Воинский учёт в организации в 2025–2026: что знать работодателю

Зачем малому бизнесу разбираться в воинском учёте

Большинство предпринимателей, нанимая первых сотрудников, думают о трудовых договорах, зарплатных налогах и охране труда. Воинский учёт в этом списке обычно оказывается последним — или не появляется вовсе. Между тем обязанность вести его возложена на каждого работодателя, у которого есть хотя бы один работник мужского пола призывного или запасного возраста. С 2023 года штрафы за нарушения в этой области выросли кратно, и в 2025–2026 годах контроль со стороны военных комиссариатов продолжает усиливаться.

Для субъектов малого и среднего предпринимательства (МСП) ситуация осложняется тем, что выделить отдельного специалиста по военно-учётной работе финансово невозможно: штатный кадровик в микробизнесе — роскошь, а не норма. Значит, разбираться в правилах приходится самому руководителю. Именно для таких предпринимателей подготовлен этот материал: здесь собран тот обязательный минимум, без которого ведение организации в правовом поле невозможно.

Ошибки в воинском учёте — это не абстрактный риск. Военкоматы проводят плановые и внеплановые проверки, запрашивают сведения через портал «Госуслуги» и межведомственные системы, а размеры административных штрафов с октября 2023 года начинаются от 40 000 ₽ за одно нарушение. Для ИП или микропредприятия это ощутимый удар по бюджету, которого можно избежать, если выстроить процесс с самого начала.

Кто обязан вести воинский учёт в организации в 2025 году

Круг обязанных лиц

Воинский учёт обязаны вести все работодатели — юридические лица независимо от организационно-правовой формы и численности персонала. Основание — ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» и Положение о воинском учёте, утверждённое Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 (далее — Положение № 719).

⚠️ Важно: индивидуальные предприниматели формально не включены в перечень субъектов, обязанных вести воинский учёт. Однако на практике военкоматы и суды всё чаще привлекают ИП к ответственности по ст. 21.1–21.7 КоАП РФ, если предприниматель выступает работодателем. Безопаснее исходить из того, что при наличии трудовых договоров учёт необходим.

Какие сотрудники подлежат учёту

Военно-учётной работе подлежат две категории граждан:

1. Призывники — мужчины от 18 до 30 лет (с 2024 года верхняя граница призывного возраста увеличена с 27 до 30 лет), не пребывающие в запасе.
2. Военнообязанные — граждане, пребывающие в запасе. Предельный возраст пребывания в запасе зависит от разряда и воинского звания; для рядового и сержантского состава в 2025 году он составляет до 50 лет (ранее — до 50 лет для первого разряда; с учётом поправок к ст. 53 ФЗ-53 происходит поэтапное увеличение).

Женщины подлежат воинскому учёту только при наличии военно-учётной специальности (медицинские работники, связисты, картографы и ряд других профессий по перечню, утверждённому Генштабом).

Не подлежат учёту:

• освобождённые от исполнения воинской обязанности (по состоянию здоровья — категория «Д»);
• лица, проходящие военную или альтернативную гражданскую службу;
• постоянно проживающие за пределами РФ;
• имеющие воинские звания офицеров запаса СВР или ФСБ.

Кто в организации отвечает за ведение учёта

Количество работников, занимающихся военно-учётной работой, определяется п. 12 Положения № 719:

Число военнообязанных и призывников	Количество ответственных
До 500 человек	1 работник (по совместительству)
500–2 000	1 освобождённый работник
2 000–4 000	2 освобождённых работника
Свыше 4 000	+1 на каждые 3 000

Для малого бизнеса это означает, что функции чаще всего ложатся на руководителя, бухгалтера или кадровика по совместительству. Назначение оформляется приказом руководителя по форме, рекомендованной Приложением № 4 к Методическим рекомендациям Генерального штаба (2017). Копия приказа направляется в военный комиссариат.

Какие документы нужны для организации воинского учёта

Организация военно-учётной работы начинается с формирования пакета локальных документов. Минимальный комплект для предприятия МСП в 2025 году включает:

Обязательные документы

1. Приказ об организации воинского учёта — назначает ответственное лицо, определяет порядок замещения на период отпуска или болезни.
2. План работы по ведению воинского учёта и бронированию — ежегодный документ, согласовываемый с военкоматом до 31 декабря предшествующего года. Форма — Приложение № 17 к Методическим рекомендациям Генштаба.
3. Картотека личных карточек — с 2024 года вместо карточек формы Т-2 рекомендуется использовать карточку гражданина по форме № 10 (Приложение № 22 к Инструкции, утв. Приказом Минобороны от 22.11.2021 № 700). Карточки ведутся на каждого военнообязанного и призывника.
4. Журнал проверок осуществления воинского учёта — прошнурованный, пронумерованный, заверенный печатью организации.
5. Расписки о приёме документов воинского учёта — выдаются работнику при приёме военного билета или приписного свидетельства для внесения данных.

📎 П. 27–31 Положения № 719: устанавливают обязанность работодателя проверять наличие документов воинского учёта при заключении трудового договора, сообщать в военкомат о приёме и увольнении военнообязанных в течение 5 дней, а также ежегодно сверять данные картотеки с учётными данными комиссариата.

Документы сотрудника, которые нужно проверить при приёме

При оформлении на работу кадровик (или руководитель) обязан проверить у гражданина:

• удостоверение гражданина, подлежащего призыву (приписное свидетельство) — для призывников;
• военный билет или справку взамен военного билета — для военнообязанных;
• персональную электронную карту (при наличии) — новый формат, введённый с 2023 года.

⚠️ Важно: отсутствие документов воинского учёта не является основанием для отказа в приёме на работу (ст. 64 ТК РФ запрещает необоснованный отказ). Однако работодатель обязан в течение 3 рабочих дней направить в военкомат сведения о выявлении гражданина, не состоящего на воинском учёте, но обязанного на нём состоять (п. 1 ст. 4 ФЗ-53 в редакции 2023 года).

Хранение и систематизация кадровых документов — процесс, который у предпринимателей без кадровой службы часто превращается в хаос из папок и файлов. Платформы автоматизации документооборота, такие как Bejure, позволяют держать весь массив кадровой документации в одной системе: от трудовых договоров до приказов по воинскому учёту. Документы подписываются электронной подписью, хранятся в защищённом архиве и доступны за считаные секунды — что критично при внеплановой проверке.

Пошаговый алгоритм: как наладить воинский учёт с нуля

Если организация только начинает деятельность или до сих пор не вела воинский учёт, пошаговый порядок действий выглядит следующим образом.

Шаг 1. Встать на учёт в военном комиссариате

Юридическое лицо регистрируется в военкомате по месту нахождения. Для этого подаётся карточка организации по форме № 18 (Приложение к Письму Минкультуры от 21.10.2015 № 344-01-39-ВА). Карточка содержит сведения о количестве работающих, числе военнообязанных и забронированных граждан. Для ИП с работниками рекомендуется обратиться в военкомат и уточнить порядок взаимодействия — практика различается по регионам.

Шаг 2. Издать приказ об организации воинского учёта

Приказ утверждает ответственное лицо и порядок его замещения. Проект приказа согласовывается с военкоматом до подписания (п. 22 Методических рекомендаций Генштаба).

Шаг 3. Разработать и согласовать план работы

План на календарный год включает мероприятия:

• оформление карточек формы № 10 на вновь принятых;
• направление сведений о приёме/увольнении в военкомат;
• ежегодная сверка учётных данных с военкоматом (как правило, до 1 ноября);
• проверка документов воинского учёта у сотрудников;
• информирование работников о мобилизационных мероприятиях, повестках, их обязанностях.

Шаг 4. Завести картотеку

Карточки формы № 10 заполняются на основании документов воинского учёта сотрудника. Картотека делится на четыре раздела:

1. Офицеры запаса.
2. Солдаты, матросы, сержанты, старшины, прапорщики, мичманы запаса.
3. Военнообязанные женщины.
4. Призывники.

Внутри каждого раздела карточки располагаются по алфавиту.

Шаг 5. Наладить взаимодействие с военкоматом

Ключевые обязанности работодателя при текущем ведении учёта:

• Сообщать о приёме и увольнении военнообязанных — в течение 5 дней (ранее — 2 недель; срок сокращён с 05.08.2023).
• Вручать работникам повестки — не позднее 3 дней до указанной в повестке даты явки.
• Сверять данные картотеки с военкоматом — не реже одного раза в год.
• Уведомлять об изменениях семейного положения, образования, должности, места жительства работника — в течение 5 дней.
• Направлять списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на учёт (15–16 лет) — ежегодно до 1 ноября.

📋 Пример: ООО «Ромашка» (микропредприятие, 8 сотрудников) приняло на работу водителя-экспедитора 10 марта 2025 года. При оформлении кадровик обнаружил, что у работника нет военного билета. Кадровик заполнил карточку формы № 10 на основании паспортных данных, в тот же день направил в военкомат уведомление о приёме, а также сведения о выявлении гражданина, не состоящего на воинском учёте. Штрафа удалось избежать именно благодаря соблюдению сроков и порядка уведомления.

Штрафы за нарушения воинского учёта: актуальные суммы 2025–2026

С 1 октября 2023 года (Федеральный закон от 31.07.2023 № 404-ФЗ) размеры административных штрафов за нарушения в области воинского учёта были увеличены в несколько раз. В 2025–2026 годах действуют следующие санкции.

Таблица штрафов по КоАП РФ

Статья КоАП	Нарушение	Штраф на должностное лицо	Штраф на юридическое лицо
Ст. 21.1	Непредставление в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на учёт	40 000 – 50 000 ₽	—
Ст. 21.2	Неоповещение граждан о вызове в военкомат (невручение повестки)	40 000 – 50 000 ₽	350 000 – 400 000 ₽
Ст. 21.3	Несвоевременное представление сведений о принятых/уволенных военнообязанных	40 000 – 50 000 ₽	—
Ст. 21.4	Несообщение о гражданах, не состоящих на учёте, но обязанных состоять	40 000 – 50 000 ₽	—

⚠️ Важно: штраф назначается за каждое нарушение отдельно. Если при проверке выявлено, что организация не подавала сведения о 5 уволенных сотрудниках, штрафов будет пять — суммарно до 250 000 ₽. Для микробизнеса это может стать критической суммой.

Помимо административных штрафов, нарушение порядка воинского учёта влечёт:

• предписания об устранении нарушений с контрольными сроками;
• повторные проверки — как правило, через 30–60 дней;
• возможные претензии при участии предприятия в госзакупках — наличие неснятых административных правонарушений проверяется заказчиками.

Срок давности привлечения к административной ответственности по данной категории дел составляет 3 года с момента совершения правонарушения (ст. 4.5 КоАП РФ, в ред. ФЗ-404-ФЗ).

Особенности воинского учёта для малого бизнеса и ИП в 2025–2026

Работодатели из сегмента МСП сталкиваются с рядом специфических проблем при организации военно-учётной работы.

Проблема 1: отсутствие кадрового специалиста

В компании с 3–15 сотрудниками нанимать даже совместителя на кадровую работу экономически нецелесообразно. Штатный юрист стоит от 80 000 ₽/мес и не гарантирует актуальность документов при каждом изменении законодательства. Аутсорсинг кадрового делопроизводства — вариант, но передача персональных данных сотрудников стороннему подрядчику создаёт риски утечки информации и дополнительные обязанности по 152-ФЗ.

Решение — автоматизация кадрового документооборота. Системы вроде Bejure формируют кадровые документы под конкретный вид деятельности, обновляют шаблоны при изменении нормативной базы и хранят всё в защищённом электронном архиве. Это позволяет руководителю МСП самостоятельно вести базовый кадровый документооборот, включая подготовку приказов и уведомлений для военкомата, без привлечения дорогостоящих специалистов.

Проблема 2: непонимание объёма обязанностей

Многие предприниматели считают, что воинский учёт — это «просто посмотреть военный билет при приёме». На деле перечень обязанностей значительно шире и включает регулярное взаимодействие с военкоматом, ведение картотеки, ежегодные сверки и оповещение сотрудников.

Проблема 3: удалённые сотрудники

Если сотрудник работает дистанционно (глава 49.1 ТК РФ), обязанность работодателя по ведению воинского учёта в его отношении сохраняется в полном объёме. Сведения о приёме и увольнении направляются в военкомат по месту нахождения организации-работодателя. При этом работник обязан самостоятельно состоять на воинском учёте по месту жительства или пребывания.

📎 Ст. 312.1–312.9 ТК РФ: регулируют дистанционную работу, но не освобождают работодателя от обязанностей по ведению воинского учёта в отношении удалённых сотрудников.

Проблема 4: совместители

Если гражданин работает по совместительству (ст. 282 ТК РФ), воинский учёт в его отношении ведёт каждый работодатель самостоятельно. Сведения о приёме и увольнении совместителя также направляются в военкомат в установленные сроки.

Проверки военкомата: как проходят и к чему готовиться

Проверки ведения воинского учёта в организации проводятся военными комиссариатами совместно с органами местного самоуправления. Периодичность зависит от численности сотрудников:

• Организации с численностью до 500 военнообязанных — не реже одного раза в 3 года.
• Организации с численностью свыше 500 — ежегодно.

На практике военкоматы активизировали проверочную деятельность с 2023 года, и даже микропредприятия стали получать уведомления о плановых проверках.

Что проверяют

1. Наличие и содержание приказа об организации воинского учёта.
2. План работы на текущий год и его согласование с военкоматом.
3. Картотеку — полноту и правильность заполнения карточек формы № 10.
4. Своевременность направления сведений о приёме, увольнении, изменениях учётных данных.
5. Наличие журнала проверок.
6. Полноту и своевременность вручения повесток (при наличии).
7. Проведение ежегодной сверки с данными военкомата.

Как подготовиться

Минимальный чек-лист для подготовки к проверке:

• Приказ об организации воинского учёта — актуальный, с указанием действующего ответственного лица
• План работы — утверждён на текущий год, согласован с военкоматом
• Карточки формы № 10 — заведены на всех военнообязанных и призывников, данные актуальны
• Журнал проверок — прошнурован, пронумерован
• Копии уведомлений в военкомат — о приёме, увольнении, выявленных несостоящих на учёте (с отметками о дате отправки)
• Акт последней сверки с военкоматом

📋 Пример: при проверке ИП Сидорова (автосервис, 12 сотрудников) военкомат выявил отсутствие уведомлений об увольнении трёх работников за последние два года. Итог — три протокола по ст. 21.3 КоАП РФ, общий штраф 120 000 ₽. Предприниматель узнал об обязанности уведомлять военкомат только во время проверки.

Доступ к документам в нужный момент — ключевой фактор при прохождении проверки. Предприниматели, ведущие документооборот в электронных системах, предъявляют нужный документ за 30 секунд, в то время как поиск по бумажным папкам может занять часы — а проверяющий ждать не станет.

Изменения в законодательстве о воинском учёте: что актуально в 2025–2026

Нормативная база воинского учёта претерпела существенные изменения за последние два года. Вот ключевые новеллы, которые работодатель МСП должен учитывать.

Повышение призывного возраста

С 1 января 2024 года верхняя граница призывного возраста увеличена с 27 до 30 лет (ФЗ от 04.08.2023 № 439-ФЗ). Это означает расширение круга призывников среди сотрудников и необходимость пересмотра картотеки.

Электронные повестки

Федеральный закон от 14.04.2023 № 127-ФЗ ввёл механизм электронных повесток через портал «Госуслуги» и реестр воинского учёта. Повестка считается врученной с момента размещения в личном кабинете на «Госуслугах». Работодатель по-прежнему обязан содействовать вручению бумажных повесток, однако электронный формат снижает зависимость военкоматов от посредничества организаций.

Увеличение штрафов

Как указано выше, с 1 октября 2023 года штрафы выросли в 10–20 раз. Срок давности увеличен с 2 месяцев до 3 лет, что делает привлечение к ответственности практически неизбежным при обнаружении нарушений.

Расширение обязанностей работодателей

Дополнены обязанности по информированию военкоматов:

• срок уведомления о приёме/увольнении сокращён до 5 дней;
• введена обязанность сообщать о гражданах, не состоящих на учёте, в 3-дневный срок;
• расширен перечень сведений, подлежащих передаче (включая данные об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения).

Бронирование граждан

Для организаций, выполняющих государственный оборонный заказ или отнесённых к категории критически важных, предусмотрена процедура бронирования — отсрочки от призыва и мобилизации для отдельных работников. Для большинства субъектов МСП это неактуально, однако если ваша деятельность связана с оборонно-промышленным комплексом или жизнеобеспечением, необходимо уточнить возможность бронирования в территориальной комиссии.

📎 Ст. 65 ТК РФ: при заключении трудового договора работник обязан предъявить документы воинского учёта (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву). Отсутствие этих документов не является основанием для отказа в приёме, но работодатель обязан уведомить об этом военкомат.

Часто задаваемые вопросы

Обязан ли ИП вести воинский учёт сотрудников?

Формально Положение № 719 возлагает обязанность по ведению воинского учёта на организации (юридические лица). Однако статьи 21.1–21.4 КоАП РФ устанавливают ответственность для должностных лиц, к которым суды относят и индивидуальных предпринимателей-работодателей. На практике военкоматы направляют запросы и проводят проверки в отношении ИП с наёмными работниками. Рекомендация — вести воинский учёт в полном объёме, чтобы исключить штрафные риски.

Можно ли принять на работу человека без военного билета?

Да. Статья 64 ТК РФ запрещает необоснованный отказ в заключении трудового договора. Отсутствие документов воинского учёта к законным основаниям для отказа не относится. Однако работодатель обязан в течение 3 рабочих дней уведомить военкомат о выявлении гражданина, не состоящего на воинском учёте, но обязанного состоять. Невыполнение этой обязанности влечёт штраф от 40 000 до 50 000 ₽ по ст. 21.4 КоАП РФ.

Как часто нужно сверять данные с военкоматом?

Сверка учётных данных с военным комиссариатом проводится не реже одного раза в год (п. 36 Положения № 719). Конкретные сроки согласовываются с военкоматом и фиксируются в плане работы. Обычно сверка проводится в период с сентября по ноябрь. По её итогам составляется акт, который хранится в организации.

Какие штрафы грозят за нарушение воинского учёта в 2025 году?

Размеры штрафов установлены статьями 21.1–21.4 КоАП РФ и составляют от 40 000 до 50 000 ₽ на должностное лицо за каждое нарушение. Для юридических лиц штраф за неоповещение о повестке может достигать 400 000 ₽. Срок давности — 3 года, штрафы назначаются за каждый выявленный факт отдельно.

Нужно ли вести воинский учёт, если все сотрудники — женщины?

Если среди работниц нет лиц с военно-учётной специальностью (ВУС), вести картотеку не нужно. Однако организация всё равно обязана быть зарегистрирована в военкомате и иметь приказ об организации учёта — на случай приёма в будущем мужчин призывного или запасного возраста, а также женщин с ВУС. План работы и журнал проверок также должны быть в наличии.

Заключение

Воинский учёт в организации — не факультативная опция, а полноценная правовая обязанность, за невыполнение которой в 2025–2026 годах предусмотрены ощутимые финансовые санкции. Для субъектов МСП, где каждый рубль на счету, штраф в 40 000–50 000 ₽ за одно нарушение — серьёзная сумма, а при системных ошибках потери могут исчисляться сотнями тысяч.

Минимум, который должен выполнить работодатель:

1. Зарегистрироваться в военкомате и назначить ответственного за учёт.
2. Проверять документы воинского учёта при приёме каждого сотрудника.
3. Вести карточки формы № 10 и направлять уведомления о приёме и увольнении в 5-дневный срок.
4. Ежегодно сверять данные с военкоматом.
5. Хранить документацию в порядке и быть готовым к проверке.

Шаблоны из интернета, устаревшие методички и советы «знакомого бухгалтера» — ненадёжная основа для построения системы кадрового документооборота. Автоматизированные решения, обновляемые в соответствии с текущим законодательством и защищённые финансовой гарантией, — это инвестиция в спокойствие и порядок, которая окупается после первой же избежанной проверки.

Занимайтесь бизнесом — юридическую базу можно и нужно автоматизировать.