Принятие локальных нормативных актов: порядок и ознакомление

Любой работодатель рано или поздно сталкивается с необходимостью оформить внутренние правила компании «на бумаге». Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, инструкции по охране труда — всё это локальные нормативные акты (ЛНА). Казалось бы, внутренний документ, сам написал — сам ввёл в действие. Однако Трудовой кодекс РФ устанавливает чёткую процедуру, нарушение которой превращает документ в юридически ничтожную бумагу. Государственная инспекция труда при проверке не просто спросит «есть ли у вас ПВТР?» — она проверит, как именно он был принят и ознакомлены ли с ним сотрудники.

Для малого бизнеса и ИП эта тема особенно болезненна: ресурсов мало, штатного кадровика нет, а требования те же, что и у крупного предприятия. Ошибки в оформлении ЛНА — одна из наиболее частых причин штрафов по итогам проверок ГИТ. Санкции по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ составляют до 50 000 рублей для юридических лиц и до 5 000 рублей для должностных лиц, а при повторном нарушении — до 70 000 рублей.

В этой статье команда Bejure разбирает полный цикл работы с ЛНА: от разработки до хранения. Вы узнаете, какой порядок установлен законом, когда и как нужно учитывать мнение профсоюза, как правильно организовать ознакомление сотрудников — и какие документы по охране труда обязан иметь каждый работодатель без исключения.

---

Что такое ЛНА и зачем они нужны работодателю

Локальный нормативный акт — это внутренний документ организации или ИП, который содержит нормы трудового права, обязательные для всех или отдельных категорий работников. Именно так его определяет ст. 8 ТК РФ.

📎 Ст. 8 ТК РФ: Работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

ЛНА выполняет сразу несколько функций:

• Регуляторная — устанавливает единые правила внутри компании, снимает споры о том, как должна быть организована работа.
• Защитная — в случае конфликта с работником именно ЛНА является основным доказательством того, что работодатель действовал законно.
• Контрольная — даёт основание привлекать сотрудников к дисциплинарной ответственности за нарушения установленных правил.

Важно понимать разницу между обязательными и факультативными ЛНА. Первые прямо предусмотрены ТК РФ и должны быть у каждого работодателя с наёмными сотрудниками. Вторые принимаются по усмотрению работодателя — например, положение о премировании или регламент командировок. Отсутствие обязательных документов автоматически означает нарушение трудового законодательства.

⚠️ Важно: Индивидуальные предприниматели обязаны принимать ЛНА наравне с организациями. Исключение — ИП без наёмных работников. Как только появляется первый трудовой договор, требования по ЛНА вступают в силу в полном объёме.

---

Порядок принятия локальных нормативных актов по ТК РФ

Принятие локальных нормативных актов — это не произвольный процесс. Статья 8 ТК РФ устанавливает базовое правило: ЛНА принимается работодателем самостоятельно, если иное не предусмотрено законом. Однако «самостоятельно» не означает «как угодно».

Стандартная процедура включает следующие этапы:

1. Разработка проекта документа. Проект составляется с учётом требований ТК РФ, иных федеральных законов и нормативных актов. Текст не должен ухудшать положение работников по сравнению с установленными гарантиями — такие положения будут признаны недействительными.

2. Согласование с представительным органом работников (если он есть). В случаях, прямо указанных в ТК РФ, работодатель обязан учесть мнение профсоюза или иного представительного органа. Об этом — подробнее в следующем разделе.

3. Утверждение и введение в действие. ЛНА утверждается приказом руководителя либо путём проставления грифа «Утверждаю» непосредственно на титульном листе документа. В приказе или в тексте самого акта указывается дата вступления в силу.

4. Ознакомление работников. Все сотрудники, на которых распространяется действие акта, должны быть с ним ознакомлены под роспись. Это не формальность — это требование закона.

5. Регистрация и хранение. Принятый ЛНА вносится в журнал учёта локальных нормативных актов и хранится в установленном порядке.

📋 Пример: ООО «Стройсервис» утвердило новые Правила внутреннего трудового распорядка приказом директора. Документ введён в действие с 1-го числа следующего месяца. За три рабочих дня до вступления в силу все сотрудники ознакомлены с ПВТР под подпись в листе ознакомления. При проверке ГИТ инспектор получил комплект документов: приказ об утверждении, текст ПВТР, лист ознакомления. Нарушений не выявлено.

Датой вступления ЛНА в силу может быть дата утверждения, конкретная календарная дата или событие («с момента подписания трудового договора»). Главное — чтобы работники были ознакомлены с документом до наступления этой даты.

---

Учёт мнения профсоюза: когда это обязательно

Трудовой кодекс разграничивает случаи, когда работодатель обязан учесть мнение представительного органа работников, и случаи, когда достаточно простого уведомления. Основная процедура закреплена в ст. 372 ТК РФ.

📎 Ст. 372 ТК РФ: При принятии локальных нормативных актов, предусматривающих введение, замену и пересмотр норм труда, работодатель обязан учитывать мнение представительного органа работников в порядке, установленном настоящей статьёй.

Когда учёт мнения профсоюза обязателен:

• При утверждении графиков сменности (ст. 103 ТК РФ).
• При разделении рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ).
• При введении суммированного учёта рабочего времени (ст. 104 ТК РФ).
• При утверждении Правил внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ).
• При принятии актов, устанавливающих системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ).
• При разработке формы расчётного листка (ст. 136 ТК РФ).

Порядок учёта мнения:

1. Работодатель направляет проект ЛНА и обоснование к нему в выборный профсоюзный орган.
2. Профсоюз в течение 5 рабочих дней направляет мотивированное мнение в письменной форме.
3. Если профсоюз не согласен, проводятся дополнительные консультации (в течение 3 дней).
4. Если согласие не достигнуто, работодатель вправе принять ЛНА, однако профсоюз может обжаловать его в ГИТ или суде.

⚠️ Важно: Если в организации нет профсоюза или иного представительного органа работников, работодатель принимает ЛНА единолично. Отсутствие профсоюза не освобождает от обязанности вести документацию об этом факте — например, хранить протоколы собраний работников, подтверждающие, что представительный орган не был создан.

У большинства субъектов малого бизнеса профсоюза нет. В таком случае процедура значительно упрощается: разработали, утвердили приказом, ознакомили сотрудников — и документ действует.

---

Ознакомление работников с ЛНА: требования и способы

Ознакомление работников с локальными нормативными актами под роспись — это не просто формальность. Без подписи работника о том, что он ознакомлен с документом, работодатель не может ссылаться на этот акт при разрешении трудовых споров, применении дисциплинарных взысканий и в ходе проверок ГИТ.

📎 Ст. 68 ТК РФ: При приёме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Ключевое слово — до подписания трудового договора. Это означает, что новый сотрудник сначала читает и подписывает ЛНА, и только потом заключает трудовой договор. Нарушение этой последовательности — типичная ошибка при оформлении.

Способы фиксации ознакомления:

• Лист ознакомления — отдельный документ, который подшивается к ЛНА. Работник указывает ФИО, дату и ставит подпись.
• Журнал ознакомления — единый журнал для всех ЛНА или отдельный для каждого.
• Подпись в тексте трудового договора — в договоре включается фраза «Работник ознакомлен с ПВТР, Положением об оплате труда и иными ЛНА» с подписью работника.
• Электронное ознакомление — при использовании системы электронного документооборота. В этом случае факт ознакомления подтверждается усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью.

При изменении действующего ЛНА процедура ознакомления повторяется. Нельзя просто внести правки в текст документа — нужно оформить новую редакцию, утвердить её приказом и ознакомить всех работников, которых затрагивают изменения.

📋 Пример: Работодатель изменил режим работы и обновил график сменности. Новый график утверждён за месяц до введения в действие, работники ознакомлены под роспись. Если бы ознакомление не было оформлено, любой сотрудник мог бы отказаться работать по новому графику на законных основаниях.

Платформа Bejure позволяет организовать электронное ознакомление с документами прямо в системе: сотрудник получает уведомление, подписывает документ электронной подписью, и факт ознакомления фиксируется автоматически. Архив подписанных документов хранится в одном месте — при проверке ГИТ вы предъявите нужный документ за считанные секунды, без поиска по папкам и звонков юристу.

---

Обязательные ЛНА: перечень для любого работодателя

Обязательные локальные нормативные акты — те, которые прямо предусмотрены ТК РФ. Их отсутствие является нарушением трудового законодательства вне зависимости от размера компании и численности персонала.

Перечень обязательных ЛНА:

1. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — ст. 189, 190 ТК РФ. Регулируют порядок приёма и увольнения, основные права и обязанности сторон, режим рабочего времени и времени отдыха, применяемые меры поощрения и взыскания.

2. Положение об оплате труда и премировании — ст. 135 ТК РФ. Обязательно, если условия оплаты труда не отражены в полном объёме в трудовых договорах.

3. Положение о защите персональных данных работников — ст. 87, 88 ТК РФ. Устанавливает порядок хранения, обработки и передачи персональных данных.

4. Штатное расписание — унифицированная форма Т-3. Формально не является ЛНА в классическом понимании, но его отсутствие фиксируется при проверках как нарушение.

5. График отпусков — ст. 123 ТК РФ. Утверждается не позднее чем за две недели до начала календарного года.

⚠️ Важно: Микропредприятия (до 15 человек, выручка до 120 млн рублей в год), включённые в реестр МСП, вправе отказаться от части обязательных ЛНА, если включат соответствующие условия непосредственно в трудовые договоры (ст. 309.2 ТК РФ). Однако это не распространяется на документы по охране труда.

---

Локальные нормативные акты по охране труда: что обязан иметь каждый работодатель

Локальные нормативные акты по охране труда выделяются в отдельную категорию, поскольку их отсутствие влечёт более серьёзные последствия — вплоть до административного приостановления деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27.1 КоАП РФ).

С 1 марта 2022 года вступили в силу изменения в раздел X ТК РФ, которые существенно обновили систему управления охраной труда на уровне организации. Теперь работодатель обязан создать Систему управления охраной труда (СУОТ) и документально её оформить.

Обязательные ЛНА в сфере охраны труда:

• Положение о системе управления охраной труда (СУОТ) — ст. 217 ТК РФ. Описывает политику работодателя в области охраны труда, распределение обязанностей, порядок управления профессиональными рисками.

• Инструкции по охране труда по профессиям и видам работ — ст. 212, 219 ТК РФ. Разрабатываются для каждой профессии или вида работ, выполняемых в организации.

• Программы инструктажей — программа вводного инструктажа и программы первичного инструктажа на рабочем месте. Без утверждённых программ проведение инструктажей считается ненадлежащим.

• Перечень профессий и должностей, освобождённых от первичного инструктажа (при наличии офисных работников, не связанных с производством).

• Программы обучения по охране труда — с 1 сентября 2022 года работодатели обязаны организовывать обучение по охране труда в соответствии с постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464.

• Перечень профессий и видов работ с повышенными требованиями — для организации специальных инструктажей и обучения.

• Журналы учёта инструктажей — журнал вводного инструктажа и журнал инструктажей на рабочем месте. Ведутся в обязательном порядке.

📎 Ст. 214 ТК РФ: Работодатель обязан обеспечить разработку и утверждение локальных нормативных актов по охране труда с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного представительного органа работников (при наличии такого представительного органа) в порядке, установленном статьёй 372 настоящего Кодекса.

Штрафы за нарушения в сфере охраны труда:

Нарушение	Штраф для ИП	Штраф для организации
Отсутствие инструкций по ОТ	до 25 000 ₽	до 80 000 ₽
Необеспечение обучения по ОТ	до 25 000 ₽	до 130 000 ₽
Допуск к работе без инструктажа	до 25 000 ₽	до 130 000 ₽
Повторное нарушение	дисквалификация до 3 лет	до 200 000 ₽

⚠️ Важно: Шаблоны инструкций по охране труда, скачанные из интернета, создают иллюзию порядка, но не защищают от штрафов. Инструкция должна соответствовать фактическим условиям труда в конкретной организации, учитывать результаты специальной оценки условий труда (СОУТ) и оценки профессиональных рисков. Документ, не адаптированный под реальные рабочие процессы, инспектор ГИТ признаёт формальным.

---

Хранение ЛНА и типичные ошибки при их оформлении

Даже правильно разработанный и утверждённый ЛНА может стать источником проблем, если нарушены правила его хранения или оформления.

Сроки хранения ЛНА определяются Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Основные документы:

• Правила внутреннего трудового распорядка — 1 год после замены новыми.
• Положение об оплате труда — 75 лет.
• Инструкции по охране труда — 45 лет.
• Журналы инструктажей по охране труда — 45 лет.
• Штатное расписание — 75 лет.

Типичные ошибки при работе с ЛНА:

1. ЛНА утверждён, но не введён в действие приказом. Документ существует, но юридически не действует.

2. Сотрудники ознакомлены после подписания трудового договора. Нарушение ст. 68 ТК РФ.

3. Лист ознакомления не подшит к документу. При проверке невозможно подтвердить факт ознакомления.

4. ЛНА не актуализирован после изменений в законодательстве. Например, старая редакция положения о СУОТ, не учитывающая изменения 2022 года.

5. Отсутствует учёт ЛНА. Нет журнала регистрации — непонятно, какие документы вообще действуют в организации.

6. В трудовом договоре ссылки на ЛНА, которых нет. Договор отсылает к «Положению о командировках», которое не разработано.

Систематизировать работу с кадровой документацией помогают специализированные сервисы. Bejure, например, формирует документы под конкретный вид деятельности с учётом актуального законодательства — они автоматически обновляются при изменении норм, что исключает риск работы с устаревшими формами.

---

Часто задаваемые вопросы

Обязан ли ИП с двумя сотрудниками принимать локальные нормативные акты?

Да, обязан. Как только индивидуальный предприниматель заключает трудовой договор, он становится работодателем в полном смысле этого слова и обязан соблюдать требования ТК РФ в части ЛНА. Исключение по ст. 309.2 ТК РФ для микропредприятий позволяет не утверждать отдельные положения (например, ПВТР), но только если все необходимые условия включены непосредственно в трудовой договор. Документы по охране труда обязательны в любом случае.

Что будет, если ЛНА есть, но работники с ним не ознакомлены?

Неознакомленный работник не обязан исполнять требования такого акта. Применение дисциплинарного взыскания за нарушение правил, с которыми работник не был ознакомлен под роспись, будет признано незаконным. При проверке ГИТ отсутствие листов ознакомления фиксируется как самостоятельное нарушение и влечёт штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — до 50 000 рублей для организации.

Можно ли использовать готовые шаблоны ЛНА из интернета?

Формально — да, если шаблон соответствует актуальному законодательству и адаптирован под конкретные условия труда в вашей организации. На практике большинство шаблонов в открытом доступе либо устарели, либо сделаны под «среднестатистического» работодателя без учёта специфики деятельности. Особенно критично это для инструкций по охране труда: они должны отражать реальные производственные процессы и результаты оценки профрисков. Использование типового шаблона без адаптации — это риск, который обернётся штрафом при первой же проверке.

Нужно ли заново знакомить сотрудников с ЛНА при внесении изменений?

Да, обязательно. Любое изменение ЛНА — это фактически новая редакция документа. Работодатель утверждает изменения приказом, устанавливает дату вступления в силу и организует ознакомление всех сотрудников, которых затрагивают нововведения. Особое внимание — к срокам: работники должны быть ознакомлены до вступления новых норм в силу.

Как микропредприятие может законно обойтись без отдельных ЛНА?

В соответствии со ст. 309.2 ТК РФ работодатели — субъекты малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям, вправе отказаться от принятия ПВТР, положения об оплате труда и некоторых других актов. Взамен все необходимые условия включаются в трудовой договор, составленный по типовой форме, утверждённой постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Если организация утратит статус микропредприятия, она обязана в течение четырёх месяцев оформить все необходимые ЛНА.

---

Заключение

Принятие локальных нормативных актов — это не бюрократия ради бюрократии. За каждым документом стоит конкретная норма ТК РФ и конкретный риск для работодателя, который эту норму игнорирует. Правильно оформленный ЛНА защищает работодателя в трудовых спорах, помогает пройти проверку ГИТ без штрафов и создаёт предсказуемую рабочую среду для сотрудников.

Ключевые принципы, которые стоит запомнить:

• ЛНА вступает в силу только после утверждения приказом и ознакомления работников под роспись.
• Ознакомление происходит до подписания трудового договора.
• Документы по охране труда обязательны для всех работодателей без исключений.
• Изменение ЛНА требует повторного ознакомления сотрудников.
• Микропредприятия вправе упростить систему ЛНА, но не вправе отказаться от документов по охране труда.

Кадровый документооборот — та область, где цена ошибки измеряется не только штрафами, но и трудовыми спорами, которые работодатель проигрывает из-за отсутствия нужной бумаги. Начните с аудита: проверьте, какие обязательные ЛНА у вас уже есть и правильно ли они оформлены. Если времени или компетенций не хватает — это именно тот случай, когда автоматизация окупается с первой же проверки.