Согласие на КЭДО: образец, как заполнить и скачать

Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это не просто тренд цифровизации, а реальная необходимость для бизнеса, который хочет экономить время и ресурсы. Однако многие предприниматели сталкиваются с первым серьёзным барьером ещё на старте: без письменного согласия работника на КЭДО переводить кадровые документы в электронный формат нельзя. Нарушение этого требования — прямой путь к штрафам от трудовой инспекции.

На практике вопросов возникает множество. Как правильно составить такое согласие? Какую форму использовать? Обязан ли сотрудник подписывать этот документ или вправе отказаться? Что будет, если оформить переход на электронный документооборот без получения согласия? В этом материале разберём все нюансы — от правовых оснований до пошаговой инструкции по заполнению. Вы получите чёткое понимание процедуры и сможете оформить всё грамотно, без рисков и переплат за услуги внешних юристов.

Особенно актуально это для малого бизнеса и ИП, где зачастую нет штатного кадровика и все задачи по документообороту ложатся на руководителя. Разберёмся в деталях.

Что такое КЭДО и зачем нужно согласие работника

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это создание, подписание, хранение и обмен кадровыми документами в электронном виде без дублирования на бумаге. Правовую основу КЭДО в России составляют статьи 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ, введённые Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ.

Суть механизма проста: работодатель принимает решение о переходе на электронный формат кадрового документооборота, а каждый работник должен выразить своё добровольное согласие на участие в этой системе. Без такого согласия работодатель обязан продолжать вести документы в бумажном виде для конкретного сотрудника.

📎 Ст. 22.2 ТК РФ: Переход на взаимодействие с работником посредством электронного документооборота осуществляется с его письменного согласия. Отсутствие согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота не может являться основанием для отказа в приёме на работу или увольнения.

Ключевые принципы, которые закладывает закон:

• Добровольность. Работник не обязан соглашаться. Отказ не влечёт никаких негативных последствий для него.
• Информированность. Работодатель обязан уведомить сотрудника о переходе на КЭДО и разъяснить порядок работы в электронной системе.
• Юридическая сила. Документы, подписанные надлежащей электронной подписью в рамках КЭДО, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные.
• Выборочность. Можно перевести на электронный формат не все кадровые документы, а только их часть.

Важно понимать разницу: для работников, уже состоящих в трудовых отношениях, согласие обязательно. Для лиц, которые впервые трудоустраиваются после 31 декабря 2021 года и не имеют трудового стажа, согласие не требуется — работодатель вправе вести КЭДО в отношении таких сотрудников по умолчанию.

⚠️ Важно: Даже если сотрудник изначально отказался от КЭДО, он вправе передумать и дать согласие позднее. Обратная ситуация — отзыв ранее данного согласия — в законе прямо не урегулирована, однако большинство экспертов рекомендуют предусмотреть такую возможность в локальном нормативном акте.

Образец согласия на КЭДО: структура и содержание документа

Законодательство не устанавливает унифицированной формы согласия на кадровый электронный документооборот. Работодатель разрабатывает бланк самостоятельно, опираясь на требования статей 22.1–22.3 ТК РФ и общие правила делопроизводства. Однако существуют обязательные элементы, без которых документ может быть признан недействительным при проверке.

Структура согласия на электронный документооборот

Грамотно составленный документ включает следующие блоки:

1. Наименование организации-работодателя — полное и сокращённое, ИНН, ОГРН (или ОГРНИП для индивидуальных предпринимателей).
2. Заголовок документа — «Согласие работника на переход на взаимодействие посредством электронного документооборота».
3. Данные работника — ФИО, должность, структурное подразделение, дата рождения, паспортные данные (или СНИЛС).
4. Содержательная часть — волеизъявление работника с указанием на:
   • осведомлённость о переходе работодателя на КЭДО;
   • ознакомление с порядком использования информационной системы;
   • перечень категорий документов, переводимых в электронный формат (или указание на то, что согласие распространяется на все документы, допустимые по закону);
   • вид используемой электронной подписи.
5. Дата составления и подпись работника — собственноручно.
6. Отметка о приёме документа — подпись ответственного лица работодателя, дата, входящий номер.

Примерный образец

📋 Пример:

СОГЛАСИЕ на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота

Я, Иванов Иван Иванович, занимающий должность менеджера по продажам в ООО «Альфа» (ИНН 7701234567), настоящим выражаю добровольное согласие на переход на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота в соответствии со ст. 22.1–22.3 Трудового кодекса Российской Федерации.

Подтверждаю, что:

• ознакомлен(а) с Положением об электронном документообороте ООО «Альфа» от 15.01.2025 № 12-ЛНА;
• ознакомлен(а) с порядком использования информационной системы «___________» для ведения электронного документооборота;
• понимаю, что документы, подписанные электронной подписью в указанной информационной системе, имеют юридическую силу, равную документам на бумажном носителе;
• осведомлён(а) о праве отказаться от электронного взаимодействия в порядке, предусмотренном Положением.

Согласие распространяется на следующие виды кадровых документов: [перечень или указание «на все документы, предусмотренные Положением об электронном документообороте»].

Дата: «_» __________ 202 г.

Подпись работника: ___________ / И.И. Иванов /

Этот образец можно адаптировать под специфику конкретной организации: добавить ссылки на информационную систему, указать конкретные виды документов, прописать порядок отзыва согласия.

⚠️ Важно: Шаблон, скачанный из интернета без адаптации, — это юридический риск, оформленный в файл. Формулировки могут не соответствовать актуальной редакции ТК РФ или не учитывать специфику вашего бизнеса. Документы, созданные в Bejure, разработаны под конкретный вид деятельности, обновляются при изменении законодательства и защищены финансовой гарантией до 200 000 ₽.

Как правильно заполнить согласие на КЭДО: пошаговая инструкция

Ошибки при заполнении — одна из главных причин, по которым трудовая инспекция признаёт переход на электронный документооборот неправомерным. Рассмотрим порядок действий для работодателя и работника.

Шаг 1. Подготовка локального нормативного акта

Прежде чем собирать согласия, работодатель обязан утвердить локальный нормативный акт (ЛНА) — Положение об электронном документообороте. Этот документ определяет:

• информационную систему, которая будет использоваться для КЭДО;
• перечень кадровых документов, переводимых в электронный формат;
• категории работников, которых затрагивает переход;
• порядок доступа к информационной системе;
• сроки уведомления работников;
• порядок выдачи и использования электронных подписей;
• процедуру на случай технического сбоя.

📎 Ст. 22.2 ТК РФ: Работодатель принимает решение о введении электронного документооборота и утверждает соответствующий порядок его осуществления локальным нормативным актом, который принимается с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии).

Шаг 2. Уведомление работников

После утверждения ЛНА каждый сотрудник получает письменное уведомление о переходе на КЭДО. В уведомлении указывается:

• суть изменений и ссылка на Положение;
• право работника согласиться или отказаться;
• срок для принятия решения (рекомендуется не менее 5–10 рабочих дней);
• последствия отказа (точнее — их отсутствие: бумажный документооборот сохраняется).

Шаг 3. Заполнение бланка согласия

Работник заполняет бланк собственноручно или получает предзаполненный документ и проверяет данные. Критически важные моменты:

• ФИО и должность должны точно совпадать с данными в трудовом договоре;
• Дата ставится фактическая, а не задним числом;
• Подпись — собственноручная (на этапе получения согласия электронная подпись, как правило, ещё не выпущена);
• Ссылка на ЛНА — номер и дата Положения об электронном документообороте.

Шаг 4. Регистрация и хранение

Подписанное согласие регистрируется в журнале входящих документов или ином реестре и подшивается в личное дело работника. Рекомендуется также создать электронную копию для оперативного доступа.

📋 Пример: ИП Сидорова ведёт небольшой магазин с тремя сотрудниками. Она утвердила Положение о КЭДО, направила каждому уведомление, двое из трёх работников подписали согласие. Третий отказался — для него ИП продолжает оформлять документы на бумаге. Оба варианта абсолютно законны. Все документы — Положение, уведомления, согласия — хранятся в одном месте и доступны в случае проверки.

Шаг 5. Выпуск электронной подписи

После получения согласия работодатель организует выпуск электронной подписи для сотрудника. Закон допускает использование разных видов электронных подписей (ЭП) в зависимости от типа документа:

Вид документа	Допустимая ЭП работника
Трудовой договор, допсоглашения к нему	Усиленная квалифицированная (УКЭП) или усиленная неквалифицированная (УНЭП)
Приказы, ознакомление с ЛНА	Простая ЭП (ПЭП), УНЭП или УКЭП
Заявления работника	ПЭП, УНЭП или УКЭП

📎 Ст. 22.3 ТК РФ: Устанавливает требования к видам электронных подписей, используемых при подписании различных категорий кадровых документов.

Какие документы можно и нельзя перевести в электронный формат

Не все кадровые документы подлежат переводу в КЭДО. Законодатель прямо определил исключения — виды документов, которые в любом случае остаются бумажными.

Документы-исключения (только на бумаге):

• Трудовые книжки и формируемые в соответствии с трудовым законодательством сведения о трудовой деятельности (исключение — электронные трудовые книжки по ст. 66.1 ТК РФ, но это отдельный механизм);
• Акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• Приказ (распоряжение) об увольнении работника;
• Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

⚠️ Важно: Этот перечень является закрытым и определён в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ. Все остальные кадровые документы — трудовые договоры, должностные инструкции, графики отпусков, приказы о приёме, табели учёта рабочего времени, положения о премировании и т.д. — могут оформляться в электронном виде при наличии согласия сотрудника.

Документы, чаще всего переводимые в КЭДО:

• Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
• Приказы о приёме на работу, переводе, предоставлении отпуска;
• Должностные инструкции и регламенты;
• Графики сменности и графики отпусков;
• Положения — об оплате труда, о премировании, о защите персональных данных;
• Заявления работников — на отпуск, о переводе, материальной помощи;
• Уведомления — об изменении условий труда, о сокращении и др.;
• Согласия — на обработку персональных данных, на совмещение.

Указание конкретного перечня документов в тексте согласия на КЭДО — не обязательность, но хорошая практика. Это снижает риски споров и упрощает понимание сотрудником объёма электронного взаимодействия.

Последствия отсутствия согласия: штрафы и риски для работодателя

Многие предприниматели недооценивают формальности и переводят документооборот в электронный формат «по факту», без оформления надлежащих согласий. Это создаёт серьёзные правовые риски.

Риск 1. Признание кадровых документов недействительными

Если при проверке Государственная инспекция труда (ГИТ) обнаружит, что электронные документы оформлены без получения письменного согласия работника, такие документы могут быть признаны не имеющими юридической силы. Это означает, что:

• трудовой договор в электронном виде считается ненадлежащим образом оформленным;
• приказы о приёме, переводе, предоставлении отпуска теряют силу;
• ознакомление работника с ЛНА считается непроведённым.

Риск 2. Административные штрафы

Нарушение порядка ведения кадрового документооборота квалифицируется по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — нарушение трудового законодательства:

• Для должностных лиц и ИП — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

При повторном нарушении (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ) суммы существенно возрастают:

• Для должностных лиц — штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет;
• Для ИП — штраф от 10 000 до 20 000 рублей;
• Для юридических лиц — штраф от 50 000 до 70 000 рублей.

Риск 3. Трудовые споры

Работник, чьи документы были переведены в электронный формат без его волеизъявления, вправе оспорить любые кадровые решения, оформленные таким образом. Например, ознакомление с приказом о дисциплинарном взыскании в электронном виде без согласия работника на КЭДО не будет считаться надлежащим. Это может привести к отмене дисциплинарного взыскания и, в отдельных случаях, к восстановлению на работе.

📋 Пример: Работодатель направил сотруднику электронное уведомление об изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ). Работник не подписывал согласие на КЭДО. Суд признал уведомление ненадлежащим, а увольнение по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — незаконным. Итог: восстановление на работе, выплата среднего заработка за время вынужденного прогула и компенсация морального вреда.

Риск 4. Проблемы при проверках

При плановых и внеплановых проверках ГИТ инспектор запрашивает кадровые документы. Если документы существуют только в электронном виде, а согласие работника не получено, инспектор фиксирует нарушение. Штатный юрист обошёлся бы компании от 80 000 ₽ в месяц, но и он не гарантирует отсутствие ошибок в оформлении. Платформа Bejure позволяет автоматизировать создание кадровых документов — от согласий на электронный документооборот до трудовых договоров и приказов — с фиксированной стоимостью подписки от 1 440 ₽/мес и актуализацией документов при изменении законодательства.

Где скачать бланк согласия на КЭДО и на что обратить внимание

Поиск готового бланка — первое, что делает предприниматель, столкнувшийся с необходимостью оформить переход на электронный кадровый документооборот. Рассмотрим доступные варианты и их особенности.

Вариант 1. Бесплатные шаблоны в интернете

В открытом доступе можно найти десятки шаблонов согласия. Основные проблемы:

• Устаревшие формулировки. Многие шаблоны составлены до вступления в силу Федерального закона № 377-ФЗ или не учитывают последующие разъяснения Минтруда.
• Отсутствие адаптации. Шаблон не учитывает специфику вашего бизнеса: название информационной системы, перечень переводимых документов, порядок использования ЭП.
• Юридические ошибки. Некорректные ссылки на статьи закона, неполное перечисление прав работника, отсутствие обязательных реквизитов.

Вариант 2. Составление юристом

Привлечение стороннего специалиста даёт более качественный результат, однако:

• стоимость разработки пакета документов для КЭДО составляет от 10 000 до 30 000 рублей;
• передача данных о сотрудниках внешнему подрядчику создаёт риски утечки персональных данных;
• при изменении законодательства потребуется повторная оплата за актуализацию.

Вариант 3. Автоматизированные сервисы

Современные платформы для кадрового документооборота предлагают комплексное решение: готовые формы согласий, интегрированные с информационной системой КЭДО. Документы формируются автоматически с учётом данных конкретного работника и актуальных требований закона.

На что обратить внимание при выборе шаблона

Какой бы источник вы ни выбрали, проверяйте документ по следующему чек-листу:

• Указаны ст. 22.1–22.3 ТК РФ как правовое основание
• Присутствует указание на конкретную информационную систему КЭДО
• Есть ссылка на локальный нормативный акт работодателя (Положение о КЭДО)
• Прописано, что согласие является добровольным
• Указан перечень документов или формулировка о распространении согласия на все допустимые документы
• Предусмотрено место для собственноручной подписи работника и даты
• Содержится подтверждение ознакомления с порядком использования информационной системы
• Указаны виды электронной подписи, которые будут использоваться

⚠️ Важно: Согласие на КЭДО — это не формальная бумага «для галочки». Это юридически значимый документ, который подтверждает волеизъявление работника. Ошибка в его оформлении может перечеркнуть весь электронный документооборот и вернуть вас к стопкам бумажных папок.

Особенности согласия на КЭДО для ИП и малого бизнеса

Индивидуальные предприниматели и владельцы малого бизнеса находятся в специфической ситуации: ресурсов мало, а требования законодательства такие же, как для крупных компаний. Рассмотрим нюансы, которые важно учитывать.

ИП как работодатель

Индивидуальный предприниматель, имеющий наёмных работников, несёт полный объём обязанностей работодателя по Трудовому кодексу. Это означает, что для перехода на КЭДО ИП обязан:

1. Утвердить Положение об электронном документообороте.
2. Определить информационную систему для КЭДО.
3. Уведомить каждого работника.
4. Получить письменное согласие.
5. Обеспечить выпуск электронных подписей.
6. Организовать хранение электронных документов в течение установленных сроков.

Микропредприятия: упрощённый кадровый учёт

Работодатели, отнесённые к микропредприятиям (численность до 15 человек, выручка до 120 млн рублей в год), вправе применять упрощённый кадровый учёт по ст. 309.2 ТК РФ. Они могут не принимать отдельные локальные нормативные акты, включив все условия непосредственно в трудовые договоры по типовой форме.

Однако это не освобождает от необходимости получения согласия на КЭДО. Положение об электронном документообороте — специальный ЛНА, предусмотренный ст. 22.2 ТК РФ, и его принятие обязательно вне зависимости от статуса микропредприятия.

Частые ошибки малого бизнеса при оформлении согласия

• Устное согласие. Сотрудник говорит «да, я согласен» — и работодатель считает вопрос закрытым. Закон требует письменной формы.
• Согласие в мессенджере. Сообщение «ок» в WhatsApp — не является надлежащим согласием. Нужен документ с подписью.
• Коллективное согласие. Один документ на всех сотрудников: «Мы, нижеподписавшиеся, согласны...». Рекомендуется оформлять индивидуально на каждого работника.
• Отсутствие даты. Без даты невозможно определить момент начала электронного взаимодействия.
• Шаблон без привязки к ЛНА. Согласие ссылается на несуществующее Положение или вообще не содержит ссылки на локальный акт.

📋 Пример: Владелец кофейни с пятью сотрудниками решил перейти на КЭДО. Он скачал шаблон согласия, распечатал пять экземпляров и раздал бариста для подписания. Проблема: Положение о КЭДО не было утверждено, информационная система не определена, виды электронных подписей не указаны. При проверке ГИТ все согласия были признаны ненадлежащими, а электронные приказы — не имеющими юридической силы. Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ составил 35 000 рублей.

Для владельцев малого бизнеса, которые хотят избежать подобных ситуаций, оптимальным решением становится использование специализированных платформ. В Bejure весь пакет документов для перехода на электронный кадровый документооборот — от Положения о КЭДО до индивидуальных согласий работников — формируется автоматически, подписывается электронной подписью и хранится в защищённой системе. Доступ к любому документу — за 30 секунд, даже при внеплановой проверке.

Часто задаваемые вопросы

Может ли работник отказаться подписывать согласие на КЭДО?

Да, это его законное право. Согласно ст. 22.2 ТК РФ, переход на электронный документооборот осуществляется исключительно с письменного согласия работника. Отказ не может служить основанием для увольнения, наложения дисциплинарного взыскания или иных негативных последствий. Работодатель обязан продолжить ведение кадровых документов в бумажном формате в отношении такого сотрудника.

Нужно ли получать согласие на КЭДО от новых сотрудников, впервые устраивающихся на работу?

Если лицо впервые заключает трудовой договор после 31 декабря 2021 года (то есть не имеет предшествующего трудового стажа), получение согласия не требуется. Работодатель вправе оформлять кадровый электронный документооборот в отношении таких работников по умолчанию. Для всех остальных — согласие обязательно.

Можно ли оформить согласие на КЭДО в электронном виде?

Законодательство прямо не запрещает это, однако возникает логическая проблема: для электронного подписания необходима электронная подпись, которая, как правило, ещё не выпущена на момент получения согласия. Поэтому рекомендуется оформлять первое согласие на бумажном носителе с собственноручной подписью работника. Последующие документы уже можно подписывать электронно.

Какой срок хранения у согласия на электронный документооборот?

Согласие на КЭДО хранится в составе личного дела работника или в отдельной папке кадровых документов. Срок хранения — не менее 50 лет для документов, законченных делопроизводством после 01.01.2003, или 75 лет для более ранних документов (в соответствии с Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). На практике рекомендуется хранить согласие в течение всего периода трудовых отношений и минимум 3 года после увольнения — в пределах срока исковой давности по трудовым спорам.

Распространяется ли согласие на все кадровые документы сразу?

Это зависит от формулировки самого согласия и Положения о КЭДО. Работодатель вправе предусмотреть полный переход (все допустимые документы переводятся в электронный формат) или частичный (только определённые категории: например, только заявления и приказы об отпусках). Рекомендуется указать конкретный перечень в тексте согласия — это снизит вероятность споров.

Заключение

Переход на кадровый электронный документооборот — закономерный шаг для бизнеса, который ценит своё время и ресурсы. Но этот шаг должен быть оформлен юридически грамотно. Согласие работника на КЭДО — первый и обязательный элемент всей процедуры. Без него электронные кадровые документы не имеют юридической силы, а работодатель рискует получить штрафы до 70 000 рублей при повторном нарушении.

Подведём итоги:

• Согласие обязательно для всех работников, кроме впервые трудоустраивающихся после 31.12.2021.
• Форма — свободная, но должна содержать обязательные реквизиты и ссылку на ЛНА.
• Первое согласие рекомендуется оформлять на бумаге с собственноручной подписью.
• Отказ работника — это его право, не влекущее негативных последствий.
• Хранение — в личном деле, не менее 50 лет.

Не откладывайте оформление: каждый день работы с электронными документами без надлежащего согласия — это день, когда ваш бизнес находится под угрозой проверки. Подготовьте документы правильно с первого раза — и занимайтесь тем, что действительно важно: развитием вашего дела.