой инспекции компания рискует получить штраф. Для малого бизнеса и ИП, где кадровый учёт часто ведёт сам предприниматель, корректное заполнение приказа — задача, которая вызывает массу вопросов.

Проблема в том, что большинство владельцев бизнеса сталкиваются с оформлением отпусков от случая к случаю. Нет штатного кадровика, нет отлаженного процесса, а скачанный из интернета бланк может оказаться устаревшим или неполным. В результате — ошибки в реквизитах, неправильный расчёт дней, пропущенные подписи. Всё это превращает формальный документ в потенциальное основание для спора с работником или предписания инспектора.

В этом материале разберём, как заполнить приказ об отпуске правильно, какую форму использовать, что обязательно указать в каждой графе и как избежать типичных ошибок. Вы получите чёткую пошаговую инструкцию, актуальные образцы и практические рекомендации, применимые к любой сфере деятельности.

Зачем нужен приказ о предоставлении отпуска и что говорит закон

Приказ об отпуске — это распорядительный документ, которым работодатель официально оформляет предоставление работнику ежегодного оплачиваемого, дополнительного, учебного или иного отпуска. Документ фиксирует юридически значимые параметры: вид отпуска, его продолжительность, даты начала и окончания. На основании приказа бухгалтерия рассчитывает и выплачивает отпускные, а кадровая служба вносит сведения в личную карточку работника.

📎 Ст. 114 ТК РФ: работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Минимальная продолжительность — 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Обязанность оформить приказ вытекает из общих норм трудового законодательства. Трудовой кодекс не содержит отдельной статьи, которая бы предписывала издание именно приказа, однако целый ряд положений делает его необходимым:

• Ст. 123 ТК РФ устанавливает, что о времени начала отпуска работник должен быть извещён под подпись не позднее чем за две недели до его начала. Приказ — основной документ для такого уведомления.
• Ст. 136 ТК РФ требует выплатить отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска. Без приказа у бухгалтерии нет основания для расчёта.
• Ст. 62 ТК РФ обязывает работодателя выдавать копии документов, связанных с работой, по заявлению сотрудника. Приказ относится к таким документам.

Отсутствие оформленного приказа при фактическом нахождении работника в отпуске создаёт правовую неопределённость. Если работник получит травму в период, который документально не оформлен как отпуск, возникает вопрос: находился ли он на рабочем месте? Был ли это прогул? Или неоформленный отпуск? Каждый из этих вариантов влечёт разные правовые последствия.

⚠️ Важно: за нарушение трудового законодательства, в том числе за ненадлежащее оформление кадровых документов, предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ: штраф для ИП — от 1 000 до 5 000 ₽, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 ₽. При повторном нарушении суммы увеличиваются, а должностному лицу грозит дисквалификация на срок от одного до трёх лет.

Какую форму приказа использовать: Т-6, Т-6а или свободная

До 2013 года все организации были обязаны использовать унифицированные формы первичных учётных документов, утверждённые Госкомстатом. С 1 января 2013 года, после вступления в силу Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», применение унифицированных форм стало необязательным. Работодатель вправе разработать собственный бланк, утвердив его локальным нормативным актом.

Тем не менее на практике подавляющее большинство компаний и индивидуальных предпринимателей продолжают использовать формы Т-6 и Т-6а, утверждённые Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Причин несколько:

1. Привычность. Инспекторы ГИТ, бухгалтеры, аудиторы знают эти формы и не задают лишних вопросов.
2. Полнота реквизитов. Форма содержит все необходимые поля: данные работника, вид и период отпуска, подписи сторон.
3. Минимальный риск ошибки. Структура бланка сама подсказывает, что нужно заполнить.

Форма Т-6 — приказ на одного работника. Используется в абсолютном большинстве случаев.

Форма Т-6а — приказ на нескольких работников одновременно. Удобна, когда отпуска совпадают по датам (например, при остановке производства на период корпоративного отдыха).

Свободная форма допустима, но должна содержать обязательные реквизиты:

• Наименование организации (или ФИО индивидуального предпринимателя)
• Номер и дата приказа
• ФИО, табельный номер, должность и структурное подразделение работника
• Вид отпуска
• Период работы, за который предоставляется отпуск
• Даты начала и окончания, общая продолжительность в календарных днях
• Подпись руководителя
• Отметка об ознакомлении работника

📋 Пример: ИП Смирнов А.В. решил использовать собственную форму приказа. При проверке инспектор ГИТ обнаружил, что в документе отсутствует графа «период работы, за который предоставляется отпуск». Это формальное нарушение — невозможно определить, за какой рабочий год использован отпуск. Инспектор выдал предписание об устранении нарушения. Если бы предприниматель применял стандартную форму Т-6, проблемы бы не возникло.

Как заполнить приказ об отпуске: пошаговая инструкция

Рассмотрим заполнение приказа об отпуске на основании формы Т-6 — как наиболее распространённой. Каждое поле разберём отдельно с пояснениями и примерами.

Шаг 1. Шапка документа

В верхней части бланка указывают:

• Наименование организации — полное или сокращённое, в соответствии с учредительными документами. Для ИП — «Индивидуальный предприниматель Иванов И.И.» или сокращённо «ИП Иванов И.И.».
• Код по ОКПО — восьмизначный код из уведомления Росстата. Для ИП, которые не получали такое уведомление, поле можно оставить пустым или поставить прочерк.

Шаг 2. Номер и дата приказа

• Номер документа — порядковый номер в системе внутренней нумерации. Рекомендуется использовать сквозную нумерацию в течение календарного года с буквенным индексом, например: «25-О» (где «О» — отпуск).
• Дата составления — день издания приказа. Он должен быть не позднее чем за три дня до начала отпуска (чтобы бухгалтерия успела рассчитать и выплатить отпускные в срок по ст. 136 ТК РФ), а в идеале — за две недели, если приказ одновременно служит уведомлением (ст. 123 ТК РФ).

Шаг 3. Сведения о работнике

• Фамилия, имя, отчество — полностью, в дательном падеже.
• Табельный номер — если ведётся табельный учёт. У микропредприятий табельные номера могут отсутствовать — в этом случае ставят прочерк.
• Структурное подразделение — отдел, цех, участок. При отсутствии структурных подразделений — прочерк.
• Должность (специальность, профессия) — в точном соответствии со штатным расписанием и трудовым договором.

⚠️ Важно: расхождение в наименовании должности между приказом, штатным расписанием и трудовым договором — одна из самых частых причин замечаний при проверках. Следите за единообразием формулировок.

Шаг 4. Раздел А — ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Этот раздел заполняют, если работнику предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск:

• Количество календарных дней — как правило, 28. Для отдельных категорий работников продолжительность увеличена (педагоги — до 56 дней, инвалиды — 30 дней и т.д.).
• Дата начала — первый день отпуска.
• Дата окончания — последний день отпуска.

📎 Ст. 120 ТК РФ: продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска исчисляется в календарных днях. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней не включаются.

Шаг 5. Раздел Б — ежегодный дополнительный и иные отпуска

Заполняется при предоставлении:

• Дополнительного оплачиваемого отпуска (за вредные условия труда — ст. 117 ТК РФ, за ненормированный рабочий день — ст. 119 ТК РФ, за работу в районах Крайнего Севера — ст. 321 ТК РФ)
• Учебного отпуска (глава 26 ТК РФ)
• Отпуска без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ)
• Иных видов отпуска, предусмотренных законодательством или коллективным договором

В соответствующих полях указывают вид отпуска, его продолжительность, даты начала и окончания.

Шаг 6. Раздел В — итого

Если работник одновременно использует и основной, и дополнительный отпуск, в разделе В суммируются показатели разделов А и Б:

• Общее количество календарных дней
• Общая дата начала (самая ранняя)
• Общая дата окончания (самая поздняя)

Шаг 7. Период работы

Критически важное поле, которое часто заполняют неправильно. Здесь указывают рабочий год, за который предоставляется отпуск, — а не календарный.

📋 Пример: сотрудник принят на работу 15 марта 2023 года. Его первый рабочий год — с 15.03.2023 по 14.03.2024, второй — с 15.03.2024 по 14.03.2025. Если в июле 2025 года он берёт отпуск за второй рабочий год, в графе «за период работы» пишут: «с 15.03.2024 по 14.03.2025».

При этом рабочий год может сдвигаться в случаях, указанных в ст. 121 ТК РФ (например, если работник находился в отпуске по уходу за ребёнком или в отпуске без сохранения заработной платы свыше 14 дней в течение рабочего года).

Шаг 8. Подписи

• Подпись руководителя (или уполномоченного лица по доверенности) с расшифровкой и указанием должности.
• Подпись работника и дата ознакомления — подтверждение того, что сотрудник уведомлён о сроках отпуска.

Образец заполнения приказа об отпуске по форме Т-6

Ниже приведён пример заполнения для типичной ситуации: работник берёт 14 дней ежегодного основного оплачиваемого отпуска.

Шапка:

• Наименование организации: ООО «Торговый дом "Восход"»
• Код по ОКПО: 12345678

Реквизиты приказа:

• Номер: 41-О
• Дата: 01.07.2025

Сведения о работнике:

• ФИО: Петровой Елене Сергеевне
• Табельный номер: 0027
• Структурное подразделение: Отдел продаж
• Должность: менеджер по работе с клиентами

Раздел А:

• Вид отпуска: ежегодный основной оплачиваемый
• Количество календарных дней: 14
• Дата начала: 14.07.2025
• Дата окончания: 27.07.2025

Раздел Б: не заполнен (прочерк)

Раздел В:

• Итого календарных дней: 14
• Дата начала: 14.07.2025
• Дата окончания: 27.07.2025

Период работы: с 10.02.2024 по 09.02.2025

Подписи:

• Руководитель: Генеральный директор Козлов Д.А. (подпись)
• Работник: Петрова Е.С. (подпись), дата ознакомления: 01.07.2025

Обратите внимание: дата приказа — 1 июля, начало отпуска — 14 июля. Работник ознакомлен с приказом за 13 дней до начала, что соответствует требованию о двухнедельном уведомлении. Отпускные должны быть выплачены не позднее 10 июля (за три дня до начала).

Типичные ошибки при оформлении и как их избежать

Анализ практики проверок ГИТ и судебных споров позволяет выделить наиболее распространённые ошибки при составлении приказа на отпуск.

1. Неправильный расчёт дней при наличии праздников

Если на период отпуска приходится нерабочий праздничный день (ст. 112 ТК РФ), он не включается в число календарных дней отпуска, но и отпуск на этот день не продлевается автоматически — просто последняя дата сдвигается.

📋 Пример: работник уходит в отпуск на 14 дней с 1 июня 2025 года. На этот период приходится 12 июня — День России. Значит, отпуск закончится не 14 июня, а 15 июня (14 дней плюс один праздничный день, который не засчитывается). В приказе дата окончания — 15.06.2025, количество дней — 14.

2. Ошибки в периоде работы

Указание календарного года (с 01.01.2025 по 31.12.2025) вместо рабочего года — грубая ошибка. Рабочий год исчисляется индивидуально для каждого работника с даты приёма.

3. Отсутствие подписи работника об ознакомлении

Без подписи сотрудника работодатель не сможет доказать, что уведомление о начале отпуска было произведено в установленный срок. В случае трудового спора суд встанет на сторону работника.

4. Оформление приказа задним числом

Если дата приказа позже даты начала отпуска — это явное нарушение. Оно свидетельствует о том, что кадровый учёт ведётся ненадлежащим образом. Инспектор ГИТ зафиксирует это в акте проверки.

5. Расхождение с графиком отпусков

📎 Ст. 123 ТК РФ: график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Если фактические даты в приказе не совпадают с графиком и нет документального основания для переноса (заявление работника, приказ о переносе), инспектор может расценить это как нарушение.

6. Неверное наименование вида отпуска

Формулировка «отпуск» без уточнения вида недопустима. Необходимо чётко указывать: ежегодный основной оплачиваемый, ежегодный дополнительный оплачиваемый, отпуск без сохранения заработной платы, учебный и т.д.

7. Дробление отпуска без согласия работника

Разделение ежегодного отпуска на части допускается только по соглашению сторон, при этом одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Если приказ оформлен на 7 дней, а документального подтверждения согласия работника на разделение нет, — это нарушение.

Чтобы системно избегать подобных ошибок, имеет смысл автоматизировать кадровый документооборот. Платформа Bejure позволяет формировать приказы на отпуск с автоматической подстановкой данных из трудового договора и штатного расписания — это исключает расхождения в реквизитах, наименованиях должностей и датах. Документы обновляются при изменении законодательства, а все файлы хранятся в одном месте и доступны в любой момент — даже если инспектор пришёл с внеплановой проверкой.

Где скачать бланк приказа и на что обратить внимание

Найти бланк приказа об отпуске несложно — десятки сайтов предлагают скачать форму Т-6 в форматах Word, Excel и PDF. Однако качество этих шаблонов существенно различается.

На что обратить внимание при скачивании шаблона:

• Актуальность. Убедитесь, что форма соответствует Постановлению Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Устаревшие бланки могут содержать ссылки на недействующие нормативные акты.
• Полнота полей. Некоторые шаблоны «оптимизированы» — из них удалены поля, которые авторы посчитали необязательными. Это ошибка. Например, поле «код по ОКПО» можно не заполнять, но убирать его из формы нежелательно.
• Форматирование. Бланк должен быть пригоден для печати на листе А4 без обрезки полей и смещения строк.
• Отсутствие водяных знаков и рекламы. Официальный кадровый документ не должен содержать логотипы сторонних сервисов.

⚠️ Важно: шаблон из интернета — это риск, оформленный в Word. Формы могут содержать ошибки, устаревшие формулировки или не учитывать специфику вашего бизнеса. Если вы используете скачанный бланк, обязательно сверьте его с оригиналом формы из Постановления Госкомстата и проверьте корректность всех реквизитов перед подписанием.

Источники, которым можно доверять:

1. КонсультантПлюс и Гарант — справочно-правовые системы с проверенными формами документов.
2. Официальный сайт Роструда (онлайнинспекция.рф) — содержит шаблоны и инструкции по заполнению.
3. Специализированные платформы кадрового документооборота, такие как Bejure, — генерируют документы автоматически под конкретные параметры сотрудника и организации, с учётом актуальных требований законодательства. Все документы подписываются электронной подписью внутри защищённой системы — юридическая сила как у бумажных, а данные не уходят третьим лицам.

Особенности приказа для разных видов отпусков

Форма Т-6 универсальна, но порядок заполнения отличается в зависимости от вида предоставляемого отпуска. Разберём ключевые особенности.

Отпуск без сохранения заработной платы

Предоставляется по заявлению работника и с согласия работодателя (ст. 128 ТК РФ), за исключением случаев, когда работодатель обязан его предоставить (участники ВОВ, работающие инвалиды, сотрудники в случае рождения ребёнка, регистрации брака, смерти близких — до 5 дней).

• Раздел А — не заполняется (прочерк)
• В разделе Б указывают: «без сохранения заработной платы»
• Основание — заявление работника с визой руководителя

Учебный отпуск

Предоставляется работникам, совмещающим работу с получением образования (глава 26 ТК РФ). Продолжительность зависит от уровня образования и формы обучения.

• В разделе Б — «учебный»
• Основание — справка-вызов из образовательного учреждения
• Важно: учебный отпуск нельзя заменить денежной компенсацией и нельзя перенести

Отпуск по беременности и родам

Строго говоря, это не отпуск в классическом понимании, а период временной нетрудоспособности. Однако он оформляется приказом, и форму Т-6 для этого используют часто.

• В разделе Б указывают: «по беременности и родам»
• Продолжительность — 140 календарных дней (70 до родов и 70 после), при осложнённых родах — 156 дней, при многоплодной беременности — 194 дня (ст. 255 ТК РФ)
• Основание — листок нетрудоспособности и заявление работницы

Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день

📎 Ст. 119 ТК РФ: работникам с ненормированным рабочим днём предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее трёх календарных дней. Конкретная продолжительность устанавливается коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка или трудовым договором.

Если работник одновременно использует основной и дополнительный отпуск, заполняются оба раздела — А и Б, а в разделе В суммируются дни.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить приказ об отпуске в свободной форме, а не по форме Т-6?

Да, с 2013 года применение унифицированных форм необязательно. Работодатель вправе использовать собственный бланк, утвердив его приказом или включив в учётную политику. Однако документ должен содержать все обязательные реквизиты: данные работника, вид отпуска, его продолжительность, даты, период работы, подписи руководителя и работника. На практике форма Т-6 остаётся наиболее надёжным вариантом — её знают и принимают все контролирующие органы.

За сколько дней до начала отпуска нужно подписать приказ?

Законодательство не устанавливает конкретный срок для издания приказа, но есть два косвенных ограничения. Во-первых, работник должен быть уведомлён о начале отпуска не позднее чем за 14 дней (ст. 123 ТК РФ). Во-вторых, отпускные необходимо выплатить за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Следовательно, приказ нужно оформлять и подписывать заблаговременно — оптимально за две-три недели до первого дня отпуска. Это даст достаточно времени для ознакомления работника и расчёта выплат.

Нужно ли работнику писать заявление на отпуск, если есть утверждённый график?

Если отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков, заявление работника формально не требуется — график обязателен для обеих сторон (ст. 123 ТК РФ). Однако многие работодатели всё равно просят работника написать заявление для удобства документооборота. Заявление обязательно, если отпуск предоставляется не по графику (перенос, отпуск за свой счёт, учебный отпуск), а также в случае, если работник относится к категории лиц, которые вправе выбирать время отпуска самостоятельно (ст. 122, ст. 123, ст. 260, ст. 262.2 ТК РФ).

Что делать, если в приказе допущена ошибка?

Исправления в подписанном приказе нежелательны. Если ошибка обнаружена до ознакомления работника — проще переиздать документ с правильными данными. Если приказ уже подписан обеими сторонами, издают приказ о внесении изменений, в котором указывают, какой реквизит исправляется и на что. Перечёркивать, замазывать корректором или допечатывать текст в уже подписанном документе категорически не рекомендуется — при проверке это вызовет обоснованные вопросы.

Обязательно ли хранить приказы об отпусках, и если да — сколько?

Да, обязательно. В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236) приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков хранятся 5 лет. Приказы об отпусках по беременности и родам, по уходу за ребёнком, а также отпусках без сохранения заработной платы — 50 лет (75 лет для документов, созданных до 2003 года). Несоблюдение сроков хранения может повлечь ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ.

Заключение

Приказ о предоставлении отпуска — не формальность, а юридически значимый документ, от правильного оформления которого зависят права работника, обязанности работодателя и защита бизнеса при проверках. Заполнение формы Т-6 не занимает много времени, если понимать логику каждого поля: от рабочего года до порядка учёта праздничных дней.

Ключевые правила просты: оформляйте приказ заблаговременно, следите за единообразием данных во всех кадровых документах, не забывайте о подписи работника и храните документы в установленные сроки. Если кадровый учёт ведёт сам предприниматель без профильного опыта, автоматизация — не роскошь, а необходимость. Системы электронного кадрового документооборота снимают рутину, исключают типичные ошибки и обеспечивают мгновенный доступ к любому документу при проверке.

Проверьте свои текущие кадровые документы, убедитесь, что приказы на отпуск оформлены корректно, а график отпусков утверждён и соблюдается. Порядок в документах — это порядок в бизнесе.