Приказ об утверждении ЛНА: образец, как заполнить и скачать

Каждый работодатель, нанимающий хотя бы одного сотрудника, рано или поздно сталкивается с необходимостью оформить локальный нормативный акт — правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, инструкцию по охране труда или иной внутренний документ. Но сам по себе ЛНА не начинает действовать: его нужно ввести в силу. И здесь возникает вопрос — как правильно составить приказ об утверждении ЛНА, чтобы документ имел юридическую силу и выдержал любую проверку трудовой инспекции.

Ошибки в оформлении приказа — одна из самых частых причин штрафов по результатам проверок ГИТ. Инспектор открывает папку с кадровыми документами, видит локальный акт без надлежащего утверждения — и фиксирует нарушение. Для ИП и малого бизнеса это означает штраф от 1 000 до 50 000 рублей по одному только эпизоду. Ниже разберём, как составить приказ правильно, что в нём указать, какие реквизиты обязательны, и дадим практические рекомендации по заполнению.

В этом материале — пошаговая инструкция, готовая структура документа и разбор типичных ошибок. Всё, что нужно владельцу бизнеса, чтобы закрыть вопрос с утверждением внутренних актов раз и навсегда.

Что такое локальный нормативный акт и зачем нужен приказ о его утверждении

Локальный нормативный акт (ЛНА) — это внутренний документ организации или индивидуального предпринимателя, который устанавливает правила поведения, условия труда, порядок оплаты или иные нормы, обязательные для всех работников. К таким документам относятся:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
• Положение об оплате труда и премировании
• Положение о защите персональных данных
• Штатное расписание
• График сменности
• Инструкции по охране труда
• Положение о командировках
• Должностные инструкции (если работодатель принял решение оформлять их как отдельные ЛНА)

📎 Ст. 8 ТК РФ: Работодатели принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Ключевой момент: ЛНА вступает в силу не с момента его написания, а с момента официального утверждения. Существует два способа утверждения:

1. Гриф утверждения непосредственно на самом документе — руководитель ставит подпись и дату в правом верхнем углу.
2. Отдельный приказ (распоряжение) — издаётся как самостоятельный распорядительный документ, а ЛНА становится приложением к нему.

Второй вариант — приказ об утверждении ЛНА — применяется чаще, поскольку позволяет:

• Зафиксировать конкретную дату вступления документа в силу
• Назначить ответственных за ознакомление работников
• Определить порядок и сроки внедрения новых правил
• Отменить ранее действовавшие локальные акты по тому же вопросу
• Создать чёткий документальный след для проверяющих органов

Для малого бизнеса и ИП приказ — это ещё и способ навести порядок в кадровом документообороте. Когда все внутренние акты введены в действие отдельными приказами, пронумерованными и датированными, вопросов у инспектора не возникает.

⚠️ Важно: Микропредприятия вправе полностью или частично отказаться от принятия ЛНА, если включат соответствующие условия непосредственно в трудовой договор по типовой форме (ст. 309.2 ТК РФ). Однако как только численность или доход выходят за лимиты микропредприятия, обязанность вернуть ЛНА возникает в полном объёме.

Какие ЛНА требуют утверждения приказом: перечень обязательных документов

Прежде чем составлять приказ, необходимо определить, какие именно локальные акты должны быть у работодателя. Трудовое законодательство не содержит единого закрытого перечня обязательных ЛНА, однако из различных статей Трудового кодекса РФ вытекает обязанность иметь следующие документы:

Обязательные для всех работодателей

Локальный нормативный акт	Основание в ТК РФ
Правила внутреннего трудового распорядка	Ст. 189, ст. 190 ТК РФ
Положение об оплате труда (или раздел в ПВТР)	Ст. 135 ТК РФ
Положение о защите персональных данных	Ст. 87 ТК РФ, Федеральный закон № 152-ФЗ
Штатное расписание	Ст. 15, ст. 57 ТК РФ
График отпусков	Ст. 123 ТК РФ
Инструкции по охране труда	Ст. 214 ТК РФ

Обязательные при определённых условиях

• Положение о командировках — если работники направляются в служебные поездки
• График сменности — при сменном режиме работы (ст. 103 ТК РФ)
• Положение об аттестации — если работодатель проводит аттестацию работников
• Положение о ненормированном рабочем дне — если такой режим применяется (ст. 101 ТК РФ)
• Положение о разделении рабочего дня на части — при необходимости дробления смены (ст. 105 ТК РФ)

Каждый из перечисленных документов вводится в действие приказом об утверждении. Один приказ может утверждать сразу несколько ЛНА — это удобно при первичном оформлении кадровой документации, когда ИП или компания только начинают деятельность и нанимают первых сотрудников.

📋 Пример: Индивидуальный предприниматель открывает пункт выдачи заказов и нанимает двух операторов. Ему необходимо одновременно утвердить ПВТР, положение об оплате труда и инструкцию по охране труда. Он вправе издать один приказ с тремя приложениями — каждое из которых будет отдельным ЛНА.

Структура и обязательные реквизиты приказа об утверждении ЛНА

Приказ об утверждении локального нормативного акта не имеет строго унифицированной формы — работодатель разрабатывает его самостоятельно. Однако документ должен содержать определённый набор реквизитов, чтобы обладать юридической силой и соответствовать требованиям делопроизводства (ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Обязательные элементы приказа

1. Шапка документа:

• Полное наименование организации (или ФИО индивидуального предпринимателя с указанием статуса ИП)
• ИНН, ОГРН (ОГРНИП) — необязательно, но рекомендуется для идентификации
• Юридический адрес или адрес регистрации ИП

2. Название документа:

• Слово «ПРИКАЗ» — по центру, прописными буквами
• Номер приказа — порядковый номер по журналу регистрации
• Дата издания

3. Заголовок приказа:

• Краткое описание содержания: «Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка» или «Об утверждении Положения об оплате труда работников»

4. Преамбула (констатирующая часть):

• Обоснование издания приказа: ссылка на нормы ТК РФ, необходимость приведения документации в соответствие с законодательством, организационные изменения
• Формулировка: «В соответствии со ст. 8, ст. 190 ТК РФ, в целях регулирования трудовых отношений…»

5. Распорядительная часть:

• Слово «ПРИКАЗЫВАЮ:» — с новой строки
• Пункт 1: «Утвердить [название ЛНА] согласно Приложению № 1 к настоящему приказу»
• Пункт 2: «Ввести в действие [название ЛНА] с [дата]»
• Пункт 3: «Назначить ответственным за ознакомление работников…» — ФИО и должность
• Пункт 4: «Признать утратившим силу [ранее действовавший ЛНА]» — если происходит замена
• Пункт 5: «Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой / возлагаю на…»

6. Подпись:

• Должность руководителя (или статус ИП)
• Подпись
• Расшифровка подписи (ФИО)

7. Отметки об ознакомлении:

• Строки для подписей работников, подтверждающих ознакомление с приказом
• Дата ознакомления каждого работника

⚠️ Важно: Приказ без даты, номера или подписи руководителя считается ненадлежаще оформленным. При проверке ГИТ такой документ не будет признан доказательством утверждения ЛНА, что повлечёт привлечение к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — штраф до 50 000 рублей для юридических лиц и до 5 000 рублей для ИП.

Как заполнить приказ об утверждении ЛНА: пошаговая инструкция

Разберём процесс заполнения приказа поэтапно — от подготовки до подписания. Инструкция подходит как для ООО, так и для ИП с наёмными работниками.

Шаг 1. Подготовка текста ЛНА

Прежде чем издавать приказ, убедитесь, что сам локальный акт:

• Соответствует действующему трудовому законодательству
• Не ухудшает положение работников по сравнению с нормами ТК РФ (ст. 8 ТК РФ — такие нормы не подлежат применению)
• Содержит все необходимые разделы
• Прошёл согласование с профсоюзом (если он есть) — для ПВТР это обязательное требование по ст. 190 ТК РФ

📎 Ст. 372 ТК РФ: Работодатель перед принятием решения направляет проект локального нормативного акта и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников.

Для малого бизнеса, где профсоюз отсутствует, этот этап пропускается — достаточно указать в преамбуле приказа: «При отсутствии представительного органа работников».

Шаг 2. Присвоение номера и даты

Откройте журнал регистрации приказов по основной деятельности и присвойте документу очередной порядковый номер. Дата приказа — день его фактического подписания руководителем. Нумерация может быть сквозной или с буквенным индексом (например, «12-ОД» — приказ по основной деятельности).

Шаг 3. Заполнение преамбулы

Укажите правовое основание для издания приказа. Типовые формулировки:

• «В соответствии со статьями 8, 189, 190 Трудового кодекса Российской Федерации…»
• «В целях установления системы оплаты труда и материального стимулирования работников, руководствуясь ст. 135 ТК РФ…»
• «В целях обеспечения защиты персональных данных работников, в соответствии со ст. 87 ТК РФ и Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ…»

Шаг 4. Формулирование распорядительной части

Каждый пункт должен содержать конкретное распоряжение с указанием сроков и ответственных лиц. Избегайте размытых формулировок вроде «принять к сведению» — они не имеют правовой нагрузки.

Корректная формулировка:

«1. Утвердить Правила внутреннего трудового распорядка ООО "Альфа" (Приложение № 1 к настоящему приказу) и ввести их в действие с 01.02.2025 года.»

«2. Начальнику отдела кадров Ивановой А.С. ознакомить всех работников ООО "Альфа" с Правилами внутреннего трудового распорядка под подпись в срок до 31.01.2025 года.»

«3. Признать утратившими силу Правила внутреннего трудового распорядка ООО "Альфа", утверждённые приказом от 15.03.2022 № 8-ОД, с 01.02.2025 года.»

Шаг 5. Оформление приложений

Каждый утверждаемый ЛНА оформляется как приложение к приказу. На первой странице приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение № 1
к приказу ООО «Альфа»
от «__» _______ 202__ г. № ___

Это связывает локальный акт с конкретным распорядительным документом и снимает вопросы о дате утверждения.

Шаг 6. Подписание и ознакомление

Руководитель подписывает приказ, после чего ответственное лицо знакомит с ним работников. Факт ознакомления фиксируется одним из способов:

• Подпись работника непосредственно на приказе (в листе ознакомления)
• Подпись на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к ЛНА
• Запись в журнале ознакомления с локальными нормативными актами

📋 Пример: ИП Петров С.В. принимает на работу продавца-консультанта. До подписания трудового договора (это требование ст. 68 ТК РФ) он обязан ознакомить будущего работника с действующими ЛНА — ПВТР, положением об оплате труда, должностной инструкцией. Работник расписывается в листе ознакомления с указанием даты. Если этого не сделать, при споре работник сможет заявить, что не знал о правилах, — и суд встанет на его сторону.

Типичные ошибки при оформлении приказа и как их избежать

Анализ практики проверок трудовых инспекций показывает, что работодатели допускают одни и те же ошибки при оформлении распорядительных документов. Рассмотрим наиболее критичные.

Ошибка 1. Отсутствие приказа как такового

ЛНА существует, но не введён в действие — нет ни грифа утверждения, ни приказа. Для инспектора это означает, что документ не принят, а значит, работодатель не выполнил обязанность по его утверждению.

Как исправить: издать приказ задним числом — плохая идея, которая может обернуться дополнительными вопросами. Правильный путь — издать приказ текущей датой с формулировкой «в целях приведения кадровой документации в соответствие с требованиями трудового законодательства».

Ошибка 2. Несовпадение дат

Дата приказа — 15 января, а ЛНА вводится в действие с 10 января. Локальный акт не может действовать ранее даты его утверждения. Обратная сила допускается только в исключительных случаях и только если новые нормы улучшают положение работников.

Как исправить: дата вступления ЛНА в силу должна быть равна дате приказа или быть позже неё.

Ошибка 3. Отсутствие ознакомления работников

Приказ издан, ЛНА утверждён, но работники не ознакомлены под подпись. Это самостоятельное нарушение.

📎 Ст. 22 ТК РФ: Работодатель обязан знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Штрафные санкции: по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для ИП, от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц. При повторном нарушении — ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ — штраф увеличивается до 20 000 рублей для ИП и до 70 000 рублей для организаций.

Ошибка 4. ЛНА ухудшает положение работников

Если локальный акт содержит нормы, снижающие гарантии работников по сравнению с ТК РФ, он не подлежит применению.

📎 Ст. 8 ТК РФ (часть 4): Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты.

Пример: работодатель в ПВТР устанавливает ежегодный отпуск продолжительностью 24 календарных дня вместо минимальных 28. Такая норма ничтожна — даже если приказ подписан и работник ознакомлен, применяться будет ст. 115 ТК РФ.

Ошибка 5. Использование устаревших шаблонов

Скачанный из интернета образец приказа может содержать ссылки на отменённые нормативные акты, устаревшие формулировки или не учитывать специфику конкретного работодателя. Шаблон из поисковой выдачи — это не юридический документ, а заготовка, которая требует адаптации.

Шаблон из интернета — это, по сути, риск, оформленный в Word. Документы, которые формируются автоматизированными сервисами вроде Bejure, разрабатываются под конкретный вид деятельности, обновляются при изменении законодательства и защищены финансовой гарантией до 200 000 рублей. Все кадровые документы хранятся в одном месте, подписываются электронной подписью — и обладают такой же юридической силой, как бумажные.

Образец приказа об утверждении локального нормативного акта

Ниже приведён типовой образец, который можно адаптировать под потребности вашей компании или ИП.

---

                    ООО «Альфа»
          ИНН 7712345678, ОГРН 1177746000000
        г. Москва, ул. Примерная, д. 10, оф. 5

                        ПРИКАЗ

от «20» января 2025 г.                               № 03-ОД

Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка

    В соответствии со статьями 8, 189, 190 Трудового кодекса
Российской Федерации, в целях регулирования трудовых отношений
и установления порядка внутреннего трудового распорядка
в ООО «Альфа»,

                      ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Правила внутреннего трудового распорядка
   ООО «Альфа» (Приложение № 1 к настоящему приказу)
   и ввести их в действие с 20 января 2025 года.

2. Специалисту по кадрам Сидоровой Е.А. ознакомить всех
   работников ООО «Альфа» с Правилами внутреннего трудового
   распорядка под подпись в срок до 24 января 2025 года.

3. Признать утратившими силу Правила внутреннего трудового
   распорядка ООО «Альфа», утверждённые приказом
   от 12.03.2022 № 05-ОД, с 20 января 2025 года.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю
   за собой.

Генеральный директор         _______________    Козлов И.П.

С приказом ознакомлены:

Сидорова Е.А.     _______________   «__» _______ 2025 г.
Петрова М.В.      _______________   «__» _______ 2025 г.
Иванов К.С.       _______________   «__» _______ 2025 г.

---

Для индивидуального предпринимателя шапка оформляется иначе:

        Индивидуальный предприниматель Козлов И.П.
          ИНН 771234567890, ОГРНИП 31777460000000
          г. Москва, ул. Примерная, д. 10, кв. 5

В распорядительной части вместо «Генеральный директор» указывается «Индивидуальный предприниматель».

⚠️ Важно: Если у ИП нет штатного кадровика, ответственным за ознакомление работников назначается сам предприниматель. Формулировка: «Ознакомление работников с настоящим Приказом и Правилами внутреннего трудового распорядка осуществляю лично».

Хранение приказов и сроки: что учесть при организации архива

Издать приказ — половина дела. Не менее важно обеспечить его надлежащее хранение. Сроки хранения кадровых документов определяются Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Сроки хранения

Тип документа	Срок хранения
Приказы по основной деятельности (в т.ч. об утверждении ЛНА)	Постоянно*
Локальные нормативные акты (ПВТР, положения, инструкции)	Постоянно*
Листы ознакомления работников	50 лет (для документов, созданных после 01.01.2003)
Журнал регистрации приказов	5 лет

* «Постоянно» для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов. Для остальных — до ликвидации организации.

Практические рекомендации по хранению

1. Создайте отдельную папку для приказов об утверждении ЛНА — не смешивайте их с приказами по личному составу.
2. Ведите реестр действующих ЛНА — таблицу с указанием названия акта, номера и даты приказа об утверждении, даты вступления в силу.
3. Храните оригиналы с подписями — копии без живых подписей не имеют доказательственной силы при проверках и судебных спорах.
4. Фиксируйте все изменения — если в ЛНА вносятся изменения, издавайте отдельный приказ о внесении изменений или новый приказ об утверждении ЛНА в новой редакции.

Доступ к нужному документу при проверке трудовой инспекции должен занимать минуты, а не часы. Когда инспектор запрашивает, например, ПВТР с подтверждением ознакомления работников, вы должны предъявить и сам акт, и приказ, и листы ознакомления — всё в комплекте.

Платформа Bejure решает эту задачу системно: все кадровые документы формируются, подписываются электронной подписью и хранятся в едином защищённом архиве. При проверке или трудовом споре нужный документ можно найти и предъявить за 30 секунд — без перебирания бумажных папок и запросов бухгалтеру.

📋 Пример: ГИТ проводит плановую проверку ИП, оказывающего бытовые услуги. Инспектор запрашивает ПВТР, положение об оплате труда и документы, подтверждающие ознакомление четырёх работников. ИП открывает электронный архив, находит все документы с электронными подписями и предоставляет их за несколько минут. Проверка проходит без замечаний.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли одним приказом утвердить несколько ЛНА одновременно?

Да, это допустимо и часто практикуется, особенно при первичном оформлении кадровой документации. В распорядительной части указывайте каждый ЛНА отдельным пунктом с отдельным приложением: «1. Утвердить Правила внутреннего трудового распорядка (Приложение № 1). 2. Утвердить Положение об оплате труда (Приложение № 2)» и так далее. Нумерация приложений должна быть сквозной.

Нужно ли утверждать штатное расписание приказом?

Да. Штатное расписание по унифицированной форме Т-3 содержит гриф «Утверждено приказом», что прямо предполагает издание отдельного распорядительного документа. Приказ об утверждении штатного расписания — один из первых документов, который запрашивает инспектор ГИТ. При его отсутствии штатное расписание формально не считается введённым в действие.

Обязан ли ИП без работников иметь ЛНА и приказы об их утверждении?

Нет. Обязанность по принятию локальных нормативных актов возникает только при наличии трудовых отношений, то есть при заключении хотя бы одного трудового договора. Если ИП работает самостоятельно или привлекает исполнителей по договорам гражданско-правового характера, утверждать ЛНА не требуется. Однако рекомендуется подготовить базовый пакет документов заранее — до приёма первого сотрудника.

Как оформить приказ об изменении уже действующего ЛНА?

Существует два варианта. Первый — издать приказ о внесении изменений в действующий ЛНА (если корректировки незначительные — изменение одного-двух пунктов). Второй — утвердить ЛНА в новой редакции, одновременно признав утратившей силу прежнюю версию. При крупных изменениях рекомендуется второй вариант: это упрощает работу с документом и исключает путаницу для работников и проверяющих.

Какой срок отводится на ознакомление работников с новым ЛНА?

Закон не устанавливает конкретного срока для ознакомления работающих сотрудников с вновь принятым ЛНА. Работодатель определяет этот срок самостоятельно и фиксирует его в приказе. Разумным считается период от 3 до 14 рабочих дней в зависимости от численности персонала и графика работы. Для вновь принимаемых работников правило жёстче: ознакомление должно произойти до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Заключение

Приказ об утверждении ЛНА — базовый элемент кадрового документооборота, без которого ни один внутренний нормативный акт не имеет юридической силы. Правильно оформленный приказ защищает работодателя при проверках трудовой инспекции, в трудовых спорах и при взаимодействии с контролирующими органами. Штрафы за отсутствие или ненадлежащее оформление кадровой документации исчисляются десятками тысяч рублей — и это за каждое выявленное нарушение.

Подведём итог. Чтобы приказ выполнял свою функцию:

• Указывайте корректные реквизиты — номер, дату, наименование работодателя
• Ссылайтесь на конкретные статьи ТК РФ в преамбуле
• Чётко формулируйте распорядительную часть — что утвердить, с какой даты, кто отвечает
• Оформляйте ЛНА как приложения с перекрёстными ссылками
• Фиксируйте ознакомление работников под подпись
• Храните оригиналы в течение установленных сроков

Не откладывайте наведение порядка в кадровых документах. Если у вас уже есть наёмные сотрудники, проверьте: все ли обязательные ЛНА утверждены приказами, ознакомлены ли работники, актуальны ли версии документов. Это займёт час — и избавит от проблем, которые при проверке могут стоить десятки тысяч рублей и месяцы нервов.