Журнал инструктажа по ГО: образец, как заполнить и скачать

Гражданская оборона — тема, которую большинство предпринимателей считает далёкой от повседневной работы. Пока не приходит проверка МЧС. Штрафы за отсутствие журнала инструктажа по гражданской обороне начинаются от 10 000 рублей для ИП и доходят до 200 000 рублей для юридических лиц. При этом завести и правильно заполнить этот документ — задача на один рабочий день, если понимать требования законодательства.

С 2017 года обязанность проводить вводный инструктаж по ГО возложена на каждого работодателя без исключений. Неважно, сколько у вас сотрудников — один или сто. Неважно, работаете вы в офисе, на складе или удалённо. Закон един для всех: каждый новый работник должен пройти инструктаж в течение первого месяца трудоустройства, а факт его проведения — зафиксирован документально. Именно для этого существует журнал учёта инструктажей по гражданской обороне.

В этом материале разберём, какие требования предъявляются к журналу, как его правильно оформить, заполнить и где скачать актуальный образец. Без воды и юридического тумана — только практические рекомендации для владельцев бизнеса.

Зачем нужен журнал инструктажа по гражданской обороне

Прежде чем разбирать форму и порядок заполнения, важно понять, какую функцию выполняет этот документ и почему его отсутствие — реальный юридический риск.

Журнал инструктажа по ГО — это учётный документ, который подтверждает факт проведения вводного инструктажа по гражданской обороне с каждым принятым на работу сотрудником. Он является доказательной базой при проверках МЧС и основным подтверждением того, что работодатель исполняет требования законодательства.

Обязанность организовывать и проводить подготовку работников в области ГО установлена следующими нормативными актами:

• Федеральный закон от 12.02.1998 № 28-ФЗ «О гражданской обороне» (ст. 9)
• Постановление Правительства РФ от 02.11.2000 № 841 «Об утверждении Положения о подготовке населения в области гражданской обороны»
• Приказ МЧС России от 22.01.2024 № 32 (вступил в силу с 01.03.2024), заменивший ранее действовавший порядок

⚠️ Важно: С 1 марта 2024 года действует обновлённый порядок подготовки работников по гражданской обороне. Если вы используете старые формы журналов и программы инструктажей, их необходимо привести в соответствие с актуальными требованиями.

Журнал выполняет несколько ключевых задач:

1. Фиксирует дату и факт проведения инструктажа — при проверке инспектор МЧС в первую очередь запрашивает именно этот документ
2. Подтверждает охват всех работников — каждый сотрудник должен быть внесён в журнал в хронологическом порядке
3. Идентифицирует ответственное лицо — в журнале указывается, кто именно провёл инструктаж
4. Защищает работодателя при спорах — если сотрудник утверждает, что не был проинструктирован, подпись в журнале свидетельствует об обратном

Отсутствие журнала приравнивается к непроведению инструктажа. А это уже административное правонарушение.

📎 Ст. 20.7 КоАП РФ: Невыполнение установленных требований и мероприятий в области гражданской обороны влечёт наложение штрафа: на должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей, на юридических лиц — от 100 000 до 200 000 рублей.

Кто обязан вести журнал и проводить инструктаж по ГО

Распространённое заблуждение: «У меня маленькая фирма, три сотрудника, нас это не касается». Касается. Законодательство не устанавливает минимального порога по численности персонала. Каждый работодатель — будь то ООО с сотнями работников или ИП с одним нанятым сотрудником — обязан проводить вводный инструктаж по гражданской обороне.

Кто проводит инструктаж

Провести вводный инструктаж по ГО может:

• Руководитель организации (ИП) — если он прошёл соответствующую подготовку
• Работник, уполномоченный на решение задач в области ГО — назначается приказом руководителя
• Работник, прошедший подготовку в учебно-методическом центре по ГО или на курсах ГО муниципального образования

Для организаций, в которых не создаётся структурное подразделение по ГО (а это подавляющее большинство субъектов малого бизнеса), достаточно назначить одного ответственного работника. Чаще всего эту функцию берёт на себя сам руководитель или специалист по охране труда.

Когда проводится инструктаж

Законодательство чётко регламентирует сроки:

• Вводный инструктаж — в течение первого месяца после приёма на работу
• Повторный инструктаж (курсовое обучение) — не реже одного раза в год
• При изменении характера деятельности или условий — дополнительно, по мере необходимости

📋 Пример: ИП Сидоров открыл кофейню и нанял двух бариста. Помимо стандартных кадровых документов — трудового договора, приказа о приёме, ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка — он обязан провести вводный инструктаж по ГО с каждым из них в течение 30 дней. Факт проведения фиксируется в журнале. Если через полгода Сидоров наймёт ещё одного сотрудника, инструктаж проводится заново, а запись вносится в тот же журнал.

Какие документы нужны помимо журнала

Журнал регистрации инструктажа — не единственный документ в области ГО. Полный комплект включает:

• Приказ о назначении ответственного за ведение работы по гражданской обороне
• Программу вводного инструктажа по ГО — утверждается руководителем
• Программу курсового обучения работников по ГО (для ежегодного обучения)
• Собственно журнал учёта проведения инструктажей по ГО

Без утверждённой программы инструктажа сам журнал не имеет практического смысла — инспектор при проверке запросит оба документа.

Образец журнала инструктажа по ГО: структура и содержание

Единой унифицированной формы журнала, утверждённой на федеральном уровне, не существует. Однако практика проверок и рекомендации МЧС сформировали устоявшуюся структуру, которой следует придерживаться. Отступление от неё не является нарушением, но может вызвать вопросы у проверяющих.

Титульный лист

На обложке (первой странице) журнала указываются:

• Полное наименование организации (или ФИО индивидуального предпринимателя)
• Название документа: «Журнал учёта проведения вводного инструктажа по гражданской обороне»
• Дата начала ведения журнала
• Дата окончания (заполняется по факту)

Табличная часть

Основное содержание журнала оформляется в виде таблицы со следующими графами:

№ п/п	Дата проведения	ФИО инструктируемого	Должность инструктируемого	Наименование структурного подразделения	ФИО, должность инструктирующего	Подпись инструктируемого	Подпись инструктирующего
1	15.01.2025	Петров И.А.	Менеджер по продажам	Отдел продаж	Иванов С.В., директор	(подпись)	(подпись)
2	03.02.2025	Козлова М.Н.	Бухгалтер	Бухгалтерия	Иванов С.В., директор	(подпись)	(подпись)

Некоторые работодатели добавляют дополнительные графы:

• Номер и дата приказа о приёме — позволяет быстро сопоставить сроки трудоустройства и проведения инструктажа
• Отметка о виде инструктажа — вводный или повторный (курсовое обучение)
• Реквизиты программы инструктажа — номер и дата утверждения

⚠️ Важно: Обязательные элементы записи — дата, ФИО и должности обеих сторон, а также собственноручные подписи инструктируемого и инструктирующего. Без подписей запись считается недействительной.

Требования к оформлению

Журнал может вестись:

• В бумажном виде — листы нумеруются, прошиваются, скрепляются печатью (при наличии) и подписью руководителя
• В электронном виде — при условии использования электронной подписи для фиксации факта ознакомления

Бумажный формат остаётся наиболее распространённым, поскольку не все организации внедрили электронный документооборот. Однако переход на цифровое ведение кадровых документов — вопрос времени. Платформы автоматизации кадрового документооборота, такие как Bejure, позволяют хранить все документы в одном защищённом пространстве, подписывать их электронной подписью и предъявлять при проверках за считаные секунды — без поиска по папкам и полкам.

Как заполнить журнал инструктажа по ГО: пошаговая инструкция

Заполнение журнала — процесс несложный, но требующий аккуратности. Ошибки, исправления и пропуски вызывают обоснованные вопросы при проверках. Разберём процедуру по шагам.

Шаг 1. Подготовка нормативной базы

Прежде чем делать первую запись, убедитесь, что у вас есть:

1. Приказ о назначении ответственного за ГО — без него некому проводить инструктаж
2. Утверждённая программа вводного инструктажа — документ, определяющий содержание и продолжительность обучения
3. Сам журнал — пронумерованный, прошитый и заверенный

Шаг 2. Проведение инструктажа

Инструктаж проводится в форме устного изложения материала по утверждённой программе. Типовая программа вводного инструктажа по ГО включает следующие темы:

• Поражающие факторы источников чрезвычайных ситуаций, характерных для территории проживания и работы
• Сигналы оповещения и порядок действий при их получении
• Средства индивидуальной и коллективной защиты, порядок их использования
• Правила поведения при угрозе и возникновении ЧС, военных конфликтов
• Порядок эвакуации и действия в зонах поражения
• Приёмы оказания первой помощи пострадавшим

Продолжительность инструктажа определяется программой. Для малого бизнеса это, как правило, 30–60 минут.

Шаг 3. Внесение записи в журнал

После проведения инструктажа заполняются все графы таблицы:

1. Порядковый номер — записи ведутся в хронологическом порядке, без пропусков
2. Дата — фактическая дата проведения инструктажа (не дата приёма на работу)
3. ФИО инструктируемого — полностью, без сокращений
4. Должность — в соответствии с трудовым договором и штатным расписанием
5. Подразделение — если в организации нет подразделений, графа не заполняется или ставится прочерк
6. ФИО и должность инструктирующего — лицо, указанное в приказе о назначении ответственного
7. Подписи — ставятся обеими сторонами непосредственно после завершения инструктажа

📋 Пример: Предприниматель Кузнецова А.В. приняла на работу продавца-консультанта Морозову Е.С. 10 марта 2025 года. Вводный инструктаж по ГО был проведён 18 марта 2025 года (в пределах установленного месячного срока). В журнале появляется запись: № 5, дата — 18.03.2025, ФИО — Морозова Елена Сергеевна, должность — продавец-консультант, инструктирующий — Кузнецова А.В., ИП. Обе стороны расписались.

Шаг 4. Хранение журнала

Журнал учёта инструктажей по гражданской обороне хранится у лица, ответственного за проведение инструктажей. Срок хранения — не менее 10 лет после даты последней записи (в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Типичные ошибки при заполнении

Избегайте следующих недочётов:

• Отсутствие подписей — самая распространённая ошибка. Запись без подписи инструктируемого не подтверждает факт проведения инструктажа
• Несоблюдение сроков — инструктаж проведён позднее, чем через месяц после приёма на работу
• Исправления без заверения — если допущена ошибка, исправление необходимо заверить подписью ответственного лица и датой внесения правки
• Пустые строки между записями — создают подозрение в возможности внесения задним числом
• Несовпадение должностей — должность в журнале отличается от указанной в трудовом договоре или штатном расписании

⚠️ Важно: Заполнение журнала задним числом перед проверкой — распространённая, но рискованная практика. Инспекторы МЧС обращают внимание на совпадение дат записей, идентичность почерка и чернил. Систематическое ведение журнала с момента начала деятельности — единственно правильная стратегия.

Где скачать актуальный образец журнала по ГО

Поскольку единой утверждённой формы не существует, предприниматели ищут готовые образцы журналов инструктажа по гражданской обороне в интернете. Это логичный подход, но с оговорками.

Источники для скачивания

Актуальные шаблоны можно найти:

• На сайтах территориальных органов МЧС — наиболее надёжный источник, формы соответствуют региональным требованиям
• В справочно-правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант) — комплекты документов по ГО с комментариями
• На специализированных порталах по охране труда — часто предлагают готовые комплекты документов по ГО, включая приказы, программы и журналы

Риски использования шаблонов из открытых источников

Скачанный шаблон — это отправная точка, но не готовое решение. Основные риски:

1. Устаревшая нормативная база — шаблон может быть составлен до вступления в силу приказа МЧС № 32 от 22.01.2024
2. Неполная структура — отсутствуют необходимые графы или разделы
3. Несоответствие специфике — шаблон для производственного предприятия не подходит для розничной торговли или сферы услуг
4. Отсутствие сопутствующих документов — журнал без программы инструктажа и приказа о назначении ответственного бесполезен

⚠️ Важно: Шаблон из интернета — это риск, оформленный в Word. Документ мог быть создан несколько лет назад и не учитывать изменения законодательства 2024 года. Всегда сверяйте скачанную форму с актуальными нормативными актами.

Что должен содержать качественный шаблон

При выборе образца убедитесь, что он включает:

• ✅ Титульный лист с полями для реквизитов организации
• ✅ Табличную часть с восемью обязательными графами (номер, дата, ФИО и должность инструктируемого, подразделение, ФИО и должность инструктирующего, подписи обеих сторон)
• ✅ Инструкцию по заполнению или пояснительную записку
• ✅ Ссылки на актуальные нормативные акты

Оптимальный вариант — использовать комплект документов: приказ о назначении ответственного + программа инструктажа + журнал. Все три документа должны быть согласованы между собой по содержанию, датам и должностным лицам.

Проверки МЧС: что спрашивают и какие штрафы грозят

Проверки в области гражданской обороны проводятся территориальными органами МЧС России. С учётом моратория на плановые проверки малого бизнеса (продлённого до 2030 года), основным поводом для визита инспектора являются внеплановые проверки — по жалобам, при ЧС или по поручению правительства.

Что проверяют

Инспектор МЧС при проверке вопросов гражданской обороны запрашивает:

1. Приказ о назначении ответственного за ГО и ЧС
2. Программу вводного инструктажа — утверждённую руководителем
3. Журнал регистрации инструктажей — с подписями всех работников
4. Документы о курсовом обучении — подтверждение ежегодного обучения работников
5. Планирующие документы — план основных мероприятий по ГО (для организаций, отнесённых к категориям по ГО)

Размеры штрафов

Ответственность за нарушения в области гражданской обороны установлена ст. 20.7 КоАП РФ:

Субъект	Штраф при первом нарушении	Штраф при повторном нарушении
Должностное лицо (ИП)	10 000 – 20 000 ₽	20 000 – 30 000 ₽
Юридическое лицо	100 000 – 200 000 ₽	200 000 – 500 000 ₽

Помимо штрафов, возможно вынесение предупреждения — но только при первичном нарушении и отсутствии отягчающих обстоятельств.

📎 Ст. 20.7 КоАП РФ: Невыполнение установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации специальных условий (правил) эксплуатации технических систем управления гражданской обороны и объектов гражданской обороны, использования и содержания систем оповещения, средств индивидуальной защиты, другой специальной техники и имущества гражданской обороны — влечёт наложение административного штрафа.

Как подготовиться к проверке

Практические рекомендации для предпринимателей:

• Соберите все документы по ГО в одну папку — приказ, программу, журнал. При проверке вы должны предъявить их в течение нескольких минут
• Проверьте полноту записей — каждый действующий сотрудник должен быть внесён в журнал
• Сверьте сроки — между датой приёма и датой инструктажа не должно быть более 30 дней
• Убедитесь в наличии подписей — без подписей записи недействительны
• Актуализируйте программу — она должна учитывать специфику вашей деятельности и территории

Систематический подход к ведению кадровых и организационных документов — лучшая защита от штрафов. Если вы автоматизируете документооборот через Bejure, все обязательные кадровые документы формируются по актуальным шаблонам, хранятся в одном защищённом месте и доступны для предъявления проверяющим в любой момент.

Связь журнала инструктажа по ГО с кадровым документооборотом

Инструктаж по гражданской обороне — часть общей системы работы с персоналом. Он тесно связан с другими обязательными процедурами, которые выполняет работодатель при приёме сотрудника на работу.

Хронология оформления нового сотрудника

При трудоустройстве каждого работника работодатель обязан выполнить ряд действий в определённой последовательности:

1. Заключение трудового договора — в соответствии со ст. 56–84 ТК РФ
2. Издание приказа о приёме на работу — в течение трёх рабочих дней (ст. 68 ТК РФ)
3. Ознакомление с локальными нормативными актами — ПВТР, должностная инструкция, положение об оплате труда (ст. 68 ТК РФ)
4. Вводный инструктаж по охране труда — до начала работы (ст. 219 ТК РФ)
5. Вводный инструктаж по ГО — в течение первого месяца работы
6. Инструктаж по пожарной безопасности — до начала самостоятельной работы

📎 Ст. 214 ТК РФ: Работодатель обязан обеспечить обучение по охране труда, в том числе обучение безопасным методам и приёмам выполнения работ, обучение по оказанию первой помощи пострадавшим на производстве, обучение по использованию средств индивидуальной защиты, инструктаж по охране труда.

Разница между инструктажами

Предприниматели часто путают три вида инструктажей. Разберём различия:

Параметр	Инструктаж по ГО	Инструктаж по охране труда	Инструктаж по пожарной безопасности
Нормативная база	ФЗ-28, Приказ МЧС № 32	ТК РФ, Постановление Правительства № 2464	ФЗ-69, Приказ МЧС № 806
Срок проведения	В течение 1 месяца	До начала работы	До начала самостоятельной работы
Журнал	Отдельный	Отдельный	Отдельный
Проверяющий орган	МЧС	ГИТ (трудовая инспекция)	МЧС
Ответственность	Ст. 20.7 КоАП	Ст. 5.27.1 КоАП	Ст. 20.4 КоАП

Каждый из этих инструктажей фиксируется в отдельном журнале. Вести единый журнал для всех видов инструктажей не допускается.

Интеграция в общую систему документооборота

Журнал инструктажа по ГО — один из десятков документов, которые обязан вести работодатель. К обязательным кадровым документам также относятся:

• Трудовые договоры и дополнительные соглашения
• Приказы по личному составу
• Штатное расписание
• Табель учёта рабочего времени
• Личные карточки работников
• Графики отпусков
• Журналы учёта различных инструктажей

Управлять этим массивом вручную — значит тратить время, которое могло бы пойти на развитие бизнеса. Штатный юрист обходится от 80 000 рублей в месяц, уходит в отпуск и не даёт гарантий корректности документов. Сторонний юрист получает доступ к персональным данным сотрудников, и контролировать их сохранность невозможно. Автоматизированные решения для кадрового документооборота — рациональная альтернатива для малого бизнеса, позволяющая сосредоточиться на основной деятельности.

Часто задаваемые вопросы

Нужен ли журнал инструктажа по ГО, если у ИП только один сотрудник?

Да, нужен. Законодательство не устанавливает минимального числа работников для возникновения обязанности по проведению вводного инструктажа по гражданской обороне. Даже если у индивидуального предпринимателя один наёмный работник, инструктаж должен быть проведён в течение первого месяца, а факт его проведения — зафиксирован в журнале с подписями обеих сторон.

Можно ли вести журнал инструктажа по ГО в электронном виде?

Законодательство не запрещает ведение журнала в электронной форме, однако есть существенное условие: факт проведения инструктажа должен быть подтверждён подписями инструктируемого и инструктирующего. При электронном ведении это возможно только при использовании электронной подписи. На практике большинство субъектов малого бизнеса ведут бумажный журнал, поскольку это проще и не требует дополнительных затрат на организацию ЭДО. Если в организации уже внедрён электронный кадровый документооборот, электронный журнал допустим при соблюдении требований Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ.

Какой срок хранения журнала учёта инструктажей по гражданской обороне?

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов (утверждён приказом Росархива от 20.12.2019 № 236), документы по вопросам гражданской обороны хранятся не менее 10 лет. После заполнения всех страниц журнал закрывается (проставляется дата окончания), и начинается новый. Заполненный журнал передаётся в архив организации. Уничтожение ранее установленного срока хранения является нарушением.

Что грозит работодателю за отсутствие программы инструктажа при наличии заполненного журнала?

Журнал без утверждённой программы инструктажа свидетельствует о формальном подходе к обязанностям. Инспектор МЧС вправе квалифицировать это как невыполнение требований в области ГО по ст. 20.7 КоАП РФ. Программа инструктажа — обязательный документ, определяющий содержание обучения. Без неё невозможно подтвердить, что работник получил необходимые знания. Штраф для юридического лица — от 100 000 до 200 000 рублей.

Нужно ли заводить новый журнал каждый год?

Нет, новый журнал заводится не ежегодно, а по мере заполнения предыдущего. Записи ведутся в хронологическом порядке непрерывно. Если в организации небольшая текучесть кадров, одного журнала может хватить на несколько лет. Главное — фиксировать не только вводные инструктажи при приёме, но и повторные ежегодные инструктажи (курсовое обучение) для всех работников.

Заключение

Журнал инструктажа по гражданской обороне — документ, который требует минимум времени на ведение, но защищает от штрафов в десятки и сотни тысяч рублей. Алгоритм действий для любого работодателя прост и конкретен:

1. Издайте приказ о назначении ответственного за ГО
2. Утвердите программу вводного инструктажа
3. Заведите журнал, пронумеруйте и прошейте его
4. Проводите инструктаж каждому новому сотруднику в течение 30 дней после приёма
5. Фиксируйте факт проведения записью с обязательными подписями
6. Проводите повторное обучение ежегодно

Не откладывайте оформление на момент проверки. Системный подход к документообороту — от трудовых договоров до журналов инструктажей — это не бюрократия, а базовая защита бизнеса. Начните с приведения в порядок кадровых документов сегодня, и любая проверка станет рутинной процедурой, а не источником стресса и финансовых потерь.