Учебный отпуск: кому положен и как оплачивается

Сотрудник приносит справку-вызов из университета и требует отпуск на время сессии. Знакомая ситуация для любого работодателя, у которого в штате есть совмещающие работу с обучением. Вопросов при этом возникает масса: обязан ли работодатель отпускать, нужно ли платить за дни отсутствия, какие документы оформлять и что будет, если отказать?

Учебный отпуск — одна из наименее понятных гарантий в трудовом законодательстве. Многие предприниматели путают его с обычным ежегодным, пытаются «зачесть» дни учёбы в счёт отпуска или вовсе игнорируют обязанность его предоставить. Результат — штрафы от ГИТ, судебные споры и выплата компенсации с процентами. По данным судебной практики, работодатель проигрывает более 80% дел, связанных с отказом в предоставлении гарантий обучающимся работникам.

В этом материале разберём все аспекты темы: кому положен учебный отпуск, как он оплачивается, какие документы нужны для оформления и какие ошибки чаще всего допускают работодатели. Каждое утверждение подкреплено ссылками на конкретные статьи Трудового кодекса РФ.

Что такое учебный отпуск и какими нормами он регулируется

Учебный отпуск (в законодательстве — «дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка» или «отпуск без сохранения заработной платы» в зависимости от основания) — это целевой отпуск, который работодатель обязан предоставить работнику, совмещающему трудовую деятельность с получением образования.

Правовую основу составляет глава 26 ТК РФ — «Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с получением образования». Ключевые статьи:

• Ст. 173 ТК РФ — гарантии для работников, получающих высшее образование по программам бакалавриата, специалитета, магистратуры;
• Ст. 174 ТК РФ — гарантии для получающих среднее профессиональное образование;
• Ст. 176 ТК РФ — гарантии для получающих основное общее или среднее общее образование;
• Ст. 177 ТК РФ — порядок предоставления гарантий и компенсаций.

📎 Ст. 177 ТК РФ: Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с получением образования, предоставляются при получении образования соответствующего уровня впервые. Работнику, совмещающему работу с получением образования одновременно в двух организациях, гарантии предоставляются только в связи с получением образования в одной из них (по выбору работника).

Принципиальное отличие учебного отпуска от ежегодного оплачиваемого: он является целевым и не может быть заменён денежной компенсацией, перенесён на другой период или разделён на части по инициативе работодателя. Дни такого отпуска не входят в ежегодный оплачиваемый отпуск и предоставляются дополнительно к нему.

⚠️ Важно: Работодатель не вправе отказать в предоставлении учебного отпуска, если работник представил все необходимые документы и соответствует установленным законом условиям. Отказ является нарушением трудового законодательства и влечёт ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: штраф для ИП — от 1 000 до 5 000 ₽, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 ₽.

Кому положен учебный отпуск: условия предоставления

Не каждый обучающийся сотрудник имеет право на дополнительный отпуск в связи с учёбой. Закон устанавливает чёткий перечень условий, при одновременном выполнении которых работодатель обязан предоставить такие гарантии.

Обязательные условия для получения учебного отпуска

1. Образование получается впервые. Если у работника уже есть диплом бакалавра и он поступает на второй бакалавриат — права на оплачиваемый отпуск по закону нет. Исключение: если работодатель направил сотрудника на обучение и это закреплено в трудовом договоре или отдельном соглашении (ст. 177 ТК РФ).

2. Учебное заведение имеет государственную аккредитацию. Это требование прямо указано в ст. 173–176 ТК РФ. Если образовательная программа не аккредитована, гарантии предоставляются только в случае, когда это предусмотрено коллективным договором или трудовым договором.

3. Работник обучается успешно. Законодательство не раскрывает понятие «успешное обучение», но на практике подтверждением служит сама справка-вызов — её выдают только студентам, допущенным к сессии или аттестации.

4. Работа по данному трудовому договору является основной. Совместителям учебный отпуск не гарантирован. На работе по совместительству работник может оформить отпуск за свой счёт на период сессии или использовать ежегодный оплачиваемый отпуск.

📋 Пример: Менеджер Иванова работает в ООО «Альфа» по основному трудовому договору и подрабатывает в ИП Петров по договору совместительства. Она поступила на заочную форму обучения в аккредитованный вуз впервые. ООО «Альфа» обязано предоставить ей оплачиваемый учебный отпуск по справке-вызову. ИП Петров такой обязанности не несёт — Иванова может попросить отпуск без сохранения заработной платы на этот период.

Кому конкретно полагается дополнительный отпуск

• Студенты вузов (бакалавриат, специалитет, магистратура) — заочной и очно-заочной формы обучения;
• Студенты колледжей и техникумов (среднее профессиональное образование) — заочной и очно-заочной формы;
• Лица, получающие основное общее или среднее общее образование по очно-заочной форме;
• Аспиранты, ординаторы, ассистенты-стажёры, обучающиеся по программам подготовки кадров высшей квалификации (ст. 173.1 ТК РФ);
• Студенты подготовительных отделений вузов — для сдачи итоговых экзаменов (ст. 173 ТК РФ).

⚠️ Важно: Студенты очной формы обучения в вузах и колледжах имеют право только на неоплачиваемый учебный отпуск (за исключением отпуска для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы). Оплачиваемые дополнительные отпуска для очников не предусмотрены.

Продолжительность учебного отпуска: сроки для каждого уровня образования

Количество дней, которое работодатель обязан предоставить, зависит от уровня образовательной программы и цели отпуска. Ниже приводим полную таблицу сроков, установленных ТК РФ.

Высшее образование (ст. 173 ТК РФ) — заочная и очно-заочная формы

• Промежуточная аттестация (сессия) на 1-м и 2-м курсах — 40 календарных дней в учебном году;
• Промежуточная аттестация на каждом последующем курсе — 50 календарных дней;
• Промежуточная аттестация при освоении программы в сокращённые сроки на 2-м курсе — 50 календарных дней;
• Государственная итоговая аттестация — до 4 месяцев в соответствии с учебным планом.

Высшее образование (ст. 173 ТК РФ) — очная форма (без оплаты)

• Промежуточная аттестация — 15 календарных дней в учебном году;
• Сдача итоговых государственных экзаменов — 1 месяц;
• Подготовка и защита ВКР + сдача итоговых экзаменов — 4 месяца.

Среднее профессиональное образование (ст. 174 ТК РФ) — заочная и очно-заочная формы

• Промежуточная аттестация на 1-м и 2-м курсах — 30 календарных дней в учебном году;
• Промежуточная аттестация на каждом последующем курсе — 40 календарных дней;
• Государственная итоговая аттестация — до 2 месяцев.

Среднее профессиональное образование (ст. 174 ТК РФ) — очная форма (без оплаты)

• Промежуточная аттестация — 10 календарных дней в учебном году;
• Государственная итоговая аттестация — до 2 месяцев.

Подготовка кадров высшей квалификации (ст. 173.1 ТК РФ)

• Аспирантура, ординатура — 30 календарных дней в течение календарного года (плюс время на проезд);
• Подготовка к защите диссертации (кандидатской) — 3 месяца;
• Подготовка к защите диссертации (докторской) — 6 месяцев.

📎 Ст. 173 ТК РФ: Работодатель обязан один раз в учебном году оплатить проезд работника к месту нахождения учебного заведения и обратно (для заочников в вузе — полностью, для заочников в колледже — 50% стоимости проезда).

Как оплачивается учебный отпуск: порядок расчёта

Оплата учебного отпуска — один из ключевых вопросов, вызывающих затруднения у работодателей. Разберём механизм расчёта пошагово.

Общий принцип

Оплачиваемый учебный отпуск предоставляется заочникам и студентам очно-заочной формы. Расчёт производится по тем же правилам, что и для ежегодного оплачиваемого отпуска — на основании среднего заработка за последние 12 календарных месяцев.

📎 Ст. 139 ТК РФ: Средний дневной заработок для оплаты отпусков исчисляется за последние 12 календарных месяцев путём деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).

Пошаговый порядок расчёта

1. Определите расчётный период — 12 полных календарных месяцев, предшествующих месяцу начала учебного отпуска.

2. Суммируйте все выплаты за расчётный период, которые входят в расчёт среднего заработка (оклад, премии, надбавки, доплаты). Не включаются: социальные выплаты, материальная помощь, оплата проезда и питания.

3. Рассчитайте средний дневной заработок: Сумма выплат ÷ 12 ÷ 29,3 = средний дневной заработок.

4. Умножьте средний дневной заработок на количество календарных дней учебного отпуска (включая выходные, но без праздничных нерабочих дней — последние, в отличие от ежегодного отпуска, из числа дней учебного отпуска не исключаются, а входят в их число и оплачиваются).

📋 Пример: Кладовщик Смирнов обучается заочно на 3-м курсе вуза. Он предоставил справку-вызов на 50 календарных дней. За предшествующие 12 месяцев ему начислено 480 000 ₽. Средний дневной заработок: 480 000 ÷ 12 ÷ 29,3 = 1 365,19 ₽. Оплата учебного отпуска: 1 365,19 × 50 = 68 259,50 ₽ (до вычета НДФЛ).

Сроки выплаты

Законодатель распространяет на учебный отпуск общее правило: отпускные должны быть выплачены не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Нарушение этого срока — самостоятельное основание для привлечения к административной ответственности.

Налогообложение

Оплата учебного отпуска облагается НДФЛ (13%) и страховыми взносами в общем порядке, так как является сохранением среднего заработка в рамках трудовых отношений.

⚠️ Важно: Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период учебного отпуска, не продлевают его (в отличие от ежегодного оплачиваемого). Если на учебный отпуск приходится праздник — он включается в число дней отпуска и оплачивается.

Документальное оформление: пошаговая инструкция для работодателя

Грамотное оформление — залог отсутствия претензий со стороны ГИТ и споров с работником. Рассмотрим полный перечень документов и действий.

Шаг 1. Получите справку-вызов от работника

Единственным основанием для предоставления учебного отпуска является справка-вызов из образовательной организации. Её форма утверждена Приказом Минобрнауки России от 19.12.2013 № 1368. Документ состоит из двух частей:

• Справка-вызов (заполняется учебным заведением до начала сессии) — подтверждает вызов на аттестацию;
• Справка-подтверждение (заполняется после завершения сессии) — подтверждает, что работник действительно находился на аттестации.

Работник обязан предоставить справку-подтверждение после окончания учебного отпуска. Если он этого не сделает — это не является основанием для удержания выплаченных сумм, но может повлиять на предоставление отпуска в дальнейшем.

Шаг 2. Получите заявление работника

Хотя ТК РФ прямо не упоминает заявление работника как обязательный документ, на практике оно необходимо для правильного кадрового оформления. В заявлении указываются:

• ФИО работника и должность;
• наименование учебного заведения;
• цель отпуска (промежуточная аттестация, итоговая аттестация, защита ВКР и т.д.);
• даты начала и окончания отпуска;
• просьба об оплате проезда (если применимо);
• приложение — справка-вызов.

Шаг 3. Издайте приказ о предоставлении отпуска

Приказ по личному составу оформляется по унифицированной форме Т-6 или по форме, утверждённой работодателем. В приказе заполняется раздел «Б» — дополнительный отпуск, с указанием основания: «учебный отпуск, справка-вызов №... от...».

Шаг 4. Внесите данные в табель и личную карточку

• В табеле учёта рабочего времени дни оплачиваемого учебного отпуска обозначаются кодом «У» (или цифровым кодом «11»), неоплачиваемого — «УД» (или «13»).
• В личной карточке работника (форма Т-2, раздел VIII) отражается вид отпуска, период, количество дней и основание.

Шаг 5. Произведите расчёт и выплату

Бухгалтерия рассчитывает средний заработок по описанному выше порядку и производит выплату за 3 дня до начала отпуска.

Весь этот процесс — от приказа до корректных записей в табеле — можно существенно упростить. Платформа Bejure позволяет автоматизировать создание приказов по личному составу и иных кадровых документов: все формы соответствуют актуальному законодательству, обновляются автоматически, а электронная подпись обеспечивает юридическую силу без бумажной волокиты.

📋 Пример: ИП Козлова ведёт кадровый учёт самостоятельно. При получении справки-вызова от продавца она скачала шаблон приказа из интернета, но форма оказалась устаревшей — в ней отсутствовали обязательные реквизиты. При проверке ГИТ инспектор зафиксировал нарушение порядка ведения кадровой документации. Использование актуальных шаблонов и автоматизированных сервисов вроде Bejure помогает избежать подобных ситуаций: документы разработаны под конкретный вид деятельности и содержат все необходимые реквизиты.

Типичные ошибки работодателей при предоставлении учебного отпуска

Анализ судебной практики и результатов проверок Государственной инспекции труда позволяет выделить наиболее распространённые нарушения.

Ошибка 1. Отказ в предоставлении отпуска

Самое грубое нарушение. Работодатели мотивируют отказ «производственной необходимостью», «сезоном», «отсутствием замены». Закон не предусматривает ни одного основания для отказа, если работник отвечает условиям ст. 173–176 ТК РФ и предоставил справку-вызов.

Последствия: штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (для ИП — от 1 000 до 5 000 ₽, для организаций — от 30 000 до 50 000 ₽), взыскание оплаты за дни отпуска с процентами по ст. 236 ТК РФ, компенсация морального вреда.

Ошибка 2. Замена учебного отпуска ежегодным

Некоторые работодатели предлагают работнику «взять обычный отпуск» вместо учебного. Это нарушение: дополнительный отпуск в связи с обучением предоставляется сверх ежегодного и не может его заменять или поглощаться им. Если ежегодный отпуск совпадает с учебным — ежегодный продлевается или переносится.

Ошибка 3. Вычеты из оплаты за нерабочие праздничные дни

Бухгалтеры иногда исключают из расчёта праздничные дни, приходящиеся на период учебного отпуска, по аналогии с ежегодным отпуском. Это неверно: праздничные дни входят в число дней учебного отпуска и оплачиваются.

Ошибка 4. Отсутствие приказа и записей в табеле

Неоформление приказа или некорректное табелирование — формальное нарушение, которое фиксируется при любой проверке. Даже если деньги выплачены вовремя, отсутствие документального подтверждения создаёт риски.

Ошибка 5. Требование отработки пропущенных дней

Работодатель не вправе требовать от сотрудника выхода на работу в период учебного отпуска, вызывать его досрочно или обязывать отрабатывать дни отсутствия.

⚠️ Важно: При повторном нарушении трудового законодательства штраф возрастает многократно: для ИП — от 10 000 до 20 000 ₽, для юридических лиц — от 50 000 до 70 000 ₽ (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ). Должностному лицу может грозить дисквалификация на срок от 1 до 3 лет.

Учебный отпуск и другие гарантии: сочетание с больничным, командировкой и ежегодным отпуском

На практике возникают ситуации, когда учебный отпуск совпадает с другими периодами освобождения от работы. Разберём ключевые коллизии.

Учебный отпуск и больничный лист

Если работник заболел до начала учебного отпуска — пособие по временной нетрудоспособности выплачивается до дня начала отпуска, далее начисляется оплата учебного отпуска. Если больничный оформлен в период учебного отпуска — пособие за эти дни не выплачивается (пп. 1 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Учебный отпуск при этом не продлевается на дни болезни.

Учебный отпуск и ежегодный оплачиваемый отпуск

Эти отпуска не могут совпадать. Если по графику отпусков ежегодный отпуск приходится на период сессии, его необходимо перенести — либо до начала учебного отпуска, либо после его окончания. Основание: целевой характер дополнительного отпуска, исключающий его совмещение с другими видами отдыха.

Учебный отпуск и командировка

Работника, находящегося в учебном отпуске, нельзя направить в служебную командировку. Отзыв из учебного отпуска не предусмотрен законом (в отличие от ежегодного, из которого можно отозвать с согласия работника по ст. 125 ТК РФ).

Учебный отпуск и отпуск по уходу за ребёнком

Работник, находящийся в отпуске по уходу за ребёнком и работающий на условиях неполного рабочего времени, может получить учебный отпуск. Однако на период учебного отпуска выплата пособия по уходу за ребёнком приостанавливается, так как работник фактически не работает и не осуществляет уход.

📋 Пример: Бухгалтер Новикова находится в отпуске по уходу за ребёнком до 1,5 лет и работает на 0,5 ставки. Она предоставила справку-вызов на 40 дней. Работодатель обязан предоставить учебный отпуск с оплатой по среднему заработку (рассчитанному из фактических выплат за неполный рабочий день). На эти 40 дней пособие по уходу за ребёнком не начисляется.

Часто задаваемые вопросы

Обязан ли работодатель предоставить учебный отпуск, если сотрудник получает второе высшее образование?

По общему правилу — нет. Согласно ст. 177 ТК РФ, гарантии предоставляются при получении образования соответствующего уровня впервые. Однако если работодатель направил сотрудника на обучение и это зафиксировано в трудовом договоре или дополнительном соглашении, отпуск предоставляется даже при втором высшем.

Можно ли уволить работника во время учебного отпуска?

Увольнение по инициативе работодателя в период учебного отпуска не запрещено напрямую (в отличие от ежегодного отпуска, где действует запрет по ст. 81 ТК РФ). Однако на практике суды часто признают такое увольнение незаконным, если оно связано с реализацией работником права на образование. Увольнение по собственному желанию работника или по соглашению сторон допускается в любое время.

Нужно ли оплачивать учебный отпуск, если сотрудник учится в негосударственном вузе?

Форма собственности образовательной организации значения не имеет. Ключевое условие — наличие государственной аккредитации образовательной программы. Если программа аккредитована — отпуск оплачивается вне зависимости от того, государственный вуз или частный.

Что делать, если работник не предоставил справку-подтверждение после сессии?

Справка-подтверждение не является основанием для выплаты — деньги уже перечислены до начала отпуска на основании справки-вызова. Однако систематическое непредоставление подтверждающей части может свидетельствовать о том, что работник не проходил аттестацию. Рекомендуется закрепить обязанность предоставления этого документа в локальном нормативном акте или трудовом договоре.

Входят ли дни учебного отпуска в стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска?

Да. Период оплачиваемого учебного отпуска включается в стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 121 ТК РФ), поскольку за работником сохраняется место работы и средний заработок.

Заключение

Учебный отпуск — обязательная гарантия, установленная Трудовым кодексом РФ для работников, совмещающих трудовую деятельность с получением образования. Работодатель не может отказать в его предоставлении, заменить ежегодным отпуском или сократить продолжительность. Оплата производится по среднему заработку, а нарушение порядка предоставления влечёт штрафы и судебные иски.

Для малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей критически важно вести кадровый документооборот без ошибок: каждый приказ, каждая запись в табеле, каждый расчёт должны соответствовать закону. Штатный юрист обходится от 80 000 ₽ в месяц, скачанные шаблоны устаревают, а сторонний консультант не гарантирует конфиденциальность данных сотрудников. Bejure закрывает эти задачи за фиксированную подписку: актуальные документы, электронная подпись, защищённое хранилище — всё, что нужно для порядка в кадрах.

Проверьте свои кадровые документы сейчас. Если в штате есть обучающиеся сотрудники — убедитесь, что у вас оформлены приказы, корректно заполнен табель и правильно рассчитаны выплаты. Это не просто формальность — это защита бизнеса от предсказуемых рисков.