Журнал регистрации инструктажей по ОТ: образец и заполнение

Зачем бизнесу журнал инструктажей и что грозит за его отсутствие

Каждый предприниматель, нанимающий хотя бы одного сотрудника, обязан проводить инструктажи по охране труда и фиксировать их в специальном журнале. Это не формальность, а прямое требование закона. При проверке трудовой инспекцией отсутствие журнала или ошибки в его заполнении становятся основанием для штрафа — причём суммы могут серьёзно ударить по бюджету малого бизнеса.

На практике большинство владельцев ИП и небольших компаний сталкиваются с двумя проблемами. Первая — непонимание, какие именно виды инструктажей нужно проводить и регистрировать. Вторая — неумение правильно оформить сам документ: какие графы должны быть, что писать в каждой из них, как избежать типичных ошибок, из-за которых журнал признают недействительным. Между тем инспектор ГИТ при проверке запрашивает этот документ одним из первых.

В этой статье разберём всё, что нужно знать о журнале регистрации инструктажей по охране труда: от нормативной базы до пошаговой инструкции по заполнению. Вы получите готовый образец журнала, узнаете, как правильно его вести, и сможете скачать актуальный шаблон, соответствующий действующему законодательству.

Нормативная база: какие законы обязывают вести журнал инструктажей по ОТ

Обязанность работодателя проводить инструктажи и фиксировать их закреплена в нескольких нормативных актах. Знание этих документов — не академический интерес, а практическая необходимость: именно на них ссылается инспектор, выписывая штраф.

📎 Ст. 214 ТК РФ: Работодатель обязан обеспечить обучение по охране труда, в том числе обучение безопасным методам и приёмам выполнения работ, оказания первой помощи пострадавшим, а также проведение инструктажа по охране труда.

Ключевые нормативные акты:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 214, ст. 219) — устанавливает обязанность работодателя обучать сотрудников и право работника на безопасные условия труда
• Постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 «О порядке обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда» — определяет виды инструктажей, порядок их проведения и регистрации
• ГОСТ 12.0.004-2015 — межгосударственный стандарт, содержащий рекомендуемые формы журналов регистрации инструктажей
• КоАП РФ, ст. 5.27.1 — устанавливает ответственность за нарушение требований охраны труда

⚠️ Важно: С 1 сентября 2022 года действуют новые правила обучения по охране труда (Постановление № 2464). Если вы используете старые формы журналов или порядок, утверждённый до этой даты, ваш документооборот может не соответствовать актуальным требованиям.

Штрафы за нарушения по ст. 5.27.1 КоАП РФ:

• Для должностных лиц и ИП — от 15 000 до 25 000 ₽ за каждого необученного работника
• Для юридических лиц — от 110 000 до 130 000 ₽ за каждого работника, не прошедшего инструктаж

Штраф назначается за каждого сотрудника. Если в компании десять человек не прошли инструктаж, сумма для юрлица может превысить миллион рублей. Для малого бизнеса это может означать фактическое прекращение деятельности.

Виды инструктажей, которые необходимо регистрировать в журнале

Прежде чем заполнять журнал регистрации инструктажей по ОТ, нужно понимать, какие именно виды инструктажей существуют и в каких случаях они проводятся. Постановление Правительства РФ № 2464 выделяет следующие виды:

Вводный инструктаж

Проводится один раз — при приёме на работу. Распространяется на:

• всех вновь принятых работников
• командированных сотрудников
• студентов и практикантов
• работников подрядных организаций

Кто проводит: специалист по охране труда или уполномоченное лицо, назначенное приказом работодателя. В микропредприятиях эту функцию может выполнять сам ИП или руководитель.

Где регистрируется: в отдельном журнале регистрации вводного инструктажа.

Инструктаж на рабочем месте

Подразделяется на несколько подвидов:

1. Первичный — перед началом самостоятельной работы на конкретном рабочем месте
2. Повторный — не реже одного раза в шесть месяцев (для отдельных категорий работников — раз в три месяца)
3. Внеплановый — при изменении технологических процессов, после несчастного случая, при введении новых нормативных актов
4. Целевой — при выполнении разовых работ, работ по наряду-допуску, ликвидации последствий аварий

Где регистрируется: в журнале регистрации инструктажа на рабочем месте.

📋 Пример: ИП открыл кофейню и нанял трёх бариста. При оформлении каждого сотрудника он обязан провести вводный инструктаж (зафиксировать в журнале вводного инструктажа) и первичный инструктаж на рабочем месте (зафиксировать в журнале инструктажей на рабочем месте). Через шесть месяцев — повторный инструктаж для всех трёх работников. Если кофейню затопило и проводился ремонт — перед допуском к работе понадобится внеплановый инструктаж.

Кого можно освободить от первичного инструктажа

Постановление № 2464 разрешает работодателю освободить от первичного инструктажа на рабочем месте работников, чья деятельность связана исключительно с:

• использованием компьютерной и офисной техники
• эксплуатацией бытовой техники, не участвующей в производственном процессе

Для этого необходимо утвердить перечень профессий и должностей, освобождённых от прохождения первичного инструктажа. Перечень утверждается приказом руководителя.

⚠️ Важно: Освобождение от первичного инструктажа не освобождает от вводного. Вводный инструктаж проходят все работники без исключения.

Форма и структура журнала: образец с пояснениями

Единой обязательной формы журнала регистрации инструктажей законодательство прямо не устанавливает, однако ГОСТ 12.0.004-2015 содержит рекомендуемые формы, которые де-факто стали стандартом. Инспекторы ГИТ ориентируются именно на них при проверке.

Журнал регистрации вводного инструктажа

Рекомендуемая форма содержит следующие графы:

№ п/п	Дата	ФИО инструктируемого	Год рождения	Профессия / должность	Наименование подразделения	ФИО и должность инструктирующего	Подпись инструктирующего	Подпись инструктируемого
1	15.01.2025	Иванов Пётр Сергеевич	1990	Менеджер по продажам	Отдел продаж	Сидоров А.В., спец. по ОТ	(подпись)	(подпись)

Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте

Эта форма шире и включает дополнительные столбцы:

№ п/п	Дата	ФИО инструктируемого	Год рождения	Профессия / должность	Вид инструктажа	Причина (для внепланового)	ФИО и должность инструктирующего	Подпись инструктирующего	Подпись инструктируемого	Дата допуска к работе	Подпись допустившего	Количество смен стажировки	Подпись стажировавшегося

📋 Пример: При заполнении графы «Вид инструктажа» указывайте: «первичный», «повторный», «внеплановый» или «целевой». Графу «Причина проведения внепланового инструктажа» заполняют только для внеплановых инструктажей — например: «Изменение технологического процесса, приказ № 12 от 10.03.2025».

Общие требования к оформлению журнала

Независимо от вида, каждый журнал инструктажей по охране труда должен соответствовать следующим требованиям:

• Страницы пронумерованы — сквозная нумерация от первой до последней страницы
• Журнал прошнурован — все страницы скреплены единой нитью или шнуром
• На последней странице — заверительная надпись: «В журнале пронумеровано и прошнуровано __ листов», дата, подпись ответственного лица, печать организации (при наличии)
• Обложка содержит: наименование организации, название журнала, дату начала и дату окончания ведения

Эти требования направлены на защиту документа от подделки. Инспектор, обнаруживший непрошитый журнал с непронумерованными страницами, вправе усомниться в достоверности записей.

Как заполнить журнал регистрации инструктажей: пошаговая инструкция

Рассмотрим процесс заполнения на конкретном примере — первичный инструктаж на рабочем месте для нового сотрудника.

Шаг 1. Убедитесь, что журнал подготовлен

Перед внесением первой записи проверьте:

• Страницы пронумерованы
• Журнал прошнурован
• Заверительная надпись оформлена
• На обложке указаны реквизиты организации и дата начала ведения

Шаг 2. Проведите инструктаж

Инструктаж проводится по утверждённой программе (утверждается приказом работодателя). Не допускается просто зачитывать инструкции — работник должен получить практические навыки безопасного выполнения работ.

📎 Ст. 219 ТК РФ: Каждый работник имеет право на обучение безопасным методам и приёмам труда за счёт средств работодателя.

Шаг 3. Внесите запись в журнал

Заполните все графы в день проведения инструктажа:

1. Порядковый номер — следующий по порядку
2. Дата — фактическая дата проведения (формат: ДД.ММ.ГГГГ)
3. ФИО инструктируемого — полностью, без сокращений
4. Год рождения — четыре цифры
5. Профессия/должность — в точном соответствии с трудовым договором и штатным расписанием
6. Вид инструктажа — «первичный»
7. ФИО и должность инструктирующего — лицо, назначенное приказом
8. Подписи — обе стороны расписываются лично

Шаг 4. Оформите допуск к самостоятельной работе

Если для данной профессии предусмотрена стажировка, заполните соответствующие графы: количество смен стажировки (от 2 до 14), дату допуска к самостоятельной работе, подпись лица, допустившего к работе.

⚠️ Важно: Все записи вносятся шариковой ручкой (синей или чёрной). Использование карандаша, корректора, замазки не допускается. Ошибочная запись зачёркивается одной линией, рядом вносится правильная запись с пометкой «Исправлено», датой и подписью ответственного лица.

Типичные ошибки при заполнении

Инспекторы ГИТ особенно часто выявляют следующие нарушения:

• Отсутствие подписи работника — запись без подписи инструктируемого не подтверждает факт проведения инструктажа. Юридически это равнозначно тому, что инструктаж не проводился вовсе
• Одинаковые даты для первичного и повторного инструктажа — повторный инструктаж проводится не ранее чем через 6 месяцев после первичного
• Несовпадение должности — если в журнале указана должность «продавец», а в трудовом договоре — «продавец-консультант», инспектор зафиксирует несоответствие
• Пустые графы — каждая графа должна быть заполнена. Если графа неприменима (например, причина внепланового инструктажа для первичного), ставится прочерк
• Ведение журнала задним числом — распознаётся по идентичному цвету чернил, одинаковому почерку подписей разных людей, логическим нестыковкам дат

📋 Пример: При проверке кафе инспектор обнаружил, что повторный инструктаж для всех восьми сотрудников проведён в один день (30 июня), ровно через шесть месяцев после первичного (31 декабря). При этом двое из восьми сотрудников в этот день находились на больничном, что подтверждалось листками нетрудоспособности. Результат — штраф 130 000 ₽ на юридическое лицо за допуск к работе без инструктажа и предписание об устранении нарушений.

Хранение журнала и сроки: что важно знать работодателю

Журнал регистрации инструктажей по охране труда — это документ длительного хранения. Порядок и сроки хранения регламентируются приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов».

Сроки хранения

• Журнал регистрации вводного инструктажа — 45 лет
• Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте — 45 лет
• Если инструктажи проводились на рабочих местах с вредными и опасными условиями труда — 75 лет

Срок хранения отсчитывается от даты последней записи в журнале.

Где хранить журнал

Законодательство не устанавливает конкретного места хранения. На практике рекомендуется:

• Действующий журнал — у лица, ответственного за проведение инструктажей (специалист по ОТ, непосредственный руководитель подразделения)
• Заполненный журнал — в архиве организации, в условиях, обеспечивающих сохранность документа

⚠️ Важно: Журнал должен быть доступен для предъявления инспектору ГИТ в любой момент проверки. Ответ «журнал дома у бухгалтера» или «его забрал предыдущий директор» не является уважительной причиной. Отсутствие журнала при проверке приравнивается к его неведению.

Электронный или бумажный журнал

Постановление № 2464 допускает ведение документации по охране труда в электронном виде. Однако для этого необходимо соблюдение ряда условий:

• Использование электронной подписи — простой или усиленной, в зависимости от вида документа
• Обеспечение защиты от несанкционированного доступа и изменения записей
• Возможность распечатки документа по требованию проверяющих органов
• Наличие локального нормативного акта, устанавливающего порядок ведения документооборота в электронном виде

Для малого бизнеса переход на электронный документооборот — это не только удобство, но и существенное снижение рисков. Все документы хранятся в одном месте, доступны мгновенно и не теряются при смене офиса или ответственного сотрудника. Платформа Bejure позволяет организовать кадровый документооборот в электронном формате: документы формируются автоматически, подписываются электронной подписью и хранятся в защищённом архиве. При проверке вы предъявите нужный документ за 30 секунд — не нужно искать по папкам или ждать ответа юриста.

Скачать образец журнала и организовать систему инструктажей

Что должно входить в комплект документов по инструктажам

Сам по себе журнал регистрации инструктажей — только один элемент системы. Для полного соответствия требованиям законодательства работодателю необходимы:

1. Приказ о назначении ответственного за проведение инструктажей — с указанием ФИО, должности и видов инструктажей, которые данное лицо уполномочено проводить
2. Программы инструктажей — отдельные программы для вводного инструктажа и для инструктажа на рабочем месте (по каждой профессии/должности)
3. Перечень профессий, освобождённых от первичного инструктажа — при необходимости
4. Журнал вводного инструктажа — прошнурованный, пронумерованный, с заверительной надписью
5. Журнал инструктажа на рабочем месте — аналогично оформленный
6. Инструкции по охране труда — по каждой профессии и виду работ

Структура программы вводного инструктажа

Программа вводного инструктажа обычно включает:

• Общие сведения об организации, характерные особенности деятельности
• Основные положения трудового законодательства: рабочее время, время отдыха, охрана труда женщин и несовершеннолетних
• Правила внутреннего трудового распорядка, ответственность за нарушение
• Условия труда: опасные и вредные производственные факторы, характерные для данного вида деятельности
• Общие правила поведения работников на территории организации
• Основные требования производственной санитарии и личной гигиены
• Средства индивидуальной и коллективной защиты, порядок их выдачи
• Порядок действий при несчастном случае, оказание первой помощи
• Порядок расследования несчастных случаев и профессиональных заболеваний
• Пожарная безопасность, действия при пожаре

Особенности для ИП и микропредприятий

Индивидуальные предприниматели и микропредприятия (до 15 человек) имеют ряд послаблений:

• ИП может самостоятельно проводить все виды инструктажей, если прошёл обучение по охране труда в аккредитованной организации
• На микропредприятиях допускается совмещение вводного инструктажа с первичным инструктажем на рабочем месте
• Программы инструктажей могут быть упрощёнными, но должны охватывать все обязательные вопросы

📎 Ст. 309.2 ТК РФ: Работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесён к микропредприятиям, вправе отказаться от принятия локальных нормативных актов полностью или частично, включив соответствующие условия в трудовые договоры.

Однако это послабление не распространяется на документы по охране труда. Журнал инструктажей, программы обучения и приказы о назначении ответственных обязательны для всех работодателей, включая микропредприятия.

Где скачать актуальный образец

Формы журналов содержатся в приложениях к ГОСТ 12.0.004-2015. Однако скачанный из интернета шаблон — это всегда риск. Форма может быть устаревшей, не учитывать специфику вашей деятельности или содержать ошибки. Документы, сформированные через Bejure, разрабатываются под конкретный вид деятельности, обновляются при изменении законодательства и защищены финансовой гарантией до 200 000 ₽. Фиксированная подписка от 1 440 ₽/мес заменяет необходимость обращаться к стороннему юристу, передавая ему данные сотрудников и внутреннюю документацию.

Проверка ГИТ: на что обращает внимание инспектор

Понимание того, что именно проверяет трудовая инспекция, помогает заранее устранить нарушения. При плановой или внеплановой проверке инспектор ГИТ анализирует:

Формальное соответствие журнала

• Журнал прошнурован и пронумерован
• Есть заверительная надпись с печатью
• Обложка содержит все обязательные реквизиты
• Отсутствуют следы подчисток, замазок, вырванных страниц

Содержательное соответствие

• Все работники прошли вводный инструктаж до начала работы (дата инструктажа не позднее даты, указанной в трудовом договоре как дата начала работы)
• Повторные инструктажи проводятся с установленной периодичностью — не реже одного раза в шесть месяцев
• Внеплановые инструктажи проведены при наличии оснований (несчастный случай, изменение технологии, перерыв в работе более 30/60 дней)
• Все графы заполнены, подписи проставлены обеими сторонами

Перекрёстная проверка

Инспектор сопоставляет данные журнала с другими документами:

• Трудовые договоры — совпадение дат приёма, должностей, ФИО
• Табели учёта рабочего времени — сотрудник не мог пройти инструктаж в день, когда по табелю отсутствовал
• Приказы о приёме — порядок дат (приказ → вводный инструктаж → первичный инструктаж → допуск к работе)
• Штатное расписание — все должности из журнала должны присутствовать в штатном расписании

📋 Пример: Инспектор проверяет автомойку. В журнале инструктажей зафиксировано четыре сотрудника. В штатном расписании — шесть. Двое работают без оформления инструктажей. Результат: штраф по ст. 5.27.1 КоАП — 130 000 ₽ за юрлицо (за двух работников), плюс отдельное предписание по ст. 5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства, если обнаружатся иные нарушения кадрового документооборота.

Как подготовиться к проверке

Рекомендуемый чек-лист самопроверки:

• Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте в наличии
• Все действующие сотрудники прошли вводный инструктаж — записи и подписи на месте
• Повторные инструктажи проведены в срок (не более 6 месяцев между записями)
• Приказ о назначении ответственного за инструктажи — актуален, лицо работает в организации
• Программы инструктажей утверждены приказом, соответствуют текущим видам деятельности
• Инструкции по охране труда — в наличии, актуальные
• Даты в журнале, трудовых договорах и приказах — согласованы между собой

Часто задаваемые вопросы

Нужен ли журнал инструктажей по ОТ, если у ИП всего один сотрудник?

Да, обязательно. Трудовой кодекс не устанавливает минимальной численности работников, с которой возникает обязанность проводить и регистрировать инструктажи. Даже при одном нанятом сотруднике ИП обязан провести вводный и первичный инструктаж, зафиксировать их в журналах и проводить повторные инструктажи каждые шесть месяцев. Штраф за отсутствие инструктажа для ИП по ст. 5.27.1 КоАП РФ — от 15 000 до 25 000 ₽.

Можно ли вести один журнал для вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте?

Законодательство не запрещает это напрямую, однако на практике рекомендуется вести отдельные журналы. Причина — разный набор граф: в журнале инструктажа на рабочем месте предусмотрены столбцы для вида инструктажа, причины внепланового инструктажа, стажировки. Объединение журналов приводит к путанице и повышает риск ошибок. Инспекторы ГИТ, как правило, ожидают увидеть раздельные журналы.

Что делать, если журнал утерян или испорчен?

Необходимо незамедлительно завести новый журнал и провести внеплановый инструктаж для всех работников, зафиксировав его в новом журнале. Составьте акт об утрате предыдущего журнала с указанием обстоятельств, даты обнаружения и подписями свидетелей. Этот акт не защитит от штрафа, но может быть учтён как смягчающее обстоятельство при определении размера санкции. Также рекомендуется издать приказ о восстановлении документации по охране труда.

Нужно ли проводить инструктаж для сотрудников на удалёнке?

Для дистанционных работников, чьё рабочее место находится вне территории работодателя, проведение инструктажа на рабочем месте не обязательно — об этом прямо говорит ст. 312.7 ТК РФ. Однако вводный инструктаж проводится для всех без исключения. Если удалённый сотрудник использует оборудование, предоставленное работодателем, то инструктаж по безопасной работе с этим оборудованием обязателен.

Как часто нужно проводить повторный инструктаж?

Стандартная периодичность — не реже одного раза в шесть месяцев. Для работников, выполняющих работы повышенной опасности, периодичность может быть сокращена до одного раза в три месяца — это определяется локальным нормативным актом работодателя. Пропуск срока повторного инструктажа — одно из самых распространённых нарушений, выявляемых при проверках ГИТ.

Заключение

Журнал регистрации инструктажей по охране труда — не просто формальный документ для галочки. Это юридическое подтверждение того, что работодатель выполнил свою обязанность по обучению сотрудников безопасным методам работы. Отсутствие журнала, ошибки в заполнении или пропуск сроков повторных инструктажей влекут штрафы, которые для малого бизнеса могут оказаться критическими — до 130 000 ₽ за каждого работника.

Ведите журналы раздельно для вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте. Следите за сроками повторных инструктажей. Убедитесь, что все графы заполнены, подписи проставлены обеими сторонами, а даты согласованы с трудовыми договорами и приказами. Храните журналы в доступном месте — при проверке их нужно предъявить незамедлительно.

Систематизируйте кадровый документооборот сейчас — это инвестиция в безопасность вашего бизнеса, а не бюрократическая нагрузка.